Melakukan analisis kompensasi adalah langkah penting bagi setiap perusahaan, sebab hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan wawasan yang akurat tentang struktur gaji saat ini, membandingkannya dengan ukuran eksternal, dan memastikan Anda konsisten dan adil dalam memberikan kompensasi kepada seluruh karyawan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu analisis kompensasi, konsep penting, manfaat, hingga langkah-langkahnya.
Apa yang Dimaksud dengan Analisis Kompensasi?
Analisis kompensasi merupakan suatu proses untuk menilai bagaimana mana cara perusahaan membayar karyawan saat ini sesuai dengan strategi kompensasi yang lebih besar.
Sebagai bagian dari departemen HR, tentunya Anda juga akan melakukan analisis kompensasi yang akan memberikan pemahaman tentang sejauh mana perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam hal kompensasi, serta sejauh mana karyawan dibayar secara adil di internal perusahaan.
Dengan kata lain, analisis kompensasi umumnya memperhatikan keseimbangan internal dan daya saing eksternal untuk memastikan pembayaran yang adil agar bisa menarik, melibatkan, dan mempertahankan karyawan.
Selain itu, hasil analisis ini nantinya dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi anggota tim yang pantas mendapatkan penyesuaian kompensasi sesuai dengan nilai perusahaan atau hukum. Penyesuaian ini sering dilakukan saat siklus kompensasi berikutnya, bersama dengan kenaikan gaji berdasarkan prestasi.
Perlu Anda ketahui, bahwa kompensasi karyawan menjadi pengeluaran terbesar bagi kebanyakan organisasi. Bahkan bisa mencapai 70% dari total biaya bisnis. Oleh karena itu, penting untuk memahami apa yang termasuk dalam biaya ini. Meskipun terlihat sedikit rumit, namun analisis kompensasi dapat memastikan praktik kerja yang adil dan mendukung keterlibatan karyawan.
Baca Juga: Budaya Adhokrasi: Arti, Karakteristik, Kelebihan, Hingga Tips Penerapannya
Konsep Penting dalam Analisis Kompensasi
Dalam analisis kompensasi, Anda akan membandingkan data internal dan eksternal untuk menentukan apakah karyawan dihargai dengan sesuai untuk pekerjaan yang mereka lakukan. Berikut adalah beberapa konsep penting dalam analisis kompensasi yang wajib dipahami:
1. Daya Saing Eksternal
Di sini, perusahaan akan membandingkan kompensasi dan praktiknya dengan perusahaan lain. Misalnya, jika perusahaan A dan perusahaan B memiliki ukuran dan lokasi yang serupa, gaji engineer di kedua perusahaan tersebut juga harus sebanding.
2. Keadilan Internal
Perusahaan membandingkan gaji dan manfaat karyawan untuk memastikan bahwa kompensasi yang diberikan sesuai dengan tingkat dan jenis pekerjaan yang dilakukan.
3. Wilayah
Konsep ini membandingkan kompensasi karyawan yang melakukan pekerjaan serupa di wilayah yang sama. Misalnya, gaji seorang desainer grafis di Jakarta harus sebanding dengan gaji desainer grafis di daerah lain di Indonesia.
4. Tingkatan
Perusahaan membandingkan tingkatan karyawan dan tingkat kompensasi yang mereka teria. Karyawan dengan tingkatan yang sama tentu harus menerima kompensasi yang setara.
Selain gaji, kompensasi juga melibatkan benefit karyawan lainnya seperti perawatan medis, diskon, tunjangan hunian, dan sebagainya.
Analisis kompensasi merupakan proses yang dinamis dan terus berkembang sesuai dengan perubahan di lingkungan internal dan eksternal perusahaan.
Sebagai contoh, jika sebelumnya perusahaan memberikan gaji berdasarkan lokasi kantor di Jakarta, namun kemudian karyawan harus bekerja dari jarak jauh karena pandemi, perusahaan dapat merevisi rentang gaji berdasarkan lokasi tempat tinggal karyawan.
Dengan melakukan analisis kompensasi yang baik, perusahaan dapat memastikan adanya praktik kerja yang adil dan memberikan kontribusi pada strategi keterlibatan karyawan.
Baca Juga: Tenaga Kerja Menua? Kenali Dampak, Tantangan, dan Cara Mengatasinya
Manfaat Analisis Kompensasi
Manfaat melakukan analisis kompensasi di antaranya adalah:
1. Benchmarking Gaji
Menganalisis kompensasi dapat memberikan informasi objektif tentang gaji yang bersaing dan membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang tepat. Dengan melihat data benchmark gaji, Anda dapat mengetahui apakah layak memberikan gaji di atas rata-rata kepada karyawan. Hal ini juga membantu memahami paket remunerasi yang ditawarkan oleh perusahaan secara keseluruhan.
2. Evaluasi Kesetaraan Gaji
Manfaat selanjutnya adalah memastikan bahwa karyawan yang melakukan pekerjaan pada tingkat setara akan memperoleh kompensasi yang adil. Melalui analisis yang komprehensif, Anda dapat mengoreksi kesenjangan gaji yang mungkin pernah terjadi di masal lalu.
3. Keputusan Kompensasi yang Lebih Transparan
Dengan menggunakan data yang akurat dan netral, keputusan kompensasi dapat berjalan lebih transparan. Hal ini meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dan manajernya.
4. Bersifat Dinamis
Analisis kompensasi bersifat dinamis, artinya Anda dapat membuat perkiraan berdasarkan kebutuhan dan perkembangan masa depan, serta dengan melihat dampaknya terhadap strategi kompensasi.
5. Meningkatkan Strategi Kompensasi
Melalui analisis yang komprehensif, Anda dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan strategi kompensasi. Selain itu, Anda juga dapat menemukan cara baru untuk memberikan penghargaan kepada karyawan.
Dengan melakukan analisis ini, perusahaan dapat mencapai keadilan dalam penggajian, membangun kepercayaan dengan karyawan, dan memastikan bahwa strategi kompensasi sesuai dengan pasar dan tujuan perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Kompensasi Tidak Langsung, Manfaat, dan Contohnya
7 Langkah Melakukan Analisis Kompensasi
Setelah memahami apa yang dimaksud dengan kompensasi dan manfaatnya, berikut adalah 7 langkah praktis yang dapat Anda lakukan dalam penerapannya:
1. Pahami Kondisi Kompensasi Saat Ini
Langkah pertama, kumpulkan data terkait kompensasi di perusahaan Anda. Beberapa perusahaan biasanya sudah menggunakan software analisis kompensasi atau menggunakan spreadsheet dengan data dari HRIS mereka. Namun, apapun yang Anda gunakan, pastikan informasi yang dikumpulkan mencakup hal-hal berikut:
Deskripsi Pekerjaan
Penjelasan tugas dan tanggung jawab terbaru untuk setiap posisi dalam organisasi. Hal ini mencakup judul pekerjaan, peran dan tanggung jawab, tingkat posisi, pengalaman yang dibutuhkan, dan pendidikan. Tahap ini bisa memakan waktu antara enam hingga delapan minggu, tergantung ukuran perusahaan Anda.
Organization Compensation Philosophy
Biasanya, informasi inin terdapat dalam buku panduan perusahaan, dan prinsip yang secera mendetail dimiliki oleh CEO atau kepala departemen HR. Dalam filosofi kompensasi membahas tentang bagaimana perusahaan memberikan penghargaan kepada karyawan.
Benchmark Salary atau Perbandingan Gaji
Komponen ini merupakan survei tahunan yang dilakukan untuk mempelajari tentang bagaimana perusahaan membayar dan memberikan informasi terkait gaji. Survei ini akan membandingkan gaji di dalam dan di luar perusahaan.
Informasi Karyawan
Anda perlu mengetahui jumlah karyawan setiap divisi secara akurat. Selain itu, Anda juga harus memperhatikan data terkait usia, lokasi, jam kerja, serta data keluar/masuk karyawan.
2. Tentukan Jenis Analisis
Setelah memahami kondisi kompensasi saat ini, selanjutnya tentukan jenis analisis yang akan Anda lakukan. Anda perlu berdiskusi dengan pihak-pihak terkait untuk menentukan tujuan dari analisis kompensasi Anda.
Misalnya, jika seorang CEO ingin mengetahui mengapa gaji karyawan meningkat secara tidak proporsional setiap tahun dibandingkan dengan pasar, maka Anda dapat melakukan analisis gaji terhadap karyawan yang masuk dan keluar dari perusahaan.
Contoh lainnya, Anda ingin memahami mengapa begitu banyak karyawan berbakat meninggalkan perusahaan Anda. Dalam hal ini, analisis retensi akan melihat tingkat kompensasi dan data kinerja, serta membandingkannya dengan kesetaraan internal dan eksternal untuk menghasilkan suatu pemahaman.
3. Pillih Teknologi yang Tepat
Untuk menganalisis data kompensasi, Anda dapat menggunakan Excel atau software analisis kompensasi.
Excel
Excel merupakan alat yang sering digunakan untuk menganalisis data kompensasi. Tools ini cocok untuk organisasi kecil dan dapat digunakan oleh pemula. Namun, Excel rentan terhadap kesalahan dan membutuhkan pekerjaan manual dalam pengolahan dan penyajian data.
Software Analisis Kompensasi
Software analisis kompensasi modern memudahkan pengelolaan informasi gaji yang umumnya berbasis cloud, sehingga memiliki data gaji dan gaji pasaran terintegrasi, serta fitur visualisasi yang dapat disesuaikan. Meskipun biayanya lebih tinggi, software ini dapat mempercepat proses analisis dan pengambilan keputusan.
Salah satu software yang dapat Anda gunakan adalah Gajihub. Melalui fitur Analisa Data, Anda dapat mengetahui ringkasan gaji karyawan, ringkasan gaji per organisasi, komponen payroll secara mendetail, rekap pembayaran gaji, dan sebagainya.
Selain itu, dengan Gajihub Anda juga bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan karyawan, mulai dari penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Jika Anda tertarik coba gratis selama 14 hari atau selamanya dengan klik gambar di bawah ini:
4. Lakukan Perhitungan
Berdasarkan jenis analisis yang Anda butuhkan, lakukan perhitungan yang sesuai. Misalnya, jika Anda ingin memahami rata-rata gaji per wilayah, Anda dapat membagi total gaji karyawan dengan jumlah karyawan di wilayah tersebut.
Salah satu perhitungan yang umum dalam analisis kompensasi adalah compa ratio atau rasio perbandingan gaji. Rasio ini membantu Anda menentukan apakah Anda memberi kompensasi secara adil dan sesuai dengan filosofi organisasi Anda.
Formula untuk menghitung compa ratio adalah:
Compa ratio = (Gaji aktual / titik tengah rentang gaji) x 100
Hasilnya akan berupa persentase. Jika hasilnya adalah 100%, itu berarti karyawan dibayar tepat pada titik tengah tingkat pasar saat ini untuk posisi yang diberikan. Angka di bawah 100% menunjukkan karyawan dibayar di bawah rata-rata, sementara angka di atas 100% menunjukkan karyawan dibayar di atas rata-rata.
Analisis lain yang dapat dilakukan adalah analisis kesetaraan gaji untuk melihat apakah ada perbedaan kompensasi berdasarkan jenis kelamin atau ras/suku. Pilih variabel dengan hati-hati untuk analisis ini.
Baca Juga: Compensation Planning, Ketahui Arti, Tujuan, Hingga Tahapannya
5. Hadapi Tantangan
Setelah melakukan analisis menggunakan Excel atau software analisis kompensasi, langkah selanjutnya adalah mengubah informasi menjadi wawasan yang dapat dijadikan tindakan. Misalnya, jika analisis menunjukkan bahwa beberapa karyawan dibayar kurang, pastikan mereka mendapatkan kenaikan gaji yang kompetitif pada tahun berikutnya. Hasil analisis juga harus membentuk strategi kompensasi dan talenta di masa depan.
6. Komunikasikan Hasilnya
Selanjutnya, sampaikan kesimpulan analisis kompensasi kepada karyawan. Anda perlu mengembangkan strategi komunikasi yang dapat mempertimbangkan tujuan analisis dan kondisi saat ini. Berikan konteks yang tepat dan berikan informasi yang relevan kepada karyawan, manajer, dan pemangku kepentingan utama.
Pastikan Anda memilih informasi yang relevan untuk disampaikan tanpa mengungkapkan gaji karyawan atau perusahaan luar.
7. Pelatihan Manajer
Manajer adalah orang yang biasanya melakukan pembicaraan kompensasi dengan karyawan, sehingga penting untuk melatih mereka. Berikan mereka panduan dan rencana komunikasi yang jelas tentang bagaimana membahas kenaikan gaji atau perubahan gaji dengan karyawan.
Dorong mereka untuk mengantisipasi masalah dan bersikap empati. Pastikan mereka tidak membuat janji yang tidak dapat dipenuhi.
Baca Juga: HR Digital: Arti, Manfaat, Tahap, dan Langkah Implementasinya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa analisis kompensasi adalah proses untuk mengevaluasi bagaimana perusahaan membayar karyawan sesuai dengan strategi kompensasi yang lebih besar.
Dalam analisis ini, perusahaan membandingkan kompensasi internal dengan praktik eksternal untuk memastikan pembayaran yang adil dan kompetitif.
Sebagai upaya implementasi analisis kompensasi, Anda dapat mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub memudahkan Anda untuk mengelola data karyawan, gaji, serta penyediaan slip gaji kepada semua karyawan melalui smartphone.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.