Cara Menghitung ROI Proses Training dan Pentingnya Bagi Perusahaan

ROI proses training penting bagi perusahaan karena dapat memberikan gambaran tentang  nilai dan dampak yang dihasilkan dari program pelatihan karyawan, serta apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dirasakan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu ROI proses training, pentingnya bagi perusahaan, rumus menghitung, hingga langkah-langkahnya.

Apa yang Dimaksud dengan ROI Proses Training?

Return on Investment (ROI) proses training adalah cara untuk mengukur manfaat finansial atau manfaat lainnya yang diperoleh dari investasi dalam pelatihan dan pengembangan karyawan.

Hal tersebut memberikan gambaran tentang seberapa banyak nilai dan dampak yang dihasilkan dari pelatihan tersebut dengan membandingkan biaya yang dikeluarkan dan hasil yang dapat dilihat atau dirasakan.

Misalnya, seperti peningkatan kerja, produktivitas, kepuasan karyawan, dan kemampuan mereka untuk tetap bekerja di perusahaan.

Melalui perhitungan ROI proses training, Anda dapat mengetahui apakah pelatihan tersebut memberikan manfaat yang sepadan dengan biayanya. Jadi, jika ROI pelatihan menunjukkan angka yang tinggi, artinya investasi dalam pelatihan tersebut sangat menguntungkan perusahaan.

Baca Juga: Pentingnya Voice of The Employee, Perusahaan Wajib Tahu

Pentingnya Menghitung ROI Proses Training

Setaip uang yang Anda keluarkan dalam bisnis tentu memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk memperoleh lebih banyak pendapatan. Sebagai contoh, saat Anda mengeluarkan biaya untuk iklan, tujuannya agar lebih banyak orang yang mengenal produk atau layanan Anda.

Kemudian, saat Anda mengeluarkan biaya untuk pelatihan, tujuannya adalah agar karyawan Anda dapat memberikan layanan atau produk yang berkualitas tinggi dengan efisien. Untuk melihat apakah pelatihan tersebut berhasil, Anda perlu mengumpulkan data dan melakukan perhitungan.

Jika Anda melihat pegembalian investasi yang positif, artinya pelatihan tersebut berhasil. Dengan kata lain, Anda telah memberikan para karyawan pengetahuan dan keterampilan tambahan yang bisa membantu mereka dalam melakukan pekerjaan dengan lebih baik.

Namun, jika Anda melihat pengembalian yang negatif, artinya pelatihan tersebut tidak memberikan efek yang diinginkan. Mungkin biayanya terlalu mahal atau pelatihan tersebut menambahkan tugas-tugas baru yang membuat karyawan yang sudah sibuk menjadi semakin terbebani. Apapun alasannya, Anda perlu mengetahuinya.

Oleh karena itu, memiliki sistem pengukuran ROI yang kuat untuk menganalisis pelatihan Anda sangat penting. Dengan sistem tersebut, Anda dapat mengetahui apakah pelatihan tersebut berdampak positif atau negatif pada bisnis Anda.

Baca Juga: Recruitment Funnel: Panduan Lengkap Untuk Tim HR

Rumus Menghitung ROI Proses Training

Untuk mengitung ROI training, Anda dapat menggunakan rumus berikut:

ROI Proses Training = perubahan laba yang terkait dengan pelatihan / biaya pelatihan.

Dalam bentuk persentase, sebaiknya ROI mencapai angka di atas 100%. Jika ROI mencapai 100%, artinya Anda berhasil mendapatkan kembali uang yang diinvestasikan, tetapi belum mengalami peningkatan pendapatan. Jika ROI kurang dari 100%, itu berarti bisnis Anda mengalami kerugian dalam pelatihan tersebut.

Baca Juga: Pentingnya Analisis Prediktif, HR Wajib Tahu

Cara Mengukur ROI Proses Training

Berikut adalah beberapa cara mudah untuk mengukur ROI proses training:

1. Kalkulator ROI Training

Menggunakan kalkulator ROI Training merupakan cara yang sederhana untuk menghitung perbandingan antara total biaya program pelatihan dengan manfaat keseluruhan yang diperoleh dari program tersebut.

Metode ini cocok untuk pekerjaan dengan struktur yang jelas, di mana mafaat finansialnya dapat dilihat dengan mudah. Dengan menggunakan kalkulator ini, Anda dapat mengetahui nilai ROI secara cepat dan praktis.

2. Penilaian Atasan

Cara kedua untuk mengukur ROI pelatihan adalah dengan menggunakan penilaian dari atasan. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mengukur efektivitas pelatihan karyawan dalam 6 langkah.

Misalkan Anda adalah seorang manajer senior yang mengawasi tiga manajer menengah yang bertanggung jawab atas tim mereka sendiri. Anda memutuskan untuk memberikan pelatihan kepada manajer menengah Anda untuk mengembangkan keterampilan manajemen mereka.

Namun, pekerjaan manajer menengah cenderung tidak terstruktur dan sulit diukur secara langsung. Sulit memisahkan pengaruh pelatihan dari faktor lain yang mungkin mempengaruhi kinerja mereka.

Untuk itu, penilaian dari atasan bisa membantu. Dalam pendekatan ini, atasan akan menggunakan pengamatan dan penilaian untuk menilai kemajuan yang dicapai oleh manajer menengah setelah mengikuti pelatihan.

Penilaian akan melihat beberapa area, seperti:

• Pelayanan Pelanggan
• Kerja Tim
• Penyelesaian Tugas
• Tingkat Kesulitan Tugas

Atasan akan menggunakan pengamatan untuk membuat penilaian tentang peningkatan kinerja manajer menengah dalam area tersebut. Pengamatan dilakukan sebelum dan setelah pelatihan untuk melihat perbedaan yang terjadi.

Selain itu, Anda juga bisa menggunakan kelompok kontrol, yakni dengan menjadikan manajer menengah yang tidak menerima pelatihan sebagai perbandingan untuk mengisolasi efek dari pelatihan.

Setelah memperoleh hasil penilaian, bagaimana Anda mengubahnya menjadi nilai uang yang diperlukan untuk menghitung ROI?

Misalkan kelompok tiga manajer menengah meningkatkan kinerjanya dengan persentase rata-rata berikut:

• Pelayanan Pelanggan +5%
• Kerja Tim +10%
• Penyelesaian Tugas +5%
• Tingkat Kesulitan Tugas +5%

Rata-rata peningkatan produktivitas keseluruhan adalah (5 + 10 + 5 + 5)/4 = 6,25%.

Kemudian, Anda bisa mengambil rata-rata gaji tahunan para manajer menengah, misalnya $70.000. Sementara peningkatan produktivitas mereka setara dengan 6,25% dari jumlah gaji tahunan tersebut, sehingga menghasilkan angka sebesar $4.375 per tahun, per manajer, atau $13.125 untuk kelompok tiga manajer.

Jika biaya total program pelatihan per manajer adalah $2.500 dan totalnya $7.500, Anda bisa menggunakan rumus ROI dasar berikut:

ROI% = (13.125 – 7.500) / 7.500 X 100 = 75%.

Dengan demikian, ROI dari pelatihan tersebut adalah 75%.

Baca Juga: Pelatihan Lintas Karyawan: Arti, Manfaat, dan Langkahnya

3. Studi Dampak

 

4. Metode Phillips ROI

1. Reaksi: Melakukan survei untuk mengetahui reaksi peserta terhadap pelatihan.
2. Pembelajaran: Mengukur peningkatan pengetahuan peserta melalui tes sebelum dan sesudah pelatihan.
3. Perilaku: Mengamati apakah peserta menerapkan pengetahuan dan keterampilan baru di tempat kerja.
4. Dampak: Mengevaluasi apakah pelatihan mencapai harapan organisasi.

Untuk menghitung ROI menggunakan metode ini, lakukan langkah-langkah berikut:

• Survei peserta untuk mengetahui reaksi mereka terhadap pelatihan.
• Ukur peningkatan pembelajaran dengan tes atau kuis.
• Amati perubahan perilaku peserta di tempat kerja.
• Evaluasi faktor-faktor lain yang mempengaruhi hasil.
• Hitung manfaat keuangan yang dihasilkan dari pelatihan.
• Gunakan rumus ROI: (Manfaat finansial – Biaya pelatihan) / Biaya pelatihan x 100.

Sebagai contoh, pelatihan berhasil meningkatkan produktivitas rata-rata karyawan dari 30 kacamata hitam per jam menjadi 35, dengan peningkatan sebesar 16,6%.

Jika setiap karyawan menerima upah rata-rata $12 per jam, maka selama 100 hari kerja 8 jam, pelatihan akan menghasilkan peningkatan produktivitas sebesar $1.593,6 per karyawan atau total $15.936 untuk kesepuluh karyawan selama periode 100 hari.

Anda dapat menggunakan rumus ROI standar untuk menghitung ROI: ROI (persentase) = ((Manfaat keuangan: $1.250 – Biaya pelatihan: $200) / Biaya pelatihan: $200) x 100.

ROI% = $15.936 – $10.000 / $10.000 x 100 = 59,36%.

Ini memberikan ROI sebesar 59,36% yang menunjukkan bahwa pelatihan tersebut bernilai dan menghasilkan peningkatan keuntungan bagi perusahaan.

Baca Juga: Succession Management: Arti, Manfaat, Hingga Hambatannya

Metrik ROI Proses Training dan KPI

Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan saat menghitung biaya pelatihan, mulai dari biaya instruktur, kehilangan produktivitas, gaji karyawan selama pelatihan, dan dampak perubahan budaya di perusahaan.

Metrik pengembangan dan pelatihan juga tidak selalalu sederhana. Sebagai contoh, jika pelatihan bertujuan untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan bagi karyawan baru untuk menjadi terampil, dampaknya mungkin belum akan terlihat dalam waktu singkat. Namun, bukan berarti pelatihan tersebut tidak bernilai atau tidak memberikan keuntungan.

Oleh karena itu, Anda perlu menentukan metrik yang tepat untuk mengukurnya.

Berikut beberapa metrik yang mungkin ingin Anda pertimbangkan, tergantung pada jenis pelatihan yang diterima karyawan Anda:

1. Metrik Pelatihan Penjualan (Sales)

Metrik pelatihan penjualan:

• Rata-rata waktu siklus penjualan
• Persentase penutupan penjualan yang berhasil
• Persentase perwakilan penjualan yang mencapai target
• Waktu yang dibutuhkan untuk mencapai keahlian
• Total pendapatan yang dihasilkan

2. Metrik Pelatihan Pemasaran (Marketing)

• Jumlah prospek berkualitas yang dihasilkan
• Biaya per prospek berkualitas

3. Metrik Pelatihan Customer Service 

• Waktu per interaksi
• Penilaian kepuasan pelanggan rata-rata
• Peningkatan pendapatan
• Peningkatan pengetahuan perusahaan secara keseluruhan

Pemilihan metrik akan tergantung pada tujuan pelatihan dan apa yang sudah diukur dalam perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda telah menetapkan tujuan khusus untuk tim customer service, Anda dapat melihat apakah angka ROI proses training berhasil mengalami peningkatan.

Baca Juga: Evaluasi Pelatihan, Ketahui Arti, Manfaat, Hingga Langkahnya

Langkah-Langkah ROI Proses Training yang Efektif

Dalam perhitungan ROI proses training, Anda perlu mempertimbangkan banyak hal dan harus menetapkan besaran biaya untuk segala aspek. Untuk mempermudah Anda, berikut adalah langkah dan hal-hal penting dalam prosesnya:

1. Tentukan Tujuan Pelatihan

Langkah pertama, tentukan apa yang ingin Anda capai dari pelatihan. Misalnya, Anda ingin meningkatkan keuntungan, meningkatkan layanan pelanggan, semangat dan keterlibatan karyawan, dan sebagainya. Identifikasi terlebih dahulu tujuan pelatihan.

2. Pilih Metrik Pelatihan

Selanjutnya, jadikan tujuan tersebut sebagai dasar untuk memilih metrik pelatihan yang akan digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan dari pelatihan. Semakin banyak metrik yang diukur, maka akan semakin baik.

3. Pilih Penyelenggara Pelatihan

Tentukan bagaimana Anda akan menyelenggarakan pelatihan, apakah pelatihan dilakukan di dalam perusahaan atau menggunakan pihak luar. Pilihlah paket pelatihan yang cocok dengan tujuan dan sumber daya keuangan perusahaan.

4. Pilih Karyawan yang Akan Dilatih

Hindari untuk melatih semua orang tanpa mempertimbangkannya terlebih dahulu. Luangkan waktu untuk memikirkan karyawan mana yang akan mendapatkan manfaat terbesar dari pelatihan.

Sebab, mengikuti pelatihan yang tidak relevan dengan minat karyawan dapat menurunkan semangat mereka dan uang akan terbuang sia-sia.

Baca Juga: Training Karyawan Baru: Tujuan, Jenis, dan Metodenya

5. Selesaikan Pelatihan

Saat pelaksanaan pelatihan, dorong karyawan untuk benar-benar menginvestasikan waktu dan perhatian agar mereka mendapatkan manfaat yang maksimal. Dengan demikian, perusahaan pun akan turut merasakan keuntungannya.

6. Hitung Biaya Pelatihan

Setelah pelatihan selesai, hitunglah berapa biaya yang telah dikeluarkan. Selain biaya pelatihan, Anda juga perlu memperhitungkan produktivitas yang hilang, konsumsi yang disediakan, dan lain-lain.

Perlu Anda ingat bahwa karyawan mungkin akan mengalami penurunan produktivitas saat mereka harus beradaptasi dengan keterampilan dan proses yang baru.

7. Analisis Metrik yang Dipilih

Pada tahap ini, Anda perlu menentukan seberapa besar manfaat yang diperoleh dari pelatihan. Gunakan metrik yang telah dipilih sebelumnya untuk mengukur peningkatan kinerja yang dirasakan karyawan dari setelah pelatihan.

8. Hitung ROI Proses Training

Gunakan rumus di atas untuk menghitung ROI dari pelatihan Anda. Jika Anda ingin mengetahui lebih dalam, Anda juga bisa melihat angka-angka yang lebih mendetail, misalnya seperti biaya per karyawan yang berhasil dilatih.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan artikel di atas, ROI proses training merupakan metode untuk mengukur manfaat finansial ataupun manfaat lain yang diperoleh dari investasi dalam pelatihan dan pengembangan karyawan.

ROI proses training memberikan gambaran tentang seberapa banyak nilai dan dampak yang dihasilkan dari pelatihan tersebut dengan membandingkan biaya yang dikeluarkan dan hasil yang dapat dilihat atau dirasakan.

Agar Andal lebih fokus dalam mengatur pelatihan karyawan agar mencapai angka ROI proses training yang tinggi, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang akan mempermudah pengelolaan data karyawan.

Gajihub membantu mengelola gaji, absensi, dan data karyawan dengan cepat dan akurat. Coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahan serta efisiensinya.