Apa itu Skills Inventory? Simak Arti, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya

Untuk memahami keterampilan yang dibutuhkan di masa depan dan bagaimana upaya pengembangannya, perusahaan membutuhkan skills inventory atau inventaris keterampilan. Informasi tersebut juga berguna bagi HR untuk mengembangkan strategi perekrutan, pelatihan, dan retensi karyawan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa yang dimaksud dengan skills inventory, tujuan, komponen, hingga upaya optimalisasinya.

Apa yang Dimaksud dengan Skills Inventory?

Skills inventory atau investaris keterampilan adalah daftar lengkap dari semua pengalaman, keterampilan profesional, dan kualifikasi pendidikan karyawan di suatu perusahaan. Investaris ini dibuat untuk membantu perusahaan memahami apakah keterampilan karyawan saat ini sudah cukup untuk mencapai tujuan dan di mana terdapat kekurangan keterampilan.

Selain itu, investaris keterampilan juga membantu Anda, sebagai profesional HR dalam mengarahkan fokus perusahaan pada rekrutmen, manajemen bakat, pengembagnan diri, dan perencanaan tenaga kerja secara strategis. Inventory ini berperan sebagai panduan bagi pimpinan dan pengambil keputusan penting terkait investasi SDM perusahaan.

Baca Juga: Skills Taxonomy: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya

Tujuan Skills Inventory

Investaris keterampilan memiliki beberapa tujuan penting, yaitu:

1. Pelatihan dan Pengembangan

Melalui investaris keterampilan, Anda dapat mengetahui kekurangan keterampilan karyawan, sehingga dapat memberikan pelatihan yang tepat. Hal ini sangat bermanfaat bagi perusahaan agar dapat merencanakan dan menetapkan anggaran biaya pelatihan dengan tepat.

2. Talent Acquisition

Dengan melacak keterampilan karyawan, Anda dapat merekrut bakat yang tepat untuk mengisi kekurangan keterampilan dalam perusahaan. Melalui investaris keterampilan, manajer HR dapat membuat keputusan berdasarkan data saat memilih karyawan dalam proses rekrutmen.

Selain itu, perusahaan juga dapat merekrut bakat yang dinilai dapat memberikan kontribusi terbaik untuk kebutuhan bisnis di masa depan.

3. Perencanaan Strategis Tenaga Kerja

Skills inventory memungkinkan perusahaan untuk dapat menyusun rencana strategis, guna menghadapi tujuan bisnis saat ini dan di masa depan.

Misalnya, jika perusahaan menyadari bahwa analisis data sangat diperlukan, mereka dapat mengetahui apakah saat ini karyawan sudah memiliki keterampilan tersebut. Jika tidak, mereka akan melatih karyawan yang ada atau merekrut bakat baru untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Baca Juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya

4. Retensi Karyawan

Dengan memiliki inventaris keterampilan yang baik, perusahaan dapat memberikan peluang pengembangan kepada karyawan dan membantu mempertahankan mereka. Inventaris keterampilan dapat memberikan panduan tentang jenis pelatihan yang perlu diadakan, baik itu pelatihan formal maupun informal seperti pembelajaran di tempat kerja atau bimbingan.

5. Mobilitas Internal

Terakhir, inventaris keterampilan juga membantu Anda untuk memahami kemampuan karyawan di berbagai departemen dan proyek. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan yang ada untuk mengerjakan tugas-tugas baru dan menghemat biaya, sebab mereka tidak perlu mengandalkan pihak ketiga.

Baca Juga: Peer Mentoring: Arti, Manfaat, Langkah, dan Contohnya

Manfaat Skills Inventory bagi Tim HR

Ada beberapa manfaat dari implementasi inventaris keterampilan dalam departemen sumber daya manusia. Beberapa manfaat tersebut yaitu:

1. Mengidentifikasi Kekurangan Keterampilan

Dengan adanya inventaris keterampilan, departemen sumber daya manusia dapat mengenali kekurangan keterampilan dalam tenaga kerja dan merencanakan strategi untuk mengurangi kekurangan tersebut. Hal ini dapat memiliki dampak positif bagi seluruh perusahaan, karena tenaga kerja terus meningkat dan menjadi lebih kuat.

2. Menyediakan Visi yang Jelas

Melalui inventaris keterampilan, sevafau HR Anda dapat memberikan visi yang jelas tentang bagaimana tenaga kerja perlu dikembangkan agar tetap efektif. Hal ini dapat berkontribusi pada perencanaan strategis yang akurat dan sukses untuk rekrutmen dan retensi karyawan.

3. Merencanakan Masa Depan

Saat Anda dan tim HR lainnya merencanakan masa depan perusahaan, inventaris keterampilan dapat memberikan informasi berbasis data. Baik untuk mengisi kekurangan keterampilan atau merencanakan ekspansi perusahaan, keputusan berbasis data dapat meningkatkan efektivitas dari rencana-rencana tersebut.

4. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif

Mengembangkan inventaris keterampilan dan menggunakannya untuk berbagai strategi perencanaan sumber daya manusia dapat membantu perusahaan mempertahankan keunggulan kompetitif. Hal ini termasuk dalam hal mempertahankan karyawan berbakat dan merekrut ahli dalam industri Anda.

5. Memahami Kemampuan Perusahaan

Dengan skills inventory, Anda dapat memberikan perkiraan yang akurat tentang kemampuan organisasi untuk mengambil proyek-proyek baru. Hal ini dapat memberikan kontribusi terdapat harapan dari klien, sehingga meningkatkan hubungan profesional.

Melalui inventaris keterampilan, Anda dan tim dapat mengoptimalkan pengelolaan keterampilan karyawan, merencanakan pengembangan tenaga kerja yang efektif, dan memastikan keberlanjutan dan keunggulan kompetitif perusahaan.

Baca Juga: Strategi Pembelajaran Organisasi untuk Kesuksesan Perusahaan

Cara Membuat Skills Inventory

Berikut adalah tujuh tahap untuk membuat inventaris keterampilan di perusahaan Anda:

1. Tentukan Jenis Keterampilan

Langkah pertama, Anda perlu menentukan jennis keterampilan yang ingin disertakan dalam inventaris berdasarkan strategi perusahaan. Misalnya, Anda dapat mengategorikan keterampilan ini menjadi tiga area, yaitu keterampilan teknis, soft skill, dan kepemimpinan.

Keterampilan yang tercantum dalam inventaris juga harus relevan dengan kebutuhan amsa depan, serta sesuai dengan departemen di mana karyawan bekerja. Berikut contohnya:

Keterampilan Teknis	Kepemimpinan	Soft Skills
Excel Lanjutan	Berpikir Strategis	Mendengarkan Aktif
Video Editing	Public Speaking	Kemampuan Beradaptasi
Photoshop	Visioner	Kerjasama Tim

Selanjutnya, Anda adpat memulai dengan dimensi yang lebih umum dan bercabang menjadi keterampilan yang lebih spesifik. Simak contoh yang menggunakan keterampilan Excel lanjutan dan editing video:

Excel Lanjutan	Pivot Tables	V & H Lookups	Power Query	Advanced Charting
Video Editing	Transitions	Color Grading	Sound Editing	Motion Graphics

2. Penilaian Tingkat Keterampilan

Langkah kedua adalah menilai sejauh mana keterampilan yang dimiliki saat ini. Dilansir dari AIHR, berikut beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk menguji keterampilan karyawan:

• Tes – Metode evaluasi yang paling umum digunakan. Karyawan diminta untuk melakukan tes guna menilai pengetahuan dan keterampilan mereka. Tes ini baik untuk menilai pengetahuan karyawan, tetapi tidak selalu cocok untuk menguji kemampuan praktis atau keterampilan langsung.
• Penilaian diri – Ini adalah alat yang baik untuk membiarkan karyawan menilai keterampilan dan pengetahuan mereka sendiri. Penilaian diri melibatkan karyawan dalam proses inventaris keterampilan secara kolaboratif, sehingga mereka dapat memberikan masukan tentang keterampilan yang ingin mereka tingkatkan.
• Feedback 360 derajat – Menjadi cara yang efektif untuk mendapatkan pandangan menyeluruh tentang keterampilan dan pengetahuan karyawan. Rekan kerja, manajer, dan orang-orang yang bekerja sama dengan karyawan akan memberikan feedback tentang tingkat keterampilan mereka, sehingga memberikan gambaran yang baik tentang kinerja mereka.
• Gamifikasi – Pendekatan yang segar adalah dengan menggunakan elemen permainan dalam proses ini. Hal ini dapat dilakukan dengan menciptakan permainan yang menguji keterampilan khusus yang dibutuhkan dalam organisasi. Gamifikasi membuat asesmen menjadi lebih menyenangkan, dan karyawan merasa kurang seperti sedang “diuji”.

Pendekatan terbaik adalah menggunakan kombinasi dari beberapa teknik ini. Tentu saja, teknik penilaian yang digunakan akan tergantung pada jenis keterampilan yang diuji.

3. Buat Matriks Keterampilan

Untuk mendapatkan gambaran tentang keterampilan datingkatnya, Anda dapat membuat matriks yang dapat direpresentasikan dalam berbagai format. Anda dapat menggunakan teknologi atau tools tertentu untuk menampilkan matriks keterampilan dalam sebuah perusahaan.

Pilih tools yang memungkinkan dalam pembuatan tabel, grafik, serta dashboard yang dapat membuat pengambilan keputusan menjadi lebih efektif dan efisien.

Setelah memperoleh data terkait, Anda dapat mengevaluasi keterampilan dan kompetensi pada skala tertentu untuk memudahkan pembuatan matriks keteramiplan.

Contohnya, sebuah perusahaan dapat menentukan dengan skala 10 poin, di mana angka 0 menunjukkan bahwa karyawan tidak memiliki keterampilan, sementara angka 10 menunjukkan keterampilan ahli atau lanjutan.

Baca Juga: Talent Mapping: Arti, Manfaat, Hingga Langkah-Langkahnya

4. Temukan Peluang untuk Mengembangkan Keterampilan

Setelah mengetahui letak kekurangan keterampilan, selanjutnya adalah mencari peluang untuk mengembangkan keterampilan tersebut. Skills inventory bertujuan untuk membantu perusahaan memanfaatkan keterampilan yang dimiliki dan menemukan peluang untuk meningkatkannya.

Peluang tersebut dapat berupa kursus, baik secara daring maupun luring, mentoring, micro-learning dan sebagainya. Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat menemukan peluang untuk mengembangkan keterampilan:

Skill	Peluang Pengembangan	Pelatihan Formal	Coaching dan Mentoring	On the Job Training
Digital Marketing	Membaca buku tentang pemasaran digital, belajar dari rekan kerja, terlibat dalam kegiatan media sosial di tempat kerja	x	x	x
Excel Lanjutan	Bekerja pada proyek mendatang, mengikuti kursus online melalui LinkedIn Learning	x		x
Video Editing	Mengedit video untuk program orientasi kerja, mengikuti seminar pengenalan pengeditan video	x		x

Dengan demikian, ketika karyawan menyadari adanya kekurangan keterampilan pada diri mereka, HR dan perusahaan bertanggung jawab untuk memberikan peluang untuk mengembangkannya.

5. Terus Perbarui Skills Inventory 

Untuk membuat investaris keterampilan yang bermanfaat, Anda perlu memperbarui daftar tersebut secara berkala. Hal ini akan membantu mengatasi kekurangan keterampilan dan membuat perencanaan pelatihan lebih efektif. Anda dapat menggunakan sebuah dashboard perusahaan yang diperbarui secara otomatis ketika karyawan mengembangkan keterampilan.

Karyawan juga perlu diberikan akses ke dashboard tersebut untuk melacak keterampilan mereka dan perkembangannya. Lebih lanjut lagi, akan bermanfaat jika terdapat unsur gamifikasi dalam proses ini untuk mendorong karyawan agar terus mengembangkan diri.

6. Pertimbangkan untuk Inventory Skills Kepempimpinan Secara Terpisah

Anda bisa membuat kategori terpisah untuk keterampilan kepemimpinan. Meskipun semua karyawan perlu memiliki kemampuan memimpin diri sendiri, tidak semua dari mereka adalah manajer atau memiliki kekuatan pengambilan keputusan.

Inventaris keterampilan kepemimpinan yang terpisah akan membantu Anda menilai kekuatan leadership yang ada dan membandingkannya dengan departemen lain, serta perusahaan-perusahaan lain.

Alasan lain untuk membuat inventaris terpisah adalah informasi tentang keterampilan kepemimpinan tidak bisa dikumpulkan dengan cara yang sama seperti keterampilan lainnya.

nventaris keterampilan kepemimpinan akan memerlukan feedback yang mendalam tentang kompetensi kepemimpinan dari atasan langsung dan rekan kerja, serta mungkin melibatkan pendekatan yang melibatkan semua pihak terkait.

Berdasarkan hasil inventaris keterampilan tersebut, Anda pun dapat membuat rencana pengembangan kepemimpinan untuk karyawan dan membangun tim kepemimpinan yang kuat.

7. Bagikan Inventaris Keterampilan Kepada Pihak yang Rekevan

Setelah semua data dikumpulkan dan dikelola dengan baik, penting untuk membagikan hasil inventaris keterampilan kepada pihak yang relevan dalam organisasi. Pendekatan yang baik adalah membagikan hasil kepada tim kepemimpinan dan manajemen.

Hal ini akan membantu mereka memahami keterampilan yang dimiliki oleh organisasi dan karyawan. Manajemen bertanggung jawab dalam melakukan diskusi kinerja dan pengembangan karyawan, sehingga informasi ini akan memberikan panduan bagi mereka.

Karyawan juga perlu mendapatkan feedback yang mendalam tentang seluruh proses ini. Penting untuk menjelaskan bahwa proses ini bukanlah hukuman, melainkan usaha yang bertujuan untuk mengembangkan keterampilan karyawan.

Proses ini juga harus diartikan sebagai kerjasama, di mana karyawan bersama-sama dengan manajemen dan HR membuat rencana pengembangan yang sesuai dengan kondisi mereka.

Setiap orang memiliki kekurangan keterampilan yang berbeda, sehingga pendekatan pengembangan yang umum tidak akan cocok dalam situasi ini. Sebaliknya, pendekatan yang lebih personal akan menjadi dorongan bagi perusahaan untuk mengisi kekurangan keterampilan yang ada.

Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa skills inventory dapat membantu perusahaan untuk memahami apakah keterampilan karyawan saat ini sudah cukup untuk mencapai tujuan, serta di mana harus dilakukan pengembangan keterampilan.

Selain itu, inventaris keterampilan yang diperbarui secara berkala dapat menjadi alat yang berharga untuk merencanakan pembelajaran dan pengembangan, rekrutmen, serta pengoptimalan tenaga kerja.

Sebagai upaya optimalisasi skills inventory, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan data karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur menarik.

Dengan Gajihub Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.