Mengetahui Tahapan dan Proses Seleksi Karyawan Dalam Perusahaan

Memilih karyawan yang tepat sangat penting bagi keberhasilan bisnis. Banyak hal yang masuk ke dalam proses seleksi karyawan, termasuk wawancara dan berbagai langkah pengujian.

Karyawan adalah aset penting dalam sebuah bisnis dan mengevaluasi beberapa karakteristik karyawan akan membantu Anda memilih karyawan yang tepat sehingga Anda bisa mendapatkan aset yang menguntungkan pada bisnis

Dalam artikel ini, kami akan membahas pentingnya seleksi karyawan, serta daftar langkah-langkah yang dapat Anda gunakan untuk membuat proses seleksi karyawan Anda.

Apa itu Seleksi Karyawan?

Seleksi karyawan mengacu pada proses seleksi memilih kandidat terbaik untuk posisi terbuka. Proses seleksi karyawan bervariasi di antara bisnis-bisnis, tetapi sering kali melibatkan serangkaian langkah atau persyaratan yang harus dilalui bisnis ketika merekrut karyawan baru.

Mempelajari berbagai metode seleksi karyawan dan mengintegrasikannya ke dalam proses rekrutmen Anda dapat membantu Anda menemukan pelamar terbaik. Proses seleksi karyawan melibatkan:

• Meninjau lamaran untuk mengidentifikasi kandidat yang memenuhi syarat.
• Berbicara dengan kandidat potensial untuk mempelajari lebih lanjut tentang harapan mereka.
• Mencocokkan pengalaman dan keterampilan dengan kebutuhan perusahaan.
• Mempelajari lebih lanjut tentang kekuatan kandidat potensial.
• Mewawancarai kandidat untuk mempelajari lebih lanjut tentang minat dan pengalaman mereka.
• Menguji keterampilan kognitif dan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan kandidat.

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja, Komponen, dan Manfaatnya

Mengapa Seleksi Karyawan Adalah Proses Penting?

Seleksi karyawan penting dalam proses perekrutan untuk memastikan bahwa karyawan baru cocok untuk perusahaan.

Kecocokan yang baik mengacu pada karyawan yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang diminta, serta perusahaan menyediakan lingkungan yang tepat bagi karyawan untuk tujuan profesional mereka.

Pemilihan karyawan sangat penting bagi keberhasilan perusahaan karena alasan-alasan berikut ini:

• Moral perusahaan: Memilih karyawan yang tepat yang sesuai dengan budaya adalah penting untuk moral secara keseluruhan.
• Kepuasan karyawan: Karyawan yang merasa nyaman dengan posisi mereka cenderung lebih puas.
• Produktivitas karyawan: Mencocokkan keterampilan karyawan dengan kebutuhan perusahaan akan meningkatkan produktivitas.
• Tingkat retensi yang lebih tinggi: Ketika karyawan puas dengan posisi mereka, mereka cenderung bertahan lebih lama. Hal ini dapat mengurangi biaya perputaran yang tinggi.
• Kepemimpinan yang baik: Manajer dan peran kepemimpinan lainnya berdampak pada keseluruhan bisnis. Proses seleksi karyawan sangat penting ketika memilih karyawan manajemen.
• Reputasi yang baik: Memilih karyawan yang tepat juga dapat meningkatkan reputasi bisnis, tidak hanya dengan pelanggan, tetapi juga ketika menarik kandidat berkualitas tinggi lainnya.

Baca juga: Underperformance Karyawan: Pengertian, Penyebab, dan Cara Mengatasinya

Tahapan dalam Melakukan Seleksi Karyawan

Berikut ini adalah beberapa tahapan seleksi karyawan yang biasa digunakan banyak perusahaan:

1. Memeriksa lamaran

Memeriksa  lamaran sering kali merupakan salah satu langkah  awal seleksi karyawan pertama yang diambil oleh manajer perekrutan.

Langkah ini memberi mereka kesempatan untuk mempersempit pilihan mereka agar hanya menyertakan kandidat yang paling memenuhi syarat.

Mereka bisa menggunakan program perangkat lunak untuk mengidentifikasi karyawan yang memiliki pendidikan, pelatihan, pengalaman atau sertifikasi tertentu. Proses peninjauan lamaran juga termasuk memeriksa surat lamaran.

Beberapa perusahaan mungkin memilih untuk menyimpan lamaran yang menunjukkan keterampilan yang diinginkan tetapi belum tentu sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Mereka mungkin beralih ke kumpulan lamaran ini ketika kebutuhan perekrutan tambahan terbuka

2. Wawancara awal

Setelah menyaring lamaran awal, banyak pemberi kerja yang masih memiliki banyak pilihan. Mungkin tidak realistis untuk menjadwalkan wawancara atau tes pra-penilaian untuk setiap kandidat ini.

Sebaliknya, komunikasi awal, atau wawancara pendahuluan, bisa menjadi cara yang baik untuk mempersempit daftar lebih jauh. Ini sering kali merupakan percakapan singkat selama 15 menit, di mana manajer perekrutan mempelajari lebih lanjut tentang tujuan kandidat, sekaligus mendiskusikan ekspektasi pekerjaan.

Hal ini memberi kesempatan bagi kedua belah pihak untuk mempertimbangkan apakah masih cocok. Hal ini memastikan bahwa setiap kandidat yang tersisa masih aktif mencari pekerjaan dan tertarik, bahkan setelah mendengar persyaratan.

Baca juga: Proses Rekrutmen: Pengertian, Tahapan, dan Tips Melakukannya

3. Wawancara

Wawancara adalah bagian umum dari proses seleksi karyawan. Beberapa bisnis mungkin menjadwalkan beberapa wawancara, sehingga anggota tim yang berbeda dapat bertemu dengan kandidat potensial.

Wawancara kelompok juga bisa menjadi pilihan jika masih banyak kandidat yang harus dipertimbangkan. Wawancara kelompok dapat membantu mengukur keterampilan penting dengan mengevaluasi bagaimana kandidat berinteraksi satu sama lain, sekaligus mempertimbangkan gaya komunikasi dan keterampilan pemecahan masalah dari masing-masing kandidat.

Wawancara rekan sejawat juga bisa menjadi cara yang baik untuk mengukur seberapa baik kandidat tertentu berinteraksi dengan anggota tim. Selain itu, orang yang diwawancarai cenderung merasa lebih nyaman mewawancarai rekan-rekan yang setingkat.

4. Mengukur kemampuan kognitif

Kemampuan kognitif mengacu pada kemampuan seseorang untuk menggunakan keterampilan analitis dan abstrak untuk merencanakan dan memecahkan masalah.

Tes ini mengukur kemampuan matematika, pemecahan masalah, dan keterampilan belajar kandidat, semua keterampilan yang penting di tempat kerja.

Tes pra-kerja adalah cara yang bagus untuk mengukur kemampuan kognitif. Tes kemampuan kognitif dapat mencakup hal-hal seperti penalaran verbal dan numerik, kemampuan spasial, kecepatan dan akurasi.

Beberapa perusahaan mungkin memilih untuk mengeluarkan tes ini selama penyaringan awal, sedangkan perusahaan lain mungkin hanya memberikannya kepada kandidat yang telah berhasil melewati putaran pertama wawancara.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan

5. Tes Integritas

Integritas adalah karakteristik penting yang dihargai oleh banyak perusahaan. Meskipun tidak selalu mudah untuk diuji selama proses seleksi karyawan, ada beberapa metode yang dapat memberi tahu Anda tentang integritas kandidat.

Penilaian yang menanyakan karyawan bagaimana mereka akan bereaksi terhadap situasi umum di tempat kerja adalah salah satu metodenya.

Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan bisa mencakup hal-hal seperti bagaimana mereka akan bereaksi jika mereka melihat rekan kerja mencuri, atau apa keyakinan pribadi mereka jika menyangkut ketidakjujuran di tempat kerja.

Latar belakang mungkin hanya formalitas, tetapi bisa membuktikan integritas kandidat. Pemberi kerja mungkin mencari catatan kriminal sebelumnya, terutama yang melibatkan pemberi kerja sebelumnya.

6. Uji hard skill dan soft skill

Hard skill, termasuk bahasa asing, kecepatan mengetik, dan penggunaan mesin-mesin tertentu bermanfaat bagi kesuksesan karyawan di perusahaan.

Soft skill juga sama pentingnya dan mencakup hal-hal seperti manajemen waktu dan jaringan. Menguji keterampilan ini bisa memberi Anda gambaran tentang seberapa baik seorang kandidat akan melakukan pekerjaan mereka.

Beberapa perusahaan mungkin mengukur hard skill dengan tes langsung, seperti tes mengetik atau matematika. Soft skill biasanya dapat diuji selama proses wawancara. Pewawancara harus memperhatikan jawaban-jawaban atas pertanyaan perilaku.

Pertanyaan perilaku meminta kandidat menjawab dengan menggunakan akronim STAR yang berarti situation, task, action and result, atau situasi, tugas, tindakan dan hasil. Pertanyaan-pertanyaan seperti ini memberi Anda wawasan tentang bagaimana kandidat memecahkan masalah atau mengelola waktu.

Baca juga: Pengertian People Development, Manfaat, dan Contohnya

7. Tes psikologis

Tes psikologi digunakan dalam industri tertentu, seperti penegakan hukum. Pemberi kerja dapat menggunakan tes seperti instrumen data biografis, yang menguji keterampilan kepemimpinan dan kerja tim, atau tes kepribadian, seperti Myer’s-Briggs Type Indicator (MBTI).

Sixteen Personality Factor Questionnaire (Kuesioner Enam Belas Faktor Kepribadian) adalah metode lain yang umum digunakan, yang mengajukan pertanyaan yang menunjukkan ciri-ciri kepribadian seseorang dan bagaimana mereka berhubungan dengan pekerjaan dan hubungan profesional mereka.

Tergantung pada jenis pekerjaannya, beberapa perusahaan mungkin juga mengharuskan kandidat potensial bertemu dengan psikolog karyawan untuk evaluasi lebih lanjut. Beberapa perusahaan mungkin juga meminta psikolog untuk mengelola tes kepribadian dan sifat.

8. Tes keterampilan kerja

Beberapa posisi yang membutuhkan keterampilan khusus dapat menguji kemampuan kandidat untuk menyelesaikan peran yang diharapkan dari pekerjaan tersebut.

Misalnya, seseorang yang melamar pekerjaan entri data mungkin diminta untuk memasukkan data yang diberikan secara akurat ke dalam database.

Seorang wiraniaga mungkin diminta untuk menjual produk untuk mendemonstrasikan keterampilan mereka. Tergantung pada jenis pekerjaannya, tes keterampilan kerja bisa berupa tes langsung atau tes hipotetis. Beberapa peran mungkin lebih sulit untuk meminta tes keterampilan kerja, seperti pekerja sosial atau konselor.

9. Pemeriksaan referensi

Bagi sebagian orang, memanggil referensi hanyalah formalitas. Tetapi, melakukan pemeriksaan referensi bisa menjadi cara yang bagus untuk mempelajari riwayat pekerjaan kandidat.

Berkomunikasi dengan referensi yang terdaftar dapat membantu manajer perekrutan mempelajari lebih lanjut tentang pengalaman kandidat.

Anda bisa mengajukan pertanyaan seperti berapa lama karyawan bekerja dengan perusahaan, dalam kapasitas apa mereka bekerja dengan mereka, mengapa mereka meninggalkan perusahaan. Anda juga bisa belajar banyak dengan menanyakan apakah pemberi kerja akan mempekerjakan kembali kandidat tersebut.

Baca juga: Perencanaan SDM: Pengertian, Fungsi, dan Tahapannya

10. Test project

Test project atau tugas tiruan bisa membantu perusahaan mengukur hasil kerja seorang kandidat. Dengan menugaskan mereka dengan tugas, seperti contoh tulisan atau presentasi, pemberi kerja dapat mengidentifikasi bagaimana kandidat mendekati tugas.

Proses ini dapat membantu memberikan wawasan tentang waktu dan keterampilan manajemen proyek calon karyawan. Jika presentasi akan menjadi bagian dari posisi tersebut, pemberi kerja juga bisa mengukur kemampuan mereka untuk mempresentasikan proyek yang sudah selesai, dengan memperhatikan seberapa terorganisir dan komunikatifnya mereka.

11. Trial run

Menemukan kecocokan yang baik dalam budaya perusahaan tidak hanya penting bagi keberhasilan perusahaan, tetapi juga bagi karyawan.

Mungkin sulit untuk mengukur seberapa baik seseorang akan cocok dengan anggota tim lainnya, atau seberapa baik mereka akan menangani bisnis sehari-hari.

Hari percobaan memungkinkan karyawan dan tim mereka untuk menguji seperti apa jadinya jika mereka mendapatkan posisi tersebut.

Mintalah kandidat potensial bertemu dengan rekan kerja mereka dan melakukan tugas pekerjaan yang sebenarnya. Kemudian, temui mereka dan diskusikan apa yang mereka sukai, dan tidak sukai, tentang pekerjaan itu. Ini bisa menjadi kesempatan belajar yang baik bagi keduanya.

12. Tes medis atau ketangkasan

Pemeriksaan medis mungkin tidak menjadi persyaratan di semua industri, tetapi diperlukan untuk beberapa peran. Tes medis atau ketangkasan biasanya disediakan untuk tahap akhir perekrutan.

Karier seperti militer atau penegak hukum mungkin harus menunjukkan bahwa mereka dalam kondisi yang cukup baik untuk melakukan pekerjaan itu. Kandidat mungkin perlu menjalani tes stres atau tes penyelesaian kursus fisik untuk mendapatkan izin.

Baca juga: Kuesioner Kinerja Karyawan: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tahapannya

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai proses seleksi karyawan yang bisa Anda terapkan dalam bisnis Anda untuk mendapatkan karyawan terbaik dan berdampak bagi kemajuan bisnis.

Memilih karyawan yang tepat memang bukanlah hal yang bisa Anda lakukan dengan mudah. Anda harus mengembangkan berbagai hal seperti branding perusahaan, budaya kerja, manajemen benefit, sampai memiliki tools yang akan memudahkan proses perekrutan dan manajemen HR dalam bisnis Anda.

Masih menggunakan proses HR manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan? Beralihlah ke solusi yang lebih baik dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software HR dan payroll yang cocok untuk semua jenis bisnis karena memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan memiliki harga terjangkau yang juga sudah terintegrasi dengan software akuntansi terbaik dari Kledo.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.