Prose rekruitmen yang berkualitas menjadi kunci keberhasilan perusahaan. Salah satu yang wajib diperhatikan dalam proses ini adalah job requisition atau permintaan pekerjaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu job requisition, tujuan, manfaat, hingga tips menulisnya.
Apa itu Job Requisition?
Mengutip InsightGlobal, Job requisition atau permintaan pekerjaan adalah formulir atau dokumen yang digunakan untuk meminta perekrutan karyawan baru. Biasanya, formulir ini diajukan oleh manajer atau pemimpin lain di sebuah perusahaan kepada departemen HR.
Job requisition tidak hanya berisi deskripsi pekerjaan dan job title saja, melainkan terdapat beberapa informasi berikut:
- Detail manajer perekrutan
- Departemen atau tim yang membutuhkan karyawan baru
- Alasan mengapa dibutuhkan perekrutan baru
- Tanggung jawab pekerjaan
- Kualifikasi minimum
- Kualifikasi ideal
- Jenis posisi (penuh waktu, paruh waktu, kontrak, dll.)
- Tanggal mulai yang diinginkan
- Gaji dan manfaat yang ditawarkan
- Detail lain yang penting untuk pekerjaan dan perusahaan
Dengan kata lain, job requisition merupakan langkah awal dalam proses pencairan karyawan yang berbakat. Setelah disetujui oleh departemen HR, Anda pun dapat mempostingnya di berbagai portal job yang tersedia.
Baca Juga: Strategi Rekrutmen: Pengertian, Proses, dan Tips Suksesnya
Perbedaan antara Job Requisition, Job Description, dan Job Posting
Permintaan pekerjaan (job requisition), deskripsi pekerjaan (job description), dan pengumuman pekerjaan (job posting) merupakan tiga hal yang berbeda dalam proses perekrutan. Berikut perbedaannya:
Job Requsition
Job requisition atau permintaan pekerjaan adalah dokumen yang digunakan untuk meminta persetujuan dari departemen HR dan keuangan untuk dapat mempekerjakan seseorang terkait posisi tertentu. Ini dibuat oleh manajer perekrutan dan berisi informasi tentang kebutuhan pekerjaan yang spesifik.
Job Description
Sementara job description atau deskripsi pekerjaan adalah penjelasan tertulis tentang tugas, keterampilan, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Ini membantu calon pelamar memahami apa yang diharapkan dari mereka jika mereka diterima untuk posisi tersebut.
Job Posting
Job posting adalah pemberitahuan yang diposting secara online untuk menginformasikan kepada orang-orang mengenai lowongan pekerjaan. Pemberitahuan tersebut berisi detail tentang job title, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan. Biasanya, pada job posting terdapat tautan atau cara untuk melamar.
Secara sederhana, job requisition adalah permintaan untuk mempekerjakan seseorang, job description berisi penjelasan tentang pekerjaan itu sendiri, dan job posting merupakan informasi yang diberikan kepada publik tentang lowongan yang tersedia.
Baca Juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi
Tujuan Job Requisition
Job requistion bertujuan untuk mendorong agar perekrutan agar lebih matang, mengukur dampak perekrutan, dan memastikan proses perekrutan berjalan adil dan konsisten.
1. Membuat Pertimbangan dengan Lebih Matang
Pada saat mengajukan job requisition, manajer perekrutan harus menjelaskan mengapa pekerjaan ini perlu diisi dan menentukan anggaran yang diperlukan untuk merekrut kandidat yang baik.
Kemudian, tim HR akan bekerja sama dengan manajer perekrutan untuk memastikan deskripsi pekerjaan yang jelas dan akurat yang dapat menarik kandidat yang memenuhi syarat.
Sebelum melanjutkan proses perekrutan, departemen SDM juga akan memeriksa anggaran dengan pimpinan senior untuk mendapatkan persetujuan.
2. Mengembangkan Metrik SDM
Proses job requisition membantu memberikan data yang berguna bagi tim HR. Sebagai contoh, data tersebut dapat menunjukkan apakah anggaran yang ditetapkan untuk posisi tertentu realistis, dengan melihat berapa banyak calon yang tidak melanjutkan proses perekrutan saat membahas gaji. Informasi ini dapat membantu dalam menentukan anggaran yang lebih akurat di masa depan.
Job requisition juga membantu menentukan kebutuhan departemen HR. Misalnya, dengan melihat berapa banyak jam kerja yang dibutuhkan oleh rekruter untuk mengisi posisi, tim HR dapat menentukan apakah perlu merekrut lebih banyak rekruter.
3. Menjaga Perekrutan yang Adil dan Konsisten
Selama proses job requisition, tim HR akan meninjau deskripsi pekerjaan untuk memastikan tidak ada bahasa diskriminatif atau pernyataan yang tidak sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.
Tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya diskriminasi. Misalnya, iklan pekerjaan yang mencari fresh graduate dapat dianggap sebagai diskriminasi berdasarkan usia. Tinjauan ini sangat penting agar iklan pekerjaan tidak memuat bahasa yang dapat dianggap diskriminatif.
Baca Juga: Company Profile: Pengertian, Manfaat, Langkah Pembuatan, hingga Contohnya
Apa yang Harus Dicantumkan dalam Job Requisition?
Saat mengajukan permintaan karyawan baru, manajer perekrutan harus memberikan informasi yang cukup lengkap. Berikut adalah hal-hal utama yang harus dicantumkan beserta penjelasannya.
1. Title Job dan Struktur Pekerjaan
Job title dan struktur pekerjaan berfungsi untuk menjelaskan di mana pekerjaan tersebut akan dibutuhkan dalam perusahaan. Job title dan struktur pekerjaan harus menunjukkan kepada siapa pekerja tersebut akan melapor atau bertanggung jawab.
2. Alasan Pengajuan Karyawan Baru
Hal ini menjadi poin paling penting yang akan menentukan job requisition harus disetujui atau ditolak. Oleh karena itu, alasan ini harus menjelaskan bagaimana pekerjaan tersebut akan memberikan manfaat bagi perusahaan dan mengapa penting untuk mengisi posisi tersebut sekarang.
Misalnya, jika perusahaan berencana untuk melakukan ekspansi, maka dibututhkan karyawan baru untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
3. Tanggal Pengisian Posisi
Selanjutnya, manajer perekrutan juga harus mencantumkan informasi terkait tanggal di mana mereka ingin posisi tersebut diisi. Dengan informasi ini, departemen HR dapat mengidentifikasi kebutuhan perekrutan, meskipun dalam keadaan mendesak.
Selain itu, informasi ini juga membantu tim HR untuk merencanakan jadwal rekrutmen.
Baca Juga: Tes Wartegg: Pengertian, Fungsi, Teknis, dan Tips Mengerjakannya
4. Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan harus mencakup informasi yang sangat rinci tentang suatu posisi dan tanggung jawabnya. Sebaiknya manajer perekrutan yang menulis deskripsi tersebut karena mereka yang paling memahami terkait apa saj ayang dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut.
Meskipun demikian, tim HR juga akan bekerja sama dengan manajer perekrutan untuk memastikan deskripsi pekerjaan tersebut jelas dan tidak menggunakan bahasa teknis yang suit dipahami.
Kerja sama tersebut juga membantu untuk menghindari penggunaan bahasa yang dapat dianggap diskriminatif.
5. Estimasi Anggaran
Memberikan anggaran yang realistis sangat penting dalam proses persetujuan dan untuk menemukan kandidat yang tepat. Anggaran tersebut harus menjelaskan bagaimana pekerjaan baru tersebut dapat memberikan manfaat kepada perusahaan.
Rincian anggaran juga memuat gaji atau tarif per jam yang diusulkan. Jika gaji dihitung per jam, maka sertakan perkiraan jumlah yang dibutuhkan dan apakah ada kemungkinan untuk lembur atau insentif.
6. Rencana Perekrutan
Selain tanggal pengisian posisi, manajer perekrutan juga harus menjelaskan apa yang mereka harapkan dari proses perekrutan. Informasi ini nantinya akan membantu Anda, sebagai tim HR, tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses rekrutmen.
Jika proses perekrutan melibatkan beberapa tahap wawancara ataupun penugasan, maka kemungkinan akan memakan waktu yang lebih lama.
Baca Juga: Proses Rekrutmen: Pengertian, Tahapan, dan Tips Melakukannya
Manfaat Proses Pembuatan Job Requisition
Proses job requisition membantu manajer rekrutmen bahwa pererkutan berjalan sesuai dengan tujuan, nilai, dan pedoman perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat dari proses tersebut:
1. Menjawab Pertanyaan Penting Sejak Awal
Dengan menuliskan kebutuhan perekrutan dan profil kandidat yang diinginkan, Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan penting sejak awal. Misalnya, keterampilan apa yang dibutuhkan? Pengalaman atau tingkat senioritas seperti apa yang seharusnya dimiliki oleh kandidat?
2. Pemahaman yang Sejalan
Proses yang baik akan membantu Anda untuk menyamakan pemahaman antara tim perekrutan dan calon kandidat. Hal ini akan mencegah tim perekrutan terlihat tidak tahu apa yang diinginkan dan menciptakan kejelasan harapan bagi calon kandidat.
3. Pengalaman Calon Kandidat yang Lebih Baik
Dengan memiliki semua informasi penting yang sudah tersusun sejak awal, calon kandidat akan memiliki pengalaman yang lebih baik. Pertanyaan-pertanyaan yang biasanya diajukan oleh calon kandidat akan sudah terjawab sebelumnya.
4. Menghemat Waktu
Memiliki kesepakatan sejak awal dapat menghemat waktu proses rekrutmen dan menghindari diskusi internal yang panjang atau perbedaan pendapat setelah proses wawancara.
5. Strategi Bakat dan Perencanaan
Proses yang terdokumentasi membantu tim perekrutan dalam merencanakan strategi bakat dan mengetahui keterampilan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Baca Juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan
Tips Menulis Job Requisition
Saat menulis job requisition lakukan dengan hati-hati dan jangan terburu-buru. Sebab, hal ini berkaitan dengan perekrutan calon kandidat sesuai dengan keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan perusahaan.
Untuk memudahkan Anda dalam menulis permintaan pekerjaan, ikuti tips-tipsnya berikut ini:
1. Lakukan riset
Sebelum menulis job requisition, pertimbangkan mengapa Anda perlu mengisi posisi tersebut. Apakah saat ini ada pekerjaan yang belum ter-handle? Bagaimana pekerjaan ini mempengaruhi tim secara keseluruhan? Jika posisi ini tidak terisi, apakah akan berdampak buruk pada produktivitas?
Dengan memastikan beberapa hal di atas, Anda akan menemukan apa yang sebanarnya dibutuhkan.
2. Tuliskan Deskripsi Pekerjaan
Setelah mengetahui apa yang dibutuhkan, buatlah deskripsi pekerjaan yang lebih spesifik dengan melihat deskripsi yang sudah ada sebelumnya atau menulis yang baru.
Tuliskan dengan jelas terkait key performance indicator (KPI), hasil yang diharapkan, serta perkiraan waktu calon karyawan mulai pekerja. Cantumkan juga semua keterampilan, kualifikasi, dan tugas penting agar Anda memiliki gambaran jelas tentang kandidat yang ideal.
3. Lakukan Riset Pasar
Setelah menentukan keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan, lakukan riset online untuk melihat kisaran gaji dan benefit umum yang diberikan untuk posisi tersebut. Anda bisa merisetnya dengan melihat iklan-iklan lowongan kerja. Hal ini bertujuan agar Anda dapat mengetahui harapan dari calon kandidat.
4. Dapatkan Dukungan Manajemen Sejak Awal
Jangan mengagetkan para pengambil keputusan dengan biaya yang tak terduga, terutama jika melebihi anggaran. Diskusikan rencana Anda dengan mereka dan jelaskan manfaat serta risiko penambahan karyawan.
Apabila mereka sudah mengetahui dan memahami dampak positif dari perekrutan baru, maka mereka akan lebih mendukung dan menyutujui job requisition.
5. Sampaikan Informasi Penting dalam Perekrutan
Jelaskan manfaat jangka pendek dan jangka panjang yang akan diperoleh dari perekrutan tersebut. Anda harus ingat bahwa tidak semua karyawan akan melakukan retensi dan pesaing bisa saja mencoba merekrut karyawan terbaik Anda.
Oleh karena itu, Anda perlu memastikan informasi terkait biaya, gaji, dan benefit karyawan. Jika karyawan merasa hak-haknya terpenuhi, mereka pun akan menjadi lebih produktif dan tidak akan resign secara tiba-tiba.
Baca Juga: HR Digital: Arti, Manfaat, Tahap, dan Langkah Implementasinya
Kesimpulan
Job requisition atau permintaan pekerjaan adalah formulir atau dokumen yang digunakan untuk meminta perekrutan karyawan baru. Formulir ini berisi informasi tentang posisi pekerjaan yang dibutuhkan, tanggung jawab, kualifikasi, jenis posisi, gaji, dan manfaat yang ditawarkan.
Nah, guna mencapai pengelolaan sumber daya yang lebih efisien, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR yang terpercaya.
Anda dapat mengandalkan GajiHub sebagai solusi yang dapat membantu perusahaan Anda dalam mengelola gaji, absensi, perpajakan, dan lainnya secara otomatis melalui smartphone.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.