Software payroll terbaik membantu merampingkan proses operasi perusahaan dagang Anda dan menjadikannya investasi berharga untuk meningkatkan efektivitas. Itulah mengapa penting untuk memilih software payroll dengan hati-hati, berdasarkan kebutuhan dan kemampuan bisnis ANda.
Jika Anda memilih software yang kompleks dan tidak efisien akan menghabiskan waktu dan uang Anda. Jika Anda bergantung pada metode manual, tentu akan membuat waktu banyak terbuang dan ini merupakan tantangan besar. Akurasi dan koordinasi multi-tim juga akan terganggu tanpa menggunakan sistem penggajian digital.
Jadi, bagaimana cara memilih software payroll yang tepat untuk perusahaan dagang? Baca terus artikel ini sampai selesai, karena kami akan memberikan 10 tips sebelum Anda memilih software payroll dan HR yang tepat untuk perusahaan dagang Anda.
1. Perhatikan Kebutuhan Unik Perusahaan
Jenis bisnis
Jenis bisnis Anda memengaruhi persyaratan penggajian Anda. Misalnya, jika Anda memiliki PT maka Anda memerlukan fitur untuk penghitungan PPh karyawan. Pertimbangkan persyaratan unik industri Anda, karena tidak semua perusahaan dagang sama.
Software payroll yang Anda pilih juga harus sesuai dalam hal ukuran, apakah Anda usaha dagang Anda termasuk bisnis kecil atau perusahaan.
Tentukan tujuan Anda
Dengan kesuksesan, akan ada pertumbuhan, dan sistem Anda harus tumbuh bersama Anda. Solusi yang dapat diskalakan akan berarti Anda tidak perlu beralih penyedia secara tiba-tiba, dan Anda dapat yakin bahwa kebutuhan Anda yang berubah akan terpenuhi.
Jumlah karyawan
Pertimbangkan berapa banyak karyawan yang saat ini ada dalam daftar gaji Anda, kebutuhan payroll masing-masing, dan jumlah yang Anda antisipasi untuk tahun depan.
Semakin besar jumlahnya, maka Anda harus memilih software payroll yang memiliki fitur terlengkap. Ingatlah bahwa jumlah karyawan Anda adalah faktor kunci dalam harga yang akan Anda bayar.
Baca juga: Cara Menghitung BPJS Ketenagakerjaan Sesuai Aturan
Jenis karyawan
Anda juga perlu memikirkan jenis karyawan, termasuk pekerja penuh waktu, paruh waktu, dan musiman. Penggajian yang kompleks dapat disederhanakan jika pemrosesan massal tersedia pada software payroll yang Anda pilih.
Jumlah perusahaan
Jika, misalnya, Anda adalah seorang akuntan atau perusahaan induk yang memiliki cabang, Anda harus memproses pembayaran untuk beberapa perusahaan sekaligus.
Ini berarti software payroll yang Anda pilih harus mampu menangani banyak pencatatan, termasuk pencatatan akuntansi dan pembukuan. Beberapa opsi bahkan menyertakan fitur otomatisasi hemat waktu yang mampu terintegrasi dengan software lainnya, contohnya adalah software payroll Gajihub yang bisa terintegrasi sempurna dengan software akuntansi Kledo.
Frekuensi pembayaran
Software payroll untuk perusahaan dagang Anda harus kompatibel dengan frekuensi pembayaran yang Anda butuhkan. Ini mungkin mingguan, dua mingguan, atau bulanan.
Cara Anda membayar karyawan dengan frekuensi yang berbeda juga dapat dipesan lebih dahulu. Pastikan software yang anda pilih mendukung kebutuhan pembayaran Anda.
Baca juga: Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Manufaktur
2. Fungsionalitas yang diperlukan
Pengalaman Anda sebelumnya
Jika Anda sudah terbiasa dengan beberapa software di luar sana, penting untuk mempertimbangkan apa yang bekerja dengan baik dan apa yang tidak.
Mungkin Anda menyukai kesederhanaan antarmukanya, tetapi tidak menyukai kurangnya dukungan ketika Anda menemukan sesuatu yang rumit atau bug terjadi.
Mengetahui apa yang menjadi titik kesulitan Anda dan fungsionalitas apa yang Anda perlukan akan membantu mempersempit pilihan Anda. Timbanglah pro dan kontra dalam hal fitur apa yang paling penting bagi Anda.
Kemampuan pelaporan
Sebagian besar penyedia penggajian menawarkan suite pelaporan bawaan, namun, ada baiknya mempertimbangkan persyaratan internal Anda.
Anda mungkin memerlukan format pelaporan khusus, kemampuan mengekspor, atau bahkan pelaporan kostumisasi.
Pastikan untuk menanyakan apakah laporan yang penting bagi operasi Anda sudah termasuk atau jika ada ketentuan untuk menambahkannya sebagai bagian dari perjanjian, ditambah jangka waktu yang diharapkan.
Baca juga: Tips Memilih Software Payroll untuk Perusahaan Ritel
Penyajian slip gaji
Apakah Anda mencetak slip gaji Anda atau menyediakannya melalui portal online? Jika slip gaji yang dapat disesuaikan adalah suatu keharusan, Anda harus memeriksa opsi yang dipesan lebih dahulu yang tersedia.
Pikirkan pengguna akhir Anda, apakah mereka dapat mengakses slip gaji mereka melalui solusi dengan mudah?
3. Anggaran Anda
Investasi dari waktu ke waktu
Setiap penyedia akan memiliki model pembayaran yang berbeda, termasuk biaya berbasis langganan dan biaya tetap.
Tanyakan apakah akan ada biaya tambahan, termasuk dukungan, untuk memastikan penawaran Anda akurat. Biaya adalah cara termudah untuk mempersempit pilihan Anda, karena Anda akan dapat menimbang fungsionalitas dengan investasi.
Baca juga: Memilih Software Payroll dan HR Untuk Perusahaan Konstruksi
4. Kemudahan Penggunaan
User interface
Seberapa berpengalamankah pengguna yang dituju? Idealnya, perlu ada keseimbangan yang baik antara fungsionalitas dan kesederhanaan. Kemudahan penggunaan adalah pertimbangan penting ketika Anda memperkenalkan sistem baru ke dalam bisnis Anda
Proses login
Jika Anda memproses penggajian untuk beberapa perusahaan, cara termudah untuk melakukannya adalah dengan satu login.
Faktanya, masuk dan keluar untuk setiap perusahaan adalah hal yang umum bagi para akuntan. Periksa setiap batasan akses, termasuk lisensi pengguna.
Kemampuan penggajian massal
Perangkat lunak penggajian modern terkadang menawarkan pemrosesan massal. Ini bisa mencakup pembayaran massal, komunikasi, pembaruan, dan sebagainya. Jika Anda memiliki karyawan dalam jumlah besar, ini akan sangat mempercepat operasi Anda.
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Payroll dan HR Terbaik
5. Kemudahan untuk Karyawan
Employment self sevice (ESS)
Jika perlu, cari tahu apakah dan bagaimana karyawan bisa mengunduh slip gaji dan mengunggah timesheet karyawan. Kepuasan tenaga kerja Anda merupakan pertimbangan penting saat memilih software payroll. Ini berarti harus aman dan mudah dinavigasi.
Cuti dan kehadiran
Carilah software payroll yang memiliki modul cuti dan kehadiran bawaan atau terintegrasi secara mulus dengan sistem manajemen cuti dan kehadiran.
Anda harus dapat mengatur kebijakan cuti organisasi, siklus cut-off kehadiran, dan jam kerja berbasis shift. Anda juga harus dapat berintegrasi dengan perangkat biometrik pilihan Anda untuk mendapatkan data jam masuk dan jam keluar yang akurat untuk karyawan Anda.
Jika Anda memiliki tenaga kerja yang besar, Anda harus dapat menarik data ini dari lokasi kerja yang berbeda. Integrasi yang ketat akan memberdayakan Anda untuk menarik data ini dengan satu klik sebelum Anda memproses penggajian bulanan Anda.
Baca juga: Apa itu Payroll Service? Berikut Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya
6. Persyaratan Teknologi
Perangkat lunak berbasis cloud atau on-premises
Keputusan utama adalah apakah akan memilih perangkat lunak cloud (diakses melalui browser web) atau on-premises (diinstal pada server yang ada di tempat Anda dan diakses melalui setiap komputer yang terhubung ke server tersebut).
Software payroll berbasis cloud seperti Gajihub adalah pilihan yang semakin populer bagi perusahaan karena keamanan, kecepatan, dan kenyamanannya. Namun, karena cloud bergantung pada internet, software on-premises mungkin lebih cocok jika bandwidth terbatas.
Keterbatasan teknologi
Jika Anda memilih software on-premises, software tersebut harus sesuai dengan perangkat keras yang ada saat ini dalam hal penyimpanan dan sistem operasi, ditambah perubahan apa pun yang Anda buat di masa mendatang.
Misalnya, perangkat Apple mungkin tidak didukung oleh infrastruktur lokal yang ada. Sedangkan software payroll berbasis cloud harus kompatibel dengan browser pilihan dan kemampuan broadband Anda. Setiap batasan potensial perlu didiskusikan dengan para pemangku kepentingan jika diperlukan perubahan bisnis.
Integrasi
Apakah ada aplikasi penting yang perlu diintegrasikan dengan proses payroll Anda, misalnya sistem SDM atau proses akuntansi? Jika ada, periksa apakah solusi menawarkan kemampuan ini.
Seperti yang sudah kami katakan diatas, untuk solusi integrasi terlengkap Anda bisa memilih software payroll Gajihub yang sudah terintegrasi dengan sistem HR dan juga akuntansi secara sempurna.
Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Payroll Accounting: Pengertian, Tahapan, Cara Hitung dan Tipsnya
7. Dukungan Pengembang Sofware
Paket dukungan
Software memerlukan dukungan berkelanjutan jika terjadi ketidakpastian atau bug teknis. Cari tahu tingkat dukungan yang disediakan, termasuk apa yang dicakup dan biaya terkait. Anda juga perlu mengetahui kepada siapa Anda akan memiliki akses – apakah itu manajer akun khusus atau tim dukungan teknis.
Patches dan updates
Anda harus selalu menjalankan produk terbaru yang memenuhi persyaratan keamanan dan hukum. Software payroll perusahaan dagang harus menyertakan tambalan dan pembaruan berkelanjutan untuk meningkatkan produk.
Pada sistem berbasis cloud, ini harus bisa dilakukan secara otomatis. Cari konfirmasi apakah pembaruan akan disertakan dalam biaya dan paket dukungan Anda.
Baca juga: Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi: Mana yang Lebih Baik?
8. Kepatuhan terhadap Undang-Undang
Apakah penyedia layanan mempekerjakan ahli pajak atau payroll untuk memastikan Anda tetap patuh? Ini adalah sesuatu yang perlu dipertimbangkan selama proses penjualan untuk jaminan bahwa produk akan selalu memenuhi undang-undang yang mungkin akan terus berubah.
9. Berbicara dengan Orang Lain
Jika Anda memiliki koneksi yang menggunakan perangkat lunak penggajian, ada baiknya membuka diskusi. Apakah ada yang harus Anda hindari – dan mengapa?
Jangan takut dengan perangkat lunak yang lebih baru. Ini sering dikembangkan untuk meringankan rasa sakit dari produk yang sudah mapan dan menawarkan perspektif baru.
Jika Anda mempertimbangkan perangkat lunak yang kurang dikenal, mintalah testimoni untuk melihat bagaimana hal itu bisa menguntungkan Anda.
Baca juga: Payroll Performance: Pengertian Lengkap dan Metrik untuk Mengukurnya
10. Cobalah sebelum Anda Aembeli
Hanya ada begitu banyak yang bisa Anda kumpulkan dari membaca tentang solusi. Jika software payroll yang Anda pilih tampaknya sesuai dengan kebutuhan Anda, mintalah demonstrasi atau uji coba gratis. Dari sana, Anda akan dapat memilih software tersebut jika memang cocok.
Seperti jika Anda memilih menggunakan software payroll Gajihub untuk perusahaan dagang Anda yang bisa Anda cobc secara gratis selama 14 hari atau bahkan selamanya melalui tautan ini.