Proses payroll dalam bisnis ritel lebih dari sekedar mengeluarkan gaji – ini adalah fungsi penting dari sebuah bisnis ritel, oleh sebab itu Anda memerlukan software payroll yang tepat untuk perusahaan ritel Anda.
Salah satu tanggung jawab utama perusahaan adalah memberi kompensasi kepada staf mereka dengan benar dan tepat waktu. Namun, proses payroll dalam bisnis ritel lebih rumit dari itu; perusahaan juga melakukan akuntansi, menyimpan catatan, dan menyisihkan dana untuk pajak, dan disinilah peran software payroll membantu bisnis ritel Anda.
Pada artikel kali ini kami akan memberikan beberapa hal yang bisa Anda pertimbangkan sebelum memilih software payroll untuk perusahaan atau bisnis ritel Anda.
Hal yang Perlu Anda Tahu Sebelum Memilih Software Payroll untuk Perusahaan Ritel
Tentukan risiko penggajian saat menjalankan proses penggajian Anda
Seberapa sering Anda menemukan bahwa Anda melakukan kesalahan penggajian yang umum seperti perhitungan lembur, pembayaran retroaktif, salah mengklasifikasikan karyawan, penundaan pembayaran gaji untuk karyawan yang diberhentikan, salah mengelola catatan, atau tidak membayar karyawan tepat waktu?
Hitung rata-rata waktu siklus penggajian
Waktu siklus menunjukkan berapa hari kerja yang dibutuhkan proses penggajian dari awal hingga akhir. Solusi penggajian otomatis dapat mengurangi waktu ini dari hari ke menit.
Tambahkan total biaya proses penggajian Anda saat ini
Ini termasuk tugas-tugas administratif, seperti mengumpulkan catatan waktu kerja, menghitung penghasilan dan potongan, mengirim informasi ke penyedia penggajian Anda, dan mendistribusikan cek kepada karyawan.
Baca juga: Employer Branding: Pengertian, Tujuan dan Cara Meningkatkannya
Hitung penalti dan risiko kepatuhan yang ditimbulkan oleh proses penggajian Anda saat ini
Bagaimana Anda memelihara catatan penggajian saat ini, seperti data karyawan, pemotongan PPh 21, dan potongan gaji?
Mengetahui jawaban pertanyaan diatas penting sebagai dasar yang harus Anda ketahui sebelum memilih software payroll.
Software payroll dalam bisnis ritel tidak hanya akan memudahkan proses pengelolaan urusan HR dalam bisnis, namun juga dapat memuaskan karyawan Anda sehingga meningkatkan produktivitas, dan pada akhirnya meningkatkan keuntungan bisnis secara keseluruhan.
Tips Memilih Software Payroll yang Tepat untuk Perusahaan Ritel
Saat mengevaluasi software payroll untuk bisnis ritel, Anda perlu menilai bagaimana kemampuan dan dukungan akan memenuhi kebutuhan bisnis Anda saat ini dan di masa mendatang saat Anda mengalami perubahan atau ekspansi.
Inilah yang perlu Anda perhatikan untuk memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
1. Pemrosesan penggajian dan perhitungan pajak yang baik
Sistem penggajian yang dapat menangani berbagai perhitungan – seperti pemotongan PPh 21 dan premi BPJSTK, bonus, gaji liburan, lembur, dll., – harus menjadi prioritas utama.
Gali lebih dalam dan ajukan pertanyaan yang tepat kepada vendor potensial tentang produk untuk membantu Anda memenuhi kewajiban pengiriman uang dan pengarsipan pemerintah Anda.
Dapatkah sistem penggajian mengotomatiskan pembaruan tarif pajak dan formulir pajak? Penting juga untuk memilih solusi yang dapat memfasilitasi proses transfer gaji karyawan Anda secara massal ke pihak Bank.
Carilah sistem yang juga membantu Anda dengan mudah mengonfigurasi penghasilan, pemotongan, dan pajak, serta membuat perubahan.
Dengan lanskap kepatuhan dan regulasi yang berubah setiap hari, Anda juga perlu mencari solusi yang dapat membantu Anda memantau perubahan kepatuhan.
Software payroll yang memfasilitasi dan bisa beradaptasi dengan perubahan industri ritel itu penting, tetapi pastikan juga Anda mencari software payroll yang membuat Anda tetap up to date, seperti menawarkan pusat info yang menampung informasi tentang berbagai pembaruan perangkat lunak tersebut .
Sebagai solusi, biasanya penyedia layanan software payroll menyediakan uji coba gratis untuk waktu tertentu. Seperti misalnya software payroll dan HR Gajihub yang menyediakan uji coba gratis.
Anda bisa menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar dibawah ini:
Baca juga: Memilih Software Payroll dan HR Untuk Perusahaan Konstruksi
2. Tingkat keamanan yang tinggi
Selain otomatisasi penggajian dan pajak, Anda pasti ingin mencari software payroll yang membantu menjaga keamanan dan keselamatan informasi bisnis dan karyawan Anda.
Perhatikan langkah-langkah keamanan yang dimiliki software payroll tersebut saat mengakses data karyawan yang sangat sensitif dan lihat apakah sistem memiliki perlindungan yang akan membantu Anda mengidentifikasi risiko dan penyimpangan dalam akun.
Gajihub sendiri memeliki sistem keamanan setara Bank dan sudah berstandar internasional ISO/IEC 27001. ISO/IEC 27001 sendiri adalah standar internasional yang menetapkan spesifikasi untuk sistem manajemen keamanan informasi atau Information Security Management System (ISMS).
3. Pastikan memiliki fitur employee self service
Karyawan menginginkan kenyamanan mengakses informasi mereka dari mana saja, dan secara real-time. Carilah software payroll dengan solusi seluler yang memberdayakan karyawan untuk melihat dan mengelola detail pribadi mereka seperti gaji mereka, informasi pribadi, dan banyak lagi.
Fitur employee self service juga dapat membantu mengurangi upaya administratif bagi Anda atau tim HR Anda.
Selain itu, kemampuan pemrosesan penggajian seluler adalah opsi lain yang ingin Anda cari untuk memberi administrator alat yang mereka butuhkan untuk membuat perubahan saat dalam perjalanan.
Bagi karyawan, mereka akan mendapatkan kemudahan seperti mengajukan cuti, melihat slip gaji, atau melakukan absensi dengan mudah hanya melalui smartphone.
Baca juga: Mengenal Apa itu Burnout Syndrome, Tandanya, dan Cara Mengatasinya
4. Kemampuan pelaporan penggajian
Kemampuan pelaporan yang tepat akan membantu Anda dan tim Anda membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas, lebih cepat.
Software payroll yang memiliki kemampuan analisis data dan pelaporan seperti Gajihub akan membantu Anda mendapatkan wawasan bisnis yang berharga tanpa menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengelola dasbor.
Misalnya, kemampuan untuk mengakses laporan penggajian dan akhir tahun Anda dari tahun sebelumnya kapan saja, serta laporan yang diarsipkan dari tahun-tahun sebelumnya.
Jika Anda memilih software payroll selain Gajihub, tanyakan kepada penyedia layanan tersebut apakah sistem mereka memiliki laporan penggajian dan laporan akhir tahun yang sudah dibuat sebelumnya dan kemampuan pelaporan lanjutan.
5. Pastikan software tersebut sudah teruji
Ajukan pertanyaan yang tepat untuk memastikan Anda bekerja dengan mitra yang berpengalaman, bukan hanya penyedia layanan.
Tanyakan kepada berbagai vendor untuk beberapa contoh bagaimana mereka membantu perusahaan dengan tantangan spesifik Anda.
Selain itu, penting juga untuk memahami tingkat pengalaman yang mereka miliki dalam mendukung bisnis dengan ekspansi.
Lihat apakah software payroll mereka benar-benar dibangun untuk menangani pertumbuhan eksponensial atau jika Anda akan mengalami kesulitan menambahkan karyawan baru dan menghitung penggajian di berbagai wilayah.
Baca juga: Apa itu Payroll Service? Berikut Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya
6. Dukungan pelanggan yang kuat
Ketika Anda menggunakan sistem penggajian, Anda memiliki kendali atas penggajian Anda, namun, penting bahwa Anda tidak sendirian jika Anda memiliki pertanyaan atau platform tersebut mengalami gangguan.
Mitra yang menawarkan dukungan yang kuat dapat membantu tim penggajian internal Anda mengatasi tantangan yang menciptakan hambatan untuk membayar tenaga kerja secara akurat tepat waktu.
Carilah vendor yang akan mendukung Anda di setiap langkah. Opsi dukungan apa yang mereka tawarkan dan dukungan berkelanjutan seperti apa yang akan Anda terima?
Apakah Anda akan diarahkan ke tim perwakilan yang terlatih dan akrab dengan kebutuhan bisnis Anda? Apa saja opsi komunikasi mereka yang berbeda (misalnya telepon, email, tiket dukungan, dll.) untuk dukungan?
Beberapa penyedia software payroll seperti Gajihub menawarkan dukungan secara online, melalui telepon, atau bahkan keduanya.
Tergantung pada preferensi pribadi Anda, Anda akan ingin memperhitungkan jenis layanan pelanggan yang akan Anda terima saat Anda mengevaluasi pilihan Anda.
Baca juga: Reimburse Adalah: Jenis dan Cara Klaim Reimburse Paling Mudah
7. Proses implementasi yang efisien
Setelah Anda bekerja sama dan menggunakan software payroll yang Anda pilih, Anda mungkin akan membutuhkan panduan untuk proses penggunakan dan operasi yang sukses.
Tanyakan kepada penyedia layanan seperti apa proses implementasi mereka dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan solusi baru.
Apakah ada orang yang berdedikasi yang akan membantu Anda menyiapkan semuanya? Selain itu, beberapa perusahaan software payroll akan menawarkan sumber daya seperti daftar periksa pra-implementasi yang membantu Anda mempersiapkan semua yang dibutuhkan tim Anda untuk proses penggunaan yang mulus, seperti saat Anda menggunakan Gajihub.
8. Fleksibilitas
Temukan solusi yang fleksibel dan mitra yang dapat tumbuh bersama organisasi Anda. Seberapa mudah Anda dapat menambahkan modul jika kebutuhan bisnis Anda berubah?
Tanyakan kepada setiap vendor apakah sistem mereka mendukung perubahan penugasan karyawan, lokasi kerja, dan tarif gaji dengan cepat.
Baca juga: Cara Pengajuan Kenaikan Gaji dan Contoh Suratnya
Kesimpulan
Itulah beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum memilih software payroll untuk perusahaan ritel Anda.
Setelah Anda mengevaluasi kemampuan software payroll yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, ada item lain yang mungkin ingin Anda pertimbangkan untuk membantu Anda merampingkan proses SDM terkait.
Cari tahu apakah penyedia layanan memiliki rencana dan opsi fleksibel yang tersedia jika Anda membutuhkannya di kemudian hari.
Misalnya, dapatkah Anda mencatat dan melacak informasi karyawan dalam satu sistem atau apakah Anda harus memasukkan kembali data di modul lain? Apakah sistem mengotomatiskan proses perekrutan baru sehingga karyawan dapat mengendalikan informasi mereka sendiri seperti kontak, perbankan, dan formulir pajak?
Fitur penting lainnya yang harus dicari adalah kemampuan untuk melacak karyawan mana yang telah menandatangani dokumen perusahaan, seperti buku pegangan dan kebijakan karyawan.
Untuk proses pengelolaan payroll yang praktis dan dinamis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
2 thoughts on “Tips Memilih Software Payroll untuk Perusahaan Ritel”