Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Manufaktur

Proses payroll atau penggajian diperlukan oleh hampir setiap bisnis untuk mengelola pengeluaran karyawan, terlepas dari industrinya. Namun, sektor-sektor tertentu memerlukan lebih dari sekadar software payroll standar untuk mengelola pengeluaran karyawan secara efisien, termasuk dalam perusahaan manufaktur.

Sementara organisasi di industri mana pun memiliki berbagai pekerjaan untuk karyawan mereka, Anda akan sering menemukan bahwa sistem payroll yang berbeda di industri manufaktur.

Perusahaan manufaktur membutuhkan software payroll yang dapat mengelola kompleksitas menjalankan lini produksi. Baik itu tenaga kerja perakitan, pengoperasian mesin, pengemasan, pengiriman, atau pengawasan – semuanya membosankan!

Skala gaji manufaktur biasanya dikaitkan dengan periode pembayaran yang bervariasi untuk karyawan, yang dapat membuat manajemen penggajian menjadi sulit.

Siklus pembayaran yang berbeda, perhitungan tarif yang berbeda, dan persyaratan untuk memecah biaya tenaga kerja terhadap aktivitas produksi individu adalah semua aspek dari proses administrasi yang harus diperhitungkan.

Untuk meringkas, software payroll untuk perusahaan manufaktur haruslah perangkat lunak yang efisien dan cukup mudah beradaptasi untuk menangani seluk-beluk penggajian.

Pada artikel ini kita akan membahas beberapa hal yang bisa Anda ketahui untuk menjadi pertimbangan sebelum Anda memilih software payroll untuk perusahaan manufaktur milik Anda.

Apa Itu Kepatuhan dalam Industri Manufaktur?

Dalam industri manufaktur, kepatuhan bukanlah hal baru. Misalnya, undang-undang kesehatan dan keselamatan telah lama berada di posisi nomor satu kebutuhan yang harus dipenuhi oleh produsen.

Namun, saat ini, kepatuhan akan memerlukan lebih dari sekadar memastikan bahwa orang-orang bekerja di tempat kerja yang aman dan sehat; itu juga akan memerlukan kepatuhan terhadap proses.

Anda bertanggung jawab untuk menjamin bahwa lini produksi Anda seefisien mungkin. Kesulitannya, di sisi lain, adalah mengenali area untuk perbaikan dan mencari tahu cara meningkatkan produksi dan efisiensi.

Berfokus pada sejumlah besar prosedur manual dan alur kerja yang mendorong operasi manufaktur dan mengidentifikasi peluang untuk mendigitalkannya akan menjadi metode yang baik untuk meningkatkan produktivitas dan mencapai kepatuhan.

Baca juga: Tips Memilih Software Payroll untuk Perusahaan Ritel

Tips Memilih Software Payroll untuk Perusahaan Manufaktur

Sekarang setelah kita mengetahui tentang apa itu kepatuhan dalam industri manufaktur, mari kita lanjutkan dan gali lebih dalam tentang tantangan penggajian umum di industri manufaktur:

1. Kepatuhan

Hal yang pertama dan terpenting yang dihadapi industri manufaktur adalah memastikan bahwa sistem penggajian yang digunakannya sesuai dengan undang-undang yang berlaku di Indonesia. Anda sebagai pemilik bisnis juga harus mempertimbangkan kebutuhan karyawan untuk menjaga hubungan jangka panjang dengan mereka.

Departemen penggajian organisasi bisnis mana pun, terutama di bidang manufaktur, harus tetap mendapat informasi tentang hukum dan undang-undang yang terus berubah.

Untuk menjaga kepatuhan, proses penggajian perusahaan harus memiliki sistem untuk memasukkan setiap perubahan kecil atau substansial dalam hukum.

2. Akurasi

Ada begitu banyak faktor yang mempengaruhi skala gaji karyawan, sehingga pasti ada kesalahan. Risiko kesalahan lebih tinggi dalam pemrosesan penggajian manusia daripada dalam sistem otomatis.

Pastikan Anda memilih software payroll yang memiliki tingkat akurasi tinggi dan juga sudah berpengalaman dalam menangani bisnis manufaktur.

Baca juga: Employer Branding: Pengertian, Tujuan dan Cara Meningkatkannya

3. Keamanan dan Privasi

Kebocoran database penggajian dapat merugikan bisnis. Hal ini dapat berdampak pada nilai perusahaan secara keseluruhan. Sangat penting untuk menggunakan sistem penggajian yang aman.

Selidiki lebih jauh software payroll mana yang memiliki standar keamanan terbaik dan pastikan mereka tidak memiliki histori kebocoran data. Jika software payroll yang Anda pilih pernah mengalami kebocoran data di masa lalu, Anda bisa mencarinya di internet.

Gajihub sebagai software payroll dan HR buatan Indonesia sendiri sudah berstandar Internasional ISO/IEC 27001. ISO/IEC 27001 sendiri adalah standar internasional yang menetapkan spesifikasi untuk sistem manajemen keamanan informasi atau Information Security Management System (ISMS).  Anda tidak perlu khawatir kehilangan atau pencurian data penting saat menggunakan Gajihub.

Baca juga: Memilih Software Payroll dan HR Untuk Perusahaan Konstruksi

4. Pastikan memiliki fitur perpajakan

Perusahaan di industri manufaktur bertanggung jawab untuk memotong pajak apa pun sebelum melakukan pembayaran dan mengelola pengeluaran karyawan.

Ditjen pajak terkadang memperbarui aturan pajak secara teratur untuk memastikan kesehatan ekonomi negara. Untuk mencegah penalti dan biaya tambahan, perubahan tersebut harus dimasukkan ke dalam sistem penggajian dalam jangka waktu untuk menjaga kepatuhan.

Oleh sebab itu penting bagi Anda untuk memilih software payroll yang memiliki fitur perpajakan, terutama pajak penghasilan seperti Gajihub.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub melalui tautan pada gambar di bawah ini:

5. Memiliki fitur employee self service

Slip gaji, misalnya, membutuhkan waktu yang lama bagi departemen penggajian untuk memprosesnya. Persyaratan penggajian dan perpajakan sering berubah dalam industri manufaktur, dan data pada slip gaji ikut berubah.

Akibatnya, seorang karyawan harus menghubungi departemen penggajian setiap kali ia perlu memverifikasi potongan gajinya. Opsi atau fitur employee self service dapat membebaskan departemen penggajian dari sebagian tanggung jawabnya.

Menggunakan employee self service  terbaik dapat memberi Anda akses ke fitur layanan mandiri yang sangat dibutuhkan dalam manajemen penggajian dan juga memudahkan karyawan Anda.

Baca juga: Tips Interview: Daftar Pertanyaan Interview dan Tips Menjawabnya

6. Pelaporan real-time

Permintaan untuk pelaporan real-time telah membingungkan para spesialis penggajian karena tren yang berubah dan bisnis yang berkembang pesat. Hampir mustahil untuk memenuhi ekspektasi tersebut tanpa software payroll khusus untuk industri manufaktur.

Oleh sebab itu, jika memungkinkan Anda bisa menggunakan software payroll berbasis cloud yang bisa Anda gunakan kapan saja dan dimana saja sehingga memudahkan Anda membuat pelaporan secara real time.

7. Pastikan sesuai dengan aturan ketenagakerjaan terbaru

Pembatasan impor dan ekspor bervariasi di setiap negara yang beroperasi, membuat manajemen penggajian memusingkan bagi bisnis manufaktur besar.

Banyak perusahaan manufaktur memiliki kantor lokal di negara lain. Mereka harus memasukkan aturan lokal yang mengatur impor dan ekspor ke dalam sistem penggajian mereka. Jika Anda mempekerjakan seseorang dari negara Anda sendiri untuk menjalankan kantor di Negara yang berbeda, skala gaji akan sangat terpengaruh.

Ketika Anda mengirim karyawan ke negara lain untuk pelatihan, Anda perlu memberi kompensasi kepada mereka untuk perjalanan, penginapan, dan biaya lainnya, yang harus diperhitungkan ke dalam sistem penggajian.

Jadi, pastikan Anda memilih software payroll yang memiliki fitur kostumisasi komponenen pendapatan dan pemotongan upah karyawan sehingga memudahkan Anda dalam melakukan proses payroll.

8. Perhitungan lembur

Jumlah yang Anda perlukan untuk membayar karyawan untuk lembur harus dihitung dalam sistem penggajian untuk mengelola pengeluaran karyawan secara efisien.

Sementara freelancing membayar sebanyak jam kerja reguler di beberapa wilayah, Anda harus membayar hampir 1,5 kali lipat dari tarif per jam reguler. Oleh sebab itu, software payroll dalam industri manufaktur harus mampu menangkap dan mengelola penghitungan lembur secara akurat.

Baca juga: Peraturan Kerja Lembur Menurut Undang Undang Ketenagakerjaan Terbaru

9. Penghitungan tunjangan

Setiap perusahaan di industri manufaktur membayar tunjangan berdasarkan peraturan pemerintah dan manajemen perusahaan.

Jumlahnya berfluktuasi tergantung pada profitabilitas dan aturan pemerintah. Selain itu, mungkin berbeda antara satu perusahaan manufaktur di satu kota dan kelompok lain di perusahaan yang sama. Sistem penggajian harus menghitung tunjangan berdasarkan lokasi.

Baca juga: Pengertian Tunjangan: Ini Jenis dan Penjelasan Menurut Undang-Undang

10. Menganalisis dan mengoptimalkan penggajian

Karena lembur berkala yang dilakukan karyawan, unit manufaktur sering kali membayar jauh lebih banyak daripada yang seharusnya.

Penyimpangan seperti itu harus dilacak oleh sistem penggajian, yang harus mengingatkan manajemen.

Jika software payroll dapat mencatat jumlah pembayaran lembur yang lebih tinggi, perusahaan dapat memutuskan untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan berdasarkan kontrak untuk menutupi jam kerja ekstra. Pelaporan semacam itu bisa berdampak signifikan pada pendapatan perusahaan.

11. Integrasi payroll dengan waktu dan kehadiran

Pekerjaan manufaktur biasanya bekerja dengan shift dan dibayar per jam. Ada alternatif digital untuk menggunakan time punch manual untuk absen masuk dan keluar yang akan membuat pelacakan dan pembayaran gaji yang akurat jauh lebih mudah. Punch manual bisa jadi tidak terbaca di tempat yang sama, membuat waktu pukulan sulit diuraikan.

Dengan menggunakan software payroll online, tidak hanya akan mempercepat proses dan memudahkan karyawan, tetapi Anda juga mendapatkan opsi untuk mengunggah informasi kehadiran secara digital ke dalam sistem payroll perusahaan. Hal ini khususnya bermanfaat bagi perusahaan manufaktur besar.

Baca juga: Bonus dan Insentif: Pengertian, Manfaat dan Perbedaan Keduanya

Mudahkan Proses Payroll Perusahaan Manufaktur dengan Gajihub

Industri manufaktur adalah salah satu sumber pendapatan tertua dan terpenting di Indonesia. Selain itu, dorongan “Local Pride” telah meningkatkan industri manufaktur yang sudah kuat di negara ini.

Bisnis manufaktur sedang mengalami transisi yang sangat besar sebagai akibat dari globalisasi, yang menghasilkan serangkaian tantangan penggajian baru yang harus diatasi oleh industri manufaktur.

Untuk solusi pengelolaan bisnis manfaktur Gajihub dirancang untuk memenuhi semua masalah penggajian dan HR dalam industri manufaktur dengan mudah.

Bagaimana kami bisa membantu Anda? Begini caranya:

• Menghitung dan memproses penggajian untuk jam kerja.
• Menghitung upah lembur.
• Integrasi yang mulus dengan sistem absensi untuk pelacakan kehadiran secara real-time.
• Kelola tunjangan penggajian, bonus, pajak, dan asuransi.
• Mengotomatiskan pelacakan waktu shift.
• Kepatuhan hukum ketenagakerjaan.
• Manajemen cuti.
• Kontrol biaya overhead SDM.
• Pelaporan yang mudah.
• Database penggajian terpusat.
• Terintegrasi dengan sistem akuntansi dengan software akuntansi Kledo

Dengan meningkatkan dan mengotomatisasi operasi penggajian yang penting, Gajihub membantu bisnis Anda dan meningkatkan efisiensi dengan cara yang mudah.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub seara gratis untuk memudahkan prosese payroll dan HR dalam bisnis secara gratis melalui tautan ini.