Mengetahui Tugas Staff Payroll dan Skill yang Dibutuhkan

Staff payroll, atau administrator penggajian, memproses gaji karyawan dengan mengumpulkan data penggajian dan timesheet mereka.

Tugas mereka termasuk memverifikasi jam kerja karyawan dan pembayaran melalui sistem penggajian, mengeluarkan potongan, penghasilan dan laporan lainnya kepada karyawan dan memperbarui catatan penggajian secara teratur.

Pada artikel kali ini kita akan membahas tugas dan tanggung jawab Staff payroll beserta skill yang harus mereka kuasai untuk sukses pada peran ini.

Tugas dan Tanggung Jawab Staff payroll

Meskipun Staff payroll memiliki berbagai tugas dan tanggung jawab, peran utama mereka mencakup hal-hal berikut:

• Menjaga dan mendapatkan informasi penggajian dengan mengumpulkan, menghitung dan memasukkan data
• Memperbarui catatan penggajian dengan memasukkan perubahan apa pun pada informasi atau tunjangan karyawan seperti perubahan jabatan dan komisi
• Mempersiapkan laporan yang mencakup ringkasan penghasilan, potongan pajak, cuti tahunan, cuti khusus, dan upah tidak kena pajak
• Menghitung kewajiban penggajian dengan menentukan pajak karyawan, termasuk pajak penghasilan dan menghitung iuran juga melakukan pembayaran BPJS Ketenegakerjaan atau asuransi swasta.
• Menyelesaikan rekonsiliasi penggajian dan menjawab pertanyaan penggajian karyawan
• Mengatur semua operasi penggajian sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan
• Memproses dan menerbitkan formulir 1721 A1 atau bukti potong pajak penghasilan karyawan

Baca juga: Aspirasi Karir Karyawan: Pengertian dan Contoh Jawaban Terbaiknya

Apa yang dilakukan oleh Staff Payroll dalam Organisasi Bisnis?

Staff payroll bekerja di dalam departemen penggajian atau akuntansi perusahaan yang mengumpulkan informasi penggajian karyawan untuk memproses dan mengirimkan gaji.

Mereka akan mengumpulkan timesheet karyawan setelah setiap periode pembayaran dan akan memverifikasi bahwa informasi penggajian dan jam kerja mereka sudah benar.

Untuk proses penghitungan payroll yang lebih mudah dan efisien, banyak admin penggajian juga menggunakan sistem atau software payroll dan HR yang terintegrasi untuk memasukkan data ke dalam sistem payroll.

Salah satu software payroll yang memiliki fitur terintegrasi dengan sistem absensi, manajemen cuti, penghitungan pajak dan lembur adalah Gajihub.

Jika tertarik untuk menggunakan Gajihub, Anda juga bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Payroll staff juga akan berkolaborasi dengan karyawan untuk mengumpulkan informasi pembayaran penting atau menjawab pertanyaan mereka mengenai gaji mereka.

Dengan proses manual, admin penggajian akan bekerja dengan hati-hati untuk menghitung informasi penggajian seperti pajak, potongan, bonus, komisi, dan jam kerja lain yang harus dibayarkan.

Jika ada masalah atau perbedaan penggajian yang terjadi, Staff payroll harus menyelidiki dan menyelesaikannya.

Persyaratan pengalaman staff payroll

Staff payroll tingkat pemula umumnya memulai dengan sedikit atau tanpa pengalaman, sementara admin penggajian tingkat menengah biasanya memiliki pengalaman relevan selama tiga hingga lima tahun.

Jumlah pengalaman yang harus Anda perlukan dalam daftar pekerjaan Anda tergantung pada senioritas posisi dan kebutuhan organisasi Anda.

Baca juga: Mengetahui Rumus Excel Dasar untuk Proses Kerja Lebih Baik

Kepada Siapa Seorang Staff Payroll Melapor?

Staff payroll biasanya akan melapor kepada Payroll Supervisor, yang bertanggung jawab atas seluruh departemen penggajian.

Payroll Supervisors akan memberikan jadwal dan tugas harian kepada Staff payroll. Jika admin penggajian membutuhkan panduan atau saran tambahan mengenai tanggung jawab yang kompleks, mereka biasanya akan meminta bantuan Payroll Supervisors.

Staff payroll juga akan melapor kepada Payroll Specialist untuk pertemuan empat mata, di mana mereka akan mendapatkan umpan balik tentang kinerja mereka dan akan menerima tips untuk meningkatkan kinerja.

Baca juga: Aturan Usia Pensiun Menurut UU Ketenagakerjaan

Di Lingkungan Seperti Spa Biasanya Staff payroll bekerja?

Staff payroll biasanya bekerja di lingkungan kantor bisnis yang berkolaborasi dengan beberapa departemen dan karyawan yang berbeda.

Banyak dari mereka mungkin bekerja di bilik atau di dalam kantor mereka sendiri karena mereka biasanya berurusan dengan informasi pembayaran karyawan rahasia dan keuangan perusahaan.

Ketika mereka memproses penggajian, mereka biasanya akan bekerja secara mandiri di belakang meja mereka, menggunakan layar komputer untuk sebagian besar hari kerja mereka.

Di hari lain, mereka akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk bertemu dengan karyawan atau kepala departemen untuk menyelesaikan keluhan dan mengatasi masalah penggajian.

Baca juga: Payroll Specialist: Pengertian, Jobdesk, dan Skill yang Dibutuhkan

Bagaimana Cara Menjadi Staff payroll yang Baik?

Admin penggajian yang hebat memiliki kemampuan entri data yang efektif untuk memasukkan informasi ke dalam sistem komputer setiap hari.

Mereka juga harus memiliki keterampilan komputer yang sangat baik, sehingga mereka dapat dengan mudah memahami sistem perangkat lunak penggajian umum untuk menyelesaikan tugas pemrosesan penggajian mereka secara efisien.

Karena mereka biasanya memiliki banyak gaji untuk diproses sekaligus, Staff payroll harus memiliki kemampuan manajemen waktu yang mengesankan untuk memastikan setiap gaji dihitung, diajukan, dan dikirim sesuai tenggat waktu masing-masing.

Banyak Admin penggajian harus bekerja sama dengan kepala departemen dan karyawan lain untuk mengatasi kesalahan penggajian atau menjawab pertanyaan apa pun.

Mereka harus menggunakan keterampilan komunikasi dan pemecahan masalah mereka untuk memberikan jawaban profesional dan untuk memastikan masalah pembayaran diselesaikan dengan benar.

Baca juga: Payroll Specialist: Pengertian, Jobdesk, dan Skill yang Dibutuhkan

Keterampilan yang Dibutuhkan Saat Anda Menjadi Staff Payroll

Staff payroll membutuhkan kombinasi beberapa hard skill dan soft skill untuk berhasil dalam peran mereka. Beberapa keterampilan paling umum yang diperlukan untuk peran sebagai spesialis penggajian meliputi:

Keterampilan komunikasi

Keterampilan komunikasi melibatkan kemampuan untuk berkomunikasi baik secara verbal maupun non-verbal dengan mendengarkan, mengamati, berbicara, dan berempati secara aktif.

Admin penggajian harus memiliki keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik sehingga mereka dapat berkomunikasi secara internal dengan karyawan untuk membahas dan menyelesaikan masalah penggajian dan dapat berkomunikasi dengan seluruh departemen penggajian.

Keterampilan entri data

Keterampilan entri data melibatkan kombinasi keterampilan teknis komputer dengan perhatian yang kuat terhadap detail dan akurasi.

Sangat penting bagi admin penggajian untuk akurat dalam data yang mereka masukkan mengenai waktu kerja karyawan dan kompensasi yang terutang untuk memastikan karyawan menerima jumlah gaji yang benar pada waktu yang tepat dan untuk mempertahankan catatan penggajian yang akurat.

Keterampilan manajemen waktu

Keterampilan manajemen waktu melibatkan kemampuan untuk menyeimbangkan dan memprioritaskan tanggung jawab dengan cara yang membantu Anda menyelesaikan pekerjaan tepat waktu sambil juga menjaga keseimbangan kehidupan kerja.

Sangat penting bagi staff payroll untuk memiliki keterampilan manajemen waktu yang sangat baik karena tanggung jawab mereka mengharuskan mereka menghabiskan hari-hari mereka multi-tasking dan untuk memastikan mereka memproses penggajian tepat waktu dan karyawan menerima gaji mereka tepat waktu.

Keterampilan komputer

Keterampilan komputer mencakup kombinasi pengetikan, sistem, dan pengetahuan perangkat lunak. Staff payroll membutuhkan keterampilan komputer yang kuat karena tanggung jawab pekerjaan mereka termasuk mengetik dan menggunakan program seperti Microsoft Office, Kledo, perencanaan sumber daya perusahaan, dan sistem payroll terintegrasi seperti menggunakan Gajihub.

Baca juga: Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Dagang

Contoh Deskripsi pekerjaan Staff Payroll

Pusat panggilan layanan pelanggan kami sedang mencari Staff payroll berpengalaman yang akan mengawasi pemrosesan penggajian dan memastikan semua staf kami menerima gaji tepat waktu dan memiliki pemahaman menyeluruh tentang gaji mereka.

Kami menyadari betapa kerasnya karyawan kami bekerja untuk melayani klien kami dan membantu bisnis kami tumbuh. Kami akan mengandalkan staff payroll kami untuk mengaudit dan memverifikasi semua catatan waktu kerja karyawan dan setiap pemotongan atau pemotongan yang diperlukan untuk mematuhi hukum di Indonesia.

Kandidat yang berhasil akan memiliki setidaknya lima tahun pengalaman dalam proses pengelolaan payroll, menjadi Profesional Penggajian Bersertifikat, dan akan bekerja dengan tim juru tulis penggajian, akuntansi, dan sumber daya manusia kami yang lain untuk memastikan seluruh bisnis berjalan semulus mungkin.

Baca juga: Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Manufaktur

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai tugas seorang Staff payroll atau admin penggajian dalam sebuah bisnis. Artikel ini mungkin berguna untuk Anda yang tertarik menjadi seorang yang mengelola gaji seluruh karyawan dalam bisnis.

Teknologi saat ini membuat semua menjadi lebih mudah, salah satunya adalah proses payroll. Anda bisa mencoba menggunakan sistem payroll modern seperti Gajihub untuk proses kerja yang lebih baik dan praktis.

Gajihub adalah software HR berbasis cloud yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap untuk semua jenis dan skala bisnis.

Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.