Spesialis penggajian atau payroll specialist bertanggung jawab atas pengelolaan aktivitas terkait penggajian dalam organisasi bisnis. Mereka mungkin ditugaskan untuk menghitung dan mendistribusikan gaji karyawan, mengajukan formulir pajak, menangani pendaftaran dan penghitungan tunjangan.
Payroll speialist harus memiliki pemahaman yang kuat tentang undang-undang ketenagakerjaan serta kebijakan perusahaan yang terkait dengan upah, jam kerja, lembur, dan masalah ketenagakerjaan lainnya.
Mereka juga harus mampu menafsirkan undang-undang dan kebijakan ini untuk membuat keputusan tentang cara menangani situasi tertentu yang muncul selama pekerjaan mereka.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu payroll specialist, tugas dan tanggung jawabnya, beserta skill yang dibutuhkan jika Anda ingin menjadi seorang payroll specialist.
Apa yang Dilakukan Payroll Specialist?
Payroll specialist mengawasi semua aspek pemrosesan absensi dan penggajian untuk memastikan pemrosesan penggajian tetap patuh, akurat, dan tepat waktu. Tanggung jawab spesifik dapat bervariasi berdasarkan ukuran perusahaan tempat payroll specialist bekerja dan industri perusahaan, tetapi biasanya termasuk:
- Mempersiapkan dan mengirimkan cek kertas penggajian untuk karyawan yang tidak memiliki setoran langsung
- Mengumpulkan informasi perbankan untuk pengaturan setoran langsung dan memproses setoran pada hari pembayaran
- Membiasakan diri Anda dan mengikuti perkembangan kebijakan yang berkaitan dengan perpajakan gaji, tunjangan dan faktor penggajian lainnya
- Memproses dan memantau perintah garnishment dan masalah lain yang berdampak pada spesifikasi penggajian
- Mendokumentasikan dan menyimpan semua catatan penggajian
- Melakukan audit semi-tahunan dari semua catatan penggajian
- Merekonsiliasi buku besar umum terkait transaksi penggajian
- Mendeteksi dan memproses masalah yang terkait dengan penggajian yang tidak tertagih
- Menanggapi pertanyaan karyawan mengenai masalah penggajian
Baca juga: Pauli dan Kraepelin Tes: Pengertian, Fungsi, dan Perbedaannya
Jobdesk Payroll Specialist
Payroll specialist memiliki berbagai tanggung jawab, yang dapat mencakup:
- Berkomunikasi dengan klien untuk menjawab pertanyaan atau mengatasi masalah terkait pemrosesan penggajian
- Mempersiapkan laporan yang merinci aktivitas penggajian seperti jam kerja, tarif gaji, potongan, dan jumlah gaji bersih
- Memproses dan memelihara catatan karyawan, seperti formulir yang mendokumentasikan perekrutan baru, pemutusan hubungan kerja, transfer, promosi, dan peristiwa lain dalam karier karyawan
- Menghitung biaya penggajian untuk perusahaan dan menyiapkan cek untuk didistribusikan kepada karyawan
- Menghitung dan melacak pajak penggajian untuk perusahaan, termasuk pajak penghasilan, BPJS Ketenagakerjaan, dan pajak lainnya terkait perkerjaan.
- Berkomunikasi dengan departemen sumber daya manusia untuk memastikan bahwa catatannya mutakhir
- Memelihara catatan karyawan seperti lembar waktu dan catatan kehadiran.
- Menangani masalah layanan pelanggan yang terkait dengan layanan penggajian
- Melakukan tugas-tugas administratif lainnya yang terkait dengan pemrosesan penggajian, seperti menjawab panggilan telepon atau email dari karyawan atau manajer mengenai masalah penggajian
Baca juga: Annual Salary dan Annual Income: Pengertian dan Perbedaannya
Skill yang Dibutuhkan Payroll Specialist
Payroll specialist membutuhkan keterampilan berikut ini agar bisa sukses:
Akuntansi
Payroll specialist membutuhkan keterampilan akuntansi untuk memahami catatan keuangan dan membuat perhitungan.
Keterampilan akuntansi dapat membantu Anda memahami anggaran perusahaan dan cara memproses penggajian. Anda juga dapat menggunakan keterampilan akuntansi untuk memverifikasi bahwa perusahaan membayar karyawan dengan benar.
Entri data
Entri data adalah tindakan memasukkan informasi ke dalam komputer. Sebagai payroll specialist, Anda mungkin bertanggung jawab untuk memasukkan informasi karyawan ke dalam database. Hal ini membutuhkan perhatian terhadap detail dan akurasi.
Komunikasi
Komunikasi adalah tindakan menyampaikan informasi melalui ucapan, tulisan, atau metode lainnya. Sebagai payroll specialist, Anda mungkin diminta untuk berkomunikasi dengan karyawan, manajer, dan perwakilan perusahaan lainnya.
Komunikasi yang efektif dapat membantu Anda menyampaikan informasi dengan jelas dan menjawab pertanyaan secara efektif.
Baca juga: Jobdesk Manajer Personalia dan Perbedaanya dengan HR Manager
Manajemen waktu
Payroll specialist sering kali harus mengelola banyak tugas sekaligus. Mereka mungkin harus menghitung dan memasukkan data untuk beberapa karyawan, memasukkan data untuk beberapa periode pembayaran dan mengelola beberapa software seperti software payroll dan HR.
Keterampilan manajemen waktu dapat membantu Anda memprioritaskan tugas dan menyelesaikannya tepat waktu.
Untuk proses pengelolaan payroll yang lebih menghemat waktu, Anda juga bisa menggunakan software payroll dan HR modern seperti Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Perhatian terhadap detail
Payroll specialist harus memiliki keterampilan perhatian yang kuat terhadap detail untuk memastikan mereka memasukkan informasi yang akurat ke dalam sistem penggajian perusahaan.
Mereka juga harus memastikan bahwa mereka memasukkan informasi yang benar ke dalam sistem, seperti nama karyawan, nomor jaminan sosial, dan informasi pribadi lainnya. Perhatian terhadap detail juga penting saat memasukkan data ke dalam database perusahaan lainnya.
Lingkungan Kerja Payroll Specialist
Payroll specialist bekerja di berbagai lingkungan, termasuk departemen penggajian perusahaan, firma akuntansi, dan lembaga pemerintah.
Mereka biasanya bekerja 40 jam seminggu secara teratur, meskipun mereka mungkin harus bekerja lembur selama periode sibuk, seperti akhir tahun fiskal atau kuartal.
Payroll specialist biasanya bekerja di kantor yang cukup terang dan berventilasi. Mereka mungkin duduk untuk jangka waktu yang lama saat bekerja di depan komputer atau berbicara di telepon.
Baca juga: HR Strategist: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan
Tren Payroll Specialist
Berikut adalah tiga tren yang memengaruhi cara kerja payroll specialist. Payroll specialist harus tetap mengikuti perkembangan ini agar keterampilan mereka tetap relevan dan mempertahankan keunggulan kompetitif di tempat kerja.
Pertumbuhan self-service payroll
Pertumbuhan self-service payroll adalah tren yang dengan cepat mendapatkan popularitas di kalangan bisnis. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa hal itu memungkinkan perusahaan untuk menghemat uang dengan menghilangkan kebutuhan akan departemen penggajian tradisional.
Karena semakin banyak bisnis yang mengadopsi model ini, payroll specialist perlu mempelajari cara menggunakan sistem self-service payroll seperti Gajihub. Ini termasuk memahami cara mengatur akun, memasukkan data, dan memproses pembayaran.
Lebih fokus pada keterlibatan karyawan
Keterlibatan karyawan menjadi fokus yang semakin penting bagi bisnis karena mereka berusaha untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya.
Ini berarti bahwa para profesional penggajian perlu memahami strategi untuk melibatkan karyawan dan menjaga mereka tetap bahagia dan produktif.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk tumbuh dan berkembang. Dengan demikian, profesional penggajian dapat membantu memastikan bahwa karyawan mereka siap menghadapi masa depan dan siap menghadapi tantangan baru.
Penggunaan teknologi yang memudahkan proses penggajian
Penggunaan teknologi dalam penggajian berkembang pesat karena bisnis mencari cara untuk merampingkan operasi dan mengurangi biaya.
Tren ini mengarah pada peningkatan permintaan akan payroll specialist yang memiliki keahlian dalam menggunakan teknologi untuk mengelola tugas penggajian.
Payroll specialist harus mampu memanfaatkan teknologi dalam pekerjaan mereka akan sangat diminati karena bisnis terus bergerak menuju metode pembayaran elektronik dan sistem penggajian otomatis, salah satunya dengan menggunakan software payroll dan HR terbaik dari Gajihub.
Baca juga: Pengertian Pengembangan Organisasi, Manfaat, Tahapan, dan Hubungannya dengan HR
Bagaimana Cara Menjadi Payroll Specialist?
Karier sebagai payroll specialist dapat bermanfaat dalam banyak hal. Ini menawarkan kesempatan untuk bekerja dengan orang-orang, yang selalu merupakan nilai tambah; ini juga memberi Anda kesempatan untuk membuat perbedaan dalam kehidupan karyawan Anda dengan memastikan bahwa mereka dibayar dengan benar dan tepat waktu.
Untuk menjadi payroll specialist yang sukses, Anda harus memiliki keterampilan matematika yang kuat dan mampu bekerja secara akurat di bawah tekanan. Anda juga harus mampu menangani banyak tugas secara bersamaan dan mampu bekerja secara mandiri.
Jika Anda ingin menjadi payroll specialist, mulailah dengan mendapatkan pengalaman di bidang akuntansi atau pembukuan.
Ini akan memberi Anda keterampilan yang diperlukan untuk menghitung gaji secara akurat dan memastikan bahwa semua pemotongan yang diperlukan telah dilakukan. Selain itu, ambil kursus sumber daya manusia dan hukum ketenagakerjaan sehingga Anda dapat memahami undang-undang yang mengatur kompensasi karyawan.
Contoh Deskripsi Pekerjaan Payroll Specialist
Di [PerusahaanX], kami memahami bahwa aset kami yang paling berharga adalah karyawan kami. Itulah sebabnya kami mencari payroll specialist yang terampil dan berpengalaman untuk bergabung dengan tim kami.
Kandidat yang ideal akan memiliki pengalaman memproses penggajian untuk organisasi besar, serta pemahaman menyeluruh tentang pajak penggajian.
Mereka akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua karyawan dibayar secara akurat dan tepat waktu, serta menyiapkan dan mengajukan semua laporan pajak penggajian yang diperlukan.
Selain itu, mereka akan menyimpan catatan akurat tentang waktu kerja karyawan, akrual liburan dan cuti sakit, dan data terkait penggajian lainnya.
Tugas & Tanggung Jawab
- Memproses penggajian untuk karyawan secara tepat waktu dan akurat
- Merekonsiliasi penggajian sebelum pengiriman dan memvalidasi data yang dilaporkan
- Menanggapi pertanyaan karyawan mengenai masalah penggajian secara profesional dan sopan
- Memperbarui dan memelihara catatan penggajian karyawan
- Membantu persiapan laporan bulanan, triwulanan, dan akhir tahun
- Membuat laporan ad hoc sesuai permintaan
- Menjaga kerahasiaan informasi sensitif
- Mematuhi semua undang-undang dan peraturan federal, negara bagian, dan lokal
- Melakukan tugas-tugas lain sebagaimana ditugaskan
- Mengikuti perubahan terbaru dalam pemrosesan dan kepatuhan penggajian
- Merekomendasikan perbaikan proses untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi
- Melatih staf baru tentang prosedur penggajian
Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan
- Gelar sarjana di bidang bisnis, akuntansi, keuangan, atau bidang terkait
- 3-5 tahun pengalaman dalam pemrosesan penggajian
- Mahir dalam Microsoft Office, dengan bakat untuk mempelajari perangkat lunak dan sistem baru
- Pemahaman yang kuat tentang undang-undang dan peraturan pajak penggajian federal dan negara bagian
- Keterampilan matematika yang sangat baik dan perhatian terhadap detail
- Kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan memenuhi tenggat waktu dalam lingkungan yang serba cepat
- Integritas dan kerahasiaan tingkat tinggi
Keterampilan dan Kualifikasi yang Diutamakan
- Sertifikasi Certified Payroll Professional (CPP)
- Berpengalaman dengan menggunakan software payroll Gajihub atau perangkat lunak penggajian serupa
- Pengalaman penggajian multi-negara bagian
- Keterampilan manajemen proyek yang kuat
Baca juga: Pengertian HR Analytics, Manfaat, dan Jenisnya
Kesimpulan
Dengan berkembangnya teknologi, peran seoarang payroll specialist semakin penting dalam semua industri untuk memastikan perusahan tersebut memberikan upah sesuai aturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia dengan menggunakan sistem yang modern, salah satunya dengan menggunakan software payroll dan HR.
Dengan menggunakan software ini, Anda tidak hanya akan mendapatkan kemudahan dalam pengelolaan payroll di perusahaan, namun juga akan meningkatkan loyalitas karyawan karena biasanya sistem ini juga menyediakan fitur yang akan memudahkan karyawan.
Misalnya dengan menggunakan Gajihub, karyawan Anda bisa dengan mudah mendapatkan slip gaji, melakukan pencatatan kehadiran, dan pengajuan cuti dengan mudah hanya melalui smartphone. Selain itu, Gajihub juga terintegrasi dengan sempurna dengan software akuntansi Kledo sehingga menjadi solusi kemudahan operasional bisnis secara keseluruhan.
Jik tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
1 thought on “Payroll Specialist: Pengertian, Jobdesk, dan Skill yang Dibutuhkan”