Terkadang, bisnis menggunakan jasa payroll service atau layanan penggajian untuk memproses penggajian. Hal ini dikearenakan memproses penggajian bisa menjadi tugas yang kompleks dan memakan waktu bagi manajer atau perwakilan sumber daya manusia.
Selain membutuhkan pencatatan yang teliti, pengetahuan pajak yang komprehensif, proses ini juga membutuhkan perhatian yang ekstrim terhadap detail dan kebiasaan kerja yang efisien.
Dengan menggunakan jasa penggajian tentunya akan mengurangi jumlah tanggung jawab manual dan waktu yang dibutuhkan untuk memproses penggajian.
Dalam artikel ini, kami membahas apa itu payroll service, bagaimana cara kerja perusahaan penggajian, dan manfaat payroll service.
Apa itu Payroll Service?
Payroll service atau layanan penggajian adalah perusahaan atau organisasi pihak ketiga yang membantu pemrosesan penggajian. Mereka menyederhanakan banyak hal yang terkait dengan pembayaran yang tepat waktu dan akurat, seperti:
- Waktu dan kehadiran karyawan
- Tunjangan pekerja
- Pajak penghasilan
- Transfer ke rekening karyawan
Payroll service modern menawarkan lebih dari sekadar pengiriman pembayaran standar. Mereka bertindak sebagai opsi manajemen penggajian lengkap untuk bisnis dari semua ukuran di semua industri. Berikut adalah beberapa hal yang dapat dibantu oleh payroll service:
- Melacak kehadiran karyawan
- Mengumpulkan informasi upah dan waktu
- Menghitung upah
- Memantau premi kompensasi pekerja
- Menyimpan catatan penggajian elektronik
- Mengikuti undang-undang negara untuk penggajian dan ketenagakerjaan
- Menghitung pajak penggajian
- Mempersiapkan dan mengirimkan formulir pajak karyawan
- Menyiapkan, menyesuaikan, dan membuat setoran langsung
- Mengintegrasikan tunjangan pihak ketiga ke dalam penggajian
Beberapa layanan penggajian juga memberikan dukungan sumber daya manusia tambahan untuk pemberi kerja. Namun, tujuan keseluruhan menggunakan payroll service adalah untuk menjamin bahwa setiap karyawan menerima jumlah pembayaran yang benar tepat waktu, setiap saat.
Baca juga: Mengenal Beberapa Jabatan Perusahaan di Indonesia
Apa yang Dilakukan Payroll Service?
Payroll service merampingkan pemrosesan penggajian Anda. Mereka mengurangi stres pada orang di perusahaan yang bertanggung jawab atas manajemen penggajian dan menghilangkan kesibukan yang berlebihan yang mungkin disebabkan oleh perhitungan penggajian manual.
Misalnya, tanpa perusahaan pengelola penggajian, seorang karyawan mungkin harus melacak jam kerja mereka dan mengirimkannya ke manajer.
Manajer kemudian secara manual memasukkan jam kerja ke komputer dan menghitung gaji karyawan. Dengan layanan penggajian, karyawan akan masuk dan keluar setiap hari, dan layanan akan secara otomatis melacak jam kerja mereka untuk menghitung gaji mereka.
Baca juga: Rekrutmen Internal dan Eksternal: Kelebihan dan Kekurangannya
Bagaimana Cara Kerja Payroll Service?
Sebagian besar payroll service adalah layanan berbasis internet. Ketika Anda menyewa perusahaan layanan penggajian, mereka akan menunjukkan kepada Anda cara mengakses layanan mereka secara online.
Ini sering kali merupakan titik masuk tunggal ke situs web yang membantu waktu dan kehadiran, pemrosesan pembayaran, pajak, dan lainnya.
Karyawan masuk setiap hari untuk masuk dan keluar untuk shift mereka. Platform ini melacak jam kerja mereka secara otomatis. Pada akhir periode pembayaran, Anda dapat meninjau dan mengonfirmasi jam kerja mereka.
Payroll service menghitung gaji mereka, mengurangi pajak yang diperlukan, pemotongan dan pengurangan dan membayar karyawan. Layanan penggajian biasanya juga membayar karyawan melalui setoran langsung, tetapi opsi lain mungkin juga tersedia seperti melalui dompet digital atau sejenisnya.
Baca juga: Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya
Berapa Baya Payroll Service?
Payroll service bisa jadi mahal, tetapi sering kali merupakan investasi yang baik untuk bisnis, terutama jika Anda adalah pemilik bisnis yang memiliki banyak karyawan.
Biaya payroll service bervariasi. Berikut adalah beberapa faktor yang memengaruhi berapa banyak Anda membayar untuk payroll service:
- Layanan yang Anda butuhkan
- Jumlah karyawan di perusahaan
- Jumlah periode pembayaran per tahun
Jika perusahaan Anda menyewa payroll service untuk beberapa layanan, biayanya kemungkinan akan meningkat.
Misalnya, layanan mungkin lebih mahal jika Anda menambahkan integrasi tunjangan pihak ketiga ke pemrosesan penggajian dasar Anda. Selain itu, beberapa perusahaan menagih Anda untuk layanan dukungan online dan telepon.
Baca juga: Contoh Kompensasi dan Jenisnya yang Wajib HR Ketahui
Apa Manfaat Menggunakan Payroll Service dalam Proses Operasional Perusahaan?
Berikut adalah beberapa manfaat bekerja dengan perusahaan layanan penggajian:
Merampingkan pemrosesan penggajian Anda
Menggunakan payroll service mengkonsolidasikan perangkat lunak terkait penggajian Anda ke dalam satu lokasi yang nyaman.
Situs web yang sama berfungsi sebagai titik akses untuk banyak hal, seperti pelacakan jam kerja karyawan, penghitungan penggajian, dan manajemen setoran langsung.
Anda dapat menghindari kebingungan atau program yang bertentangan dengan menyederhanakan prosesnya.
Memungkinkan Anda menggunakan waktu Anda untuk hal lain
Jika Anda bekerja di bidang SDM atau manajemen, perusahaan penggajian mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk proses penggajian.
Anda tidak lagi harus menghabiskan waktu Anda untuk memasukkan informasi karyawan, menghitung upah atau mendistribusikan pembayaran.
Sebaliknya, Anda dapat memfokuskan waktu Anda pada tugas-tugas yang lebih penting yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab Anda.
Baca juga: Pengertian Tunjangan: Ini Jenis dan Penjelasan Menurut Undang-Undang
Memantau waktu dan kehadiran karyawan lebih mudah
Layanan penggajian menawarkan opsi jam masuk yang mudah bagi karyawan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memantau jam kerja mereka dan melacak kehadiran mereka.
Beberapa layanan juga menyertakan kemampuan untuk memproses permintaan cuti berbayar dalam sistem.
Memastikan informasi pajak penghasilan yang benar
Perusahaan payroll service menghitung dan memotong pajak penggajian yang tepat untuk setiap gaji. Mereka membantu dengan pajak penghasilan atau PPh 21 dengan benar. Perusahaan-perusahaan ini sering membantu menyiapkan dan mendistribusikan formulir pajak karyawan juga, seperti formulir 1721 A1.
Membayar karyawan tepat waktu
Perusahaan payroll service memastikan Anda membayar semua karyawan tepat waktu. Mereka juga memastikan bahwa setiap karyawan menerima jumlah yang benar. Oleh karena itu, menyewa payroll service membantu Anda menghindari pembayaran yang tertunda atau salah.
Baca juga: Payroll Accounting: Pengertian, Tahapan, Cara Hitung dan Tipsnya
Apa Perbedaan Antara Payroll Service dan Software Payroll?
Payroll service memungkinkan Anda untuk melakukan outsourcing pemrosesan penggajian Anda, yang berarti Anda dapat memfokuskan waktu Anda pada tanggung jawab bisnis lainnya.
Sebagai perbandingan, software payroll seperti Gajihub mengharuskan Anda untuk memasukkan dan menghitung penggajian secara manual, tetapi memberi Anda lebih banyak kendali atas pemrosesan penggajian.
Setelah Anda memasukkan semua informasi, software ini akan menghitung pembayaran dan menghasilkan cek untuk Anda cetak atau kirim melalui setoran langsung, lalu memberikan slip gaji karyawan secara online.
Software payroll sering kali lebih murah daripada bekerjasama dengan perusahaan layanan penggajian, tetapi mungkin sulit untuk dinavigasi kecuali Anda memiliki pengalaman akuntansi.
Jika Anda ingin menggunakan software payroll daripada layanan penggajian, teliti dalam penelitian Anda untuk menemukan software payroll yang mudah digunakan seperti Gajihub.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan payroll karena sistem Gajihub terintegrasi dengan fitur manajemen kehadiran, absensi, pajak penghasilan, BPJS Ketenagakerjaan, dan masih banyak lagi.
Terarik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Payroll Performance: Pengertian Lengkap dan Metrik untuk Mengukurnya
Apa yang Perlu Anda Pertimbangkan Sebelum Memilih Software Payroll atau Payroll Service?
Memutuskan antara menggunakan layanan penggajian dan software payroll pada akhirnya tergantung pada preferensi dan kebutuhan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda membuat keputusan:
Anggaran
Layanan penggajian mungkin lebih mahal daripada software payroll, tetapi mempercayai seorang profesional dengan pemrosesan penggajian Anda membantu mencegah kesalahan perhitungan dengan pajak, yang berpotensi menghemat uang perusahaan Anda di masa depan.
Jumlah karyawan
Menangani manajemen penggajian manual dengan software payroll untuk tim besar bisa jadi sangat memakan waktu dan menyulitkan, tetapi ini mungkin pilihan yang baik untuk bisnis kecil dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit.
Pengalaman Anda
Menggunakan software payroll mungkin mudah bagi Anda jika Anda memiliki pengalaman akuntansi atau penagihan sebelumnya. Jika Anda tidak memiliki pengalaman ini, melakukan outsourcing penggajian ke layanan penggajian mungkin merupakan pilihan yang lebih baik.
Jadwal Anda
Bekerja dengan layanan penggajian memungkinkan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk menangani tugas-tugas lain daripada jika Anda harus menggunakan perangkat lunak penggajian.
Layanan tambahan
Layanan penggajian sering kali menawarkan layanan yang lebih komprehensif daripada software payroll, seperti alat manajemen waktu dan tunjangan pihak ketiga seperti asuransi jiwa dan sejenisnya.
Baca juga: Apa itu Payroll? Berikut Artinya, Proses, dan Tips Mengelola Payroll
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai payroll service dan keuntungan yang Anda dapatkan dari menggunakan jasa penggajian ini.
Seperti yang sudah kami jelaskan diatas, jika Anda merasa layanan penggajian merupakan solusi yang mahal, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll seperti Gajihub untuk proses penggajian dan pengelolaan HR management yang lebih baik.
Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan menghitung dan melakukan pengelolaan penggajian dengan mudah karena terintegrasi dengan sistem absensi online, manajemen cuti, employement self service, pajak penghasilan, manajemen aset, dan masih banyak lagi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.