Slip gaji elektronik – juga dikenal sebagai slip gaji online dan epayslip – adalah cara paling umum bagi karyawan untuk menerima slip gaji mereka. Di sini kami akan berbagi manfaat utama dari memberikan slip gaji online bagi tim penggajian yang masih belum beralih dari cara manual.
Secara tradisional, karyawan akan menerima slip gaji kertas setiap minggu atau setiap bulan, dan banyak yang masih melakukannya.
Namun, seiring dengan perkembangan teknologi dan pengaruhnya terhadap cara kita berkomunikasi, tim penggajian telah memenuhi harapan karyawan yang berubah. Slip gaji elektronik sekarang sering kali menjadi standar, bukan pengecualian.
Laporan distribusi slip gaji CIPP terbaru menemukan bahwa 60% organisasi memberikan slip gaji elektronik melalui fasilitas layanan mandiri online (dengan 32% lainnya menggunakan email).
Distribusi slip gaji telah mengalami pergeseran yang signifikan sejak CIPP pertama kali memulai penelitiannya pada tahun 2008, di mana hanya 12% yang menggunakan fasilitas layanan mandiri online
Pada artikel kali ini kami akan membahas secara mendalam apa itu slip gaji online dan keuntungan menggunakan slip gaji online dalam bisnis Anda.
Apa itu Slip Gaji Online?
Kadang-kadang dikenal sebagai slip gaji elektronik atau epayslips, seperti namanya, slip gaji online adalah versi elektronik dari slip gaji kertas tradisional, berisi semua informasi yang sama dalam format online.
Hanya satu dekade yang lalu, slip gaji elektronik dianggap sebagai hak istimewa bagi segelintir bisnis, ditawarkan terutama kepada karyawan berbasis kantor yang memiliki akses ke komputer perusahaan.
Hal ini membuat kasus bisnis untuk slip gaji elektronik sulit untuk dilakukan, karena tim penggajian bergulat dengan menyeimbangkan cost-benefit: antara biaya pengaturan dan tingkat keikutsertaan karyawan.
Namun, seiring dengan kemajuan teknologi, begitu juga dengan ekspektasi karyawan. Kita sekarang melihat banyak bisnis yang menggunakan solusi digital yang ingin membuat pengelolaan bisnis dengan lebih baik.
Baca juga: Apa Itu UMK? Ini Pengertian, Manfaat, dan Peraturan di Indonesia
Berbagai Cara untuk Mengirimkan Slip Gaji Online
Ada banyak cara berbeda untuk mengirimkan slip gaji online, misalnya:
- Intranet perusahaan
- Email
- Lampiran
- Embed
- Tautan web
- Aplikasi seluler
- Online portal (mobile-optimised)
Semuanya memiliki kelebihan dan kekurangan, tetapi perbedaan utama di antara opsi-opsi ini adalah aksesibilitas, keamanan, dan ketersediaan.
Apa pun cara yang Anda pilih untuk mengirimkan slip gaji, pastikan itu aman! Anda harus menekankan hal ini.
Slip gaji berisi informasi keuangan dan sensitif yang bersifat pribadi bagi setiap karyawan, dan Anda bertanggung jawab untuk meminimalkan peluang data pribadi karyawan dilihat oleh orang yang salah atau berdampak pada privasi seseorang.
Inilah sebabnya mengapa masih mengejutkan melihat bahwa 32% organisasi tidak mengirimkan slip gaji melalui email kepada karyawan, karena secara inheren, ini tidak dianggap sebagai metode komunikasi yang aman.
Baca juga: Surat Perjanjian Kerjasama dan Unsur yang Ada di Dalamnya
Jadi, Mengapa Anda Harus Menggunakan Slip Gaji Online?
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, tim penggajian pernah merasa sulit untuk menjustifikasi cost-benefit dari memberikan slip gaji elektronik, sehingga mereka terus memberikan slip gaji kertas.
Kekhawatiran utamanya adalah bahwa tidak semua karyawan ingin menerima slip gaji elektronik, sehingga perjuangan tim penggajian adalah mengelola dua proses yang berbeda: mencetak slip gaji kertas untuk banyak orang dan menggunakan slip gaji online untuk beberapa orang.
Tetapi, hal ini seharusnya tidak lagi menjadi masalah. Karyawan sekarang mengharapkan dokumen yang Anda kirimkan tersedia secara online (seperti halnya mereka mengharapkan untuk menerima laporan online dari bank).
Juga beralih ke slip gaji elektronik tidak berarti Anda harus mengirimkan 100% online. Penting untuk tidak melupakan preferensi karyawan Anda.
Di sini kami membagikan tujuh manfaat utama saat Anda menggunakan slip gaji online:
1. Perlindungan data yang lebih baik: data karyawan aman
Slip gaji kertas sering dicetak dan dikirim ke alamat rumah, atau didistribusikan secara manual kepada karyawan di kantor, toko dan cabang.
Ada unsur kerentanan dalam metode pengiriman ini karena slip gaji bisa hilang, salah tempat, atau didistribusikan kepada orang yang salah.
Slip gaji online memberikan perlindungan data yang lebih baik karena solusi yang aman mengharuskan karyawan memasukkan informasi yang unik bagi mereka, seperti nama pengguna dan kata sandi, dan pertanyaan keamanan.
Keamanan dan perlindungan data karyawan sangat penting. Apakah solusi slip gaji elektronik yang Anda gunakan atau pertimbangkan menawarkan perlindungan data ekstra seperti proses login dua tingkat, otentikasi dua faktor, dan akses administrator yang ketat?
2. Peningkatan produktivitas: mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses manual
Slip gaji online dapat memangkas waktu yang Anda habiskan untuk proses dokumen karyawan secara manual dan berulang hingga 98%. Waktu Anda akan bebas digunakan untuk tugas-tugas penting lainnya.
Bagi kebanyakan bisnis, membutuhkan waktu lima jam per minggu untuk mencetak slip gaji bagi 9.000 karyawan mereka. Setiap anggota tim penggajian menghabiskan waktu tiga jam lagi untuk memisahkan slip gaji yang terdiri dari banyak bagian dan mempersiapkannya untuk pengiriman.
Dengan memberikan slip gaji online seperti yang ada pada software payroll dan HR Gajihub – bisnis dapat menghemat waktu administrasi 156 hari dalam setahun.
Jika tertarik dengan proses payroll yang lebih baik dalam bisnis, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini:
Baca juga: Contoh Slip Gaji, Beserta Pengertian, Fungsi dan Tips Membuatnya
3. Penghematan biaya: mengurangi pengeluaran untuk ongkos kirim
Bayangkan jika perusahaan Anda memiliki karyawan yang bekerja remote. Sebelum menggunakan solusi slip gaji elektronik, banyak perusahaan yang biasa mengirimkan slip gaji kertas kepada tenaga kerja mereka di luar Negeri
Volume besar karyawan yang dibayar mingguan dan bulanan berarti memberikan slip gaji kertas sangat mahal bagi perusahaan karena biaya pencetakan yang tinggi dan kenaikan tarif ongkos kirim.
Tim penggajian merasa sangat sulit untuk menghasilkan anggaran tahunan karena mereka tidak tahu kapan perusahaan ekspedisi akan menaikkan tarif ongkos kirim mereka dan berapa banyak.
Jika Anda beralih ke slip gaji online, perusahaan mencapai pengembalian investasi yang cepat dan menghemat banyak biaya yang bisa Anda gunakan untuk pengembangan fungsi bisnis lainnya.
Biasanya, persiapan dan pengiriman slip gaji kertas dapat menghabiskan biaya lebih minimal Rp9000 per slip gaji. Dengan menggunakan slip gaji online, Anda akan mengurangi biaya tersebut hingga lebih dari 80%.
Oleh karena itu, penghematan biaya selama setahun sangat besar. Solusi slip gaji elektronik yang baik menggunakan struktur harga yang sederhana, di mana Anda membayar untuk dokumen yang Anda unggah, bukan jumlah karyawan yang Anda miliki.
4. Akses dari mana saja: akses jarak jauh untuk tim penggajian
Ada solusi slip gaji online yang memungkinkan Anda dan tim Anda mengunggah data pembayaran secara online yang aman dari mana saja.
Yang Anda perlukan hanyalah perangkat dengan koneksi internet, memberikan Anda cara kerja yang lebih efisien, fleksibel, dan hemat.
Hal ini terus menjadi manfaat penting bagi tim penggajian karena sebagian besar tenaga kerja mungkin masih diminta untuk bekerja dari rumah dan secara remote.
Dan kebutuhan akan akses jarak jauh ke perangkat lunak dan layanan penggajian sangat penting bagi tim penggajian untuk memenuhi tenggat waktu kepatuhan.
Dengan menyediakan slip gaji elektronik, di mana pun Anda atau karyawan Anda berada, Anda dapat dengan mudah dan cepat mengirimkan slip gaji pada atau sebelum hari gajian.
Baca juga: Bonus dan Insentif: Pengertian, Manfaat dan Perbedaan Keduanya
5. Pengalaman karyawan yang lebih baik: semua dokumen ada di satu tempat
Berapa banyak panggilan telepon yang diterima tim penggajian Anda yang meminta salinan slip gaji? Slip gaji kertas mengharuskan karyawan untuk menyimpan salinannya di tempat yang aman, namun sering kali salah tempat.
Dengan menggunakan slip gaji online, Anda memiliki satu tempat yang aman untuk mengirimkan slip gaji elektronik, berarti karyawan tidak perlu lagi khawatir menemukan slip gaji lama, karena semua dokumen yang lalu dan saat ini dihosting secara online di satu tempat yang aman.
Jadi, masalah karyawan berkurang dan panggilan telepon untuk tim Anda juga berkurang.
Selain itu, solusi slip gaji online dari software payroll Gajihub memungkinkan Anda menyediakan satu tempat yang aman untuk slip gaji yang lalu dan saat ini serta dokumen karyawan lainnya. Misalnya:
- Potongan BPJS Ketenagakerjaan
- Nomor NPWP
- Laporan potongan pajak penghasilan
- Saldo cuti
- Timesheet karyawan
- Dokumen kebijakan perusahaan
- Dan masih banyak lagi
6. Slip gaji tersedia 24/7: kapan saja, di mana saja dari perangkat apa pun yang terhubung
Kita hidup di dunia yang selalu terhubung, di mana kita mengharapkan informasi berada di ujung jari kita dalam hitungan detik.
Ekspektasi karyawan telah berubah; mereka ingin menerima pengalaman kelas konsumen yang sama dari perusahaan mereka juga.
Mereka ingin mengakses informasi karyawan mereka, termasuk slip gaji, di mana pun mereka berada: di tempat kerja, di rumah, atau saat bepergian. Tidak hanya itu, tetapi mereka juga ingin informasi tersedia bagi mereka kapan saja setiap hari.
Memberikan slip gaji online, berarti karyawan dapat melihat informasi gaji mereka kapan saja, di mana saja dari perangkat apa pun yang terhubung.
Itulah mengapa solusi slip gaji elektronik yang Anda pilih harus memiliki ketersediaan 24/7 dari perangkat apa pun yang terhubung internet.
Baca juga: Payroll Accounting: Pengertian, Tahapan, Cara Hitung dan Tipsnya
7. Tersedia untuk semua karyawan: pekerja kontrak, staf kantor, staf jarak jauh, dan pensiunan
Slip gaji online dapat diakses di rumah, kantor, atau di perjalanan sehingga Anda dapat mengirimkan dokumen digital untuk semua orang. Yang mereka butuhkan hanyalah perangkat yang terhubung ke internet.
Untuk mendapatkan dukungan karyawan, Anda harus inklusif secara digital. Pastikan solusi slip gaji elektronik yang Anda pilih dapat dengan mudah mengirimkan slip gaji elektronik kepada semua karyawan Anda dan bukan hanya mereka yang memiliki alamat email perusahaan atau akses ke intranet perusahaan Anda. Ini harus mencakup pekerja kontrak, staf jarak jauh, dan pensiunan.
Meskipun banyak karyawan akan lebih menyukai pengalaman digital menerima slip gaji elektronik, sebagian tenaga kerja Anda masih memerlukan dokumen cetak.
Tetapi jangan khawatir, dengan Gajihub Anda bisa juga dengan mudah mencetak slip gaji hanya dengan satu klik dan diberikan kepada karyawan Anda.
Baca juga: Struktur dan Skala Upah: Pengertian, Tahapan, dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Saat ini hampir semua ukuran bisnis menggunakan slip gaji online untuk kemudahan proses payroll dan HR, terutama perusahaan kecil dan menengah, peluang untuk memangkas biaya, meningkatkan keamanan data dan membuat hidup lebih mudah bagi karyawan.
Anda dan tim Anda perlu mengidentifikasi apakah akan melakukan proses penggajian Anda sendiri atau apakah akan mengalihdayakannya ke penyedia layanan.
Anda juga perlu memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi peraturan perlindungan data dan Anda perlu memastikan tim Anda berkomunikasi secara efektif dengan karyawan Anda.
Terlepas dari itu semua, memilih slip gaji online sebagai solusi dari rumitnya proses penggajian karyawan Anda adalah hal terbaik untuk meningkatkan efisiensi dalam proses kerja dan menghemat biaya yang harus Anda keluarkan dari sistem penggajian manul.
Jadi tunggu apalagi? Gunakan solusi slip gaji online dengan menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
3 thoughts on “Slip Gaji Online: Pengertian dan Keuntungan Menggunakannya”