Apa itu Payroll? Berikut Artinya, Proses, dan Tips Mengelola Payroll

Payroll artinya adalah penggajian jika diartikan dalam bahasa Indonesia. Menjalankan bisnis melibatkan pengelolaan berbagai tugas dan tanggung jawab. Salah satu persyaratan terpenting pemilik bisnis adalah memberi kompensasi kepada karyawan.

Pemrosesan payroll memfasilitasi pengelolaan dan pendistribusian kompensasi karyawan dan membantu memastikan organisasi Anda mematuhi persyaratan pajak.

Dalam artikel ini, kita membahas lebih lanjut apa itu artinya payroll, langkah-langkah yang terlibat dalam pemrosesan penggajian, dan tips untuk melakukan kegiatan payroll dalam bisnis yang lebih baik.

Apa Artinya Payroll?

Process payroll mengacu pada pengelolaan semua aspek pembayaran gaji dan tunjangan karyawan. Artinya, proses  payroll ini mencakup langkah-langkah untuk memastikan Anda menghitung, melacak, dan mendistribusikan pembayaran karyawan dengan benar. Pemrosesan penggajian juga melibatkan penentuan jumlah uang yang benar untuk ditahan untuk keuntungan perusahaan, pajak, dan dedikasi lainnya.

Pemrosesan penggajian bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Beberapa perusahaan akan mempekerjakan orang tertentu untuk mengelola dan mengatur pembayaran penggajian mereka secara internal, atau mereka dapat mendelegasikan tugas tersebut kepada HR departement.

Namun, perusahaan lain dapat menyewa perusahaan eksternal atau menggunakan platform untuk mengotomatiskan pemrosesan pembayaran mereka, yang memerlukan pemantauan dan upaya internal yang minimal.

Langkah-langkah dalam Memproses Payroll

Ikuti langkah-langkah ini untuk memproses payroll dengan benar:

1. Tentukan NPWP perusahaan

Mulailah dengan menentukan NPWP badan usaha di perusahaan Anda. Ini adalah nomor identifikasi yang digunakan pemerintah untuk melacak pajak gaji bisnis dan pendapatan dan memastikan Anda memenuhi persyaratan yang diperlukan.

Jika Anda belum mengetahui atau malah belum memiliki NPWP perusahaan, ada baiknya jika Anda melakukan pengajuan NPWP badan usaha di kantor pajak.

2. Kumpulkan informasi pajak karyawan

Kumpulkan informasi pajak dari karyawan Anda. Karyawan akan mengisi formulir yang berbeda berdasarkan jenis pekerjaan dan gaji yang mereka dapatkan. Hal ini juga berkaitan dengan tarif PPh 21 yang akan di potong sesuai dengan nilai gaji yang karyawan Anda dapatkan.

Baca juga: Supervisor Adalah: Pengertian, Tugas, Gaji dan Bedanya dengan Manager

3. Tetapkan jadwal payroll

Tentukan jadwal seberapa sering Anda akan membayar karyawan Anda. Dasarkan keputusan Anda pada apa yang terbaik untuk bisnis Anda. Jadwal penggajian umum termasuk membayar karyawan:

• Bulanan: 12 gaji per tahun
• Setengah bulanan: 24 gaji per tahun
• Dua mingguan: 26 gaji per tahun
• Mingguan: 52 gaji per tahun

Buat kalender yang menentukan semua hari gajian untuk tahun tersebut. Tentukan hari pembayaran berdasarkan jadwal penggajian yang Anda pilih dan berapa hari Anda perlu memproses penggajian untuk memastikan karyawan menerima uang mereka tepat waktu.

Sangat penting untuk mempertimbangkan tanggal pengajuan pajak tahunan, hari libur dan tanggal pajak triwulanan saat membuat kalender Anda. Distribusikan kalender kepada karyawan Anda, dan pastikan untuk mengevaluasi kembali dan menyesuaikan kalender setiap tahun.

4. Tentukan metode pembayaran karyawan

Tentukan bagaimana Anda akan membayar karyawan Anda, seperti melalui cek kertas, transfer langsung, atau uang cash. Pertimbangkan untuk mengizinkan karyawan Anda memilih metode mana yang mereka sukai.

Jika mereka memilih transfer langsung, kumpulkan informasi rekening bank yang diperlukan dari mereka sehingga Anda dapat mengatur setoran dengan benar.

5. Kembangkan kebijakan penggajian

Buat pemrosesan penggajian yang menetapkan pedoman untuk diikuti oleh departemen penggajian Anda dan dipahami oleh karyawan Anda. Dalam kebijakan Anda, tentukan hal-hal seperti:

• Bagaimana karyawan melacak waktu dan kehadiran mereka
• Potongan gaji wajib dan sukarela
• Persyaratan negara dan perusahaan untuk istirahat berbayar dan tidak berbayar
• Jumlah periode pembayaran per tahun
• Proses untuk meminta cuti
• Apa itu minggu kerja?
• Siapa yang berhak dan tidak berhak atas uang lembur
• Struktur upah perusahaan Anda
• Proses pencatatan penggajian perusahaan Anda

6. Pilih manajer penggajian

Tentukan siapa di dalam perusahaan Anda yang akan bertanggung jawab untuk memproses payroll. Beberapa organisasi mempekerjakan seorang karyawan secara khusus untuk menangani proses payroll, sementara yang lain mungkin menunjuk tanggung jawab kepada manajer SDM, manajer kantor atau orang serupa.

Sangat penting untuk memilih seseorang dengan keterampilan organisasi dan analitis yang kuat dengan perhatian yang kuat terhadap detail dan kemampuan teknis yang diperlukan.

Baca juga: Apa itu Attendance Management System? Berikut Pembahasan Lengkapnya

7. Hitung gaji kotor karyawan

Setelah Anda menentukan jadwal dan kebijakan penggajian, hitung gaji kotor setiap karyawan. Gaji kotor adalah jumlah gaji karyawan sebelum dikurangi pajak atau pengurangan. Namun, perhitungan gaji kotor bervariasi untuk upah per jam dan gaji.

Berikut rumus untuk menghitung gaji kotor untuk karyawan per jam:

Tarif per jam x jumlah total jam kerja dalam periode pembayaran = gaji kotor per jam

Penting untuk dicatat jika seorang karyawan per jam bekerja lembur. Karyawan yang bekerja lembur mendapatkan satu setengah kali upah per jam normal mereka untuk setiap kali mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu. Gunakan rumus ini untuk menghitung gaji kotor lembur:

(1,5 x tarif per jam) x jumlah total jam kerja selama 40 jam dalam seminggu kerja = upah kotor per jam lembur

Untuk menentukan total gaji kotor untuk seorang karyawan per jam yang bekerja lembur, tambahkan gaji kotor standar dan gaji kotor lembur bersama-sama.

Misalnya, seorang karyawan menghasilkan 12.000 per jam dan bekerja 52 jam dalam seminggu, dan mereka menerima gaji mingguan. Gaji kotor per jam mereka adalah 480.000, dan upah kotor lembur mereka adalah 216.000. Bersama-sama, total gaji kotor mereka untuk minggu ini adalah 696.000.

Gaji kotor untuk karyawan yang digaji tergantung pada gaji tahunan mereka dan jumlah periode pembayaran per tahun. Gunakan rumus ini untuk menghitung gaji kotor untuk karyawan yang digaji:

Gaji tahunan / jumlah periode pembayaran per tahun = gaji kotor gaji

Misalnya, seorang karyawan menghasilkan  42.000.000 per tahun, dan mereka dibayar dengan jadwal penggajian setengah bulanan. Untuk menghitung gaji kotor mereka, bagilah 42.000.000 dengan 24. Gaji kotor karyawan untuk setiap periode pembayaran adalah 1.750.000.

8. Hitung potongan karyawan

Hitung potongan setiap karyawan. . Anda mungkin juga perlu menghitung biaya asuransi dan persyaratan manfaat lainnya untuk menghitung pengurangan.

Beberapa contoh umum pemotongan karyawan meliputi:

• Iuran BPJS Ketenegakerjaan
• Pajak penghasilan
• Cicilan utang karyawan kepada perusahaan jika karyawan melakukan pinjaman
• Iuran asuransi swasta (jika ada)

Baca juga: Performance Management: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengukurnya

9. Hitung gaji bersih karyawan

Setelah menghitung gaji kotor dan pemotongan karyawan, hitung gaji bersih mereka. Gaji bersih, atau gaji yang dibawa pulang, adalah gaji mereka setelah dipotong. Gunakan rumus ini untuk menghitung gaji bersih:

Gaji kotor – total potongan = gaji bersih

Misalnya, seorang karyawan memperoleh gaji 52.000.000 dengan jadwal pembayaran dua mingguan, membuat gaji kotor mereka 2.000.000. Pengurangan mereka menambahkan hingga 300.000. Karyawan ini mendapatkan gaji yang dibawa pulang atau bersih sebesar 1.700.000 per periode pembayaran.

10. Bayar karyawan

Setelah menghitung gaji bersih, distribusikan pembayaran kepada karyawan Anda. Sangat penting untuk membayar karyawan Anda tepat waktu dan berdasarkan jadwal penggajian yang Anda tetapkan. Anda dapat membayarnya melalui metode seperti:

• Cash
• Tranfer langsung
• Saldo e-wallet
• Cheque

11. Menyimpan catatan penggajian

Pastikan bisnis Anda menyimpan dokumen atau catatan penggajian rinci dari semua pembayaran. Ini sangat penting jika Anda membayar karyawan dengan uang tunai untuk memastikan Anda memiliki catatan semua pengeluaran.

Mencatat semua transaksi sangat penting untuk memenuhi tujuan pajak dan kepatuhan, dan mungkin berguna jika seorang karyawan mencoba untuk menyengketakan pembayaran atau petugas pajak meminta dokumentasi atau informasi pembayaran.

12. Evaluasi kembali proses Anda

Evaluasi ulang proses Anda sesering mungkin, terutama meninjau persyaratan pajak yang diperbarui setiap tiga bulan dan setiap tahun. Setiap adal penambahan karyawan baru, catat nomor NPWP nya dan selalu sesuaikan nilai potongan pajak Anda.

Evaluasi jadwal pembayaran Anda setiap tahun, dan ubah tanggal sesuai kebutuhan. Berikan karyawan Anda pembaruan yang diperlukan tentang pemrosesan penggajian dan bagaimana perubahan tersebut dapat memengaruhi mereka.

Baca juga: Human Resource Department: Fungsi, Tugas, dan Tips Mengelolanya

Tips dalam Melakukan Payroll

Setalah mengetahui artinya dan juga proses dalam melakukan payroll, pertimbangkan tips berikut untuk membantu Anda memproses payroll dalam bisnis dengan sukses:

1. Pikirkan tentang ukuran perusahaan Anda

Pertimbangkan ukuran perusahaan Anda saat menentukan apakah Anda harus memproses payroll secara manual, menggunakan sistem yang lebih canggih atau jika Anda harus menyewa layanan penggajian.

Memproses penggajian secara internal mungkin merupakan pilihan yang lebih baik jika Anda memiliki organisasi yang lebih kecil, terutama jika Anda tidak memiliki akuntan khusus atau spesialis penggajian secara internal.

Mempekerjakan layanan akan memastikan para profesional yang up-to-date dengan praktik dan persyaratan terbaru menangani semua aspek penggajian Anda, membuat Anda kemungkinan hanya mengumpulkan informasi karyawan atau bertindak sebagai penghubung antara layanan penggajian dan karyawan perusahaan Anda.

Jadi, jika Anda menginginkan proses payroll yang lebih baik, artinya Anda harus menggunakan  software payroll dan aplikasi HRIS yang akan memudahkan proses payroll Anda, salah satunya adalah GajiHub.

Dengan GajiHub, Anda bisa dengan mudah Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan human capital dengan fitur yang ada di dalamnya seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, pengelolaan akuntansi, reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan GajiHub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

 

2. Konsultasikan dengan akuntan

Pikirkan tentang mempekerjakan seorang akuntan untuk memberikan informasi atau data secara teratur, seperti triwulanan atau tahunan. Mereka mungkin meninjau rencana dan praktik Anda untuk memastikan semuanya benar secara hukum. Seorang akuntan juga dapat membantu Anda memahami dengan baik bagaimana pajak Anda memengaruhi operasi Anda.

Jika Anda menggunkan GajHub untuk proses pengelolaan payroll dan HRIS dalam bisnis, Anda juga akan otomatis mendapatkan solusi kemudahan pembukuan dari software akuntansi Kledo. Sangat memudakan bukan?

Baca juga: Contoh Slip Gaji, Beserta Pengertian, Fungsi dan Tips Membuatnya

3. Buat file karyawan

Pertimbangkan untuk membuat file individual untuk setiap karyawan. Gunakan folder ini untuk menyimpan semua formulir pajak dan informasi karyawan tetap teratur dan mudah diakses. Sertakan hal-hal seperti karyawan:

• Lamaran pekerjaan
• Biodata lengkap beserta alamat
• NPWP
• Informasi tunjangan

4. Bayar pajak gaji tepat waktu

Pajak gaji adalah pajak yang dibayarkan perusahaan Anda berdasarkan upah karyawan Anda. Sangat penting untuk membayar jumlah pajak gaji yang benar pada tenggat waktu yang ditentukan. Jika Anda gagal membayarnya tepat waktu, perusahaan Anda mungkin menghadapi hukuman.

5. Berinvestasi dalam teknologi

Manfaatkan opsi untuk mendigitalkan dan menyederhanakan proses payroll Anda. Misalnya, dengan menggunkaan software payroll seperti GajiHubyang dapat mencegah masalah yang mungkin terjadi saat menggunakan metode manual untuk proses pengelolaan HR Anda

Demikian pula, menggunakan software payroll dapat membantu mengurangi atau sepenuhnya menghilangkan entri data manual dan tugas berulang lainnya, mencegah kesalahan dan memberi manajer penggajian Anda lebih banyak waktu untuk tugas lain.

jadi tunggu apalagi? Rasakan artinya kemudahan payroll dalam bisnis dengan menggunakan GajiHub yang Anda coba seccara gratis melalui tautan ini.