Perusahaan menggunakan format yang disebut struktur organisasi untuk mengatur bagaimana karyawan dan manajer mereka berkomunikasi dalam lingkungan profesional. Ada beberapa jenis struktur organisasi yang mengkategorikan karyawan menurut spesialisasi dan lokasi mereka.
Memahami perbedaan dalam struktur organisasi dapat membantu Anda dalam mencari pekerjaan, karena Anda memahami gaya manajemen dan kemandirian yang Anda butuhkan untuk tetap produktif di tempat kerja.
Dalam artikel ini, kami mendefinisikan struktur organisasi perusahaan, jenisnya serta memberikan tips untuk melakukan implementasi, dan mengenalkan kepada Anda tingkatan manajerial dalam struktur organisasi perusahaan.
Apa itu Struktur Perusahaan?
Struktur organisasi perusahaan adalah model yang menggambarkan bagaimana sebuah perusahaan beroperasi. Perusahaan membentuk struktur organisasinya sesuai dengan ukuran, industri, dan kebutuhan organisasinya.
Struktur tersebut mencakup tingkat otonomi dan pengawasan yang dimiliki karyawan dan gaya komunikasi yang digunakan para pemimpin untuk mendistribusikan informasi kepada staf mereka. Struktur organisasi terpusat atau terdesentralisasi. Inilah perbedaannya:
- Struktur organisasi terpusat: Organisasi memiliki rantai komando yang jelas, dengan satu atau beberapa supervisor bertanggung jawab untuk mengelola karyawan dan membuat keputusan penting.
- Struktur organisasi yang terdesentralisasi: Profesional bekerja dengan lebih banyak otonomi. Mereka bekerja sebagai tim untuk membuat keputusan, dan ada lebih sedikit peran hierarkis di antara karyawan.
Mengapa Struktur Organisasi Penting dalam Sebuah Perusahaan?
Struktur organisasi penting untuk karena mengatur bagaimana supervisor dan anggota staf berinteraksi satu sama lain. Berikut adalah tiga alasan yang menggambarkan pentingnya penataan perusahaan Anda:
- Karyawan tahu peran mereka. Profesional memahami di mana mereka cocok dalam suatu organisasi dan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada kesuksesan perusahaan. Dengan model bisnis yang jelas, mereka tahu anggota tim mana yang harus diajak berkolaborasi dan dihubungi tentang kinerja kerja mereka.
- Pekerjaan yang dihasilkan karyawan lebih terfokus. Struktur organisasi dapat menentukan tugas yang harus diselesaikan karyawan agar bisnis dapat berkembang, yang dapat meningkatkan kualitas kerja.
- Bisnis dapat berjalan lebih efisien. Pemimpin organisasi dapat berkomunikasi dengan karyawan mereka, yang menyebabkan lebih sedikit kebingungan dan lebih banyak produktivitas. Struktur juga dapat membentuk proses pengambilan keputusan bagi perusahaan, di mana karyawan dapat menyelesaikan masalah lebih cepat dan bekerja sebagai satu unit.
Baca juga: Pengertian PKWT dan Contoh PKWT yang Bisa di Download
Jenis Struktur Organisasi dalam Perusahaan
Ada delapan jenis struktur organisasi, antara lain:
1. Fungsional
Bisnis umumnya membentuk hierarki menggunakan model fungsional, juga dikenal sebagai struktur organisasi birokrasi. Karyawan bekerja di departemen atau tim dalam spesialisasi mereka.
Misalnya, profesional yang kompeten di bidang hukum ketenagakerjaan dapat bekerja di departemen sumber daya manusia, sedangkan programmer komputer dapat bekerja di departemen TI. Ada juga supervisor dari setiap tim, dan semua manajer melapor kepada CEO atau presiden perusahaan.
2. Berbasis pasar
Model berbasis pasar atau market-based adalah format divisi yang mengelompokkan karyawan berdasarkan demografi konsumen yang mereka targetkan atau industri mereka. Ini bisa menjadi ideal untuk perusahaan yang menjual berbagai produk dan mempekerjakan profesional dengan spesialisasi yang berbeda.
Misalnya, department store yang menawarkan peralatan rumah tangga, pakaian, dan perangkat elektronik mungkin memiliki departemen terpisah untuk setiap kategori produk, di mana karyawan mengembangkan strategi penjualan dan memantau tren pasar untuk barang di area yang ditentukan.
3. Berbasis proses
Dalam struktur berbasis proses atau process-based, karyawan bekerja di divisi sesuai dengan peran mereka dalam perjalanan pembelian konsumen. Oleh sebab itu jenis struktur organisasi perusahaan ini juga biasa disebut struktur divisi. Misalnya, mungkin ada satu departemen yang mengkhususkan diri dalam memproduksi produk dan menilai harapan pelanggan.
Departemen lain berfokus pada mempromosikan produk untuk menargetkan audiens, sementara departemen ketiga memproses pembayaran dan melacak jumlah penjualan. Tujuan dari model berbasis proses adalah untuk mendelegasikan tugas di antara kelompok karyawan, sambil tetap bekerja sama untuk meningkatkan penjualan.
Baca juga: Arti Salary Adalah: Ini Pengertian, Manfaat, dan Perbedaan dengan Upah
4. Berbasis geografis
Bisnis global dapat menggunakan model divisi geografis untuk membagi karyawan berdasarkan negara tempat tinggal mereka. Manajer mengawasi tim karyawan di negara yang sama dengan mereka.
Misalkan sebuah perusahaan obat dan farmasi mempekerjakan para profesional dari berbagai negara di seluruh dunia. Ada satu departemen di daerah utara, misalnya, dan departemen terpisah dari perusahaan yang sama di selatan.
Model geografis juga dapat mencakup divisi berdasarkan wilayah atau kabupaten, di mana setiap tim dapat memberikan layanan kepada komunitas di sekitar mereka.
5. Flat
Anggota organisasi dengan struktur organisasi flat atau datar bekerja secara independen. Tidak seperti hierarki tradisional, model datar memungkinkan karyawan membuat keputusan sendiri dan mengelola kinerja kerja mereka sendiri.
Masih ada pemimpin organisasi di puncak hierarki, tetapi tidak ada manajemen di antara mereka dan karyawan lainnya. Sebagian besar profesional di perusahaan berbagi peringkat yang sama dan hanya melapor kepada satu orang, bukan beberapa penyelia. Struktur datar paling umum di bisnis kecil.
6. Matriks
Struktur matriks terwujud ketika karyawan memegang tanggung jawab pekerjaan di departemen yang terpisah dan karena itu melapor ke banyak penyelia. Departemen terpisah bekerja sama untuk menyelesaikan proyek kerja, mengharuskan karyawan untuk mengerjakan tugas di kedua kategori.
Misalnya, sebuah perusahaan ingin meluncurkan kampanye media sosial dan merekrut divisi pemasaran dan pembuatan konten untuk mengembangkan garis waktu dan menyebarkan konten.
Tugas manajer media sosial berada di bawah kedua departemen, jadi mereka melapor kepada direktur pemasaran dan pembuat konten senior selama kampanye.
Baca juga: Talent Management: Pengertian, Proses, Strategi, dan Tips Mengelolanya
7. Jaringan
Struktur jaringan umum untuk organisasi yang mengalihdayakan layanan mereka ke pihak ketiga. Ini mencakup rantai komando yang serupa dengan format organisasi fungsional, tetapi juga memperhitungkan agensi yang berkolaborasi dengan organisasi untuk menyelesaikan proyek.
Misalnya, sebuah perusahaan mengalihdayakan perusahaan hubungan masyarakat untuk menjaga reputasi perusahaan dan mengawasi semua pengumuman publik. Karyawan perusahaan harus menghubungi profesional di agen hubungan masyarakat untuk mendapatkan informasi terbaru tentang pekerjaan mereka.
8. Circular
Dalam struktur organisasi circular, setiap departemen di perusahaan bekerja bersama alih-alih berfungsi sebagai kelompok yang terpisah. Model tersebut menggambarkan manajer di tengah lingkaran dengan karyawan tingkat bawah di pinggiran.
Tujuan dari desain melingkar adalah untuk mempromosikan inklusivitas dan komunikasi terbuka. Alih-alih manajer mengirim pesan mereka ke bawah, mereka mengirimnya ke luar, dan anggota staf dapat mengakses supervisor mereka dan berbagi ide dengan lebih mudah.
Baca Juga: Pengertian Disposisi, Manfaat, Struktur, Hingga Contohnya
Mengenal Posisi Manajerial untuk Struktur Perusahaan
Posisi manajerial adalah peran di mana seseorang mengawasi fungsi pekerjaan orang lain atau sekelompok orang. Manajer juga mungkin mengawasi pengoperasian fungsi tertentu dalam perusahaan.
Misalnya, seorang manajer akuntansi mungkin memimpin tim yang terdiri dari enam akuntan, sedangkan seorang manajer produksi mungkin mengawasi jalur perakitan otomatis.
Paling sering, manajer memiliki campuran tanggung jawab yang terkait dengan karyawan lain dan proses operasional, dan mereka membantu merencanakan strategi bisnis, membuat kebijakan, dan memimpin upaya perusahaan.
Berikut adalah beberapa contoh peran manajerial:
- Manajer operasi: Manajer operasi menangani jalannya bisnis sehari-hari, seperti memastikan peralatan dan proses manufaktur beroperasi dengan lancar.
- Manajer proyek: Manajer proyek mengatur dan melaksanakan semua aspek proyek atau inisiatif tertentu, dari awal hingga selesai.
- Manajer keuangan: Manajer keuangan mengawasi segala sesuatu yang berhubungan dengan uang, seperti praktik akuntansi, faktur, pajak, dan penggajian.
- Manajer fasilitas: Manajer fasilitas mengurus gedung dan aksesibilitasnya, termasuk masalah pemeliharaan, dan membuat rencana untuk keselamatan karyawan dan publik jika terjadi insiden di lokasi.
- Manajer sumber daya manusia: Manajer sumber daya manusia menangani perekrutan, perekrutan dan pelatihan karyawan, tindakan disipliner dan program seperti tunjangan kesehatan dan waktu istirahat.
Untuk mendapatkan posisi manajerial, kandidat membutuhkan beberapa tahun pengalaman, gelar, atau pelatihan khusus. Dalam peran manajerial, ada tiga tingkat utama:
Baca juga: Performance Management: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengukurnya
Manajer tingkat atas atau Top-level managers
Karyawan di tingkat atas manajemen biasanya mengawasi pengambilan keputusan untuk seluruh perusahaan atau organisasi, membentuk kebijakan atau melaksanakan langkah-langkah manajemen perubahan.
Mereka juga dapat duduk di dewan direksi perusahaan atau berinteraksi dengan media di acara-acara atau kesempatan pers. Contoh umum dari manajer tingkat atas termasuk chief executive officer (CEO), chief operating officer (COO), chief financial officer (CFO) dan chief security officer (CSO). Jabatan di posisi level C dapat bervariasi menurut perusahaan, beserta jumlahnya.
Manajer tingkat menengah atau Mid-level managers
Karyawan dalam peran manajemen tingkat menengah biasanya mengawasi departemen dalam suatu organisasi, bertindak sebagai penghubung antara eksekutif C-suite dan manajer tingkat bawah.
Manajer ini sering memiliki beberapa tahun pengalaman di bidang mereka atau keterampilan manajemen yang dapat dialihkan. Contoh umum posisi manajerial tingkat menengah mungkin termasuk direktur operasi, manajer proyek, kepala sumber daya manusia dan manajer media sosial.
Manajer tingkat bawah atau Lower-level managers
Karyawan di posisi manajerial tingkat bawah mungkin mengawasi tim yang lebih kecil atau mengawasi aspek tertentu dari suatu operasi. Mereka biasanya bekerja lebih sering dengan karyawan garis depan dan operasi sehari-hari, melapor ke manajer tingkat menengah.
Contoh umum manajer tingkat bawah dapat mencakup supervisor shift, mandor, manajer lini produksi, dan pemimpin cabang.
Lalu Apa itu Posisi Non-manajerial?
Posisi non-manajerial sangat penting untuk misi dan tujuan perusahaan, meskipun mereka memiliki tanggung jawab, pengambilan keputusan, dan akuntabilitas yang lebih sedikit daripada manajer.
Mereka dapat mengisi peran tingkat pemula atau bahkan pekerjaan tingkat menengah, meskipun mereka secara tradisional tidak mengawasi karyawan lain atau fungsi tertentu sepenuhnya. Karena ada begitu banyak jenis peran non-manajerial, jumlah pengalaman dan pendidikan yang Anda butuhkan bergantung pada posisi dan industri tertentu.
Berikut adalah beberapa contoh posisi non-manajerial dalam departemen yang berbeda:
- Keuangan: Kasir, akuntan, dan teller bank
- Administratif: Asisten eksekutif, koordinator sumber daya manusia, dan juru tulis lobi
- Periklanan dan pemasaran: Copywriter, seniman grafis, dan duta merek
- Teknologi informasi: koordinator TI, analis meja layanan, dan spesialis pusat dukungan
- Produksi: Karyawan lantai toko, pekerja lini produksi, dan teknisi pemeliharaan
- Komunikasi: Penulis, admin media sosial, dan editor junior
Baca juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda
Contoh Kasus Struktur Perusahaan
Untuk lebih memahami mengenai struktur perusahaan ini, berikut contoh kasus dari struktur perusahaan:
Perusahaan A yang bergerak di bidang retail memilih struktur organisasi berbasis pasar untuk diterapkan di perusahaan A ini. Perusahaan A memiliki 8 (delapan) karyawan dengan Bapak Alex Ahmad sebagai CEO.
Untuk mendukung kemajuan perusahaan, Pak Alex memilih 3 chief (leader) dengan spesialisasi di bidang masing-masing. Untuk bagian research and development dipimpin oleh Dwi Saputra dengan 2 (dua) staf yakni Sarah Imelda dan Zahra Isabela.
Sedangkan bagian order fullfillment dipimpin oleh Sebastian Rudy dibantu oleh 1 (satu) staf yakni Jamal Leonard. Di bagian customer acquisition dipimpin oleh Juliana Silva dibantu oleh 2 (dua) staf yakni Ronald Januard dan Kevin Akbar.
Untuk lebih jelasnya Anda bisa melihat diagram struktur organisasi Perusahaan A yang ada di bawah ini:
Baca Juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda
Tips Terbaik untuk Memilih Struktur Organisasi Perusahaan yang Tepat
Ikuti panduan ini untuk mempelajari cara membangun struktur yang sesuai dengan perusahaan Anda:
Nilai kebutuhan perusahaan Anda
Langkah pertama untuk menerapkan struktur organisasi perusahaan adalah menentukan bagaimana hal itu dapat menguntungkan bisnis Anda.
- Klien atau pelanggan layanan perusahaan Anda: Renungkan jumlah stakeholder eksternal yang dimiliki bisnis Anda. Jika mereka menjangkau beberapa demografi atau tinggal di lokasi yang berbeda, maka Anda dapat memilih struktur organisasi yang memungkinkan Anda untuk melayani mereka secara lebih efektif.
- Spesialisasi karyawan Anda: Dari daftar Anda saat ini, tentukan bagaimana Anda dapat menunjuk karyawan Anda ke departemen. Mungkin Anda ingin menggunakan model terpusat, jadi Anda mempertimbangkan untuk mempromosikan staf ke posisi manajerial. Kebutuhan akan divisi yang terpisah juga dapat mendorong Anda untuk merekrut dan mempekerjakan personel baru untuk memenuhi peran khusus.
- Lokasi perusahaan Anda: Misalkan Anda ingin memperluas bisnis Anda ke wilayah atau negara yang berbeda. Pertimbangkan untuk menggunakan struktur organisasi yang memungkinkan Anda mengelola perusahaan dari beberapa stasiun.
Minta umpan balik dari karyawan Anda
Struktur organisas perusahaan Anda harus melengkapi gaya kerja karyawan Anda, yang dapat membantu Anda mempertahankan mereka dan mempertahankan lingkungan kerja yang positif.
Pertimbangkan untuk mendistribusikan survei atau forum di seluruh organisasi Anda untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana karyawan Anda memandang lingkungan yang paling produktif.
Misalnya, jika staf Anda melaporkan perlunya panduan lebih lanjut, Anda dapat memilih untuk menerapkan pendekatan terpusat. Jika mereka suka bekerja secara mandiri, maka model desentralisasi mungkin ideal. Umpan balik dapat membantu Anda memilih model di mana staf Anda dapat dengan mudah beradaptasi.
Sewa konsultan
Konsultan adalah seorang profesional yang dapat meninjau operasi Anda saat ini dan menawarkan sudut pandang yang tidak memihak tentang cara meningkatkannya.
Mungkin bermanfaat untuk menyewa konsultan dengan keahlian di industri Anda. Misalnya, jika bisnis Anda menjual pakaian wanita, maka Anda dapat mencari konsultan yang berpengalaman bekerja dengan pengecer.
Baca juga: Manajemen Personalia: Pengertian, Jenis, Elemen, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Tidak semua bisnis menggunkana struktur organisasi yang sama. Bahkan dalam satu industri, struktur organisasi bisa sangat berbeda dari saru perusahaan ke perusahaan lainnya.
Jika Anda adalah pemilik bisnis atau praktisi HR, mengetahui strutur organisasi mana yang cocok untuk perusahaan adalah hal yang sangat penting untuk meningkatkan produktifitas dan juga kemudahan berkomunikasi.
Selain itu, untuk memudahkan seluruh proses manajemen SDM seperti absensi, penghitungan payroll, atau proses HRIS lainnya dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS seperti GajiHub yang memililiki fitur terlengkap dan mudah digunakan.
Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan human capital dengan fitur yang ada di dalamnya seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, pengelolaan akuntansi, reimbursement, employee self service (ESS), mengelola aset, mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.
Jika Anda tertarik untuk mengelola struktur organisasi perusahaan yang lebih baik baik dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan GajiHub secara gratis melalui tautan ini.