HR operation adalah bagian yang tak terpisahkan dari setiap departemen SDM atau HR dalam bisnis. Apa sebenarnya yang dilakukan oleh HR operation, apa tanggung jawab dan tujuan utamanya?
Pada artikel kali ini, kami akan membahas secara mendalam apa itu HR operation beserta tanggung jawab dan tujuannya secara lengkap dan mendalam. Jadi, baca terus sampai selesai.
Apa yang Dimaksud dengan HR operation?
Sebuah studi yang dilakukan oleh Microsoft menemukan bahwa 41% tenaga kerja global “kemungkinan akan mempertimbangkan untuk meninggalkan perusahaan mereka saat ini dalam satu tahun ke depan”.
Dengan kondisi ekonomi dan pasar tenaga kerja yang terus berubah, HR operation menjadi sangat penting bagi kesuksesan organisasi Anda.
HR operation, juga dikenal sebagai HR Ops, adalah departemen yang mendukung seluruh siklus hidup karyawan dan membantu tim Anda dalam tugas sehari-hari.
Ruang lingkup HR operation memiliki banyak aspek. Bagian ini memainkan peran penting dalam mengembangkan strategi sumber daya manusia perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya. HR operation adalah bagian dari model penyampaian layanan SDM yang efektif.
Baca juga: Personal Branding: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membangunnya
Tanggung Jawab Utama HR operation
Bergantung pada ukuran organisasi Anda, tim HR operations dapat terlihat sangat berbeda. Mereka dapat fokus pada wilayah/segmen bisnis tertentu atau memiliki pendekatan generalis.
Dalam kedua kasus tersebut, mereka memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
Administrasi
Tim HR Operations bertanggung jawab atas banyak tugas administratif yang membuat bisnis tetap berjalan. Tugas-tugas ini termasuk manajemen penggajian, entri data staf, dan pemeliharaan.
Mereka juga bertanggung jawab untuk memelihara sistem informasi sumber daya manusia – juga dikenal sebagai HRIS. Program ini digunakan untuk melacak dan memelihara semua data terkait SDM, seperti kontrak karyawan, perjanjian kerahasiaan, kompensasi, data pribadi karyawan, dan banyak lagi.
Kepatuhan
Kepatuhan adalah salah satu tugas terpenting yang menjadi tanggung jawab departemen HR operation Anda.
Mereka memastikan bahwa, secara hukum, organisasi Anda selaras dengan undang-undang ketenagakerjaan negara tertentu ketika ditugaskan dengan hal-hal seperti perekrutan, peraturan di tempat kerja, dan perlakuan terhadap karyawan.
HR operation menguraikan kebijakan kepatuhan SDM yang perlu diikuti secara internal.
Baca juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu
Perekrutan
Jika organisasi Anda cukup besar untuk memiliki tim perekrutan, HR Operations akan fokus pada perencanaan jumlah karyawan.
Artinya, tim ini memastikan ada cukup banyak orang dalam organisasi sehingga bisnis berjalan dengan baik. Namun disisi lain, HR operations juga harus memastikan bahwa organisasi tidak terlalu merekrut banyak orang sehingga Anda membuang-buang sumber daya.
Jika Anda memiliki organisasi yang lebih kecil dan tidak memiliki tim perekrutan khusus, HR operation akan mengambil alih semuanya, mulai dari mengiklankan, mewawancarai, dan memberikan tawaran pekerjaan kepada kandidat.
Orientasi
Laporan Keterlibatan Karyawan dari OfficeVibe menemukan bahwa 69% karyawan cenderung bertahan di perusahaan mereka setidaknya selama tiga tahun jika mereka mengalami proses orientasi yang baik.
HR operation mengembangkan program orientasi yang terstruktur. Mereka mendukung para manajer dalam memberikan pengalaman orientasi yang positif kepada anggota tim baru mereka.
Hubungan karyawan atau employee relations (ER)
Hubungan karyawan mengacu pada upaya perusahaan untuk mengelola hubungan dalam organisasi. HR Ops berfokus pada pencegahan dan penyelesaian masalah antara rekan kerja dan manajemen.
Mereka juga berkonsentrasi untuk memahami bagaimana perasaan staf Anda tentang pekerjaan mereka, lingkungan perusahaan, dan kesejahteraan secara keseluruhan.
Offboarding
Offboarding terjadi ketika seorang karyawan memutuskan untuk keluar dari perusahaan atau dipecat.
Ini melibatkan tugas-tugas administratif seperti memastikan karyawan mengembalikan properti perusahaan, memberi tahu bagian TI dan penggajian tentang perubahan personalia, dan menyiapkan dokumen apa pun yang mungkin perlu ditandatangani oleh karyawan.
Offboarding juga melibatkan exit interview, yang merupakan percakapan antara karyawan, manajer/HR, dan tim kepemimpinan.
Selama percakapan ini, HR operations mencari umpan balik dari anggota tim yang akan keluar tentang cara menciptakan lingkungan kerja dan pengalaman karyawan yang lebih baik untuk karyawan saat ini dan yang akan datang.
Baca juga: Gap Year: Pengertian, Alasan, dan Kegiatan yang Bisa Dilakukan
Tujuan Utama HR Operation
Departemen HR Operations memiliki beberapa tujuan penting yang ingin mereka capai dalam organisasi mereka. Berikut adalah tiga tujuan yang paling penting.
Membangun organisasi yang berkelanjutan
Perusahaan Anda hanya akan berkembang jika Anda memiliki rencana pertumbuhan yang berkelanjutan.
Tujuan HR Operations adalah untuk memastikan bahwa organisasi Anda memiliki strategi jumlah karyawan, rencana suksesi untuk peran kepemimpinan, tujuan pengembangan talenta internal, dan manajemen karier.
Tanpa strategi ini, perusahaan Anda tidak dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan eksternal maupun internal.
Berupaya meningkatkan hubungan karyawan
Ketika karyawan memiliki hubungan yang kuat dan saling mendukung dengan rekan kerja dan manajer mereka, maka seluruh perusahaan akan diuntungkan.
Banyak penelitian menunjukkan bahwa karyawan yang bahagia akan lebih produktif dan akan bertahan lebih lama di perusahaan Anda.
Tujuan dari hubungan karyawan adalah untuk memastikan staf Anda bekerja di lingkungan di mana mereka dapat berkembang dan mendapatkan dukungan jika ada masalah yang muncul di antara rekan kerja.
HR Ops melakukan hal ini dengan menciptakan kejelasan bagi karyawan tentang apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana cara bekerja di dalam struktur perusahaan. Mereka juga dapat hadir selama tinjauan kinerja dan sesi umpan balik, di antaranya.
Menerapkan dan mempertahankan praktik-praktik terbaik HR
Singkatnya, praktik terbaik dalam mengelola HR dan SDM adalah proses dan teknik universal yang memberikan hasil kinerja bisnis yang lebih baik bagi organisasi, apa pun industri perusahaannya.
HR Ops bertanggung jawab untuk mengimplementasikan dan memantau praktik terbaik SDM di berbagai departemen di organisasi Anda. Dengan begitu, mereka memastikan bahwa perusahaan berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuannya.
Baca juga: Cara Melakukan Job Design untuk Para HR Manager
Peran HR Operation Manager
Jika Anda ingin membangun atau bahkan membentuk tim HR operation di organisasi Anda, tempat yang tepat untuk memulainya adalah Manajer HR operation.
Di perusahaan Anda, orang ini akan menjadi titik kontak utama untuk setiap pertanyaan terkait SDM atau rekrutmen. Mereka juga akan menjadi orang utama yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan dan memantau kebijakan SDM di organisasi Anda.
Selain itu, mereka juga harus meninjau dan menyetujui anggaran, menggunakan sistem HR dan payroll, dan memantau analisis SDM untuk memastikan proyek-proyek SDM sesuai dengan anggaran dan berkontribusi pada lingkungan kerja yang positif.
Manajer HR operation juga dapat mengawasi tim Spesialis HR operation yang lebih fokus pada tugas sehari-hari.
Tugas-tugas tambahan meliputi:
- Bertanggung jawab untuk mendukung organisasi dengan tugas-tugas administratif untuk orientasi, kontrak, dan manajemen talenta.
- Memastikan bisnis Anda memenuhi undang-undang ketenagakerjaan lokal dan internasional.
- Terus mendapatkan informasi tentang perubahan undang-undang ketenagakerjaan setempat dan memperbarui bisnis yang sesuai.
- Bekerja untuk mengelola dan meningkatkan alur kerja HR operation yang mendukung tim dan organisasi yang lebih luas.
- Membuat rekomendasi untuk meningkatkan teknologi HR operation guna mengotomatiskan proses yang pada gilirannya meminimalkan biaya administrasi.
- Memastikan integritas data SDM.
- Berpartisipasi dalam proyek-proyek tambahan yang berhubungan dengan HR operation.
Baca juga: 12 Fungsi Human Resource Management (HRM)
Keahlian dan Kualifikasi HR Operation Manajer
Kandidat harus memiliki 6+ tahun pengalaman kerja di bidang HR operation dengan tanggung jawab seputar perekrutan, hubungan karyawan, manajemen kinerja, kompensasi, admin tunjangan, dan kepatuhan.
Peran ini akan menjadi penghubung bisnis dan mendukung kepemimpinan di semua bidang ini, jadi mereka harus cukup berpengalaman.
Mereka harus memiliki pengetahuan yang kuat tentang hukum ketenagakerjaan negara/negara bagian. Ini tidak bisa dinegosiasikan saat merekrut untuk peran ini.
Jika perusahaan Anda tidak mematuhi peraturan terkait SDM, hal ini dapat membuat organisasi Anda mengalami banyak masalah hukum.
Calon karyawan baru harus memiliki pengalaman dengan HRIS dan analisis SDM terkait. Sistem informasi sumber daya manusia melakukan hal yang sama, jadi tidak masalah HRIS mana yang mereka gunakan.
Namun, mereka harus tahu cara menggunakannya dengan benar, cara memeliharanya, dan mengumpulkan data yang benar untuk membuat keputusan SDM berbasis data.
Kandidat yang tepat juga harus memiliki kemampuan untuk menciptakan hubungan kerja yang positif dengan anggota tim di semua tingkatan.
Bagaimanapun juga, HR Ops bertanggung jawab untuk mendukung pertumbuhan karyawan Anda dan mengurangi potensi perselisihan di semua tingkatan. Oleh karena itu, mereka harus memahami pentingnya menciptakan hubungan kerja yang baik.
Baca juga: 11 Program Kerja HRD yang Harus Anda Ketahui
Perbedaan HR Operation HR Generalist
Sebagai sebuah departemen, lingkup HR atau SDM cukup luas dan memiliki banyak peran dan tanggung jawab yang berbeda.
Oleh karena itu, mudah bagi orang untuk sedikit bingung tentang siapa yang bertanggung jawab atas apa. Anda mungkin sudah memiliki HR generalist di perusahaan Anda – biasanya, mereka adalah karyawan pertama yang direkrut oleh perusahaan.
Mereka memiliki banyak tanggung jawab dan mencakup banyak fungsi HR seperti administrasi HR, perekrutan, kompensasi, dan tunjangan, di antara tugas-tugas lainnya.
Banyak dari tugas-tugas ini terdengar mirip dengan tanggung jawab yang juga akan ditangani oleh HR operations.
Namun, perbedaan utamanya adalah bahwa HR Ops juga merupakan peran strategis. Jadi, misalnya, HR operation bertugas untuk melihat dan meningkatkan alur kerja SDM dan menerapkan teknologi baru untuk meminimalkan beban kerja administratif dalam organisasi mereka, sedangkan HR generalist tidak.
Baca juga: Cara Menjadi HRD dan Jenjang Karir HRD yang Wajib Diketahui
Kesimpulan
Terlepas dari ukuran organisasi Anda, operasional SDM merupakan bagian integral dari perusahaan Anda. Mereka tidak hanya mendukung siklus hidup staf Anda dan membantu dalam tugas sehari-hari, namun juga mengintegrasikannya ke dalam strategi untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan Anda.
Baik Anda memiliki seorang manajer HR Ops atau tim HR Ops yang berdedikasi, anggota tim ini akan mendukung perusahaan Anda melalui strategi HR operations.
Hal ini termasuk membangun organisasi yang berkelanjutan, meningkatkan hubungan karyawan, dan menerapkan serta mempertahankan praktik terbaik SDM – semuanya sambil mengoptimalkan alur kerja secara strategis dan menerapkan teknologi baru untuk mendukung departemen sumber daya manusia dan tim yang lebih luas.
3 thoughts on “HR Operation: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Tujuannya”