Pengalaman karyawan di tempat kerja sangat penting bagi kesuksesan perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu memahami employee journey untuk mengetahui perjalanan karyawan saat bekerja di perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu employee journey, manfaat, tahapan pengalaman seorang karyawan, langkah, dan templatenya yang bisa diunduh secara gratis.
Apa yang Dimaksud dengan Employee Journey?
Employee journey atau perjalanan karyawan adalah waktu yang dihabiskan oleh seorang karyawan di suatu perusahaan, mulai dari saat melamar hingga saat mereka berhenti dari perusahaan. Selama periode tersebut, karyawan mengalami berbagai pengalaman.
Setiap momen dalam perjalan karyawan tidak semua memiliki tingkat kepentingan yang sama. Misalnya, setiap karyawan akan mengingat hari pertama mereka bekerja, tetapi tidak terlalu mengingat pengalaman di hari kedua.
Menemukan ‘momen-momen penting’ ini merupakan bagian penting dalam pemetaan perjalanan karyawan. Sebab, hal ini dapat membantu meningkatkan pengalaman karyawan.
Contoh lainnya adalah wawancara kerja, hari pertama bekerja, pertemuan pribadi dengan atasan, dan penilaian kinerja pertama karyawan. Semua pengalaman tersebut dapat membentuk employee journey.
Dengan membuat dan menganalisis perjalanan karyawan, sebagai profesional HR, Anda dan tim dapat menemukan area-area yang mungkin perlu diperbaiki atau ditingkatkan.
Baca Juga: Program Kesejahteraan Karyawan: Pengertian dan Jenisnya
Sekilas Tentang Employee Journey Map
Untuk mencegah masalah terjadi, sebagai profesional HR, Anda dapat bersikap proaktif dnegan menggunakan employe journey map untuk melacak langkah-langkah penting dan pengalaman yang dialami karyawan selama perjalanan kerjanya.
Buatlah diagram kronologis yang secara visual menampilkan dan mengavluasi setiap tahap pengalaman karyawan. Kemudian, bahas kekuatan dan kelemahan yang ada pada masing-masing tahapan.
Konsep ini awalnya bersal dari metode customer journey map atau peta perjalanan pelanggan yang digunakan perusahaan untuk menggambarkan pengalaman pelanggan. Tim pemasaran dan operasi biasanya menggunakan metode ini guna meningkatkan pengalaman pelanggan.
Dengan cara yang sama, tim HR dan pemimpin bisnis dapat menggunakan employee journey map untuk mengoptimalkan pengalaman karyawan.
Dalam hal ini, Anda dan tim akan membuat gambaran mengenai berbagai jenis karyawan yang ada di perusahaan dan berfokus pada pengalaman yang optimal untuk setiap jenis karyawan tersebut.
Baca Juga: Testimoni Karyawan: Pengertian, Pentingnya bagi Karyawan, hingga Contohnya
Perspektif Employee Journey
Anda dapat memahami employee journey dengan melihat dua perspektif, yaitu perspektif karyawan dan perusahaan. Kedua perspektif ini akan memberikan insight berharga yang untuk menciptakan pengalaman karyawan yang lebih baik.
Perspektif Karyawan
Dari sudut pandang karyawan, Anda dapat memahami pengalaman dan harapan mereka selama bekerja di perusahaan.
Bagaimana perasaan mereka saat melamar pekerjaan, bagaimana mereka menjalani hari pertama bekerja, bagaimana interaksi dengan atasan dan rekan kerja, serta bagaimana ulasan kinerja dan pengembangan karier mereka.
Dengan memahami ini, Anda dapat menyesuaikan pengalaman bekerja agar lebih memuaskan dan mendukung pertumbuhan karyawan.
Perspektif Perusahaan
Sementara dari sudut pandang perusahaan, Anda dapat melihat bagaimana perjalanan karyawan mempengaruhi produktivitas, retensi karyawan, dan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.
Memperhatikan momen-momen penting seperti perekrutan, onboarding, pelatihan, penilaian kinerja dan penghargaan, Anda dapat meningkatkan budaya kerja, kepuasan karyawan, serta membangun tim yang kuat.
Kemudian, dengan memahami dan memperbaiki employee journey dari kedua perspektif ini, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik, meningkatkan keterlibatan karyawan, serta meraih keuntungan jangka panjang bagi perusahaan.
Baca Juga: Buku Panduan Karyawan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
Manfaat Employee Journey
Dalam sebuah survei, lebih dari setengah karyawan mengatakan bahwa mereka tidak merasa terlibat dalam pekerjaan mereka sendiri, dan 13% mengatakan mereka memiliki pengalaman kerja buruk dan memberikan pengaruh negatif pada rekan kerja mereka.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk melakukan pemetaan employee journey.
Selain itu, pemetaan ini juga memiliki manfaat lainnya seperti:
1. Meningkatkan Pengalaman Karyawan
Pemetaan perjalanan karaywan membantu Anda memahami apa yang dialami karyawan pada setiap tahap perjalanan karier mereka.
Melalui hal tersebut, Anda dapat merencanakan kegiatan terkait seperti orientasi kerja, pengembangan, feedback karyawan, dan keterlibatan karyawan.
2. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Dengan pemetaan ini, Anda dapat merencakan cara untuk meningkatkan pengalaman mereka, sehingga kepuasan karyawan pun akan turut meningkat.
Karyawan yang merasa diperlakukan dengan baik oleh perusahaan cenderung lebih puas dengan pekerjaan mereka.
3. Mengurangi Pergantian Karyawan
Saat karyawan merasa puas dengan pekerjaannya, mereka cenderung tidak ingin meninggalkan perusahaan. Dengan memahami employee journey, Anda dapat merencakan pelatihan dan pengembagnan yang tepat guna mengurangi pergantian karyawan.
4. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Melalui pemetaan ini Anda bisa mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan dalam pengalaman karyawan. Selain itu, Anda juga dapat merencakan kegiatan keterlibatan karyawan yang berbeda pada waktu yang tepat dan melacak keberhasilannya.
5. Membangun Budaya Perusahaan yang Positif
Saat semua orang dalam perusahaan memiliki rencana karier dan harapan yang jelas, serta hubungan baik antar karyawan, maka perusahaan dapat membentuk budaya kerja yang positif.
Baca Juga: Cara Menjaga Hubungan Baik Karyawan dan Perusahaan
Tahapan dalam Pemetaan Employee Journey
Berikut adalah tahapan dalam employee journey yang perlu Anda ketahui:
1. Rekrutmen
Tahap pertama dalam perjalanan karyawan adalah saat mereka direkrut. Tahap ini sangat penting karena merupakan pertemuan pertama antara karyawan dan perusahaan.
Oleh karena itu, Anda perlu merencanakan dengan baik agar calon karyawan mendapatkan pengalaman yang baik.
Pilih media yang tepat untuk menarik calon karyawan, siapkan deskripsi pekerjaan yang jelas, dan fasilitasi proses rekrutmen dengan baik. Selain itu, tetaplah berkomunikasi dengan calon karyawan untuk memberi tahu perkembangan proses rekrutmen kepada mereka.
2. Pengenalan
Tahap ini melibatkan perkenalan karyawan baru ke perusahaan dan lingkungan kerja. Pastikan karyawan baru merasa diterima dan tidak kebingungan pada hari-hari pertama mereka.
Berikan mereka rencana tugas yang harus dilakukan, jelaskan struktur hierarki, dan kenalkan mereka dengan atasan dan rekan kerja mereka. Penting untuk memastikan bahwa semua orang memahami harapan yang ada.
3. Pengembangan
Tahapan ini melibatkan pelatihan dan pengembangan karyawan. Pastikan perusahaan memiliki rencana pengembangan yang baik untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan.
Hal tersebut akan membantu mereka tumbuh dan berkontribusi lebih baik dalam pekerjaan mereka. Beri peluang bagi karyawan untuk terus berlajar agar mereka dapat terus berkembang sepanjang perjalanan karier mereka.
4. Kompensasi dan Benefit
Pada tahap ini, Anda perlu meninjau kembali kompensasi dan benefit karyawan. Pastikan gaji dan benefit yang ditawarkan sesuai dengan perkembangan dan kontribusi karyawan.
Selain itu, Anda juga perlu memperhatikan tren terbaru dalam benefit karyawan, salah satunya seperti work life balance.
Baca Juga: Pahami Pentingnya Menyusun Strategi Kompensasi dengan Tepat
5. Komunikasi dan Keterlibatan
Sepanjang perjalanan mereka bekerja, komunikasi merupakan hal yang sangat penting. Jadi, pastikan perusahaan memiiki strategi komunikasi internal yang baik dan rutin melakukan interaksi dengan karyawan.
Hal tersebut membantu membangun hubungan yang baik antara perusahaan dan karyawan, serta meningkatkan keterlibatan mereka dalam pekerjaan.
6. Pengakuan Karyawan
Pengakuan karyawan menjadi salah satu cara efektif untuk meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan. Oleh karena itu, penting untuk mengakui prestasi karyawan dan memberikan apresiasi atas kontribusi mereka.
Jangan hanya mengakui pencapaian besar, tetapi Anda juga perlu memberikan apresiasi terhadap perilaku positif sehari-hari.
7. Feedback Karyawan
Feedback yang diberikan kepada karyawan membantu mereka dapat memahami kinerja dan memperbaiki diri. Dengan demikian, berikan feedback yang jelas, konstruktif, dan secara teratur.
Selain itu, dorong feedback yang positif antar rekan kerja agar dapat menciptakan lingkungan kerja yang saling mendukung.
8. Promosi Karyawan
Apabila karyawan menunjukkan perkembangan dan pencapaian yang baik, pertimbangkan untuk memberikan promosi.
Dorong pengembangan karier mereka dengan memberikan kesempatan untuk naik jabatan. Promosi bisa menjadi penghargaan atas kerja keras dan kontribusi yang diberikan oleh karyawan.
9. Peristiwa Pribadi
Perhatikan peristiwa pribadi yang mempengaruhi karyawan, seperti kehadiran anggota keluarga baru, kondisi kesehatan, atau perubahan tempat tinggal. Sesuaikan manfaat dan dukungan yang diberikan kepada karyawan dengan kebutuhan mereka selama peristiwa pribadi ini terjadi.
10. Keluar dari Perusahaan
Tahap terakhir dalam perjalanan karyawan adalah ketika mereka meninggalkan perusahaan, baik karena pensiun, pengunduran diri, atau pemutusan hubungan kerja.
Pastikan untuk melibatkan karyawan dalam proses ini dan melakukan wawancara keluar untuk mempelajari pengalaman mereka.
Jaga hubungan yang baik dengan mantan karyawan dan buka peluang bagi mereka untuk kembali jika diinginkan.
Dengan memahami dan merencanakan setiap tahap dalam perjalanan karyawan, Anda dapat menciptakan pengalaman yang positif dan memastikan karyawan tetap berkontribusi dengan baik dalam perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Exit Interview, Contoh Pertanyaan, dan Tahapannya
Cara Membuat Employee Journey Map
Sebagai upaya memberikan pengalaman terbaik bagi karyawan dari awal hingga akhir perjalanan mereka di perusahaan, berikut adalah langkah-langkah untuk membuat employee journey map:
1. Bagi Karyawan Menjadi Beberapa Segmen
Pertimbangkan perbedaan perjalanan karyawan antara departemen-departemen yang berbeda. Setiap posisi dan tim kerja memiliki perjalanan yang berbeda.
Dengan memikirkan bagaimana perjalanan karyawan berbeda, Anda dapat mempersiapkan beberapa peta perjalanan karyawan.
2. Buat Beberapa Peta Perjalanan Karyawan
Anda tidak perlu membuat peta perjalanan karyawan untuk setiap individu, tetapi buatlah peta perjalanan yang mencakup variasi dan kebutuhan karyawan yang berbeda.
Pertimbangkan perbedaan dalam profesi dan usia karyawan Anda. Hal ini akan membantu Anda menyusun peta perjalanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
3. Survey Karyawan
Dapatkan masukan dari karyawan berdasarkan pengalaman mereka sendiri. Lakukan survei karyawan secara teratur untuk mengetahui hal-hal yang mereka anggap baik dan apa yang perlu diperbaiki. Kemudian, gunakan hasil survei tersebut untuk meningkatkan peta perjalanan karyawan Anda.
4. Tinjau dan Perbarui Berdasarkan Feedback
Selain survei, mintalah feedback secara langsung dari karyawan. Pertimbangkan feedback yang diberikan dan lakukan perubahan yang diperlukan dalam peta perjalanan karyawan Anda.
Penting untuk mengambil tindakan berdasarkan feedback yang diberikan untuk meningkatkan pengalaman karyawan.
5. Ukur Keberhasilan Karyawan
Tentukan parameter keberhasilan untuk setiap tahap perjalanan karyawan, seperti perekrutan, pengenalan, pengembangan, dan pengakuan.
Dengan mengukur dan memantau metrik yang relevan, Anda dapat melihat sejauh mana peta perjalanan karyawan Anda berhasil dan apakah ada perbaikan yang perlu dilakukan.
Baca Juga: Talent Management Metrics: Arti, Manfaat, dan Contoh Metriksnya
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa pemetaan employee journey untuk memahami pengalaman karyawan di perusahaan.
Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah ditentukan, Anda dapat membuat peta perjalanan karyawan yang lebih baik, sehingga turut meningkatkan pengalaman karyawan.
Ingatlah untuk terus memperbarui dan mengubah pemetaan tersebut sesuai dengan kebutuhan dan feedback dari karyawan.
Selain itu, untuk meningkatkan pengalaman karyawan, Anda juga dapat mempermudah mereka dalam hal administrasi dengan mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur menarik.
Dengan Gajihub karyawan akan merasakan kemudahan dalam kebutuhan administrasi, seperti penyediaan slip gaji, melakukan absensi melalui smartphone, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.
Catatan Kaki: