Untuk menghindari krisis bisnis yang dapat menyebabkan kerugian besar dan merusak reputasi, setiap perusahaan wajib merancang rencana kelangsungan bisnis atau Business Continuity Plan (BCP).
BCP berperan sebagai rencana khusus untuk menjaga fungsi penting perusahaan agar tetap berjalan. Namun, sebenarnya apa yang disebut dengan BCP? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang pengertian, manfaat, jenis, hingga langkah-langkahnya.
Apa yang Dimaksud dengan Business Continuity Plan?
Business Continuity Plan (BCP) atau rencana kelangsungan bisnis adalah sebuah dokumen yang berisi langkah-langkah dan prosedur sebagai panduan perusahaan ketika menghadapi krisis.
Rencana tersebut mencakup berbagai hal penting seperti cara beroperasi, daftar aset dan mitra bisnis, tugas-tugas SDM, serta informasi lain yang dapat membantu menjaga hubungan dengan semua pihak terkait.
Tujuannya sendiri untuk mengatasi berbagai masalah mulai dari gangguan kecil hingga situasi yang serius, seperti bencana alam, serangan siber, gangguan layanan, atau ancaman potensial lainnya.
Oleh karena itu, dalam BCP Anda harus memperhatikan berbagai hal berikut:
- Mengetahui bagaimana risiko-risiko tersebut bisa mempengaruhi bisnis Anda.
- Menetapkan langkah-langkah untuk mengurangi risiko-risiko tersebut.
- Menguji langkah-langkah yang telah ditetapkan untuk memastikan efisiensinya.
- Selalu meninjau dan memperbarui rencana tersebut agar tetap relevan dan berfungsi dengan baik.
BCP biasanya direncanakan sebelumnya dengan melibatkan masukan dari pihak-pihak terkait dan karyawan yang memiliki peran penting dalam perusahaan.
Dengan begitu, Anda dapat membantu mengurangi dan merencanakan langkah-langkah khusus untuk menghadapi risiko-risiko dalam setiap fungsi tersebut.
Baca Juga: Cara Membuat Perencanaan Komisi Business Development
Manfaat Business Continuity Plan
Setiap perusahaan membutuhkan BCP untuk menghadapi terjadinya kemungkinan krisis. Tanpa rencana tersebut, dikhawatirkan perusahaan akan mengalami kerugian finansial, berdampak pada reputasi merek, dan bahkan kehilangan kepercayaan konsumen.
Berikut adalah beberapa manfaat dari BCP:
1. Membantu Menjaga Stabilitas Bisnis
BCP bertujuan untuk menjalankan operasi bisnis bahkan ketika terjadi krisis, serta memastikan stabilitas dalam manajemen bisnis secara keseluruhan. Hal ini membantu mengurangi kerugian finansial dan memastikan bisnis tetap bisa berjalan.
2. Mengelola Kerugian Finansial
Mengetahui apa yang harus dilakukan untuk menghadapi krisis akan membantu mengurangi dampak pada bisnis. Dengan memiliki strategi yang tepat, bisnis pun dapat menghindari gangguan operasional.
Perlu Anda ingat, semakin lama waktu yang dibutuhkan bisnis untuk bangkit, semakin besar pula potensi kerugian finansial yang akan ditanggung. Melalui BCP, perusahaan pun dapat mengembalikan bisnis sesuai dengan fungsi-fungsinya.
Baca Juga: Inventory Turnover: Pengertian, Manfaat, Hingga Cara Meningkatkannya
3. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Kemampuan perusahaan untuk pulih dengan cepat dari situasi kritis, dapat membantu membagnun kepercayaan konsumen. Sebab, konsumen akan merasa lebih aman ketika berurusan dengan bisnis yang siap bahkan selama masa kritis.
4. Melindungi Reputasi Brand
Dengan BCP, bisnis dapat lebih cepat pulih dari masalah dan tetap beroperasi secara normal. Haal ini membantu melindungi reputasi brand perusahaan di mata pelanggan dan pasar.
5. Keunggulan Kompetitif
Bisnis yang memiliki BCP akan lebih siap dalam menghadapi krisis dibandingkan pesaingnya. Hal ini membuat perusahaan unggul di pasaran, karena dapat memulihkan bisnis secara cepat dan tetap beroperasi dengan baik.
Baca Juga: Manajemen Krisis: Pengertian dan Peran Tim HR di Dalamnya
Jenis Business Continuity Plan
Berikut adalah beberapa jenis BCP yang perlu Anda pahami:
1. Operasional
Kelangsungan operasional berarti semua sistem dan proses penting dalam bisnis tetap berjalan dengan lancar tanpa ada gangguan. Penting untuk memiliki rencana jika terjadi gangguan untuk meminimalkan kerugian pendapatan.
2. Teknologi
Jika bisnis Anda mengandalkan teknologi, penting untuk memastikan sistem teknologi tetap bisa berfungsi dengan baik.
Meskipun Anda tidak bisa mengontrol semua teknologi yang digunakan, ada sistem internal yang perlu dijaga untuk menghindari risiko besar, seperti memiliki cadangan penyimpanan offline untuk mengakses dokumen penting.
3. Ekonomi
Kelangsungan ekonomi berarti bisnis Anda tetap menguntungkan meskipun menghadapi gangguan atau situasi sulit. Untuk mencapainya, Anda perlu mempersiapkan bisnis guna menghadapi situasi yang bisa mempengaruhi pendapatan.
4. Tenaga Kerja
Kelangsungan tenaga kerja artinya selalu memiliki jumlah karyawan yang cukup dan tepat untuk menangani pekerjaan yang ada, terutama ketika menghadapi situasi krisis.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
5. Kemanan
Keamanan dan keselamatan karyawan, serta aset bisnis merupakan hal yang sangat penting. Maka dari itu, gangguan keamanan bisa menyebabkan masalah besar dalam operasi dan berdampak pada reputasi bisnis.
Kelangsungan keamanan berarti memprioritaskan keamanan karyawan dan informasi bisnis penting, serta memiliki rencana tindakan jika terjadi masalah keamanan.
6. Lingkungan
Kelangsungan lingkungan berarti tim Anda bisa bekerja dengan efektif dan aman di dalam lingkungan kerja.
Di sini, Anda perlu memikirkan kemungkinan ancaman terhadap kantor atau pusat operasional, serta memiliki rencana tindakan jika terjadi masalah yang berkaitan dengan lingkungan.
7. Reputasi
Reputasi yang baik dan kepuasan pelanggan akan meningkatkan pendapatan bisnis Anda. Sebaliknya, reputasi buruk dapat menyebabkan masalah besar bagi perusahaan.
Untuk itu, Anda harus rutin memantau bagaimana brand atau bisnis Anda dipandang di pasaran, mengutamakan kepuasan pelanggan, dan memiliki rencana tindakan jika reputasi perusahaan terancam.
Baca Juga: Expense Management: Pengertian Lengkap dan Tips Mengelolanya
Cara Menyusun Rencana Business Continuity Plan
Berikut adalah langkah-langkah untuk menyusun rencana kelangsungan bisnis:
1. Pilih Tim Kelangsungan Bisnis
Sebelum mulai merencanakan BCP, bentuk tim manajemen yang akan bertanggung jawab atas rencana ini. Pastikan tim ini terdiri dari orang-orang yang cermat dan terogranisir. Beberapa peran dalam tim antara lain mencakup:
- Manajer Eksekutif: Orang yang memimpin proses penyusunan rencana dan menjadi penghubung antara eksekutif perusahaan dan tim kelangsungan bisnis.
- Koordinator Program: Pemimpin tim yang mengkoordinasi semua kegiatan terkait rencana, seperti penganggaran dan pengembangan prosedur pemulihan.
- Petugas Informasi: Orang yang bertanggung jawab untuk mengakses dan berbagi data terkait rencana kelangsungan bisnis.
2. Tentukan Tujuan
Tentukan apa yang ingin Anda capai dengan rencana yang dibuat, sebab penting untuk mengetahui tujuan akhir. Apakah Anda ingin memulihkan proses bisnis seperti biasa, atau meningkatkan reputasi organisasi.
Saat menetapkan tujuan, pertimbangkan juga anggaran bisnis untuk mengetahui sumber daya yang akan digunakan.
Baca Juga: Inventory Turnover: Pengertian, Manfaat, Hingga Cara Meningkatkannya
3. Jadwalkan Wawancara dengan Anggota Tim Kunci di Departemen
Selain dari eksekutif dan manajemen tingkat atas, masalah kelangsungan bisnis bisa terjadi di berbagai tingkatan organisasi. Agar analisis Anda benar-benar komprehensif dan bermanfaat, Anda perlu mewawancarau anggota tim penting dari berbagai departemen.
Pilih orang-orang yang mengerti seluk-beluk operasi departemen mereka dan mengerti pentingnya fungsi mereka dalam keseluruhan organisasi. Anda bisa mengajukan pertanyaan seperti:
- Apa lima proses terpenting di departemen Anda?
- Sistem atau aplikasi apa yang dibutuhkan untuk mendukung operasi Anda?
- Bagaimana departemen lain bergantung pada pekerjaan Anda di area ini?
- Menurut Anda, apa hal yang paling penting yang mungkin terlewatkan atau terabaikan?
- Apa yang akan terjadi jika terjadi skenario terburuk?
- Siapa yang akan terpengaruh jika terjadi skenario terburuk dan bagaimana dampaknya?
4. Identifikasi Fungsi-Fungsi Kritis dan Jenis Ancaman
Pertanyaan-pertanyaan di atas akan membantu Anda memahami area bisnis yang memerlukan tindakan cepat. Prioritaskan fungsi-fungsi bisnis dan jenis ancaman yang paling krtis berdasarkan:
- Kemungkinan terjadinya,
- Besarnya kerugian yang mungkin terjadi akibat ancaman tersebut.
5. Evaluasi Risiko di Setiap Bagian yang Telah Diidentifikasi
Di sini, Anda perlu mengukur informasi yang telah Anda dapatkan selama wawancara, melalui beberapa pertanyaan berikut:
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pulih dari situasi kritis di bagian tersebut?
- Berapa banyak pendapatan yang akan hilang selama periode itu?
- Berapa banyak produktivitas yang akan hilang di bagian tersebut?
- Bagaimana dampaknya pada produktivitas di bagian lain?
- Bagaimana pelanggan atau pihak terkait lainnya akan terpengaruh?
- Apakah ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan untuk mengatasi masalah ini?
- Bagaimana dengan biaya tambahan akibat masalah hukum?
- Berapa biaya untuk menerapkan tindakan pencegahan?
6. Lakukan Analisis Dampak Bisnis
Setelah Anda melakukan informasi dari berbagai bagian, sekarang saatnya menyusun informasi tersebut ke dalam format yang mencerminkan keseluruhan bisnis menggunakan Analisis Dampak Bisnis.
Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis/BIA) menganalisis operasi utama perusahaan, sumber daya yang penting, bagaimana operasi satu bagian terkait dengan bagian lain, dan berapa lama waktu yang biasanya diperlukan untuk menyelesaikan setiap operasi.
BIA merupakan bagian kunci dalam rencana kontinuitas bisnis akhir. Di sini, Anda merangkum temuan Anda tentang biaya dan manfaat untuk lebih menentukan prioritas.
Baca Juga: Cara Melakukan Pengukuran Kinerja Perusahaan
7. Buat Rencana
Setelah memahami apa yang akan dimasukkan ke dalam rencana, mulailah dengan menyusun draf pertama sebagai dasar rencana. Dalam draf ini, sertakan aspek-aspek berikut agar rencana dapat dilaksanakan dengan baik:
- Tujuan, objektif, anggaran, dan jangka waktu rencana.
- Anggota tim kontinuitas bisnis dan peran mereka.
- Pihak-pihak yang terlibat dalam rencana kontinuitas bisnis.
- Hasil Analisis Dampak Bisnis.
- Strategi proaktif untuk mencegah krisis.
- Strategi reaktif untuk merespons krisis dengan cepat.
- Upaya pemulihan jangka panjang.
- Jadwal pelatihan dan pengujian untuk persiapan.
8. Uji Rencana untuk Mencari Kekurangan
Setelah Anda membuat rencana, segera uji rencana tersebut. Mulailah dengan berkomunikasi dengan orang-orang yang memainkan peran penting dalam rencana kontinuitas bisnis Anda.
Setelah mereka mengetahui peran mereka dalam rencana, lakukan tes simulasi dan jalankan rencana tersebut. Catat semua kekurangan atau masalah yang muncul selama proses ini.
9. Perbaiki Berdasarkan Temuan
Setelah pengujian selesai, perbaiki semua kelemahan yang Anda temukan selama proses tersebut. Lanjutkan pengujian dan lakukan perubahan yang diperlukan hingga Anda merasa puas dengan hasilnya.
Ingatlah bahwa perubahan dalam bisnis mungkin saja memerlukan pembaruan pada rencana Anda. Jadi, penting untuk terus menguji dan memastikan rencana Anda selalu sesuai dengan kebutuhan bisnis, sehingga siap dalam menghadapi berbagai krisis.
Baca Juga: Manfaat Daya Saing Perusahaan dan Cara Meningkatkannya
Contoh Business Continuity Plan
Berikut adalah beberapa contoh BCP dengan jenis-jenis krisis yang berbeda:
1. Contoh Business Continuity Plan untuk Hilangnya Pendapatan
Jenis krisis: Ekonomi.
Bayangkan klien terbesar Anda tutup bisnis, dan ini mengurangi pendapatan tahunan Anda dengan jumlah yang besar.
Apakah klien ini merupakan sebagian besar dari pendapatan Anda dan Anda menganggapnya sebagai pemasukan pasti, atau apakah Anda telah mengantisipasi kemungkinan kehilangan dengan mencari sumber pendapatan lain?
Bagaimana Anda akan mengatasi kehilangan pendapatan, di mana Anda akan mengurangi pengeluaran, dan apakah Anda memiliki rencana yang jelas untuk melindungi pekerjaan karyawan?
Pasar selalu berubah, dan klien bisa pergi. Ekonomi bisa naik atau turun. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami bagaimana bisnis Anda bisa tetap bertahan menghadapi peristiwa-peristiwa seperti:
- Kehilangan keuangan
- Resesi
- Perubahan atau gangguan pasar
2. Contoh Business Continuity Plan untuk Karyawan yang Meninggalkan Perusahaan
Jenis krisis: Tenaga Kerja
Contoh ini membahas situasi di mana Anda memiliki seorang karyawan berprestasi tinggi dalam tim kepemimpinan. Namun, ada kemungkinan karyawan tersebut memutuskan untuk meninggalkan perusahaan dan mencari pekerjaan baru.
Apakah ada fungsi bisnis yang hanya diketahui oleh karyawan tersebut dan tidak dipahami oleh orang lain? Apakah Anda memiliki tim yang siap mengambil alih tanggung jawabnya jika dia pergi? Bagaimana hal ini akan mempengaruhi jalannya pekerjaan di perusahaan, terutama jika harus mencari pengganti?
Penting untuk mengelola sumber daya dengan baik dan siap untuk menghadapi perubahan dalam tim kerja.
Berikut adalah beberapa contoh ancaman terhadap kelangsungan tenaga kerja Anda:
- Kesulitan dalam merekrut karyawan baru
- Karyawan berprestasi yang memutuskan untuk keluar dari perusahaan
- Berhentinya pekerjaan atau mogok kerja
- Konflik di tempat kerja
- Tidak memiliki sistem dan proses formal untuk menghadapi situasi ini
3. Contoh Business Continuity Plan untuk Serangan Siber
Jenis krisis: Keamanan
Bayangkan perusahaan phishing mencoba menyusup ke email karyawan Anda untuk mencuri data sensitif perusahaan. Tabel penilaian risiko di atas menjelaskan bagaimana perusahaan dapat mengatasi serangan siber dan pelanggaran data.
Apakah perusahaan Anda memiliki filter spam yang kuat untuk mengurangi email berbahaya? Apakah karyawan Anda telah dilatih tentang keamanan email, sehingga mereka dapat mengenali upaya phishing?
Jika ada yang tidak sengaja terjebak dalam penipuan, apakah ada protokol yang ditetapkan untuk mengurangi dampak dari pelanggaran data?
Rasa aman bisa didapatkan dengan memiliki prosedur keamanan yang tepat untuk mengurangi risiko dan menangani masalah ketika terjadi.
Berikut adalah beberapa contoh risiko keamanan yang perlu dihadapi dan diatasi, baik yang terkait dengan teknologi maupun fisik:
- Serangan siber dan pelanggaran jaringan
- Malware dan virus
- Pencurian dan vandalisme
- Email phishing
Baca Juga: Manajemen Karir: Arti, Tujuan, Manfaat, hingga Tantangannya
Template Business Continuity Plan
Untuk mempermudah Anda dalam penyusunan BCP, berikut template BCP yang dapat Anda unduh dengan format PDF dan Word.
Template Business Continuity Plan Format PDF
Template Business Continuity Plan Format Word
Baca Juga: Perilaku Organisasi: Arti, Teori, Hingga Tips Mengembangkannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa setiap perusahaan penting untuk mempertimbangkan penyusunan Business Continuity Plan agar lebih siap dalam menghadapi segala krisis yang mungkin akan datang.
Dengan memiliki BCP yang tersusun dengan baik, kegiatan operasional perusahaan pun dapat tetap berjalan.
Agar Anda lebih fokus dalam penyusunan BCP, Anda dapat menyerahkan urusan pengelolaan data karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang memiliki beragam fitur menarik.
Dengan Gajihub, Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.
Catatan Kaki: