Expense Management: Pengertian Lengkap dan Tips Mengelolanya

Expense Management 1

Sebagai pemilik bisnis, Anda tahu bahwa salah satu kunci sukses dalam bisnis adalah melakukan expense management atau manajemen pengeluaran yang efektif. Namun, hal ini bisa menjadi tantangan saat bisnis Anda mulai berkembang, dan menjadi semakin sulit untuk melacak semua pengeluaran Anda, terutama jika Anda tidak memiliki sumber daya  yang tepat untuk mengelolanya dengan cara yang perlu ditangani.

Untuk memastikan Anda memanfaatkan sumber daya Anda sebaik-baiknya dan menjaga pengeluaran Anda tetap terkendali, Anda pasti ingin meningkatkan proses pengelolaan expense management Anda.

Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu expense management, jenis pengeluaran yang biasanya ada dalam bisnis dan tips yang akan memudahkan Anda dalam mengelola expense management.

Apa itu Expense Management?

Expense management adalah cara bisnis membuat, melacak, dan mengaudit pengeluaran yang diperlukan untuk membuat bisnis tetap berjalan. Ini mencakup segala sesuatu mulai dari biaya perjalanan hingga langganan perangkat lunak dan merupakan bagian penting dari setiap perusahaan – tidak peduli ukurannya.

Setiap perusahaan memiliki metode sendiri untuk melacak pengeluaran yang disesuaikan dengan cara bisnis tertentu beroperasi. Karena tidak ada dua perusahaan yang kebutuhan pengeluarannya sama, begitu pula dengan proses expense management mereka.

Expense management bisa jadi rumit, terutama ketika mengandalkan metode pencatata manual. Secara historis, manajemen pengeluaran pada banyak bisnis memiliki berbagai metode pencatatan pengeluaran yang berbeda, yang sering kali tidak efisien.

Ini biasanya dengan cara menelusuri rekening bank bisnis dengan kombinasi spreadsheet, tanda terima yang dipindai, dan faktur kertas. Sangat memakan waktu!

Semakin banyak karyawan yang Anda miliki dan semakin tersebar secara geografis, makan semakin sulit secara operasional proses klaim pengeluaran ini.

Mengarah ke jejak kertas yang panjang dan memakan waktu, akan membuat banyak kesalahan kecil yang akan berakhir ke masalah yang jauh lebih besar.

Baca juga: 20 Jenis Jadwal Kerja yang Bisa Perusahaan Terapkan

Mengapa Melakukan Expense Management yang Baik itu Penting?

Ada beberapa alasan berbeda mengapa bisnis Anda harus menempatkan expense management yang baik dalam proses operasional bisnis mereka:

Pengurangan biaya

Biaya rata-rata untuk memproses satu laporan adalah sekitar $21.

Tentu bagi sebagian bisnis di Indonesia terdengar terlalu besar, namun sebenarnya tidak hanya sampai di situ saja.

Sudah lama diketahui bahwa satu dari lima (19%) dari semua laporan pengeluaran mengandung kesalahan atau informasi yang hilang, yang membutuhkan biaya tambahan $52 dan 18 menit untuk memperbaikinya. Dengan logika ini, biaya kesalahan manusia, bahkan untuk perusahaan kecil sangatlah tinggi.

Kepatuhan

Pemrosesan dan pemeliharaan kuitansi dan spreadsheet yang sebenarnya merupakan tugas administratif yang sangat besar, terutama jika Anda mengelola pendapatan dan pengeluaran di sejumlah kantor di berbagai lokasi yang terpisah.

Dengan pelaporan pengeluaran yang berperan dalam pajak dan akuntansi, ini adalah sesuatu yang harus Anda pastikan tidak boleh Anda kesalahan.

Sumber daya yang diperlukan untuk tetap memastikan bahwa setiap klaim adalah sah (dan karyawan diganti tepat waktu) sering kali dapat menghabiskan biaya jauh lebih banyak untuk bisnis kecil daripada pengembalian yang akan Anda dapatkan dari pengeluaran yang dilakukan di tempat pertama.

Baca juga: Cara Melakukan Pengukuran Kinerja Perusahaan

Meningkatkan kepuasan karyawan

Kepuasan karyawan adalah salah satu masalah utama dengan sistem manual.

Sebagian besar karyawan yang membayar biaya perjalanan akan menggunakanuang mereka sendiri, dan untuk pembayaran perjalanan yang lebih besar, bahkan harus menunggu seminggu untuk mendapatkan penggantian biaya dapat membuat mereka sangat merugi.

Jika sistem pengeluaran Anda membuat karyawan Anda menunggu untuk dibayar kembali, tingkat kepuasan pasti akan menurun.

Proses yang lebih baik

Proses manual akan membuat jauh lebih sulit untuk menyimpan ikhtisar real-time dari uang perusahaan. Karena perusahaan biasanya menunggu karyawan untuk mengajukan klaim mereka, sering kali terjadi keterlambatan data tentang bagaimana uang perusahaan dibelanjakan.

Tanpa modal kerja yang cukup atau wawasan tentang arus kas perusahaan, kehidupan tim keuangan bisa menjadi sulit.

Pemantauan margin dan ROI perusahaan setiap hari bisa sangat tidak akurat. Ditambah dengan kesalahan dalam klaim karyawan, maka angka-angka yang ada akan menjadi lebih kacau dan kompleks. Astaga.

Contoh Pengeluaran dalam Bisnis

Berikut ini beberapa contoh pengeluaran bisnis umum yang mungkin dapat dikurangkan sebagian atau seluruhnya dari pajak:

  • Penggajian (karyawan dan bantuan freelance)
  • Biaya dan bunga bank
  • Sewa
  • Utilitas
  • Asuransi
  • Mobil perusahaan
  • Penyewaan peralatan atau perlengkapan
  • Software
  • Perabotan
  • Perlengkapan
  • Iuran keanggotaan (termasuk serikat pekerja atau afiliasi profesional lainnya)
  • Komisi & Biaya
  • Makanan
  • Perjalanan
  • Program tunjangan karyawan
  • Penyewaan peralatan
  • Periklanan
  • Peralatan kantor
  • Biaya hukum
  • Pemeliharaan dan perbaikan

Jika Anda menjalankan bisnis kecil dari rumah Anda, Anda mungkin dapat mengurangi sebagian pengeluaran seperti:

  • Ruang kantor di rumah (selama ini adalah tempat bisnis utama Anda)
  • Sistem keamanan
  • Pajak properti
  • Pemeliharaan, perbaikan atau perawatan
  • Saluran telepon bisnis (terpisah dari saluran rumah)
  • Asuransi

Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Tenaga Kerja Outsourcing

Jenis Expense Management

Anda dapat memantau, melacak, dan menyimpan informasi pengeluaran karyawan dengan sejumlah cara, seperti menggunakan:

  • Spreadsheet
  • Formulir kertas
  • Software

Untuk menemukan solusi manajemen pengeluaran terbaik untuk bisnis Anda, pertimbangkan pro dan kontra dari setiap opsi.

Spreadsheet mudah dan murah. Namun, mereka lebih memakan waktu dan dapat membingungkan beberapa karyawan.

Formulir kertas bekerja dengan baik dengan tanda terima kertas dan merupakan cara yang murah untuk mengelola laporan pengeluaran. Tetapi, formulir kertas juga memerlukan banyak pekerjaan manual bagi karyawan dan pemberi persetujuan laporan pengeluaran.

Software  manajemen pengeluaran dapat merampingkan tugas-tugas Anda dan mengurangi beban kerja bagi semua orang yang terlibat. Meskipun ini adalah opsi yang paling mahal untuk manajemen pengeluaran, perangkat lunak dapat membantu Anda mengganti biaya karyawan dengan lebih cepat dan menghindari kesalahan.

Baca juga: Contoh Surat Kuasa, Fungsi dan Juga Komponennya

Expense Management 2

Tips Mengelola Proses Expense Management yang Lebih Baik

Jika Anda masih menggunakan sistem spreadsheet yang memakan waktu, terus-menerus membuat kesalahan expense management, dan karyawan Anda membuang terlalu banyak waktu untuk mengisi laporan pengeluaran, mungkin sudah waktunya untuk memikirkan kembali prosedur pengelolaan expense management Anda.

Ingin meningkatkan proses expense management Anda dan merampingkan tugas penggantian biaya karyawan? Pelajarilah empat tips berikut ini:

1. Buat semua kebijakan secara tertulis

Untuk memastikan proses expense management Anda berjalan tanpa hambatan, buat kebijakan secara tertulis untuk Anda dan tim Anda. Dengan begitu, Anda dan karyawan Anda dapat menggunakan kebijakan Anda sebagai panduan.

Sertakan hal-hal berikut ini dalam kebijakan expense management Anda:

  • Apa saja yang dapat diganti oleh karyawan (misalnya, persediaan, perjalanan, dll.)
  • Apa yang tidak dapat diganti oleh karyawan
  • Langkah-langkah yang harus diambil karyawan untuk mendapatkan penggantian biaya (misalnya, mengisi formulir, memberikan tanda terima, dll.)
  • Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menerima penggantian biaya

Mintalah setiap karyawan menandatangani salinan kebijakan untuk menunjukkan bahwa mereka telah membaca dan memahaminya, dan simpan salinan yang telah ditandatangani dalam file karyawan mereka untuk disimpan.

2. Pelajari semua kebijakan sampai tuntas

Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah bersikap fleksibelmengenai kebijakan expense management Anda. Jika tidak, Anda bisa berakhir dengan catatan yang tidak akurat, penggantian biaya yang terlewat, dll. Untuk menghindari masalah apa pun, ikuti semua kebijakan sampai tuntas.

Pastikan Anda:

  • Menjelaskan kebijakan dan prosedur Anda secara menyeluruh kepada semua karyawan
  • Hanya mengganti biaya yang tercantum dalam kebijakan Anda
  • Minta karyawan mengikuti setiap prosedur yang diberlakukan
  • Selalu perbarui kebijakan dan prosedur Anda

Baca juga: Pengertian Personalia, Fungsi, Lingkup Tugas, Tujuan dan Prinsipnya

3. Memanfaatkan software expense management

Untuk lebih merampingkan proses expense management Anda, pertimbangkan untuk membuang spreadsheet Anda dan berinvestasi menggunakan software expense management untuk membuat proses bisnis Anda menjadi lebih efektif.

Alat bantu seperti software expense management dapat membantu Anda mengatur pengeluaran dan meninjau siapa yang sudah dan belum diganti.

Sebelum Anda beralih menggunakan software tersebut, pertimbangkan pro dan kontra untuk bisnis Anda. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan perangkat lunak expense management:

  • Menyederhanakan proses
  • Mempercepat penggantian biaya karyawan
  • Mengurangi penundaan dan kesalahan
  • Meningkatkan efisiensi dan kepatuhan
  • Meningkatkan produktivitas
  • Menyederhanakan pelaporan
  • Meningkatkan alur kerja
  • Memastikan kepatuhan kebijakan expense management

Satu kekurangan dari penggunakan software ini adalah biaya. Memanfaatkan software manajemen pengeluaran lebih mahal daripada menggunakan spreadsheet atau formulir kertas.

Namun, Anda bisa berkeliling untuk menemukan apa yang cocok untuk bisnis Anda dan menemukan penawaran terbaik sebelum berkomitmen.

4. Integrasikan proses dengan akuntansi dan penggajian

Jika memungkinkan, cobalah untuk menemukan solusi yang terintegrasi dengan proses akuntansi dan penggajian Anda.

Misalnya, Anda dapat menemukan sistem expense management yang terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi dan penggajian Anda.

Mengintegrasikan membuat segalanya menjadi mudah dari semua sisi. Ketika Anda berintegrasi dengan akuntansi Anda, Anda tidak perlu khawatir tentang memperbarui pembukuan Anda. Dan jika Anda menemukan solusi yang terintegrasi dengan penggajian Anda, Anda dapat mengganti biaya karyawan Anda dengan lebih cepat.

Saat mencari solusi, periksa untuk melihat apakah platform Anda saat ini memiliki opsi integrasi expense management dan apakah ada biaya tambahan untuk mengintegrasikannya. Salah satu software yang bisa Anda coba adalah dengan menggunakan software payroll dan HR Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR moden yang memiliki fitur payroll terintegrasi dengan sistem pencatatan kehadiran, tunjangan, reimbursement, dan juga terintegrasi dengan software akuntansi terbaik Kledo.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub untuk proses penggajian dan akuntansi yang lebih praktis secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

gajihub 3

Baca juga: Lead Time: Pengertian, Cara Hitung, dan Tips Menguranginya

Kesimpulan

Mengelola manajemen pengeluaran atau expense management yang baik dan transparan adalah hal penting bagi bisnis untuk memastikan loyalitas karyawan terjaga dengan baik.

Jika karyawan Anda merasa perusahaan tidak melakukan reimbursement dengan efektif, ini akan menurunkan kepercayaan mereka pada perusahaan dan juga akan menurunkan produktivitas kerja mereka.

Oleh sebab itu, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR yang memiliki fitur reimbursement seperti Gajihub untuk memudahkan Anda dalam mencatat, menghitung, dan mengontrol expense management di bisnis Anda dengan lebih baik.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *