Sebenarnya, ada berbagai kelebihan dan kekurangan dalam menggunakan tenaga kerja outsourcing dalam sebuah bisnis. Namun faktanya, banyak bisnis berusaha memaksimalkan keuntungan mereka dengan membatasi berapa banyak yang mereka habiskan untuk biaya overhead. Salah satu cara untuk menurunkan biaya overhead adalah dengan melakukan outsourcing fungsi bisnis tertentu.
Perusahaan mengontrak entitas baik itu individu atau bisnis pihak ketiga untuk tugas-tugas tertentu, membebaskan perusahaan untuk fokus pada bisnis intinya.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu outsourcing, mengetahui kelebihan dan kekurangan tenaga kerja outsourcing, dan bagaimana menentukan apakah menggunakan outsourcing akan menguntungkan bisnis Anda.
Apa itu Outsourcing?
Outsourcing atau dalam bahasa Indonesia disebut alih daya, adalah proses mengontrak individu atau bisnis luar untuk melakukan operasi kerja khusus.
Perusahaan yang menggunakan outsourcing dapat mempekerjakan entitas pihak ketiga untuk membantu melakukan operasi standar perusahaan seperti memproduksi inventaris atau menyelesaikan layanan atas nama perusahaan.
Ini bisa menjadi tugas rutin atau musiman, seperti menyiapkan pajak setahun sekali, atau bagian rutin dari operasi bisnis seperti menyiapkan dan mengelola media sosial, membuat desain gambar. Beberapa proses dan fungsi bisnis yang dapat dialihdayakan oleh perusahaan meliputi:
- Dukungan pelanggan
- Tenaga kerbersihan
- Satuan pengamanan
- Penulisan konten
- Pengiriman dan logistik
- Layanan diagnostik
- Tugas administratif
- Operasi teknologi informasi (TI)
Baca juga: Cara Menghitung Upah Per Jam Menurut Undang-Undang Terbaru
Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Tenaga Kerja Outsourcing
Sebalum bisnis Anda mememutuskan untuk menggunakan tenaga kerja outsourcing, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan.
Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan menggunakan tenaga kerja outsourcing yang harus Anda ketahui:
Kelebihan tenaga kerja outsourcing
Biaya tenaga kerja lebih rendah
Anda dapat menurunkan biaya tenaga kerja bisnis Anda dengan mengalihdayakan fungsi-fungsi tertentu ke perusahaan lain.
Individu atau entitas pihak ketiga mempekerjakan karyawan untuk melakukan tugas-tugas dan bertanggung jawab atas gaji, paket tunjangan, dan pelatihan mereka. Hal ini memungkinkan perusahaan Anda untuk memfokuskan biaya tenaga kerja pada staf inti Anda.
Outsourcing juga dapat menurunkan biaya peralatan Anda. Bisa jadi lebih hemat biaya untuk menyewa pihak ketiga daripada membeli peralatan baru, merelokasi atau mengubah proses.
Talent pool yang lebih besar
Ketika Anda melakukan outsourcing ke perusahaan khusus, Anda dapat memanfaatkan talent pool yang lebih besar. Perusahaan-perusahaan ini memiliki akses ke kandidat di bagian lain negara atau dunia tergantung di mana mereka berada dan berapa banyak posisi mereka yang terpencil.
Perusahaan kontraktor juga akan memiliki perekrut sendiri untuk menemukan kandidat terbaik untuk tugas-tugas tersebut.
Pengembangan staf internal
Proyek besar mungkin memerlukan keterampilan yang saat ini tidak dimiliki staf Anda. Dengan menggunakan tenaga kerja outsourcing, Anda bisa membawa keterampilan barus untuk beroperasi di bisnis Anda sendiri, dapat memungkinkan karyawan internal Anda bekerja di samping karyawan berbakat dan memperoleh keahlian baru.
Baca juga: Pengertian HR Analytics, Manfaat, dan Jenisnya
Peningkatan efisiensi
Outsourcing memungkinkan Anda memindahkan fungsi-fungsi kerja ke sumber yang lebih terspesialisasi. Mengalihkan fungsi-fungsi tersebut ke perusahaan yang berspesialisasi dalam tugas-tugas tersebut dapat menghasilkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas biaya yang lebih besar.
Perusahaan Anda dapat meningkatkan efisiensi dengan berkonsentrasi pada perekrutan, pelatihan, fasilitas, dan sumber daya lainnya dalam model bisnis inti Anda.
Outsourcing memungkinkan Anda mempersempit biaya anggaran untuk laporan dan faktur tertentu yang diminta dari kontraktor daripada menganggarkan departemen internal untuk melakukan hal yang sama.
Kekurangan menggunakan tenaga kerja outsourcing
Ada beberapa potensi kerugian dari outsourcing termasuk:
Kontrol dan fleksibilitas terbatas
Ketika Anda mengalihdayakan tugas ke perusahaan lain, Anda mungkin dibatasi oleh perjanjian kontrak yang mengikat.
Anda mungkin memiliki kontrol yang lebih sedikit atas perangkat lunak, prosedur dan protokol, praktik perekrutan dan penjadwalan.
Outsourcing juga dapat membatasi seberapa besar fleksibilitas bisnis Anda untuk bermanuver saat perusahaan Anda tumbuh atau perubahan muncul. Anda mungkin juga memiliki kontrol yang lebih sedikit atas karyawan yang dikontrak pihak ketiga yang bekerja di luar lokasi.
Penurunan moral karyawan
Outsourcing dapat memengaruhi budaya perusahaan Anda, terutama moral karyawan. Jika karyawan Anda tidak memahami perlunya outsourcing, mereka mungkin merasa mereka sedang diganti.
Karyawan lain mungkin menjadi frustrasi karena alur kerja menjadi lebih rumit, terutama jika perusahaan yang dikontrak berada di zona waktu yang berbeda.
Baca juga: Gaji Outsourcing 2022: Ini Peraturan Menurut Undang-Undang
Tantangan keamanan
Outsourcing dapat membuat keamanan data menjadi lebih rumit. Outsourcing biasanya melibatkan banyak situs yang menggunakan teknologi untuk terhubung dan berbagi informasi yang dapat menyebabkan lebih banyak peluang untuk kebocoran data.
Bisnis Anda juga akan memiliki kontrol yang lebih sedikit atas perekrutan dan protokol karyawan, sehingga membatasi kontrol Anda atas informasi yang dimiliki karyawan tersebut tentang perusahaan Anda.
Cara Menentukan Apakah Menggunakan Tenaga Kerja Outsourcing Tepat untuk Bisnis Anda
Berikut ini cara menentukan apakah outsourcing cocok untuk bisnis Anda:
1. Tentukan fungsi inti perusahaan Anda
Anda dapat memulai proses pengambilan keputusan dengan menguraikan produk dan layanan apa yang menjadi spesialisasi perusahaan Anda.
Penting untuk terlebih dahulu menganalisis operasi perusahaan Anda untuk memahami bagian mana dari perusahaan Anda yang perlu ditingkatkan efisiensinya.
Hal ini dapat membantu Anda memutuskan fungsi bisnis apa yang dapat dialihdayakan untuk membantu mempersempit fokus Anda dan menurunkan biaya keseluruhan Anda.
2. Hitung biaya per-departemen
Banyak perusahaan memilih untuk melakukan outsourcing untuk menghemat uang. Untuk melakukan ini, tentukan seberapa lancar setiap departemen berjalan, berapa banyak pendapatan yang dihasilkan setiap departemen, dan tingkat pergantian karyawan dalam setiap posisi departemen.
Setelah Anda menentukan departemen mana yang tidak terkait dengan fungsi inti Anda, Anda dapat membandingkan anggaran dan biaya aktual. Hal ini dapat memberikan panduan untuk menentukan departemen mana yang mungkin berdampak pada keuntungan Anda dan apa yang dapat dialihdayakan.
Baca juga: Mengenal Apa itu Jasa Outsourcing dan Fungsinya Bagi Bisnis
3. Teliti perusahaan
Setelah Anda menentukan departemen dan fungsi mana yang mungkin mendapat manfaat dari outsourcing, Anda harus meneliti perusahaan yang berspesialisasi dalam tugas-tugas tersebut untuk menentukan berapa biaya yang mereka kenakan dan layanan apa yang mereka tawarkan.
Anda juga harus mendapatkan rincian tentang praktik perekrutan, kebijakan keamanan, dan ketentuan kontrak mereka, terutama mengenai apa yang terjadi jika mereka tidak memenuhi kuota. Anda juga bisa menghubungi jaringan Anda dan perusahaan lain dalam industri Anda untuk mendapatkan rekomendasi dan ulasan.
4. Prioritaskan kebutuhan Anda
Anda bisa menggunakan riset tersebut untuk mempersempit daftar ke perusahaan yang tepat untuk bisnis Anda. Misalnya, jika Anda melihat dukungan pelanggan outsourcing, Anda dapat mempertimbangkan:
- Jam berapa Anda ingin karyawan tersebut bekerja
- Bagaimana Anda lebih suka pelanggan Anda menghubungi staf dukungan
- Berapa banyak volume yang Anda harapkan dikelola oleh perusahaan untuk Anda
- Seberapa sering Anda ingin mereka melaporkan kuota, jaminan kualitas, dan data lainnya ke bisnis Anda
- Protokol keamanan apa yang Anda harapkan dan apakah Anda memerlukan enkripsi informasi keuangan untuk melindungi nomor kartu kredit atau rekening bank pelanggan Anda
Anda dapat menggunakan analisis ini untuk memutuskan berapa banyak uang yang dapat Anda keluarkan untuk melakukan outsourcing proses bisnis.
Jika Anda memutuskan untuk tidak melakukan outsourcing, Anda juga dapat menggunakan informasi ini untuk menentukan cara merampingkan departemen dan memfokuskan fungsi dan karyawannya agar lebih efisien dan produktif.
5. Tentukan bagaimana outsourcing dapat mempengaruhi karyawan Anda
Outsourcing mungkin merupakan keputusan keuangan utama, tetapi Anda harus mempertimbangkan bagaimana hal itu dapat memengaruhi moral karyawan.
Anda dapat menentukan bagaimana karyawan mungkin menanggapi dengan menggunakan survei dan wawancara.
Banyak karyawan merasa lebih nyaman tentang transisi ke outsourcing jika perusahaan mereka transparan tentang proses dan alasan mereka.
Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan paket pesangon atau penugasan ulang apa yang akan Anda tawarkan kepada karyawan yang mungkin kehilangan peran mereka dalam outsourcing.
6. Ambil pandangan yang luas
Setelah Anda mengumpulkan data keuangan pada fungsi bisnis, proyeksi biaya outsourcing dan dampak potensial pada budaya perusahaan Anda, Anda dapat menentukan apakah outsourcing tepat untuk perusahaan Anda.
Anda juga dapat menyewa konsultan untuk membantu Anda menentukan apakah outsourcing adalah ide yang baik untuk bisnis Anda dan bagaimana membuat transisi selancar mungkin.
Baca juga: Download Contoh Slip Gaji Format PDF, Word, dan Excel Gratis
Kesimpulan
Itulah beberapa kelebihan dan kekurangan menggunakan tenaga kerja outsourcing dalam bisnis dan beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum memutuskan untuk menggunakan tenaga kerja outsourcing.
Kebanyakan bisnis di Indonesia, menggunakan tenaga kerja outsourcing bertujuan untuk menghemat pengeluaran, meminimalisir biaya pelatihan, dan alasan lainnya yang mungkin dirasa dapat membuat bisnis menjadi lebih efisien.
Namun semua ini bukan berarti tanpa tantangan, karena ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan sebelum memutuskan untuk menggunakan outsourcing.
Semua data karyawan dalam bisnis baik karyawan internal maupun outsourcing harus Anda kelola dengan baik dan benar supaya memudahkan Anda jika terjadi masalah di kemudian hari.
Untuk proses pengelolaan data, penghitungan payroll dan tunjangan, manajemen cuti karyawan, sampai pencatatan kehadiran karyawan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HR modern yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap, salah satunya adalah software payroll dan HR Gajihub.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
3 thoughts on “Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Tenaga Kerja Outsourcing”