Administrasi kepegawaian, yang lebih dikenal sebagai human resource (HR) atau manajemen sumber daya manusia (SDM), adalah koordinasi dan pengaturan karyawan dalam suatu perusahaan.
Karyawan merupakan aset vital bagi berfungsinya suatu organisasi secara efektif. Agar organisasi mana pun menjadi sukses, maka perlu mengenali personel potensial, memperolehnya, mengembangkan dan mempertahankannya. Istilah ‘Kepegawaian’ mengacu pada ‘Badan karyawan’ yang mengisi berbagai posisi dalam suatu organisasi.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu administrasi kepegawaian secara mendalam dan juga tugasnya dalam sebuah bisnis.
Apa Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian adalah proses pengelolaan semua hal yang berkaitan dengan pekerja atau karyawan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Hal-hal yang termasuk dalam administrasi kepegawaian antara lain perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, pengembangan karier, serta penanganan masalah yang berkaitan dengan pekerja atau karyawan.
Administrasi kepegawaian juga meliputi pengelolaan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pekerja atau karyawan, seperti surat lamaran, kontrak kerja, slip gaji, serta laporan kinerja.
Selain itu, administrasi kepegawaian juga harus memastikan bahwa pekerja atau karyawan mendapatkan fasilitas dan perlindungan yang sesuai dengan peraturan perusahaan dan hukum yang berlaku.
Untuk dapat mengelola administrasi kepegawaian dengan baik, perusahaan harus memiliki tim yang terdiri dari profesional yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang ini.
Tim ini harus mampu mengelola semua aspek administrasi kepegawaian dengan baik dan efisien, serta menjadi penghubung antara perusahaan dan pekerja atau karyawan. Melalui administrasi kepegawaian yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa pekerja atau karyawan merasa nyaman dan puas bekerja di perusahaan tersebut.
Baca juga: Metode STAR dalam Interview, Berikut Penjelasan Lengkapnya
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Dilansir dari Gramedia.com, fungsi adminstrasi kepegawaian dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial mempunyai arti fungsi yang erat kaitannya dengan pekerjaan yang mengutamakan pengelolaan atau tidak dengan hal teknis. Hal ini mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian para pegawai.
Perencanaan mencakup penentuan kebutuhan para pegawai, mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi terkait dengan kebutuhan pegawai, dan lain-lain sebagainya. Hal ini termasuk di dalamnya perencanaan guna mengisi kursi dari posisi yang akan kosong nantinya.
Pengorganisasian mencakup pembagian tugas dan wewenang yang juga biasanya ditunjukan lewat hierarki dari struktur organisasi atau perusahaan. Pengarahan pegawai ini lebih ke arah peningkatan kinerja bagi karyawan seperti pemberian reward dan bentuk apresiasi lainnya. Untuk pengendalian pegawai ini, dilakukan pengukuran dan penilaian kinerja pegawai berupa pengawasan atau monitoring.
2. Fungsi Operatif atau Teknis
Fungsi operatif atau fungsi teknis ini berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan secara fisik dan lebih teknis mencakup pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi sampai pada pensiunan pegawai.
Pengadaan pegawai ini mencakup proses rekrutmen pegawai dan seleksi. Pengembangan pegawai dapat mencakup pengembangan kemampuan atau skill dari karyawan lewat training, seminar, dan lain sebagainya.
Menciptakan integrasi antarpegawai supaya bisa bekerja dengan efektif dan kooperatif juga menciptakan loyalitas pegawai terhadap perusahaan. Selain itu, melalui fungsi operatif administrasi kepegawaian ini akan diurus berbagai bentuk balas jasa berupa kompensasi sampai tunjangan hari tua pegawai atau pensiunan.
Baca juga: Tips Perkenalan Diri Saat Interview dan Contohnya
Lingkup Administrasi Kepegawaian dalam Bisnis
Pengorganisasian
Di sebagian besar bisnis, tenaga kerja yang terorganisir dengan baik berarti efisiensi, produktivitas, dan pendapatan yang lebih besar.
Oleh karena itu, tugas utama administrasi kepegawaian adalah untuk mengatur semua karyawan sedemikian rupa sehingga memungkinkan mereka untuk bekerja sama dan menyelesaikan tugas dengan cara terbaik.
Contoh masalah di bidang ini termasuk mengetahui berapa banyak departemen yang diperlukan, berapa banyak individu yang harus berada di setiap departemen, berapa rasio manajer terhadap karyawan, dan rantai komando alternatif apa yang harus digunakan ketika manajer tidak dapat dihubungi.
Organisasi juga berurusan dengan cara menugaskan individu ke proyek tertentu, serta menjaga agar karyawan tetap sehat dan aman di lingkungan kerja.
Rekrutmen dan perekrutan
Setelah mereka yang berada dalam tim administrasi kepegawaian perusahaan mengetahui cara mengorganisir pekerja dan proyek-proyek mereka, mereka mulai merekrut dan mempekerjakan karyawan secara aktif.
Mereka memposting pemberitahuan tentang posisi yang tersedia, mengorganisir atau ikut serta dalam acara-acara seperti bursa kerja, dan melakukan wawancara awal untuk menemukan kandidat yang paling berkualitas dan berpengalaman.
Mereka kemudian menyampaikan informasi tentang kandidat akhir kepada manajer departemen, yang sering kali melakukan wawancara terakhir dan memutuskan siapa yang akan dipekerjakan.
Pelatihan dan onboarding
Karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan tidak selalu mengetahui kebijakan dan prosedur bisnis, bahkan jika mereka memiliki pengalaman dan keahlian yang luar biasa.
Pelatihan dan onboarding hampir selalu diperlukan untuk mengatasi hal ini. Anggota departemen SDM dapat mengembangkan acara pelatihan dan dokumentasi yang diperlukan untuk membuat karyawan bekerja secara efisien.
Mereka juga mengumpulkan dan mengawasi pelatihan tambahan, seperti yang diperlukan untuk naik jabatan ke posisi yang berbeda di perusahaan. Dalam beberapa kasus, mereka bermitra dengan berbagai lembaga pendidikan untuk mengembangkan program yang memungkinkan karyawan mendapatkan sertifikasi atau gelar yang terkait dengan industri.
Penilaian
Sebagian besar perusahaan ingin mengetahui bahwa karyawan mereka berkinerja pada tingkat tertentu. Mereka juga ingin mengetahui bahwa para pekerja mengikuti kebijakan dan prosedur dengan baik.
Oleh karena itu, salah satu tugas tim administrasi personalia adalah mengembangkan teknik dan alat yang dapat digunakan manajer untuk tujuan penilaian.
Contoh yang umum adalah formulir standar untuk tinjauan kinerja karyawan. Pekerja SDM menggunakan data yang dikumpulkan melalui item-item ini untuk menganalisis aktivitas dalam perusahaan dan untuk membuat keputusan seperti apakah akan meningkatkan gaji.
Baca juga: Stress Interview: Pengertian, Persiapan, dan Contoh Pertanyaannya
Resolusi konflik
Keuntungan menggunakan manusia daripada mesin adalah, bahwa setiap individu bisa menjadi inovatif dan menampilkan proses berpikir logis berdasarkan pengalaman, tetapi manusia tidak selalu akur saat mereka berusaha melakukan hal ini.
Administrasi kepegawaian dibawah departemen SDM bertanggung jawab untuk menyelesaikan konflik yang mungkin timbul di perusahaan, terutama konflik antara berbagai tingkat manajemen.
Mereka juga bekerja untuk menyelesaikan konflik yang tidak bersifat interpersonal, seperti karyawan baru yang merasa tidak pada tempatnya di lingkungan kerjanya.
Menyimpan catatan rinci terkait dengan kegiatan ini adalah suatu keharusan, karena beberapa konflik pada akhirnya mengarah pada tindakan disipliner atau pemutusan hubungan kerja yang, jika tidak dilaksanakan dengan benar, dapat menyebabkan tuntutan hukum.
Para pekerja manajemen kepegawaian umumnya lebih mudah menyelesaikan konflik ketika mereka memiliki kerangka kerja yang solid dari kebijakan dan prosedur yang jelas untuk kembali.
Kebijakan dan prosedur memungkinkan karyawan departemen personalia tetap objektif saat mereka mencoba menemukan solusi yang layak.
Mereka juga memastikan bahwa setiap solusi yang diusulkan sejalan dengan tujuan perusahaan. Tim SDM bekerja sama dengan anggota manajemen untuk menyusun dokumentasi kebijakan dan prosedur untuk alasan ini.
Mengikuti kepatuhan hukum
Proses administrasi kepegawaian harus melihat kebijakan dan peraturan tidak hanya untuk perusahaan mereka, tetapi juga untuk yurisdiksi mereka.
Proses ini harus memastikan bahwa karyawan mengisi formulir pajak yang tepat, misalnya, dan dokumen lain yang diwajibkan pemerintah.
Tugas ini menantang karena undang-undang tenaga kerja terus diperbaru secara teratur, yang mengharuskan pekerja dalam lingkup sumber daya manusia menyesuaikan aktivitas dan dokumentasi dalam bisnis. Hal ini sangat penting karena kegagalan untuk mematuhi bahkan satu peraturan saja dapat membahayakan reputasi dan operasi perusahaan.
Baca juga: 20 Jenis Jadwal Kerja yang Bisa Perusahaan Terapkan
Tujuan Administrasi Kepegawaian
Tujuan dari administrasi kepegawaian adalah untuk mengelola semua aspek yang berkaitan dengan pekerja atau karyawan dalam suatu organisasi atau perusahaan, agar dapat memberikan kontribusi yang maksimal bagi perusahaan dan menjaga kepuasan pekerja atau karyawan.
Beberapa tujuan utama dari administrasi kepegawaian antara lain:
- Menciptakan proses rekrutmen yang efisien dan efektif, sehingga perusahaan dapat menemukan kandidat terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Mengelola pelatihan dan pengembangan karier bagi pekerja atau karyawan, agar dapat meningkatkan keterampilan dan kompetensi mereka sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Menyusun sistem penilaian kinerja yang adil dan objektif, agar dapat mengukur kinerja pekerja atau karyawan secara akurat dan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan.
- Mengelola dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pekerja atau karyawan, seperti surat lamaran, kontrak kerja, slip gaji, serta laporan kinerja, agar dapat mempermudah proses administrasi kepegawaian.
- Memastikan bahwa pekerja atau karyawan mendapatkan fasilitas dan perlindungan yang sesuai aturan dan undang-undang tenaga kerja yang berlaku
Baca juga: Bagaimana Cara Membangun Perencanaan Strategi Tim?
Saya ingin Berkarir di Adminstrasi Kepegawaian, Bagaimana Caranya?
Untuk menjadi seorang administrasi kepegawaian, Anda harus memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang ini. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk menjadi seorang administrasi kepegawaian:
- Ambil program studi yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian di perguruan tinggi. Program studi ini biasanya terdapat di jurusan manajemen sumber daya manusia (SDM), hukum, atau ilmu sosial.
- Pelajari tentang prinsip-prinsip dasar dalam administrasi kepegawaian, seperti perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, pengembangan karier, serta penanganan masalah yang berkaitan dengan pekerja atau karyawan.
- Dapatkan pengalaman kerja di bidang administrasi kepegawaian dengan bekerja sebagai magang atau intern di perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja dalam bidang ini.
- Ikuti pelatihan atau kursus yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan Anda dalam bidang ini.
- Carilah pekerjaan sebagai administrasi kepegawaian di perusahaan yang Anda minati. Bawa surat lamaran dan CV Anda ke perusahaan tersebut dan jelaskan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut.
- Terus belajar dan meningkatkan keterampilan Anda dalam bidang administrasi kepegawaian agar dapat memberikan yang terbaik bagi perusahaan yang Anda kerjakan.
Baca juga: 12 Strategi Untuk Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Tips Mengelola Administrasi Kepegawaian dengan Baik
Untuk mengelola administrasi kepegawaian dengan baik, perusahaan harus memiliki tim yang terdiri dari profesional yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang ini. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola administrasi kepegawaian:
- Buat rencana bisnis yang jelas dan terperinci, yang mencakup strategi perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, pengembangan karier, serta penanganan masalah yang berkaitan dengan pekerja atau karyawan.
- Tentukan sistem penilaian kinerja yang adil dan objektif, yang dapat mengukur kinerja pekerja atau karyawan secara akurat dan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan.
- Sediakan pelatihan dan pengembangan karier bagi pekerja atau karyawan, agar dapat meningkatkan keterampilan dan kompetensi mereka sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Buat dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pekerja atau karyawan, seperti surat lamaran, kontrak kerja, slip gaji, serta laporan kinerja, agar dapat mempermudah proses administrasi kepegawaian.
- Pastikan bahwa pekerja atau karyawan mendapatkan fasilitas dan perlindungan yang sesuai dengan peraturan perusahaan dan hukum yang berlaku.
- Jalin komunikasi yang baik dengan pekerja atau karyawan, agar dapat mengetahui kebutuhan dan masalah yang dihadapi oleh mereka, dan memberikan solusi yang tepat.
- Sediakan tim administrasi kepegawaian yang terdiri dari profesional yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang ini, agar dapat mengelola administrasi kepegawaian dengan baik dan efisien.
- Gunakan alat modern seperti software payroll dan HR untuk memudahkan seluruh divisi HR Anda dalam mengelola dan melakukan kegiatan operasional. Salah satu software payroll dan HR yang bisa Anda gunakan adalah Gajihub yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: 16 Contoh Pertanyaan Untuk Survei Kepuasan Karyawan
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai administrasi kepegawaian dan dan tips yang bisa Anda gunakan dalam mengelola proses HR yang lebih baik dalam bisnis Anda.
Strategi yang tepat dan alat yang modern sangat berguna untuk mempemudah dan menigkatkan proses efisiensi dalam proses pengelolaan sumber daya manusia dalam bisnis, oleh sebab itu ada baiknya Anda menggunakan software payroll dan HR online seperti Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh banyak pemilik bisnis dalam memudahkan proses pengelolaan manajemen sumber daya manusia, pencatatan absensi karyawan, menghitung payroll, manajemen cuti, dan masih banyak lagi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoiba menggunakan software payroll dan HR Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.