Project management plan yang dijalankan dengan baik memberi anggota tim langkah-langkah yang tepat untuk menyelesaikan proyek yang sukses. Mereka berperan penting dalam organisasi, pemeliharaan, dan pemecahan masalah semua tujuan perusahaan.
Dalam artikel ini, kami akan mendefinisikan apa itu project management plan, menunjukkan contoh, membantu Anda membuatnya sendiri, serta mengetahui tahapan siklus hidup proyek dan jenisnya.
Apa itu Project Management Plan?
Project management plan atau perencanaan manajemen proyek adalah proposal yang merinci bagaimana proyek harus dijalankan. Project management plan dibuat oleh manajer proyek. Mereka merinci tujuan proyek dan langkah-langkah yang harus diambil untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
Project management plan juga digunakan untuk mengelola pengendalian proyek, biaya, kualitas, dan risiko lainnya. Dengan membatasi potensi risiko, project management plan memastikan proyek berhasil diselesaikan.
Bagaimana Mengembangkan Project Management Plan?
Semakin teliti dan rinci project management plan, semakin efektif dalam mendorong keberhasilan proyek. Berikut adalah delapan langkah kunci untuk mengembangkan project management plan yang sukses:
1. Tetapkan tujuan atau sasaran proyek
Menentukan ruang lingkup proyek dan tujuan keseluruhan adalah langkah pertama untuk membuat project management plan yang efektif. Saat menetapkan tujuan proyek Anda, pertimbangkan alasan Anda membuat proyek, tujuannya, dan pengaruhnya terhadap tim dan pemangku kepentingan Anda. Mengevaluasi prioritas Anda juga penting. Pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apa yang Anda harapkan dari proyek ini?
- Apa yang Anda butuhkan untuk sampai ke sana?
- Bagaimana Anda mendefinisikan kesuksesan?
- Apa yang perlu diprioritaskan?
- Bagaimana Anda akan mencapai tenggat waktu atau deadline?
- Siapa yang ada di tim?
- Peran apa yang akan dimainkan setiap anggota tim?
- Siapa pemangku kepentingan?
Baca juga: Pengertian SOP, Tips Membuatnya, dan Contoh Templatenya
2. Lakukan penelitian
Lakukan penelitian tentang sejarah perusahaan Anda dan keterlibatan saat ini dengan hal-hal serupa untuk dijadikan tolok ukur dan juga untuk membuat tujuan dan langkah yang terukur. Pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:
- Bagaimana hal-hal saat ini bekerja?
- Apa yang menyebabkan hal tersebut tidak bekerja?
- Apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek?
- Apa kebutuhan dan harapan klien?
- Berapa anggaran Anda?
- Apa yang akan Anda buat untuk klien Anda?
3. Buat garis besar untuk rencana
Setelah Anda memiliki gagasan tentang arah proyek Anda, mulailah menguraikan langkah-langkahnya. Intinya, Anda membuat rencana permainan untuk diikuti tim Anda selama durasi proyek. Pastikan untuk menyertakan hal berikut dalam garis besar proyek Anda:
- Tujuan proyek
- Para pemangku kepentingan
- Anggaran
- Kiriman
- Ruang lingkup proyek
- Kerangka waktu yang terkait dengan tugas dan target
4. Diskusikan rencana tersebut dengan tim Anda
Sebelum rencana Anda dikirim ke stakeholder untuk disetujui, pastikan untuk mendiskusikannya dengan tim Anda. Memiliki keterampilan komunikasi yang baik akan membantu anggota tim Anda lebih menerima rencana dan ide Anda.
Masukan tim dapat menjadi sangat penting untuk keberhasilan proyek Anda. Mendiskusikan rencana dengan tim Anda juga akan membantu Anda menentukan apakah rencana tersebut layak untuk diselesaikan sebelum tenggat waktu yang diperkirakan.
Seiring dengan wawasan mereka, anggota tim Anda juga akan dapat membantu Anda mengantisipasi setiap masalah dan risiko yang mungkin muncul. Dengan meninjau rencana dan membicarakannya dengan tim Anda, kemungkinan besar Anda memiliki rencana efektif yang menghasilkan proyek yang sukses.
Baca juga: Pengertian Remunerasi, Fungsi, Komponen, dan Cara Negoisasinya
5. Selesaikan rencana Anda
Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang diperlukan dan mendiskusikan rencana proyek dengan tim Anda, Anda dapat memulai proses finalisasi.
Ini adalah project management plan yang akan Anda presentasikan kepada pemangku kepentingan. Gunakan alat perencanaan proyek online untuk menyelesaikan rencana.
Alat perencanaan proyek yang baik akan memastikan rencana Anda profesional dan pemikiran serta ide Anda jelas dan ringkas. Menggunakan bagan Gantt akan membantu Anda, tim Anda, dan pemangku kepentingan memvisualisasikan garis waktu proyek.
6. Bagikan rencana akhir Anda dengan tim Anda
Setelah Anda menyelesaikan rencana Anda, distribusikan ke pihak yang diperlukan. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan apa pun tentang rencana tersebut saat muncul.
7. Jalankan rencana Anda
Setelah semua orang mengetahui detail proyek, saatnya untuk menjalankannya. Persiapan Anda dan wawasan yang Anda peroleh dari orang lain akan memainkan peran penting dalam tahap proses manajemen proyek ini.
Baca juga: Hubungan Industrial: Pengertian, Manfaat, dan Tips Mengelolanya
8. Tinjau dan periksa kembali proyeknya
Menyadari apa yang berhasil dan apa yang tidak selama proyek Anda saat ini dapat menjadi informasi yang berguna untuk dibawa bersama Anda ke proyek berikutnya. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah tenggat waktu terpenuhi?
- Jika tidak, mengapa?
- Bagaimana ini bisa dicegah di masa depan?
- Di mana ada masalah yang muncul?
- Jika demikian, bagaimana mereka ditangani?
- Bagaimana penanganan masalah ini dapat ditingkatkan di masa depan?
- Apakah tujuan proyek terpenuhi?
Memahami keberhasilan atau perangkap proyek akan membantu memandu eksekusi Anda untuk selanjutnya. Ini juga saat yang tepat untuk berterima kasih kepada anggota tim Anda atas keterlibatan, wawasan, dan kerja keras mereka. Melakukannya akan meningkatkan moral tim saat Anda memasuki proyek berikutnya.
Contoh Project Management Plan
Bergantung pada industri Anda, rencana proyek bisa terlihat sangat berbeda. Berikut adalah beberapa contoh rencana proyek:
- Tinjauan bisnis perusahaan
- akuisisi baru
- Implementasi teknologi baru
- Rencana risiko manajemen proyek
Menyadari potensi risiko adalah langkah penting yang harus diambil untuk menghindari kehadiran mereka selama durasi proyek Anda. Berikut ini adalah komponen dari proses manajemen risiko proyek:
Identifikasi masalah potensial. Kategorikan risiko apa pun dan berkolaborasi dengan anggota tim dan pemangku kepentingan Anda untuk mengidentifikasi masalah.
- Evaluasi risikonya. Tentukan probabilitas kemunculannya dan bagaimana pengaruhnya terhadap penyelesaian proyek. Daftar risiko dapat digunakan untuk menyusun evaluasi risiko Anda.
- Pikirkan solusi dan buat rencana. Pertimbangkan bagaimana Anda dan tim Anda akan mengatasi risiko yang mungkin muncul. Manajer proyek perlu memanfaatkan keterampilan pemecahan masalah yang baik dalam langkah ini.
- Memantau risiko. Pastikan untuk memantau risiko yang terjadi selama durasi proyek. Ada kemungkinan tim Anda akan menghadapi risiko yang tidak Anda pertimbangkan. Pastikan orang yang tepat didelegasikan untuk menyelesaikannya.
Baca juga:Manajemen Kinerja: Pengertian, Manfaat, Proses dan Strateginya
Tahap Siklus Hidup Proyek
Setiap siklus hidup proyek melibatkan beberapa langkah. Meskipun ada model yang berbeda untuk siklus hidup proyek, hampir semuanya mencakup empat atau lima tahap berikut:
1. Inisiasi proyek
Selama tahap inisiasi proyek, manajer mengidentifikasi masalah dan mengevaluasi apakah perlu menciptakan solusi berbasis proyek. Mereka menggunakan dokumen kasus bisnis dan studi kelayakan untuk menilai nilai dan kelayakan proyek potensial. Jika ide proyek lolos evaluasi ini, proyek berlanjut ke tahap kedua.
2. Perencanaan proyek
Tahap perencanaan proyek adalah ketika seorang manajer proyek menetapkan tujuan dan ruang lingkup proyek. Juga, manajer proyek menggunakan tahap ini untuk menentukan anggaran proyek, mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan mulai mengatur tim untuk melaksanakan tugas-tugas yang terlibat dalam proyek.
Tergantung pada sifat proyek, manajer proyek dapat membuat laporan yang secara menyeluruh menetapkan rencana. Sebuah program formal juga dapat mencakup ide-ide untuk hambatan, formulir template yang diperlukan dan kerangka waktu untuk penyelesaian proyek.
3. Implementasi atau pelaksanaan proyek
Selama tahap ini, manajer proyek memberikan tugas kepada anggota tim, dan tim menyelesaikannya. Tahap ini adalah saat produksi aktual dan pekerjaan berlangsung untuk mencapai tujuan proyek. Anggota tim membuat kiriman dan menjalankan rencana yang dibuat selama fase sebelumnya.
4. Penutupan proyek
Setelah semua pekerjaan yang diperlukan selama tahap implementasi selesai, proyek bergerak ke tahap akhir. Selama tahap penutupan proyek, manajer proyek mengomunikasikan penyelesaiannya kepada pemangku kepentingan utama. Para pemangku kepentingan menerima semua kiriman pada tahap ini. Banyak manajer proyek mengevaluasi keberhasilan proyek selama tahap ini untuk meningkatkan proses manajemen siklus hidup mereka untuk proyek masa depan.
5. Pemantauan dan pengendalian proyek
Beberapa model siklus hidup proyek mencakup tahap kelima yang bersamaan dengan tahap ketiga implementasi atau eksekusi. Selama tahap pemantauan dan pengendalian proyek ini, manajer proyek mengawasi kinerja proyek. Mereka memberikan umpan balik kepada anggota tim, melihat bahwa semua elemen proyek selesai sesuai jadwal dan mengatasi hambatan. Dengan memantau pelaksanaan proyek, manajer dapat memastikan bahwa ruang lingkup tidak bertambah dan proyek tetap dalam parameter waktu yang dapat diterima.
Baca juga: Manajemen Konflik: Pengertian, Gaya, Manfaat, dan Strateginya
Jenis Siklus Hidup Proyek
Bergantung pada waktu, biaya, dan persyaratan ruang lingkup proyek, manajer proyek dapat memilih di antara tiga jenis siklus hidup proyek yang berbeda:
1. Siklus hidup prediktif
Siklus hidup prediktif mengikuti rencana yang sangat rinci. Strategi tingkat tinggi dibuat selama tahap perencanaan, dan rencana yang lebih rinci dirancang segera sebelum proyek dimulai setiap tingkat pekerjaan yang progresif.
Struktur siklus hidup yang direncanakan dengan ketat ini memastikan bahwa pekerjaan dapat diprediksi dan mengikuti batasan waktu, biaya, dan ruang lingkup dengan cermat.
2. Siklus hidup iteratif dan inkremental
Jenis siklus hidup ini juga memiliki tinjauan tingkat tinggi yang dibuat selama fase perencanaan. Rencana yang lebih rinci dibuat sebelum proyek bergerak ke setiap langkah berurutan. Ruang lingkup setiap fase dibuat segera sebelum setiap tahap, bukan di awal proyek.
3. Siklus hidup adaptif
Siklus hidup adaptif juga melalui beberapa iterasi. Dalam proyek yang dihadapi pelanggan, kiriman ditinjau pada akhir setiap iterasi, dan ruang lingkup baru dibuat untuk iterasi baru berdasarkan umpan balik.
Proyek-proyek ini memiliki siklus hidup yang tidak dapat diprediksi. Mereka berisi setiap tahap siklus hidup tradisional, tetapi mereka mungkin menjalani beberapa fase beberapa kali.
Baca juga: Notula Rapat: Pengertian, Tips Menulis, dan Contohnya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai project management plan yang bisa Anda adaptasikan dalam proses menyelesaikan proyek yang lebih optimal. Untuk proses penyelesaian prooyek yang memuaskan dan tepat waktu, Anda memerlukan tim terbaik yang sesuai dengan ekspektasi Anda.
Dan perlu Anda ketahui bahwa mengelola tim dan proses talent management bukan hal yang bisa Anda anggap sepele, terutama jika menyangkut proses HR dan pengelolaan pembayaran payroll berdasarkan jam kerja.
Untuk memudahkan semua ini, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR Gajihub untuk proses manajemen SDM yang lebih baik untuk proyek atau bisnis Anda.
Dengan menggunakan Gajihub, karyawan Anda bisa melakukan absensi dengan mudah, mencatat payroll dan memberikan slip gaji dengan praktis, pengelolaan manajemen cuti, dan masih banyak lagi fitur di Gajihub yang akan membuat proses pengelolaan urusan HR menjadi lebih baik.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis untuk project management plan yang lebih optimal melalui tautan ini.
1 thought on “Project Management Plan: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya”