Problem Solving Skill: Manfaat, Contoh, dan Cara Meningkatkannya

Problem solving merupakan salah satu kemampuan yang harus dimiliki para karyawan di suatu perusahaan. Skill ini memungkinkan karyawan untuk menghadapi dan menyelesaikan berbagai tantangan atau hambatan yang muncul dalam pekerjaan mereka.

Melalui kemampuan problem solving yang baik, karyawan dapat menganalisis situasi, mengidentifikasi akar masalah, serta menemukan solusi yang tepat dan efektif.

Inilah yang membuat problem solving menjadi sangat penting dalam dunia kerja, karena setiap proses operasional perusahaan pastilah mengalami kendala, baik yang berkaitan dengan teknis, koordinasi, maupun sumber daya.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu keterampilan problem solving. manfaatnya dalam dunia kerja, contoh kasus, metode, dan cara meningkatkannya.

Apa Itu Problem Solving?

Secara umum, problem solving adalah proses untuk mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai solusi tersebut.

Sementara pada dunia kerja, problem solving diartikan sebagai keampuan seseorang dalam menangani situasi sulit atau tak terduga, serta menemukan solusi tertentu untuk perusahaan.

Melalui kemampuan tersebut, karyawan dapat menganalisis masalah dan mengidentifikasi berbagai solusi yang memungkinkan untuk memecahkan masalah. Oleh karena itu, skill problem solving merupakan salah satu skill yang wajib dimiliki karyawan.

Pemecahan masalah sendiri mengacu pada kemampuan untuk mengindetifikasi dan menyelesaikan masalah dengan efektif dan efisien. Contoh tindakan problem solving dapat Anda lihat pada posisi customer service yang bertugas menangani keluhan dan masalah pelanggan, serta menemukan solusi terbaik.

Baca Juga: Pengembangan Soft Skill di Tempat Kerja: Cara dan Manfaatnya

Pentingnya Problem Solving dalam Dunia Kerja

Seperti yang telah disebutkan di atas, dengan skill problem solving karyawan pun dapat menganalisis permasalahan serta mampu memikirkan solusi terbaik. Selain itu, masih banyak hal lain yang membuat skill ini berperan penting dalam dunia kerja. Berikut penjelasannya:

1. Skill Problem solving menciptakan manajemen yang lebih baik

Sebagai karyawan, dengan kemampuan problem solving yang dimiliki Anda tak hanya bisa memecahkan masalah tertentu, namun juga mengembangkan ide-ide inovatif. Dalam hal ini, Anda dapat merancang strategi yang efektif untuk membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan efisien.

2. Membantu menyusun strategis dan prioritas pekerjaan

Kemampuan pemecahan masalah yang baik dapat membantu Anda untuk menentukan prioritas pekerjaan dengan efektif. Selain itu, skill ini juga membantu orang lain untuk mengenali dan menggunakan potensi mereka untuk berkontribusi terhadap suatu pekerjaan atau proyek. Jika load pekerjaan sedang tinggi, Anda pun dapat menentukan strategi apa yang harus dilakukan.

3. Mendorong untuk berpikir secara inovatif

Skill problem solving juga dapat mendorong Anda untuk berpikir dengan fungsional dan inovatif, serta tidak konvensional. Dengan begitu, Anda pun menjadi lebih kreatif dalam menghadapi seuatu permasalahan dan dapat memberikan solusi praktis yang dapat memberikan dampak positif.

Baca Juga: Problem Analysis: Pengertian, Metode, dan Prosesnya

4. Memotivasi untuk bekerja lebih baik 

Dalam dunia kerja, problem solving juga dapat memotivasi untuk bekerja dengan lebih baik, bahkan ketika harus bekerja di bawah tekanan. Misalnya, saat Anda harus mengerjakan tugas dengan waktu yang sangat sedikit, skill ini akan membantu Anda untuk tetap berpikir jernih meskipun pada situasi mendesak.

5. Membantu mengambil resiko dengan lebih cerdas

Dengan kemampuan pemecahan masalah, Anda akan lebih bernai dalam mengambil risiko. Hal ini disebabkan karena apapun konsekuensinya, pasti tetap ada solusi lain yang bisa membantu untuk mencapai tujuan.

Hal ini tentunya akan membuat Anda lebih percaya diri dalam menjalankan tugas. Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan skill ini untuk memprediksi masalah dan memikirkan berbagai solusi.

Baca Juga: Softskill dan Hardskill, Mana yang Lebih Baik?

Apa Saja Jenis Pendekatan dan Metode Problem Solving?

Ada beberapa jenis pendekatan dan metode problem solving yang bisa diterapkan untuk menyelesaikan masalah, yaitu:

1. Root Cause Analysis (RCA)

RCA adalah proses untuk menemukan penyebab utama suatu masalah agar bisa menerapkan solusi yang tepat. RCA fokus pada penyebab mendasar, bukan hanya gejala masalah tersebut.

Misalnya, jika perusahaan mengalami tingkat retensi karyawan yang rendah, solusi cepatnya mungkin dengan merekrut lebih banyak orang.

Namun, melalui RCA, Anda bisa mencari tahu mengapa karyawan tidak bertahan lama, sehingga bisa memperbaiki masalah retensi untuk jangka panjang. Penyebab utama bisa berupa:

• Kurangnya peluang pengembangan karir
• Manfaat atau tunjangan yang kurang baikGaji yang lebih rendah dari standar pasar
• Rendahnya semangat kerja tim

Setelah mengetahui beberapa penyebab potensial, Anda bisa melakukan penelitian untuk menentukan penyebab utamanya.

Begitu penyebabnya ditemukan, Anda bisa dengan mudah menerapkan solusi yang lebih efektif. RCA membantu menyelesaikan masalah secara menyeluruh, sehingga masalah tidak terulang lagi.

2. 5 Whys Analysis

Metode 5 Whys Analysis adalah teknik sederhana untuk menganalisis masalah di organisasi. Teknik ini dilakukan dengan mengidentifikasi masalah, lalu bertanya “mengapa?” hingga 5 kali, sampai ditemukan akar masalahnya.

Metode ini sering digunakan untuk:

• Mengatasi masalah operasional
• Meningkatkan kualitas produk atau layanan
• Menganalisis proses

Karena teknik ini berfokus pada penyebab yang sederhana, metode 5 Whys paling efektif digunakan untuk masalah yang tidak terlalu rumit dan memiliki sedikit penyebab utama.

Baca Juga: Problem Analysis: Pengertian, Metode, dan Prosesnya

3. Fishbone Diagram Analysis

Diagram fishbone analysis adalah alat visual yang digunakan dalam bisnis untuk mengidentifikasi dan menyelidiki berbagai penyebab yang mungkin dari suatu masalah atau hasil tertentu.

Diagram ini juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat atau Ishikawa diagram, dinamai sesuai penciptanya, Kaoru Ishikawa, seorang ahli teori organisasi asal Jepang.

Alat ini sangat membantu dalam proses root cause analysis (RCA) karena menyediakan kerangka kerja yang sistematis untuk mengeksplorasi semua kemungkinan penyebab dari suatu masalah, bukan hanya yang paling terlihat.

4. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)

Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) adalah metode terstruktur untuk menemukan potensi kegagalan dalam desain suatu produk atau proses. ”

Failure modes” merujuk pada cara-cara di mana suatu proses atau produk bisa gagal, sementara “effects” adalah dampak yang ditimbulkan dari kegagalan tersebut, seperti pemborosan, cacat, atau hasil yang merugikan pelanggan.

FMEA dirancang untuk mengidentifikasi, memprioritaskan, dan membatasi mode kegagalan tersebut.

5. SWOT analysis

SWOT analysis adalah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman bagi bisnis atau proyek tertentu.

SWOT analysis paling sering digunakan oleh berbagai jenis organisasi, mulai dari usaha kecil, organisasi non-profit, hingga perusahaan besar.

Namun, metode ini juga bisa diterapkan untuk tujuan pribadi. Meski terkesan sederhana, SWOT analysis merupakan alat yang sangat kuat untuk membantu Anda menemukan peluang peningkatan dan keunggulan kompetitif.

6. PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Dalam PDCA, tahapan perencanaan (Plan) memungkinkan tim untuk mengidentifikasi masalah utama, mengembangkan solusi potensial, dan membuat hipotesis.

Setelah itu, solusi diuji (Do), hasilnya dievaluasi (Check), dan tindakan perbaikan dilakukan (Act) jika diperlukan.

Metode ini terus berulang, memastikan bahwa setiap solusi yang diterapkan dapat ditingkatkan secara berkelanjutan.

Pendekatan ini sangat membantu dalam problem solving karena masalah dapat dianalisis dan diselesaikan dengan metode yang sistematis dan berulang.

7. Mind Mapping

Mind mapping mendukung problem solving dengan memvisualisasikan berbagai aspek masalah dan solusinya.

Melalui diagram visual, kita bisa melihat keterkaitan antara faktor-faktor penyebab dan solusi potensial, memungkinkan pemikiran yang lebih kreatif dan terorganisir.

Hal ini membantu menemukan akar masalah dan memastikan bahwa solusi yang ditemukan mencakup semua aspek yang relevan.

Baca Juga: Design Thinking: Pengertian, Langkah, dan Contohnya

Contoh Skill yang Termasuk Kemampuan Problem Solving

Problem solving merupakan skill yang dapat diterapkan pada hampir semua peran atau profesi. Hal ini disebabkan karena skill ini mencakup berbagai keterampilan khusus yang membuat Anda dapat mengerjakan sesuatu dengan lebih efektif. Berikut adalah contoh keterampilan yang termasuk ke dalam kemampuan problem solving: 

1. Mendengarkan aktif

Mendengarkan aktif atau active listening adalah kemampuan mendengarkan kata-kata orang lain dengan memahami makna serta maksud di balik kata-kata tersebut. Kemampuan ini juga mencakup bagaimana seseorang dapat menerjemahkan ekspresi wajah atau nada suara dari lawan bicara.

Dengan keterampilan ini, Anda dapat lebih mudah untuk menganalisis masalah dan menemukan solusi karena dapat memahami apa yang disampaikan oleh orang lain. Misalnya, saat terlibat dalam sebuah rapat Anda dapat memberikan feedback terkait masalah yanng tengah dibahas.

2. Berpikir analitis

Mengutip Indeed, berpikir analitis adalah metode untuk menganalisis masalah dan menemukan solusi. Keterampilan ini membuat Anda kritis terhadap informasi yang ada, serta membantu untuk menemukan berbagai ide untuk memecahkan masalah. Selain itu, berpikir analitis juga sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan dengan menggunakan data yang akurat dan terukur.

3. Kreativitas

Kreatif juga menjadi keterampilan yang termasuk ke dalam skill problem solving. Melalui kemampuan ini, Anda pun dapat mengembangkan solusi yang lebih inovatif untuk suatu masalah. Meskipun dengan menggunakan kreativitas mungkin memerlukan lebih banyak risiko, namun keterampilan ini membuat Anda lebih terbuka dan melihat tantangan sebagai peluang untuk berkembang.

4. Pengambilan keputusan

Menurut Bowo (2008) pengambilan keputusan adalah proses menemukan satu pilihan dari beragamanya alternatif pilihan terbaik yang dilakukan secara rasional. Dengan keterampilan ini, Anda dapat mengendalikan situasi dan mencari solusi untuk memecahkan masalah. Jika digabungkan dengan keterampilan problem solving lainnya, Anda pun dapat membuat keputusan yang lebih bijaksana dan bermanfaat bagi semua orang.

5. Motivasi diri

Motivasi diri merupakan keterampilan yang mendorong Anda untuk terus mencari solusi, sekalipun di tengah-tengah kesulitan. Keterampilan ini akan membantu Anda untuk lebih fokus pada tujuan awal dan percaya dengan potensi yang dimiliki.

6. Critical Thinking

Critical thinking skill adalah kemampuan untuk menganalisis informasi secara objektif dan menarik kesimpulan yang rasional.

Hal ini melibatkan pengumpulan informasi tentang suatu subjek dan menentukan informasi mana yang relevan serta mana yang tidak, berdasarkan penalaran deduktif.

Kemampuan untuk berpikir kritis membantu seseorang dalam kehidupan pribadi maupun profesionalnya dan sangat dihargai oleh sebagian besar pemberi kerja.

7. Penyelesaian Masalah Kompleks

Penyelesaian masalah kompleks adalah proses yang digunakan oleh dua pihak atau lebih untuk menemukan solusi yang bersahabat atas suatu masalah.

Konflik bisa terjadi antara teman, anggota keluarga, serta antara rekan kerja, klien, dan pelanggan. Di tempat kerja, kurangnya keterampilan resolusi konflik bisa berdampak sangat negatif pada organisasi.

8. Analisis Masalah

Analisis masalah adalah serangkaian langkah untuk mengidentifikasi masalah, menganalisisnya, dan mengembangkan solusi untuk mengatasinya.

Keterampilan ini melibatkan penyelidikan atau investigasi terhadap penyebab kesalahan, kegagalan, atau insiden tak terduga.

Meskipun tujuan utama dari analisis masalah adalah untuk mengembangkan solusi, proses ini juga memberi Anda pemahaman mendalam tentang masalah yang memungkinkan Anda mencegah jenis masalah lain yang mungkin timbul dari penyebab yang sama.

8. Solusi Strategis

Solusi strategis merupakan rencana jangka panjang yang digunakan untuk mengelola peluang dan ancaman eksternal, serta memfokuskan pada kekuatan dan kelemahan internal perusahaan.

Perencanaan strategis merupakan proses sistematis yang membantu menetapkan ambisi untuk masa depan bisnis dan menentukan cara terbaik untuk mencapainya

Baca Juga: Mengetahui Apa itu Skill Will Matrix dan Contohnya

Contoh Kasus Problem Solving di Tempat Kerja

Agar lebih memahami problem solving di tempat kerja, berikut contoh-contoh kasus yang kerap terjadi:

1. Kegagalan Komunikasi

Seringkali, pesan yang tidak jelas atau tidak mengerti dapat menjadi sumber masalah di tempat kerja. Hal ini bisa terjadi ketika instruksi atau informasi tidak disampaikan dengan baik, terutama dalam tim yang bekerja sama secara langsung atau dari lokasi yang berbeda.

Miscommunications seperti ini dapat menyebaban kebingungan di antara anggota tim, deadline proyek yang terlewat, dan bahkan dapat merusak hubungan di antara anggota tim.

Salah satu solusinya adalah meningkatkan komunikasi dengan memastikan bahwa pesan disampaikan secara jelas dan menggunakan tools kerja sama seperti pesan instan, email, atau tools untuk mengerjakan proyek bersama.

2. Prioritas yang Bertentangan dan Alokasi Sumber Daya

Dalam situasi di mana sumber daya terbatas, menentukan proyek mana yang harus menjadi prioritas bisa menjadi tantangan. Hal ini bisa menyebabkan ketegangan dalam tim dan menurunkan produktivitas jika tidak dikelola dengan baik.

Oleh karena itu, penting untuk membuat proyek berdasarkan skala prioritas dan mengembangkan kerangka kerja yang jelas untuk mengevaluasi dan meninjau prioritas secara berkala.

Dengan cara ini, tim dapat fokus pada proyek yang paling penting dan mengelola sumber daya mereka secara efisien.

3. Masalah Kinerja Karyawan

Tidak jarang, anggota tim menghadapi masalah kinerja yang dapat mempengaruhi hasil kerja tim secara keseluruhan. Hal ini bisa disebabkan oleh kurangnya keterampilan, motivasi yang rendah, atau masalah pribadi.

Penting bagi manajemen untuk mengidentifikasi masalah ini sejak awal, misalnya dengan memberikan dukungan seperti pelatihan tambahan, mentoring, atau menyusun rencana perbaikan kinerja.

4. Tantangan Kepuasan Pelanggan

Tujuan utama perusahaan adalah memenuhi harapan pelanggan. Namun, tantangan tentu akan muncul ketika kebutuhan pelanggan bervariasi, atau proyek menghadapi kendala seperti deadline yang terlalu ketat atau sumber daya yang terbatas.

Untuk itu, Anda perlu mendorong pendekatan yang beriorientasi pada pelanggan. Misalnya dengan mendengarkan keluhan pelanggan, melibatkan mereka dalam pemecahan masalah, dan melakukan perbaikan berkelanjutan.

5. Adaptasi terhadap Perubahan

Perubahan adalah bagian alami dari lingkungan kerja modern, namun mungkin tidak semua karyawan merasa nyaman atau antusias dalam menghadapinya.

Hal tersebut dikhawatirkan bisa menciptakan resistensi atau kecemasan di kalangan karyawan. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki sikap fleksibel terhadap perubahan dan memberikan dukungan kepada anggota tim agar dapat beradaptasi dengan lebih efektif.

Anda bisa melibatkan karyawan dalam proses perubahan, memberikan pelatihan yang diperlukan, dan memberikan sumber daya yang cukup untuk meringankan kekhawatiran dan mendorong penerimaan perubahan.

Baca Juga: Conceptual Skill: Manfaat, Contoh Skill, dan Cara Mengembangkan

Bagaimana Contoh Penerapan Problem Solving dalam Berbagai Industri?

Problem solving adalah kemampuan yang sangat dibutuhkan dalam berbagai industri, mulai dari konstruksi hingga layanan pelanggan.

Dengan pendekatan yang tepat, Anda bisa mengidentifikasi masalah, menganalisis penyebabnya, menemukan solusi yang efektif, dan memastikan bahwa masalah tersebut tidak terjadi lagi di masa mendatang.

Berikut adalah beberapa contoh penerapan problem solving dalam berbagai industri.

1. Problem Solving dalam Manajemen Proyek

Proyek konstruksi yang Anda kelola mengalami keterlambatan karena pengiriman material yang tidak sesuai jadwal.

Langkah Penyelesaian

1. Identifikasi Masalah

Anda menyadari bahwa keterlambatan disebabkan oleh vendor yang tidak memenuhi jadwal pengiriman material yang sudah ditetapkan. Hal ini menyebabkan pekerjaan di lapangan tertunda dan menambah biaya proyek.

2. Analisis

Untuk menemukan akar masalahnya, Anda dapat menggunakan metode 5 Whys. Berikut beberapa contoh pertanyaannya:

Mengapa pengiriman material terlambat?
Karena vendor tidak mengirimkan material sesuai jadwal yang disepakati.

Mengapa vendor tidak mengirimkan material sesuai jadwal?
Karena mereka mengalami kekurangan tenaga kerja di gudang.

Mengapa vendor mengalami kekurangan tenaga kerja di gudang?
Karena mereka tidak merencanakan kebutuhan tenaga kerja dengan baik.

Mengapa kebutuhan tenaga kerja tidak direncanakan dengan baik?
Karena ada kesalahan dalam manajemen logistik vendor.

Mengapa terjadi kesalahan dalam manajemen logistik vendor?
Karena vendor tidak memiliki sistem logistik yang terintegrasi untuk mengelola jadwal pengiriman dan kebutuhan tenaga kerja.

Dengan menjawab 5 pertanyaan di atas, Anda pun dapat menemukan akar dari malasah tersebut.

3. Solusi

Setelah mengetahui akar masalahnya, Anda dapat menghubungi vendor alternatif yang memiliki material serupa dan dapat mengirimkannya tepat waktu.

Jika ini tidak memungkinkan, Anda bisa menyesuaikan jadwal proyek agar pekerjaan lain tetap bisa dilanjutkan sembari menunggu material tiba.

Hal ini akan meminimalkan waktu tunggu dan mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja.

4. Evaluasi Hasil

Setelah solusi diterapkan, Anda perlu memantau apakah proyek kembali sesuai dengan jadwal awal.

Jika keterlambatan berhasil diatasi dan pekerjaan berjalan sesuai rencana, ini berarti solusi Anda efektif.

Jangan lupa untuk melakukan evaluasi lanjutan agar masalah serupa bisa dihindari di masa depan, misalnya dengan memperbaiki kontrak atau meningkatkan pengawasan terhadap vendor.

Baca Juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, dan Tahapan Prosesnya

2. Problem Solving dalam Teknologi Informasi

Sebagai contoh, website yang Anda kelola mengalami downtime karena server tidak berfungsi, sehingga pengguna tidak bisa mengaksesnya.

Langkah Penyelesaian

1. Identifikasi Masalah

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah memeriksa server dan infrastruktur jaringan untuk menentukan penyebab pasti downtime.

Hal ini bisa melibatkan pemeriksaan perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan untuk memastikan apakah ada komponen yang bermasalah.

2. Analisis

Setelah melakukan pengecekan mendalam, Anda menemukan bahwa masalah terjadi karena lonjakan trafik yang tidak terduga.

Server tidak dapat menangani beban tersebut, sehingga terjadi crash. Selain itu, ada juga kemungkinan bahwa perangkat lunak server tidak dioptimalkan untuk menangani jumlah pengguna yang banyak secara bersamaan.

3. Solusi

Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat menerapkan load balancing yang akan membagi beban trafik ke beberapa server.

Hal ini memungkinkan website untuk tetap berjalan meskipun terjadi lonjakan trafik. Selain itu, Anda juga dapat memeriksa kode perangkat lunak untuk memastikan tidak ada bug yang menyebabkan crash pada server.

4. Evaluasi Hasil

Setelah menerapkan solusi tersebut, Anda dapat memantau uptime server menggunakan sistem monitoring yang memberikan laporan real-time.

Jika uptime server meningkat dan tidak ada masalah yang berulang, maka solusi yang Anda terapkan berhasil.

Anda juga bisa menambahkan sistem failover agar jika satu server mengalami masalah, server lain dapat mengambil alih fungsinya dengan cepat.

Visual yang relevan untuk kasus ini bisa berupa diagram arsitektur load balancing yang menjelaskan bagaimana beban server dibagi dan proses monitoring berjalan.

3. Problem Solving dalam Layanan Pelanggan

Anda mendapatkan banyak keluhan dari pelanggan yang mengatakan bahwa layanan respons lambat, sehingga pengalaman mereka menjadi buruk.

Langkah Penyelesaian

1. Identifikasi Masalah

Anda dapat memulai dengan mengumpulkan umpan balik dari pelanggan melalui survei atau media lain untuk menemukan titik permasalahan.

Dari situ, Anda mungkin menemukan bahwa waktu tunggu yang lama ketika pelanggan menghubungi layanan pelanggan menjadi masalah utama.

2. Analisis

Setelah melakukan analisis mendalam, Anda menyadari bahwa tim layanan pelanggan Anda tidak cukup besar untuk menangani volume permintaan yang masuk.

Selain itu, banyak pertanyaan yang sebenarnya berulang dan dapat ditangani oleh sistem otomatis, namun agen harus menanganinya secara manual, yang membuat waktu tanggapan semakin lama.

3. Solusi

Solusi pertama yang bisa Anda terapkan adalah mengembangkan chatbot otomatis untuk menangani pertanyaan umum yang sering muncul, seperti status pesanan, informasi produk, atau prosedur pengembalian barang.

Dengan cara ini, agen layanan pelanggan dapat lebih fokus pada pertanyaan yang lebih kompleks.

Selain itu, memberikan pelatihan tambahan kepada staf layanan juga bisa membantu mempercepat proses tanggapan dan penanganan keluhan pelanggan.

4. Evaluasi Hasil

Setelah solusi diimplementasikan, Anda dapat memantau indeks kepuasan pelanggan dan waktu rata-rata penyelesaian masalah.

Jika kedua indikator ini menunjukkan peningkatan, berarti solusi yang Anda terapkan berhasil.

Anda juga bisa terus memperbarui chatbot untuk menangani pertanyaan baru, serta melakukan review berkala terhadap performa tim layanan pelanggan.

Baca Juga: 10 Strategi Manajemen Pelanggan untuk Kemajuan Bisnis

Langkah-Langkah Problem Solving 

Terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan dalam pemecahan masalah, yaitu:

1. Tentukan masalahnya

Pertama, lakukan analisis terkait situasi yang tengah Anda hadapi. Kenali dan pahami setiap masalah yang ada dan cari penyebabnya. Kemudian, Anda juga bisa menentukan masalah dengan melihat perilaku dan respons dari mereka yang terlibat dalam masalah.

Dari pengamatan tersebut, lakukan beberapa hal di bawah ini:

• Pisahkan fakta dan opini
• Tentukan proses di mana masalah itu ada
• Analisa kebijakan dan prosedur perusahaan
• Diskusikan dengan anggota tim yang terlibat guna mengumpulkan lebih banyak informasi
• Kumpulkan semua informasi yang diperlukan

2. Identifikasi solusi untuk memecahkan masalah

Lakukan brainstroming untuk menemukan kemungkinan solusi yang dapat memecahkan masalah. Kumpulkan saran dari orang-orang yang terdampak pada masalah tersebut dan konsultasikan pada mereka yang lebih berpengalaman.

Saat mencari alternatif solusi, ada beberapa yang perlu Anda perhatikan:

• Pertimbangkan setiap aspek yang dapat memperlambat proses problem solving 
• Pastikan alternatif solusi yang dihasilkan relevan dengan tujuan dan sasaran
• Bedakan antara alternatif jangka pendek dan panjang
• Tuliskan semua solusi yang usulkan. Cari setikdanya lima sampai delapan alternatif solusi untuk setiap masalah.

3. Lakukan evaluasi pada solusi

Setelah menemukan berbagai alternatif solusi, berikutnya adalah mengevaluasi solusi-solusi tersebut. Pikirkan dengan baik tentang positif dan negatif dari setiap alternatif yang ada. Lakukan evaluasi dengan menganalisis dan membandingkan semua alternatif dengan sumber daya yang  dibutuhkan untuk pengimplementasiannya, termasuk waktu, data, karyawan, dan anggaran.

Baca Juga: 7 Contoh Adaptif dalam Bekerja dan Cara Meningkatkannya

4. Pilih satu solusi yang paling tepat

Setelah melewati proses evaluasi, tentukan solusi mana yang paling mungkin untuk memecahkan masalah. Berikut adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih solusi:

• Solusi dapat memecahkan masalah dengan lancar tanpa menimbulkan masalah lain
• Bisa diterima oleh semua orang yang terlibat
• Praktis dan mudah untuk diterapkan
• Sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan

Selain itu, Anda juga perlu memeprtimbangkan penerapan dari solusi tersebut, misalnya siapa saja karyawan yang akan bertanggung jawab untuk menjalankan solusi, bagaimana karyawan menerapkan solusi tersebut, serta jumlah waktu dan sumber daya yang dibutuhkan.

5. Implementasikan solusi yang sudah dipilih

Jika Anda sudah menemukan salah satu solusi yang paling tepat, selanjutnya Anda bisa mulai mengembangkan rencana aksi untuk pengimplementasian solusi tersebut. Kemudian, tetapkan tujuan dan target untuk memantau keberhasilan solusi, susun jadwal pelaksanaan, komunikasikan rencana tersebut kepada semua orang yang terlibat, dan kumpulkan feedback selama proses tersebut berlangsung.

6. Pantau proses implementasi

Setelah solusi dimplementasikan, pastikan untuk selalu mengukur kemajuan yang terjadi guna memastikan apakah solusi tersebut berfungsi dengan baik. Pada tahap terakhir ini, kumpulkan data dan feedback untuk mengetahui apakah solusi tersebut dapat menyelesaikan permasalahan dan memenuhi kebutuhan semua pihak.

Baca Juga: 15 Cara Meningkatkan Skill Karyawan Paling Mudah

Pentingnya Problem Solving dalam Manajemen Risiko

Kemampuan problem solving sangat berkaitan erat dengan manajemen risiko. Melalui kemampuan ini, Anda dapat:

1. Identifikasi Risiko dengan Tepat

Keterampilan pemecahan masalah membantu dalam mengidentifikasi risiko secara menyeluruh.

Sebelum bisa mengatasi risiko, Anda harus tahu dulu apa yang bisa menjadi masalah. Proses ini membutuhkan analisis yang kritis dan kerjasama untuk memastikan tidak ada potensi risiko yang terlewat.

Tanpa kemampuan pemecahan masalah yang baik, risiko bisa terlewatkan, dan hal ini dapat menyebabkan masalah di masa depan.

2. Menilai Risiko Secara Efektif

Setelah risiko teridentifikasi, keterampilan pemecahan masalah diperlukan untuk menilai dampak dan kemungkinan risiko tersebut terjadi.

Pemecahan masalah yang efektif memungkinkan Anda menganalisis data dengan tepat, menggunakan alat seperti matriks risiko atau peta panas, sehingga Anda bisa memprioritaskan mana risiko yang perlu ditangani lebih dulu.

3. Membuat Action Plan yang Tepat

Keterampilan problem solving membantu Anda dalam merencanakan tanggapan terhadap risiko.

Dengan pemikiran kritis dan kreatif, Anda bisa memutuskan apakah risiko perlu dihindari, dialihkan, dikurangi, atau diterima.

Keputusan ini sangat tergantung pada seberapa baik Anda memecahkan masalah dan menentukan langkah yang paling efektif berdasarkan situasi.

4. Mengimplementasikan Solusi dengan Efektif

Pemecahan masalah juga penting dalam implementasi solusi. Ketika risiko sudah direncanakan, solusi harus dijalankan dengan baik dan memerlukan koordinasi yang kuat.

Di sinilah keterampilan pemecahan masalah diperlukan untuk memastikan tim memahami peran mereka, mengatasi hambatan dalam implementasi, dan mengambil langkah proaktif jika muncul tantangan baru.

5. Menjaga Kemajuan dan Fleksibilitas

Saat solusi dijalankan, Anda harus memantau kemajuan dan siap beradaptasi jika ada perubahan atau masalah baru yang muncul.

Pemecahan masalah dalam fase ini memungkinkan Anda untuk mengevaluasi apakah solusi yang diterapkan berjalan sesuai rencana atau perlu disesuaikan.

Tanpa problem solving skill, tim tidak akan bisa responsif terhadap perubahan yang terjadi selama proses manajemen risiko.

6. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Keterampilan pemecahan masalah juga berperan dalam mengevaluasi hasil setelah solusi diterapkan.

Hal ini memastikan Anda bisa belajar dari apa yang sudah dilakukan, baik keberhasilan maupun kegagalan, sehingga dapat memperbaiki strategi di masa depan.

Tanpa evaluasi yang tepat, kesalahan yang sama bisa terulang kembali.

Baca Juga: Manajemen Konflik: Pengertian, Gaya, Manfaat, dan Strateginya

Tips Meningkatkan Kemampuan Problem Solving 

Di atas telah dijelaskan tentang tahapan-tahapan dalam problem solving. Untuk melaksanakan tahap-tahapan di atas tentunya Anda harus menguasai skill pemecahan masalah terlebih dahulu. Berikut adalah tips meningkatkan kemampuan problem solving: 

1. Susun kerangka strategis

Hal pertama yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan kemampuan problem solving adalah menyusun kerangka strategis. Kerangka tersebut meliputi:

• Kumpulkan informasi dan tentukan masalahnya
• Identifikasi hubungan masalah dengan solusi yang ada
• Kembangkan beberapa alternatif solusi
• Implementasi dan lakukan evaluasi dari solusi yang dipilih

2. Latih empati untuk memahami perspektif orang lain

Empati merupakan kunci dari kecerdasan emosional. Dengan empati, Anda dapat memahami berbagai sudut pandang dari rekan kerja. Misalnya, saat Anda mengirim ke email kepada rekan kerja dan belum mendapat balasan hingga beberapa jam. Pada situasi tersebut jangan terburu-buru untuk menyimpulkan sesuatu dan latihlah kesabaran Anda.

Apabila Anda berada di kantor yang sama, cobalah untuk menanyakan kepada mereka mengenai hal tersebut. Selain itu, Anda juga dapat menawarkan bantuan apabila mereka sedang sibuk.

3. Pertimbangkan pengalaman Anda

Anda dapat meningkatkan kemampuan problem solving dengan berbekal pengalaman dan keterampilan yang telah dipelajari. Dalam hal ini, Anda dapat menanyakan pada diri sendiri apakah Anda pernah mengalami situasi yang serupa, kemudian ingatlah bagaimana masalah tersebut dapat berakhir, dan tentukan apa yang bisa dilakukan untuk mencapai hasil terbaik.

4. Jadilah seorang expert di bidang Anda

Semakin Anda memahami bidang atau industri yang ditekuni, maka Anda pun akan lebih mudah untuk mengidentifikasi masalah dan menemukan solusi apa yang harus dilakukan. Selain itu, sebagai expert tentunya Anda lebih mudah dalam mengenali masalah sebelum terjadi, sehingga dapat melakukan upaya pencegahan.

5. Latih skill problem solving dengan kreatif

Tips terbaik untuk menguasai keterampilan problem solving adalah dengan mempraktikannya. Semakin sering Anda menghadapi masalah, maka kreativitas Anda pun akan semakin terasah. Pada tahap ini, cobalah untuk berpikir out of the box ketika mencari solusi untuk suatu masalah.

6. Minta bantuan kepada orang lain

Tips terakhir, jangan sungkan untuk meminta bantuan kepada orang lain. Misalnya, jika ada Anda menemukan masalah terkait pekerjaan, Anda dapat meminta bantuan kepada rekan kerja. Dengan mendengarkan pendapat mereka, Anda pun dapat mengetahui bagaimana cara mereka berpikir dan mempelajarinya jika suatu hari terjadi masalah serupa.

Baca Juga: 65 Contoh Keahlian dalam CV, Cara, Hingga Tips Menulisnya

Kesimpulan

Itulah penjelasan mengenai kemampuan problem solving mulai dari pengertian, manfaat, contoh keterampilan, tahap, serta bagaimana cara meningkatkan skill tersebut. Dalam dunia kerja, skill ini dapat membantu karyawan untuk menganalisis permasalahan serta mampu memikirkan solusi terbaik.

Sebagai upaya untuk mengoptimalkan skill problem solving karyawan, Anda dapat menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang akan mempermudah Anda dalam mengelola data karyawan, gaji, serta penyediaan slip gaji kepada semua karyawan melalui smartphone. 

Gajihub akan membantu dalam pengelolaan administrasi karyawan, sehingga memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada pengembangan skill-skill terkait pekerjaan.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.