Penggunaan diagram fishbone analysis memiliki peran krusial dalam memecahkan masalah di perusahaan. Diagram ini memberikan kerangka visual yang sistematis untuk mengidentifikasi dan menyelidiki berbagai kemungkinan penyebab suatu peristiwa atau masalah.
Dengan menggambarkan faktor-faktor yang berkontribusi pada masalah secara terstruktur, perusahaan dapat lebih efektif mengeksplorasi akar penyebab dan mengambil langkah-langkah perbaikan yang tepat.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu diagram fishbone, manfaat, cara membuat, hingga contohnya.
Apa yang Disebut dengan Diagram Fishbone Analysis?
Diagram fishbone analysis atau diagram tulang ikan adalah alat visualisasi yang digunakan dalam dunia bisnis untuk mengidentifikasi dan menyelediki berbagai kemungkinan penyebab suatu peristiwa, isu, atau hasil tertentu.
Diagram ini juga dikenal sebagai diagram sebab dan akibat atau digaram Ishikawa, yang dinamakan berdasarkan penciptanya, yaitu ahli teori organisasi dari Jepang bernama Kaoru Ishikawa.
Diagram fishbone membantu dalam analisis akar penyebab (root cause analysis atau RCA) dengan memberiakn kerangka kerja yang sistematis, untuk menyelidiki semua kemungkinan penyebab suatu masalah, bukan hanya yang terlihat paling jelas.
Diagram ini biasanya dimanfaatkan dalam pengembangan produk dan proses perbaikan masalah, biasanya digunakan untuk memusatkan pembicaraan pada suatu permasalahan.
Setelah kelompok melakukan brainstorming untuk semua kemungkinan penyebab masalah, fasilitator membantu kelompok menilai potensi penyebab berdasarkan tingkat kepentingan dan membuat hierarki diagram.
Diagram ini desainnya mirip dengan rangka ikan, itulah yang membuatnya disebut diagram fishbone analysis. Diagram tulang ikan biasanya disusun dari kanan ke kiri, dengan setiap “tulang” besar ikan bercabang yang mencakup tulang-tulang kecil, yang isinya mencakup lebih banyak detail.
Diagram tulang ikan dianggap sebagai salah satu dari tujuh alat dasar kualitas dan digunakan dalam fase “analisis” dari pendekatan DMAIC (define, measure, analyze, improve, control) Six Sigma untuk pemecahan masalah.
Baca Juga: Pengertian VUCA, Dampak, Hingga Tips Menghadapinya
Apa Keuntungan Menggunakan Diagram Fishbone Analysis?
Diagram tuang ikan bisa menjadi alat yang sangat penting untuk kmenganalisis masalah. Diagram ini telah digunakan dalam berbagai industri selama waktu yang cukup lama, dan sangat penting untuk memahami manfaat yang dapat diberikan oleh diagram ini.
Berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Visualisasi yang Mudah Dimengerti
Diagram tulang ikan merupakan alat yang sepenuhnya bersifat visual. Alat ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah yang mungkin tidak terlintas dalam pikiran Anda. Dengan menyusun semua informasi secara visual dan terhubung, Anda dapat dengan mudah melihat dari mana kemungkinan masalah berasal.
Meskipun mungkin tidak langsung membawa Anda ke arah yang benar, setidaknya dapat membantu Anda menghilangkan beberapa kemungkinan penyebab yang tidak benar hanya dengan mengevaluasi diagram tersebut. Hal ini menjadikannya alat yang sangat berguna untuk menguji berbagai ide secara cepat.
2. Mengidentifikasi Hambatan dengan Mudah
Cara diagram fishbone analysis memvisualisasikan hubungan dalam suatu proses membuat Anda dapat mengidentifikasi hambatan secara lebih mudah.
Dengan menggunakan diagram tulang ikan, Anda bisa dengan mudah melihat di mana beberapa lagkah dalam suatu proses mungkin menyulitkan kelancaran secara keseluruhan.
Jika Anda menggabungkannya dengan alat analisis lain, diagram tulang ikan bisa sangat membantu untuk menemukan tempat-tempat di mana sistem Anda tidak berkinerja sebaik yang diinginkan.
3. Menemukan Peluang untuk Perbaikan
Saat proses divisualisasikan dalam diagram tulang ikan, Anda dapat dengan mudah menentukan apakah beberapa bagian dari pengaturan Anda memerlukan perbaikan.
Hal ini tentu bisa dilakukan dengan menggunakan alat lain. Namun, diagram fishbone memiliki beberapa keunggulan unik tersendiri, seperti dapat membantu Anda mengidentifikasi peluang perbaikan dalam konteks nyata.
Selain itu, menggunakan diagram tulang ikan selama beberapa iterasi perubahan dapat membantu Anda memvisualisasikan bagaimana perubahan tersebut mempengaruhi proses lain yang saling terhubung.
4. Meningkatkan Pemahaman Semua Pihak
Terakhir, menggunakan diagram tulang ikan merupakan salah satu cara terbaik untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama.
Dengan demikian, diagram ini bisa menjadi alat pendidikan yang sangat efektif untuk meningkatkan keterampilan semua pihak dalam posisi mereka masing-masing. Hal inilah yang membuat diagram tulang ikan digunakan dalam banyak organisasi.
Baca Juga: Middle Management: Arti, Peran, Hingga Tips Mengoptimalkannya
Apa Saja Industri yang Kerap Menggunakan Diagram Fishbone Analysis?
Diagram tulang ikan bisa digambar dengan mudah dan dapat diadopsi oleh berbagai tim serta industri untuk membantu mengidentifikasi akar penyebab dan dampaknya. Berikut beberapa industri yang kerap memanfaatkan penggunaan diagram ini:
1. Diagram Fishbone Analysis dalam Industri Manufaktur
Penerapan teknik ini dalam bidang manufaktur membantu menganalisis penyebab masalah. Diagram tulang ikan berperan sebagai alat brainstorming saat tidak ada cukup data untuk mendukung upaya pemecahan masalah.
2. Diagram Fishbone Analysis dalam Bidang Kesehatan
Diagram tulang ikan dapat digunakan di dunia medis untuk mengidentifikasi berbagai hal yang tidak efisien, seperti keterlambatan dalam diagnosis atau kesalahan diagnostik.
3. Diagram Fishbone Analysis untuk Kebutuhan Laporatorium
Diagram tulang ikan digunakan untuk menentukan akar penyebab masalah di laboratorium, seperti hasil tes yang tidak akurat atau manajemen data laboratorium yang tidak efisien.
Baca Juga: 7 Contoh OKR Sales, Manfaat, Tips Optimalisasinya
Apa Saja Jenis-Jenis Diagram Fishbone Analysis?
Terdapat beberapa jenis utama diagram tulang ikan, yang masing-masing memiliki fitur unik dan kasus penggunaan yang berbeda. Berikut beberapa jenis yang bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan:
1. Diagram Fishbone Sederhana
Diagram tulang ikan sederhana adalah yang paling sering digunakan. Jenis diagram ini tidak memiliki kategori tertentu, sehingga Anda bebas menggunakan katergori atau label apapun yang paling sesuai dengan situasi Anda. Diagram tulang ikan sederhana dapat digunakan dalam berbagai industri atau fungsi.
2. Diagram Fishbone 4S
Pada diagram tulang ikan 4S, empat “tulang” yang bercabang dari tulang belakang adalah sistem, lingkungan, keterampilan, dan pemasok. Diagram tulang ikan 4S populer dalam industri jasa dan dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah seperti feedback pelanggan yang buruk atau tingginya tingkat pelanggan yang beralih.
3. Diagram Fishbone 8P
Metode 8P adalah metode pemecahan masalah yang mengelompokkan kemungkinan penyebab suatu masalah menjadi delapan kelompok, yaitu bukti fisik, personel, tempat, produk (layanan), harga, promosi, proses dan produktivitas atau kualitas.
Diagram tulang ikan 8P umumnya digunakan untuk menyelesaikan masalah dalam industri jasa, manufaktur, dan fungsi administratif.
4. Diagram Fishbone Man, Machines, Materials
Diagram tulang ikan Man, Machines, Materials adalah diagram tulang ikan dengan kategori yang telah ditentukan.Jenis diagram ini sebagian besar digunakan dalam manufaktur.
Diagram ini membantu fokus pada berbagai penyebab daripada secara otomatis menyalahkan masalah pada kesalahan manusia.
Semua jenis diagram tulang ikan ini dapat menjadi alat yang bermanfaat dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah sesuai dengan kebutuhan dan lingkup tertentu.
Baca Juga: Tips dan Cara Mengurangi Downtime dalam Proses Produksi
Bagaimana Langkah Membuat Diagram Fishbone Analysis?
Untuk membuat diagram tulang ikan, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Identifikasi dan definisikan hasil atau akibat yang akan dianalisis dengan jelas
Hal ini dapat berupa karakteristik kualitas, permasalahan kerja, tujuan perencanaan, dan lain sebagainya. Pastikan definisi hasil atau akibat bersifat operasional agar mudah dipahami.
2. Gambar garis panah horisontal ke kanan sebagai tulang belakang
Tulis deskripsi singkat hasil atau akibat di sebelah kanan garis panah, dan buat kotak yang mengelilingi hasil atau akibat tersebut.
3. Identifikasi penyebab utama yang mempengaruhi hasil atau akibat
Gunakan pengkategorian yang sesuai, seperti 4S (surrounding, supplier, system, skill) untuk industri jasa, atau 8P (product, price, people, place, promotion, procedures, processes, policies) untuk administrasi dan pemasaran.
4. Identifikasi Faktor-Faktor Penyebab dari Penyebab Utama
Untuk setiap penyebab utama, identifikasi faktor-faktor penyebab dari penyebab utama tersebut. Gunakan pertanyaan “mengapa” secara bertingkat untuk mengidentifikasi faktor-faktor ini.
5. Identifikasi Lebih Detail secara Bertingkat
Identifikasi lebih detail secara bertingkat berbagai penyebab dan terus mengorganisasikannya di bawah kategori atau penyebab yang berhubungan. Gunakan pertanyaan “mengapa” untuk menjelajahi faktor penyebab hingga tingkat yang lebih dalam.
6. Analisis Diagram untuk Mengidentifikasi Penyebab Lebih Lanjut
Gunakan diagram ntuk menentukan penyebab yang perlu difokuskan pertama kali. Perhatikan keseimbangan diagram, kelompok dengan banyak item, dan kategori utama dengan sedikit penyebab minor.
Analisis lebih lanjut membantu mengidentifikasi penyebab yang menjamin pemeriksaan lebih lanjut, serta memastikan bahwa tindakan yang diambil dapat diukur dan memberikan dampak yang diinginkan.
Baca Juga: Cost Benefit Analysis: Pengertian, Manfaat, Cara Melakukannya, Kelebihan, dan Kekurangannya
Kapan Harus Menggunakan Diagram Fishbone Analysis?
Diagram fishbone analysis merupakan alat yang bermanfaat untuk pemecahan masalah, terutama pada masalah-masalah yang kompleks dan dapat berasal dari berbagai penyebab.
Berikut adalah beberapa contoh kasus yang membuat Anda sebaiknya menggunakan diagram tulang ikan untuk mendukung kegiatan pemecahan masalah:
1. Pengembangan Produk
Dalam proyek pengembangan produk, diagram tulang ikan berguna untuk menjelajahi peluang pasar dan mengidentifikasi masalah dengan penawaran pasar saat ini.
Agar produk baru Anda benar-benar dapat mengisi celah di pasar, gunakan diagram tulang ikan untuk menyelidiki secara mendalam masalah pelanggan target Anda beserta penyebab-penyebab masalah tersebut.
2. Perbaikan Proses
Ketika suatu proses atau alur kerja tidak memberikan hasil yang diinginkan, diagram tulang ikan dapat membantu Anda mendiagnosis masalahnya. Dengan menyelidiki secara mendalam potensi penyebab, menjadi lebih mudah untuk menemukan solusi yang tepat.
3. Analisis Akar Penyebab
Diagram tulang ikan memberikan kerangka visual untuk analisis akar penyebab dan eksplorasi. Metodologi analisis akar penyebab melibatkan penyelidikan mendalam terhadap isu-isu mendasar dari masalah yang muncul, bukan hanya menganlisis gejala-gejala yang muncul di permukaan.
Dengan menggunakan diagram fishbone dalam situasi-situasi seperti ini, Anda dapat lebih sistematis dalam mengeksplorasi berbagai kemungkinan penyebab masalah dan mencari solusi yang efektif.
Bagaimana Contoh Diagram Fishbone Analysis?
Di dunia bisnis, diagram ini sering menjadi alat yang digunakan oleh para profesional jaminan kualitas atau sumber daya manusia. Berikut contohnya:
Perusahaan ABC, yang bergerak di bidang manufaktur sepatu olahraga, mengalami penurunan penjualan pada kuartal akhir tahun 2010 karena produk dinilai cacat oleh distributor.
Dalam upaya mempertahankan kualitas dan bersaing di pasar yang berkembang pesat, manajer produksi diberikan tugas untuk menganalisis dan menemukan akar permasalahan sehingga kualitas produk dapat ditingkatkan, dan penjualan pada awal tahun 2011 dapat meningkat.
Sebelum melakukan analisis, evaluasi awal menyatakan bahwa banyaknya produk cacat disebabkan oleh rendahnya kualitas bahan baku sepatu.
Oleh karena itu, manajer produksi memutuskan untuk menggunakan diagram fishbone sebagai alat untuk mencari akar penyebab dari permasalahan ini.
Dengan demikian, langkah-langkah strategis dapat diambil untuk meningkatkan kualitas bahan baku dan memperbaiki produk yang dihasilkan.
Berikut langkah-langkahnya:
Langkah 1
Langkah awal yang dilakukan oleh Manajer Produksi adalah menentukan masalah yang terjadi, yakni “banyaknya produk cacat”.
Langkah 2
Langkah kedua adalah menuliskan masalah tersebut pada kepala ikan yang merupakan akibat atau efek.
*
Langkah 3
Selanjutnya, pada langkah ketiga, Manajer Produksi menuliskan faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab utama masalah banyaknya produk cacat di akhir kuartal tahun 2010, seperti
- Mesin
- Metode atau proses produksi
- Bahan baku
- Tenaga kerja.
Langkah 4
Langkah keempat melibatkan pencarian penyebab-penyebab sekunder yang mungkin mempengaruhi penyebab utama. Contohnya, pada tulang machine, kemungkinan penyebab masalah sekunder adalah kerusakan mesin dan kesalahan setting mesin produksi.
Langkah 5
Pada langkah kelima, Manajer Produksi mencari penyebab-penyebab tersier yang bisa mempengaruhi penyebab-penyebab sekunder.
Jika tidak ditemukan penyebab tersier, penyebab sekunder dianggap cukup menjadi akar permasalahan pada tiap pokok tulang permasalahan.
Langkah 6
Langkah keenam melibatkan penentuan item-item yang penting dari setiap faktor pada hasil diagram langkah kelima, dan menandai (dalam hal ini diberi warna hijau) faktor-faktor yang paling mungkin memiliki pengaruh nyata terhadap banyaknya produk sepatu yang cacat.
Dari diagram tulang ikan tersebut, terlihat bahwa banyaknya produk cacat tidak hanya disebabkan oleh bahan baku yang tidak berkualitas, tetapi juga dipengaruhi oleh tenaga kerja, metode atau sistem operasi, dan mesin yang digunakan.
Tahap terakhir adalah kesimpulan. Dari hasil analisis, Manajer Produksi menyimpulkan bahwa ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menjaga kualitas produk pada awal kuartal tahun 2011, yaitu:
- Melakukan perbaikan pada mesin
- Meningkatkan pengetahuan tentang SOP
- Memastikan kualitas bahan baku yang digunakan.
Baca Juga: Tugas Staff Accounting, Jenjang Karier, dan Skill yang Dibutuhkan
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa diagram fishbone analysis adalah alat visualisasi yang diguankan untuk mengidentifikasi dan menyelidiki berbagai kemungkinan penyebab suatu peristiwa, isu, atau hasil tertentu.
Dengan menggunakan diagram ini, Anda dapat membuat visualisasi yang mudah dimengerti, mengidentifikasi hambatan lebih mudah, menemukan peluang perbaikan, serta meningkatkan pemahaman bagi semua pihak yang terlibat.
Diagram fishbone dapat digunakan di berbagai industri seperti manufaktur, kesehatan, dan laboratorium, dan sebagainya.
Nah, seperti yang telah dijelaskan pada contoh penggunaan diagram fishbone analysis, tenaga kerja menjadi salah satu masalah yang muncul dalam proses produksi. Untuk itu, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub sebagai upaya optimalisasi karyawan.
Melalui software ini, Anda dapat memantau produktivitas karyawan dengan melihat presensi mereka. Selain itu, Gajihub juga memiliki fitur payroll yang dapat menghitung seluruh komponen penggajian karyawan, mulai dari gaji, bonus, hingga potongan, dengan demikian Anda terhindari dari kesalahan dalam proses payroll.
Selain itu, untuk meningkatkan transparansi dalam proses penggajian, Anda juga dapat mengirimkan slip gaji kepada karyawan yang bisa diunduh dalam format PDF. Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan segera dapatkan coba gratis hingga 14 hari.