Tugas staff accounting mencakup seluruh masalah keuangan di perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk mencatat, menganalisis, dan melaporkan transaksi keuangan untuk menghasilkan informasi yang akurat dan relevan guna pengambilan keputusan manajemen.
Selain itu, staff accounting juga dapat memberikan wawasan yang berharga untuk perencanaan keuangan jangka panjang dan strategi bisnis.
Dengan demikian, peran akuntan tidak hanya memastikan kepatuhan perusahaan terhdap standar akuntansi, tetapi juga berkontribusi secara langsung terhadap efisiensi dan keberlanjutan kegiatan operasional perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tugas staff accounting, skill, hingga jenjang kariernya.
Apa yang Dimaksud dengan Staff Accounting?
Staff accounting merupakan posisi atau peran dalam departemen akuntansi suatu perusahaan. Staf accounting biasanya terlibat dalam berbagai kegiatan akuntansi untuk mendukung fungsi keuangan perusahaan.
Mereka biasanya memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang akuntansi, sehingga mungkin memiliki sertifikasi, seperti Certified Public Accountant (CPA).
Tugas staff accounting melibatkan berbagai proses seperti transaksi keuangan, persiapan laporan keuangan, rekonsialisasi akun, dan berbagai tugas lain yang berkaitan dengan manajemen keuangan perusahaan.
Selain itu, mereka juga dapat berperan untuk memastikan kepatuhan perusaahaan terhadap regulasi keuangan dan memberikan informasi yang akurat guna pengambilan keputusan manajemen.
Staff accounting dapat bekerja di berbagai industri dan organisasi, dan perannya mungkin akan bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan.
Baca Juga: Notice Period, Apa itu dan Apa Saja Manfaatnya?
Apa Saja Tugas Staff Accounting?
Tanggung jawab seorang staf akuntan bervariasi tergantung pada ukuran dan kegiatan perusahaan. Pada perusahaan kecil, mungkin hanya akan ada satu staf akuntan, tetapi perusahaan besar biasanya memiliki beberapa staf yang mengkhususkan diri pada bidang tertentu.
Sebagai staff acconting, tugas Anda biasanya akan melibatkan pekerjaan akuntansi di tingkat awal, namun seiring bertambahnya pengalaman, Anda mungkin juga akan melaksanakan beberapa fungsi di tingkat yang lebih tinggi.
Beberapa tugas staff accounting di antaranya adalah:
1. Piutang (Uang Masuk)
Dalam hal piutang, staf akuntansi bertanggung jawab untuk membuat faktur dan dokumen lain terkait penjualan dan layanan yang diberikan.
Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen ini diisi secara benar dengan semua informasi yang diperlukan, seperti nama pelanggan, deskripsi layanan atau produk yang diberikan atau dijual, jumlah, harga per unit, dan pajak yang berlaku.
Selain itu, mereka juga harus segera mengumpulkan pembayaran pelanggan dan memantau akun yang jatuh tempo untuk memastikan pembayaran telah dilakukan.
2. Hutang
Tugas staff accounting selanjutnya adalah memeriksa pemasok untuk nama pemasok atau vendor, tanggal, jumlah yang harus dibayar, deskripsi produk atau layanan, jumlah, dan tarif per unit.
Mereka juga harus memeriksa bahwa biaya total pada faktur sesuai dengan pesanan pembelian atau kontrak. Setelah diverifikasi, mereka akan membayar pemasok dan vendor melalui cek atau bentuk pembayaran lainnya tepat waktu.
3. Penggajian (Payroll)
Proses payroll melibatkan penghitungan gaji setiap periode pembayaran (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) berdasarkan jam kerja setiap karyawan, serta potongan yang perlu dilakukan terkait benefit atau pemotongan pajak.
Selain itu, mereka juga harus menulis cek atau melakukan deposit langsung untuk membayar karyawan dan memberikan dokumen yang tepat.
4. Kontrol Keuangan
Staff accounting harus meninjuau dokumen dan laporan keuagan, seperti neraca uji dan laporan laba rugi, untuk memastikan akurasi dan kelengkapan.
Kemudian, saat membandingkan laporan bank dengan catatan yang dipegang oleh perusahaan, mereka juga harus mencatat perbedaan yang ditemukan. Mereka juga harus mengembangkan prosedur pengendalian keuangan yang dapat digunakan oleh auditor jika diperlukan nanti.
Baca Juga: 10 Syarat Kerja di Bank dan Keterampilan yang Dibutuhkan
5. Analisis Keuangan
Staf akuntansi biasanya bertanggung jawab untuk menganalisis dokumen keuangan, seperti laporan laba rugi, neraca, dan anggaran, untuk mengevaluasi kesehatan keuangan suatu organisasi.
Mereka juga akan melihat tren data keuangan dan membandingkan kinerja dari periode ke periode untuk membuat keputusan yang berdasarkan informasi tentang tindakan masa depan.
6. Pajak dan Kepatuhan
Tugas accounting selanjutnya adalah bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pajak diisi dengan benar, tepat waktu, dan sesuai dengan semua hukum dan aturan. Hal ini mencakup memastikan pajak dibayar tepat waktu dan sesuai dengan perusahaan yang dijalankan.
Selain itu, mereka juga harus secara teratur memeriksa perubahan atau pembaruan aturan pajak yang dapat mempengaruhi cara mereka mengajukan pengembalian pajak.
7. Pembuatan Anggaran
Memprediksi situasi keuangan masa depan juga merupakan tanggung jawab staff accounting. Proses ini melibatkan membuat anggaran rinci dengan mempertimbangkan pendapatan yang diharapkan, proyeksi biaya, belanja modal, dan faktor lain yang dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan.
Dalam pembuaan anggaran, akuntan harus memiliki pandangan tajam terhadap detail untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dan benar berdasarkan informasi yang tersedia.
8. Pencegahan Penipuan
Pencegahan penipuan juga menjadi tugas lain dari staff accounting. Dalam hal ini, mereka harus selalu memantau proses internal untuk melihat apakah ada tanda-tanda penipuan atau penyalahgunaan uang dalam perusahaan.
Mereka juga harus memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan benar sehingga ada jejak tertulis jika ada yang mencurigakan terjadi dalam bisnis.
Sebagai bagian dari tugas pencegahan penipuan mereka, akuntan dapat diminta untuk mengembangkan prosedur pengendalian internal atau meninjau yang sudah ada untuk meminimalkan peluang penggunaan atau pencurian yang tidak sah dalam keuangan bisnis.
Baca Juga: 18 Contoh OKR Tim Keuangan dan Tips Optimalisasinya
Apa Saja Keterampilan yang Dibutuhkan Staff Accounting?
Untuk menjadi staff accounting, berikut beberapa keterampilan yang harus Anda kuasai:
1. Pengetahuan Bisnis
Pada umumnya, akuntan berkoordinasi dan bekerja sama dengan profesional di berbagai departemen dalam suatu bisnis. Oleh karena itu, penting bagi mereka untuk memiliki pengetahuan bisnis umum dan memahami bagaimana fungsi keuangan mereka memengaruhi berbagai departemen.
2. Keahlian Teknologi
Seiring berjalannya waktu, semakin banyak teknologi yang digunakan dalam suatu organisasi, termasuk di dalam departemen keuangan. Oleh karena itu, memiliki pengetahuan dan pemahaman terkini tentang teknologi terbaru sangat berharga.
3. Keterampilan Komunikasi
Keterampilan komunikasi yang kuat diperlukan dalam berbagai pekerjaan, namun, khusus untuk akuntan, mereka harus bekerja langsung dengan berbagai departemen, pemangku kepentingan, agensi pemerintah, dan eksekutif bisnis.
Mereka bertanggung jawab untuk menyampaikan dan berbagi data dalam format yang mudah dipahami. Artinya, keterampilan ini melibatkan komunikasi verbal, tertulis, hingga kemampuan presentasi.
4. Fleksibilitas & Adaptabilitas
Peraturan selalu berubah, begitu pula lingkungan teknologinya di mana akuntan beroperasi. Oleh karena itu, akuntan terbaik bersedia menerima perubahan dan tetap adaptif serta fleksibel dalam menjalani aktivitas sehari-hari.
Sebagai contoh, bayangkan seberapa banyak yang berubah dalam sekejap karena pandemi COVID-19 yang tak terduga. Banyak akuntan harus beralih ke bekerja secara remote, namun harus tetap melayani kebutuhan setiap departemen dan menjaga kelangsungan bisnis seperti biasa.
5. Kreativitas & Kemampuan Memecahkan Masalah
Meskipun pelaporan dan proses otomatis menjadi standar dalam bidang ini, kreativitas tetap diperlukan untuk pemikiran strategis dan upaya pemecahan masalah. Akuntan dapat mengekspresikan kreativitas dalam cara meninjau laporan, menyajikan data, dan menghubungkan analitika dengan pengambilan keputusan dunia nyata.
6. Layanan Pelanggan
Tidak peduli di mana seorang akuntan bekerja, pelayanan pelanggan tetap menjadi hal yang penting. Dalam bisnis, akuntan bekerja dengan rekan-rekan mereka dan sering harus berkomunikasi dengan pemangku kepentingan.
Untuk memberikan layanan pelanggan yang kuat, keterampilan mendengarkan aktif, keterampilan organisasi, dan komunikasi merupakan hal yang sangat krusial.
7. Pengalaman
Bidang akuntansi penuh dengan aturan, regulasi, dan standar. Dalam beberapa kasus, ada praktik terbaik yang direkomendasikan tetapi tidak ada pendekatan yang terstandarisasi. Seiring berjalannya waktu, akuntan dapat lebih memahami regulasi dan mengembangkan proses yang efisien untuk memaksimalkan efisiensi.
Baca Juga: 7 Contoh OKR Sales, Manfaat, Tips Optimalisasinya
8. Analitis
Dahulu, akuntan harus melakukan semua tugas entri dan transformasi data manual dalam spreadsheet, dan kemudian juga menganalisis pekerjaan tersebut. Saat ini, teknolgi dapat mengelola semua tugas berat dan berulang terkait data dan menghasilkan output analitis untuk ditinjau oleh akuntan.
Oleh karena itu, staff accounting harus memiliki keterampilan analitis yang kuat untuk menafsirkan apa arti data dalam hal keputusan dan tindakan bisnis praktis.
9. Organisasi
Akuntan harus tetap terorganisir sepanjang proses dan pekerjaan mereka. Dalam banyak kasus, pekerjaan mereka akan bersifat sensitif waktu dan harus mematuhi batas waktu di luar kendali mereka. Dengan bekerja secara terorganisir, Anda dapat membantu mengurangi risiko bisnis.
10. Berpikir Kritis
Dengan bantuan matriks penilaian risiko dan tools tertentu, akuntan dapat memperkirakan risiko dan memprediksi masa depan sebelum sesuatu terjadi. Namun, dalam melakukan hal tersebut, mereka harus berpikir kritis tentang tindakan terbaik di berbagai skenario yang dapat terjadi.
11. Manajemen Waktu
Manajemen waktu sangat penting bagi akuntan, karena sebagian besar pekerjaan mereka berkaitan dengan deadline. Selain itu, akuntan sering bekerja pada beberapa proyek sekaligus yang memerlukan kemampuan untuk menyeimbangkan tugas, harapan, dan proses.
12. Keahlian Spreadsheet
Meskipun menggunakan software yang dapat mengotomatisasi pekerjaan, akuntan tetap perlu memiliki pengetahuan praktis tentang cara menggunakan spreadsheet. Hal ini disebabkan karena spreadsheet masih digunakan di banyak yang perusahaan meskipun dengan frekuensi yang berbeda.
13. Etika dan Integritas
Tergantung di mana seorang akuntan bekerja, mungkin ada kode etik profesional yang harus diikuti dan ditegakkan oleh seorang akuntan untuk melaksanakan peran mereka.
Akuntan diharuskan untuk tetap objektif, etis, dan jujur terkait dengan tugas mereka karena kesehatan keuangan dan status perusahaan memengaruhi orang dalam dan di luar bisnis.
Baca Juga: 25 Contoh KPI Departemen Keuangan dan Cara Meningkatkannya
Apa Saja Kualifikasi untuk Menjadi Staff Accounting?
Untuk menjadi seorang staff accounting, Anda perlu memiliki gelar sarjana, mengikuti pelatihan di tempat kerja, dan memiliki sejumlah keterampilan yang sudah dijelaskan sebelumnya, serta sertifikasi tertentu.
1. Pendidikan
Untuk mencari pekerjaan sebagai staff accounting, Anda perlu menyelesaikan gelar sarjana di bidang akuntansi atau keuangan. Selama empat tahun kuliah, Anda akan mempelajari prinsip-prinsip dasar akuntansi dan dasar-dasar keuangan.
Materi pembelajaran juga mencakup konsep-konsep seperti akuntansi manajerial, akuntansi biaya, audit, dan standar pelaporan keuangan internasional.
2. Pelatihan
Staff accounting juga membutuhkan pelatihan agar dapat menjalankan pekerjaannya dengan efektif. Pengalaman yang esensial biasanya didapatkan dari posisi entry level. Anda bisa mencari pekerjaan sebagai berikut untuk mengembangkan keterampilan akuntansi dan mendapatkan pelatihan langsung di tempat kerja:
Internship
Sebagai seorang intern, Anda akan membantu dalam berbagai proyek akuntansi dan memberikan dukungan bagi departemen terkait. Selama magang ini, Anda mungkin akan melakukan pekerjaan seperti pengentrian data atau memeriksa laporan keuangan.
Asisten Akuntan
Di tingkat ini, umumnya Anda kaan bertanggung jawab atas tugas-tugas akuntansi dasar dan memberikan dukungan administratif. Selain itu, Anda mungkin juga akan membuat faktur, memproses penerimaan, atau menyeimbangkan laporan.
Klerk Keuangan
Sama seperti asisten akuntansi, seorang klerk keuangan memberikan dukungan administratif dan mengelola tugas-tugas keuangan dasar. Dalam posisi ini, tugas staff accounting mungkin melibatkan pembuatan tagihan, pencatatan keuangan, atau pemrosesan transaksi keuangan.
3. Sertifikasi
Meskipun tidak semua pekerjaan staff accounting mensyaratkan sertifikasi profesional, memiliki sertifikasi tertentu dapat meningkatkan keterampilan Anda dan menunjukkan komitmen Anda terhadap industri.
Banyak perusahaan yang memiliki kualifikasi seperti Certified Public Accountant (CPA), menyelesaikan gelar sarjana di bidang akuntansi, dan setidaknya dua tahun pengalaman akuntansi profesional.
Baca Juga: Sales Advisor: Arti, Tugas, dan Keterampilan yang Dibutuhkan
Bagaimana Jenjang Karier Staff Accounting?
Meskipun ada berbagai spesialisasi dalam bidang akuntansi, seperti akuntansi pemerintah, akuntansi publik, dan akuntansi pajak, berikut jenjang karier staff accounting secara umum:
1. Staff Accountant (Akuntan Staff)
Pada tahap ini, Anda akan mempersiapkan dan memelihara transaksi keuangan dan bisnis, menerapkan prinsip akuntansi. Tugas-tugasnya melibatkan analisis, evaluasi, dan aspek penasehatan yang memerlukan pemahaman baik teori maupun praktik akuntansi.
2. Senior Accountant (Akuntan Senior)
Setelah mengumpulkan pengalaman empat hingga enam tahun sebagai Akuntan, Anda dapat beralih ke posisi Akuntan Senior.
Di sini, Anda akan terus mempersiapkan dan memelihara catatan keuangan, mungkin juga memimpin dan mengarahkan pekerjaan orang lain.
3. Accounting Supervisor (Supervisor Akuntansi)
Langkah berikutnya adalah menjadi Supervisor Akuntansi. Pada posisi ini, Anda akan mengawasi dan melatih fungsi akuntansi umum sehari-hari, termasuk pengkodean faktur dan pengumpulan data untuk berbagai laporan akuntansi. Sebagai Supervisor Akuntansi, Anda akan memimpin sebagian besar operasi harian departemen tersebut.
4. Accounting Manager (Manajer Akuntansi)
Setelah berpengalaman kurang lebih 7 tahun dalam bidang akuntansi, Anda dapat mencapai posisi Manajer Akuntansi. Di sini, Anda akan mengelola fungsi akuntansi tingkat profesional dan mempersiapkan laporan seperti laba, rugi, saldo kas, dan akuntansi biaya. Gelar sarjana di bidang spesialisasi Anda diharapkan.
5. Director of Accounting (Direktur Akuntansi)
Dengan pengalaman 10 tahun, Anda siap untuk menjadi Direktur Akuntansi. Sebagai Direktur Akuntansi, Anda akan mengarahkan, mengkoordinasikan, dan mengelola operasi akuntansi, yang melibatkan akuntansi umum, akuntansi biaya, penggajian, dan sebagainya.
Baca Juga: Operator Produksi: Arti, Tugas, Hingga Jenjang Kariernya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa staff accounting memiliki eran krusial dalam mengelola masalah keuangan di sebuah perusahaan.
Mereka bertanggung jawab untuk mencatat, menganalisis, dan melaporkan transaksi keuangan, sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen.
Selain itu, tugas staff accounting juga meliputi piutang, hutang, pencegahan penipuan, hingga mengeloal proses payroll.
Nah, untuk memudahkan staff accounting dalam bekerja, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaaan software payroll dan HR yang dapat secara otomatis melakukan perhitungan pada seluruh komponen gaji karyawan.
Melalui fitur payroll-nya, perusahaan juga bisa melakukan pembayaran ke berbagai bank dan menetapkan jadwal penerimaan yang variatif pada setiap karyawan. Tak hanya itu, Anda juga bisa mengirimkan slip gaji kepada karyawan yang dapat diunduh dalam format PDF.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.