Notice period atau periode merupakan waktu yang diperlukan bagi karyawan dan perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang akan terjadi akibat pengunduran diri.
Dengan memberikan notice period, karyawan dapat memberikan informasi kepada atasan dan rekan kerja mengenai keputusannya untuk resign, memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mencari pengganti, dan memastikan kelancaran transisi pekerjaan.
Dengan demikian, hal tersebut dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih stabil, mengurangi dampak negatif pada produktivitas, dan meningkatkan hubungan profesional antara karyawan yang resign dan perusahaan yang ditinggalkan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu notice period, manfaat, hingga contoh suratnya.
Apa yang Dimaksud dengan Notice Period?
Notice period atau periode pemberitahuan adalah lamanya waktu di antara pengiriman surat pengunduran diri dan hari terakhir Anda bekerja. Rentang periode pemberitahuan dapat bervariasi, mulai dari satu minggu hingga beberapa bulan.
Namun, panjang notice period juga dapat ditentukan dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti proyek-proyek yang sedang berlangsung, kontrak yang telah Anda tandatangani saat memulai pekerjaan baru, dan jadwal rekan kerja Anda.
Pada formulir lamaran kerja, notice period merujuk pada berapa lama Anda perlu bekerja untuk perusahaan saat ini sebelum Anda dapat mengakhiri hubungan kerja dan beralih ke pekerjaan baru di perusahaan lain.
Mengetahui berapa lama waktu yang Anda butuhkan memberikan kesempatan untuk menyelesaikan proyek-proyek yang sedang berjalan, memberikan tanggung jawab kepada orang lain, dan mengurangi hambatan di tempat kerja saat ini. Hal ini juga memberi perusahaan kesempatan untuk mencari orang yang cocok untuk menggantikan posisi Anda.
Baca Juga: Contoh Body Email Lamaran Kerja dan Tips Membuatnya
Apakah Notice Period itu Penting?
Ya, sangat penting. Notice period dapat dimanfaatkan tim HR guna memproses surat pengunduran diri Anda, membuat iklan lowongan pekerjaan baru untuk menggantikan posisi Anda, dan mendapatkan persetujuan untuk anggaran perekrutan.
Selain itu, berikut sejumlah alasan yang membuat pentingnya periode pemberitahuan:
1. Menjaga Hubungan Baik dengan Tempat Kerja
Tak peduli seberapa lama Anda bekerja di sana, meninggalkan pekerjaan dengan baik merupakan hal yang sangat penting dan mendatangkan berbagai manfaat. Misalnya, saat Anda mencari pekerjaan baru, mungkin Anda memerlukan rekomendasi atau referensi dari perusahaan saat ini.
Dalam hal ini, notice period dapat meningkatkan kemungkinan perusahaan untuk memberikan surat rekomendasi karyawan.
2. Memberikan Perusahaan Waktu untuk Merencanakan Pergantian Posisi
Dengan menginformasikan terkait periode pemberitahuan, Anda dapat membantu tim untuk mencari pengganti atau menyesuaikan tugas kerja. Terkadang, perusahaan bahkan memutuskan untuk merombak struktur pekerjaan setelah pemberitahuan resign Anda.
3. Menyesuaikan dengan Kontrak atau Syarat Pekerjaan
Saat mulai bekerja, mungkin Anda telah menandatangani kontrak atau setuju dengan syarat-syarat pekerjaan. Syarat dan ketentuan pekerjaan biasanya menyebutkan berapa lama pemberitahuan pengunduran diri yang dibutuhkan oleh perusahaan.
4. Pendelegasian Tugas
Periode pemberitahuan menjadi waktu yang tepat untuk melakukan delegasi atau serah terima tugas. Artinya, Anda perlu mentransfer tanggung jawab pekerjaan kepada rekan satu tim atau bahkan tim lainnya untuk menyelesaikan pekerjaan yang masih berjalan.
5. Persiapan Mental
Periode pemberitahuan memberikan kesempatan Anda untuk mempersiapkan mental sebelum benar-benar meninggalkan perusahaan. Selain itu, notice periode juga dapat digunakan untuk menyelesaikan semua urusan administratif yang perlu diselesaikan.
Baca Juga: Farewell Message: Arti, Cara Menulis, Tips, Hingga Contohnya
Bagaimana Aturan Notice Period di Indonesia?
Di Indonesia, peraturan mengenai notice period tercantum dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 154A ayat (1) tentang Ketenagakerjaan, yang membahas persyaratan yang harus dipenuhi oleh karyawan saat hendak mengundurkan diri.
Berikut beberapa ketentuannya:
- Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri.
- Tidak terikat dalam ikatan dinas.
- Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri.
Berdasarkan ketentuan di atas, dapat dipahami bahwa periode pemberitahuan minimal adalah 30 hari atau yang dikenal sebagai one month notice.
Aturan di atas menjadi acuan bagi perusahaan untuk menetapkan kebijakan terkait batas waktu karyawan mengundurkan diri, namun tetap diperkenankan melebihi batas waktu yang telah ditentukan pemerintah.
Penting untuk diingat bahwa perusahaan harus memberikan jawaban atas surat pengunduran diri karyawan paling lambat 14 hari sebelum tanggal mulai resign.
Apabila tidak ada tanggapan dari perusahaan dalam waktu yang ditentukan, hal ini dianggap bisa dianggap sebagai persetujuan terhadap pengunduran diri karyawan tersebut.
Baca Juga: Download Exit Interview Template dan Tips Memaksimalkannya
Bagaimana Cara Memberikan Notice Period?
Ada beberapa cara dalam menginformasikan notice period kepada peruashaan, di antaranya adalah:
1. Tetap Mempertahankan Etika Kerja dengan Baik
Setelah Anda memutuskan untuk meninggalkan posisi Anda, tetaplah memegang diri Anda pada standar perilaku profesional yang tinggi.
Salah satu fungsi utama dari menyerahkan surat pengunduran diri adalah untuk tetap menjaga rasa hormat dan menjaga alur kerja yang konsisten selama periode transisi.
Tindakan Anda selama periode pemberitahuan dapat berdampak pada reputasi profesional Anda dan memengaruhi orang di sekitar Anda.
Jadi, berkomitmenlah untuk memiliki sikap positif dan melaksanakan tugas Anda dengan baik hingga hari terakhir bekerja.
2. Menulis Surat Singkat dan Profesional
Saat menjelaskan bahwa Anda akan resign, usahakan untuk tetap bersikap positif. Tulislah surat dengan mencantumkan kapan hari terakhir Anda bekerja dan merangkum dengan cara yang hormat alasan mengapa Anda harus keluar dari perusahaan.
Jika Anda mendapatkan peluang kerja di tempat lain, Anda bisa menjelaskan bahwa Anda resign untuk mengembangkan karier. Ingatlah untuk mengindari deskripsi panjang berisi keluhan dan masalah di tempat kerja dalam pemberitahuan resign.
Sebaiknya, simpan topik-topik tersebut saat exit interview atau jadwalkan pertemuan secara terpisah dengan tim HR. Kemudian, jelaskan secara singkat mengenai rencana Anda dan deskripsikan bagaimana Anda akan membantu tim dalam delegasi tugas.
3. Menunjukkan Rasa Syukur
Dalam satu atau dua kalimat, informasikan kepada atasan betapa bersyukurnya Anda atas kesempatan yang telah diberikan perusahaan. Sampaikan bahwa pekerjaan Anda menjadi sebuah pengalaman belajar yang sangat penting dan tunjukkan rasa terima kasih atas bimbingan mereka, untuk memperkuat hubungan profesional yang positif.
Terlebih jika Anda berencana untuk meminta referensi atau surat rekomendasi dari atasan, menunjukkan rasa terima kasih dapat menjadi awal yang sangat baik.
4. Menyampaikan Langsung kepada Atasan
Bicaralah dengan atasan Anda mengenai pengunduran diri dan notice period secara langsung, bahkan jika Anda sudah mengirimkan surat dan memberikan mereka salinan surat secara fisik.
Hal ini menunjukkan rasa hormat terhadap peran mereka dalam perkembangan profesional Anda dan juga memastikan bahwa Anda memberi mereka kesempatan untuk menjelaskan prosedur resign dan Anda berkesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
5. Pertimbangkan Penawaran
Jika Anda selalu berdedikasi pada perusahaan dan dianggap sebagai salah satu akses kesuksesannya, mungkin akan sulit bagi perusahaan untuk menyetujui pengunduran diri Anda. Mereka akan mempertahankan Anda dan bahkan menawarkan kenaikan gaji, bonus, atau mencoba meningkatkan kontrak Anda.
Oleh karena itu, Anda perlu mengevaluasi tawaran pekerjaan lain dengan hati-hati dan hindari membuat keputusan secara tergesa-gesa. Lakukan analisis pada semua opsi dan pilihlah yang terbaik untuk Anda.
6. Menunjukkan Rasa Percaya Diri
Terlepas dari alasan Anda resign, yakinlah bahwa Anda telah membuat keputusan yang tepat untuk diri Anda dan karier Anda.
Sebab, mngganti pekerjaan bisa menjadi perubahan hidup yang signifikan, dan Anda mungkin merasakan nostalgia tentang ketika bekerja dengan rekan kerja Anda, atau berbagai emosi lainnya setelah memberikan pemberitahuan.
Oleh karena itu, Anda perlu memerikan diri Anda waktu untuk memproses perubahan sehingga Anda dapat melanjutkan karier dengan percaya diri.
Baca Juga: 15 Alasan Berhenti Kerja Terbaik dan Masuk Akal
Bagaimana Cara Menentukan Lamanya Waktu Notice Period?
Untuk menentukan berapa lama Anda akan memberikan pemberitahuan pengunduran diri, ikuti beberapa langkah berikut:
1. Tinjau Kontrak Kerja
Periksa kontrak kerja yang mungkin Anda tandatangani saat awal pekerjaan. Kontrak tersebut dapat menyertakan informasi mengenai periode pemberitahuan resign. Ini dapat menjadi panduan yang berguna sebelum Anda membuat keputusan lebih lanjut.
2. Tawarkan Bantuan untuk Transisi yang Lancar
Pertimbangkan waktu yang diperlukan untuk membantu perusahaan melewati periode pemberitahuan, terutama jika rekan kerja lain sedang mengambil cuti.
Dengan membantu menutupi kekosongan tersebut, Anda dapat menjaga hubungan baik dengan perusahaan setelah Anda pergi. Hal ini juga dapat membantu jika Anda membutuhkan referensi di masa depan.
3. Selesaikan Proyek yang Belum Selesai
Perhatikan proyek-proyek yang masih berjalan dan tentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melatih atau menyerahkan tanggung jawab kepada rekan kerja atau karyawan baru.
Jika proyek tersebut memerlukan pengetahuan atau keterampilan khusus, pertimbangkan hal ini dalam menentukan periode pemberitahuan.
4. Pertimbangkan Waktu Pengunduran Diri
Perhatikan kalender keuangan perusahaan. Jika memungkinkan, pilih waktu pengunduran yang sesuai dengan siklus proyek dan keuangan perusahaan.
5. Jelaskan Alasan Pengunduran Diri
Sampaikan secara jelas alasan pengunduran Anda kepada perusahaan. Apakah itu karena pekerjaan baru, keinginan atau membutuhkan waktu untuk istirahat, karena hal ini dapat mempengaruhi notice period.
6. Periksa Persyaratan Pekerjaan
Tinjau kembali deskripsi pekerjaan dan persyaratan yang mungkin mengandung informasi tentang periode pemberitahuan.
Pastikan untuk meninjau setiap persetujuan tertulis sebelum memberi tahu perusahaan Anda tentang pengunduran diri.
Baca Juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
Bagaimana Cara Membangun Sistem Notice Periode yang Efektif?
Sebagai HR, Anda dapat menerapkan sistem periode pemberitahuan yang efektif dengan menerapkan langkah-langkah berikut:
1. Sertakan Notice Period dalam Kontrak Kerja
Jelaskan kebijakan periode pemberitahuan secara rinci dalam kontrak kerja karyawan, sehingga kewajiban dari pihak pemberi kerja dan karyawan dapat dipahami dengan baik.
2. Tawarkan Insentif
Berikan insentif seperti uang pesangon atau bonus khusus untuk mendorong karyawan memberikan pemberitahuan tentang kepergian mereka, terutama jika pemberitahuan tidak diwajibkan secara hukum.
3. Lakukan Penilaian Kinerja
Dokumentasikan perilaku atau kinerja kerja yang kurang memuaskan dalam tinjauan kinerja, dan atasi masalah sebelum menjadi lebih rumit.
4. Latih Manajer
Pastikan manajer dan staf SDM mendapatkan pelatihan yang memadai dalam komunikasi dan penyelesaian masalah untuk mengidentifikasi serta menangani karyawan yang mungkin merasa tidak puas.
5. Tanamkan Sikap Positif
Tunjukkan kesopanan dan etika yang sesuai selama periode pemberitahuan agar perusahaan maupun karyawan dapat berpisah dengan saling menghormati.
Baca Juga: Cara Menjaga Hubungan Baik Karyawan dan Perusahaan
Bagaimana Template Surat Notice Period?
Berikut adalah template surat notice period yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Informasi Pelamar
Nama
Alamat
Kode Pos
Email
Tanggal
Hari/Bulan/Tahun
Informasi Penerima
Nama
Perusahaan
Alamat
Kota
Kode Pos
Salam Pembuka
Yth./Saudara/Saudari
Isi Utama
Paragraf 1
Sebutkan durasi periode pemberitahuan Anda dan jelaskan alasan mengapa Anda mengundurkan diri.
Paragraf 2
Tuliskan paragraf singkat tentang pengalaman Anda di perusahaan dan tunjukkan rasa terima kasih.
Salam Penutup
Dengan Hormat
Bagaimana Contoh Surat Notice Period?
Jakarta, 13 Maret 2022
Yth. Ketua Departemen HR, Joko Cahyadi
Saya, Sarah Wijaya, dengan ini memberikan pemberitahuan bahwa saya akan mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Social Media Officer di Perusahaan Maju Jaya dengan notice period selama 30 hari. Keputusan ini saya ambil atas alasan pribadi dan pertimbangan karier saya yang lebih lanjut.
Selama bekerja di perusahaan, saya mengalami pengalaman yang berharga dan berharga. Saya sangat bersyukur atas kesempatan ini dan ingin menyampaikan rasa terima kasih saya atas dukungan dan bimbingan yang telah diberikan.
Atas perhatian dan kerjasama selama ini, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Sarah Wijaya
Baca Juga: Pahami Aturan Uang Pisah untuk Karyawan yang Resign
Kesimpulan
Setelah membaca artikel di atas, tentunya Anda semakin memahami bahwa notice period sangat penting untuk perusahaan, agar dapat menjalani perubahan yang disebabkan oleh pengunduran diri karyawan dengan lebih terstruktur.
Periode pemberitahuan tersebut juga memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan informasi kepada atasan dan rekan kerja, memastikan kelancaran transisi pekerjaan, serta menciptakan lingkungan kerja yang stabil.
Di Indonesia, aturan notice period sendiri tertuang dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, yang mengharuskan pengajuan pengunduran diri paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri.
Dengan membangun sistem notice period yang efektif, HR dapat memastikan perusahaan dan karyawan berpisah dengan saling menghormati.
Nah, saat karyawan mengajukan resign, tentunya sebagai HR Anda akan disibukkan dengan banyak tugas seperti exit interview, perekrutan, dan masih banyak lagi.
Untuk itu, Anda dapat memanfaatkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR sebagai partner kerja, yang akan membantu Anda mengelola urusan administrasi karyawan.
Dengan fitur employee self service (ESS), karyawan dapat melakukan presensi secara mandiri hingga mengajukan cuti dan izin lewat smartphone masing-masing, sementara itu Anda juga bisa melakukan approval melalui website Gajihub.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.