Sebagai HR, penting bagi Anda untuk menyusun exit interview template, karena hal tersebut dapat menjadi panduan yang terstruktur dan konsisten dalam proses exit interview karyawan.
Melalui template ini, Anda dapat memastikan bahwa setiap wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang relevan dan komprehensif, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan informasi penting mengenali alasan karyawan meninggalkan pekerjaan.
Namun, sebenarnya apa yang dimaksud dengan exit interview dan apa saja manfaat dari exit interview template? Pada artikel kali ini, Gajihub akan mengupas tuntas hal tersebut hingga menyajikan contoh template-nya.
Apa yang Dimaksud dengan Exit Interview?
Pengertian exit interview adalah percakapan atau pertukaran informasi yang terjadi antara seorang karyawan yang akan meninggalkan perusahaan dan manajernya atau tim HR.
Namun, pada umumnya wawancara ini dilakukan oleh seorang perwakilan HR karena mereka adalah pihak ketiga yang netral dan berkomitmen terhadap kerahasiaan.
Exit interview umumnya terdiri dari diskusi tatap muka, baik secara langsung maupun online, di mana sebagai profesional HR, Anda akan mengajukan serangkaian pertanyaan kepada karyawan yang akan resign dan mencatat jawaban mereka.
Terkadang, exit interview juga bisa dilakukan dalam bentuk survei yang dikirimkan kepada karyawan untuk diisi pada wakut tertentu, atau melibatkan kedua metode tersebut.
Wawancara ini memberikan kesempatan kepada karyawan yang akan resign untuk berbicara terus terang mengenai alasan mereka meninggalkan perusahaan, masalah yang mungkin mereka alami selama bekerja, dan saran untuk perbaikan.
Biasanya, karyawan yang akan resign cenderung lebih terbuka dan jujur dengan pendapat mereka dibandingkan karyawan yang masih bekerja untuk perusahaan, sehingga hal ini merupakan kesempatan untuk mengidentifikasi letak permasalahan.
Anda dapat menggunakan informasi yang diperoleh melalui exit interview untuk melakukan perbaikan di masa depan, misalnya meningkatkan proses onboarding untuk meningkatkan kepuasan karyawan dan mengurangi tingkat pergantian.
Selain itu, wawancara ini juga memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan penutupan, yakni mereka meninggalkan pekerjaan dengan perasaan didengar dan merasa lega karena bisa mengungkapkan perasaan dan kekhawatiran yang sebelumnya belum diungkapkan.
Dengaan kesan positif yang ditinggalkan perusahaan untuk mantan karyawan, hal ini bisa mendatangkan testimoni yang baik terhadap perusahaan, yang nantinya turut meningkatkan citra perusahaan.
Dilansir dari Havard Business Review, 28% karyawan yang resign memutuskan untuk kembali bekerja di mantan perusahaan mereka.
Untuk itu, Anda perlu memastikan karywan meninggalkan perusahaan dengan kesan positif, salah satunya dengan menyusun exit interview template secara optimal.
Baca Juga: 9 Kesalahan Proses Payroll dan Upaya Menghindarinya
Apakah Exit Interview Template itu Penting?
Ya, sangat penting, karena template ini memungkinkan Anda untuk memaksimalkan proses exit interview.
Melalui template yang disusun dengan baik, Anda dapat mendokumentasikan komentar dan feedback konstruktif dari karyawan, serta menggunakan berbagai informasi tersebut untuk menyusun strategi selanjutnya.
Selain itu, exit interview template juga memiliki beberapa manfaat lain, seperti:
1. Mencakup Semua Topik yang Relevan
Setiap karyawan memiliki seperangkat pengetahuan, wawasan, dan pengalaman unik untuk dibagikan dengan perusahaan. Dengan menyusun berbagai informasi yang Anda butuhkan, Anda dapat membuat template exit interview yang mencakup semua area tersebut dengan mengajukan pertanyaan yang relevan.
2. Menjaga Konsistensi
Menggunakan exit interview template yang sama membantu Anda menetapkan standar kebijakan dan memastikan bahwa semua karyawan menerima serangkaian pertanyaan yang sama. Hal ini menunjukkan ketidakberpihakan dan memudahkan pengumpulan dan analisis data dari waktu ke waktu.
3. Pertemuan Berjalan Produktif
Template wawancara membantu Anda maupun karyawan tetap fokus. Sebab, beberapa orang mungkin akan banyak bicara dan ekspresif dalam mengungkapkan perasaan mereka, sehingga dikhawatirkan mengalihkan pembicaraan dari topik yang relevan.
Melalui template, Anda dapat mengarahkan wawancara dibandingkan membiarkan diskusi yang melibatkan emosional atau obrolan yang tidak terlalu relevan.
4. Karyawan Sudah Mempersiapkan Diri
Template wawancara memberikan daftar pertanyaan kepada karyawan sebelum diskusi tatap muka. Hal ini membuat mereka memiliki gambaran kuat tentang apa yang diharapkan dalam wawancara, dan memiliki kesempatan untuk memikirkan jawaban mereka.
Persiapan yang cukup akan menghasilkan feedback yang lebih detail dibandingkan jika karyawan harus menjawab secara spontan.
5. Efisiensi Waktu
Sebuah daftar pertanyaan yang diajukan dalam wawancara membantu menyederhanakan proses dan membuatnya efisien.
Anda tidak perlu memikirkan pertanyaan atau struktur percakapan, dan karyawan memahami apa yang akan ditanyakan. Hal ini membuat wawancara berjalan lebih fokus dan efisien.
6. Memperhitungkan Aspek Hukum
Sebuah exit interview yang terstruktur juga memastikan bahwa Anda tidak akan mengajukan pertanyaan yang bersifat sensifit atau ilegal.
Dengan mengikuti daftar pertanyaan yang sudah ditentukan, maka Anda bisa mengurangi risiko hukum yang dapat timbul dari pertanyaan wawancara yang kurang pantas.
Baca Juga: Pahami Aturan Uang Pisah untuk Karyawan yang Resign
Apa Saja Contoh Pertanyaan dalam Exit Interview Template?
Ada dua cara menggunakan template wawancara keluar karyawan. Pertama, dengan mengajukan pertanyaan secara lisan, dan kedua, menggunakan formulir exit interview yang diisi oleh karyawan.
Anda juga bisa menggabungkan kedua cara ini, yaitu dengan membiarkan karyawan mengisi formulir terlebih dahulu dan kemudian mendiskusikan jawaban mereka dalam wawancara.
Setiap template wawancara keluar sebaiknya mencakup pertanyaan dalam lima kategori berikut:
- Alasan meninggalkan perusahaan
- Keadaan pekerjaan
- Budaya perusahaan
- Lingkungan kerja
- Teknologi
Berikut beberapa pertanyaan contoh dalam masing-masing kategori yang bisa Anda tambahkan ke dalam template Anda.
Pertanyaan tentang Alasan Meninggalkan Pekerjaan
Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan terkait alasan resign karyawan:
1. Mengapa Anda Mulai Mencari Pekerjaan Lain?
Setiap orang memiliki alasan sendiri dan situasi khusus yang membuat mereka mencari pekerjaan baru. Bisa jadi untuk mendapatkan promosi, gaji yang lebih baik, peluang atau tantangan baru, atau hal-hal pribadi tertentu.
Namun, seiring berjalannya waktu, pola-pola tertentu mungkin mulai terlihat, entah itu orang-orang yang pergi karena ingin gaji lebih baik atau kurangnya peluang promosi di perusahaan. Dari data ini, Anda bisa memahami bagaimana perusahaan perlu berkembang menjadi tempat kerja yang lebih baik.
2. Bagaimana Hubungan Anda dengan Manajer Anda?
Saat masih bekerja, karyawan mungkin kesulitan untuk berbicara terbuka tentang kekhawatiran mereka terhadap atasan. Namun, dalam exit interview, orang merasa lebih leluasa untuk berbicara, yang bisa memberikan informasi tentang masalah dengan atasan tertentu atau cara perusahaan merekrut atasan.
Selain itu, Anda juga mungkin mendapatkan berita yang sangat positif tentang atasan tertentu, sehingga orang-orang tersebut bisa dijadikan contoh kepemimpinan yang baik bagi yang lain.
3. Apa Perubahan atau Perbaikan Spesifik yang Ingin Anda Lihat dalam Perusahaan/ Tim?
Pertanyaan ini memberikan pandangan yang jelas tentang perbaikan yang diperlukan dari sudut pandang karyawan, dan memungkinkan mereka lebih bebas untuk berbagi alasan sebenarnya mereka pergi tanpa harus mengatakannya secara langsung.
Contohnya, jika karyawan mengalami kesulitan dengan beberapa anggota tim, mereka mungkin bisa mengungkapkan bahwa mereka ingin memperoleh kesempatan untuk bekerja dalam tim yang berbeda.
Dalam mengajukan pertanyaan terkait alasan karyawan resign, ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan:
- Jadilah terbuka dan ramah. Dengarkan keluhan, saran perbaikan, atau pujian. Ini bukan saatnya untuk mengubah pandangan karyawan, melainkan waktu untuk membangun kepercayaan dan koneksi.
- Tunjukkan empati. Ingatlah bahwa karyawan yang pergi juga punya harapan, kekecewaan, dan motivasi.
- Bersikap strategis. Dengarkan feedback karyawan sambil tetap memahami pandangan besar tentang bisnis.
- Telusuri lebih dalam masalah yang dihadapi untuk melakukan perbaikan dalam tim, layanan, dan budaya organisasi perusahaan.
Baca Juga: Hal yang Harus Anda Perhatikan Sebelum Resign dari Pekerjaan
Pertanyaan tentang Kondisi Pekerjaan
Berikut adalah contoh pertanyaan terkait kondisi pekerjaan:
4. Apakah Pekerjaan Ini Sesuai dengan Harapan Anda? Jika Tidak, Mengapa?
Pertanyaan ini penting karena memberikan informasi yang berharga tentang bagaimana proses penerimaan di perusahaan Anda dan apakah kandidat-kandidat mendapatkan gambaran yang benar tentang apa yang akan mereka lakukan dan seperti apa bekerja di perusahaan ini.
Jika karyawan menjawab “tidak,” mungkin ada ketidakcocokan antara apa yang diharapkan oleh kandidat dan kenyataan pekerjaan.
5. Apakah Anda merasa deskripsi pekerjaan Anda berubah sejak Anda mulai bekerja? Jika ya, bagaimana?
Pertanyaan ini juga bisa membantu mencegah harapan kandidat yang tidak realistis. Jika karyawan menyatakan bahwa banyak perubahan terjadi dalam peran mereka sejak mereka mulai bekerja, itu menunjukkan bahwa deskripsi pekerjaan untuk peran tersebut perlu diperbarui agar ini tidak terjadi lagi.
6. Apa saja kualitas yang seharusnya dicari dengan sungguh-sungguh dalam mencari pengganti Anda?
Karyawan yang meninggalkan posisi ini adalah ahli dalam mengetahui keterampilan, pengalaman, dan sifat-sifat pribadi yang paling penting untuk sukses dalam pekerjaan mereka.
Mereka telah menghabiskan banyak waktu menjalani pekerjaan tersebut setiap hari, dan karena itu, mereka memiliki pengetahuan yang kuat tentang apa yang diperlukan untuk bisa berhasil dalam peran ini.
Baca Juga: 7 Tips Sebelum Resign yang Wajib Anda Lakukan, Apa Saja?
Pertanyaan tentang Budaya Perusahaan
Berikut beberapa contoh pertanyaan untuk mendapatkan informasi terkait budaya perusahaan:
7. Bagaimana Anda mendeskripsikan budaya perusahaan kami?
Jika Anda ingin memahami budaya di perusahaan dari berbagai sudut pandang, tanyakan pertanyaan ini. Sebab, masing-masing karyawan akan memiliki pengalaman yang berbeda.
Sebagai contoh, seorang asisten penjualan di toko mungkin merasa berbeda tentang budaya dibandingkan dengan seorang manajer pemasaran di kantor pusat.
Pertanyaan ini dapat membantu Anda mengatasi perbedaan persepsi tentang budaya di lokasi dan posisi yang berbeda.
8. Apakah Bagian dari budaya perusahaan kami yang paling Anda nikmati?
Apa yang paling dihargai oleh karyawan tentang budaya organisasi yang telah Anda ciptakan di perusahaan Anda? Apakah itu kejujuran, semangat tim, inovasi, atau hal lainnya? Setelah Anda melihat pola yang muncul, Anda pun akan lebih siap untuk memperkenalkan perusahaan kepada calon karyawan.
9. Adakah bagian dari budaya perusahaan kami yang menurut Anda perlu diubah atau ditingkatkan?
Selalu ada ruang untuk perbaikan, dan terkadang manajer dan tim kepemimpinan tidak menyadari aspek budaya yang mungkin tidak berfungsi atau bahkan merugikan.
Namun, jika exit interview secara konsisten menunjukkan bahwa karyawan merasa budaya perusahaan memiliki masalah tertentu, sebagai HR Anda dapat memulai penyelidikan dan membuat perubahan.
Baca Juga: Budaya Kerja: Pengertian Lengkap dan Cara Membangunnya
Pertanyaan tentang Lingkungan Kerja
Untuk mengetahui pendapat karyawan tentang lingkungan kerja, berikut hal yang perlu Anda tanyakan:
10. Bagaimana Anda akan mendeskripsikan kondisi lingkungan kerja?
Ini adalah salah satu pertanyaan terbaik dalam exit interview yang dapat memberikan pandangan dari sudut pandang karyawan tentang hal-hal praktis seperti kenyamanan, keamanan, atau ruang kerja.
Pertanyaan ini membantu memastikan apakah lingkungan kerja saat ini mendukung kebahagiaan, rasa aman, dan produktivitas karyawan.
11. Apa yang paling Anda Suka dari Lingkungan Kerja?
Pertanyaan ini membantu Anda menemukan apa yang paling menarik dari tempat kerja dan lingkungan, sehingga Anda dapat menonjolkan hal-hal tersebut dalam upaya perekrutan dan inisiatif untuk memperkuat citra perusahaan.
12. Apa yang paling tidak Anda suka dari lingkungan kerja?
Setiap orang mungkin memiliki hal yang berbeda yang tidak disukai, tetapi seiring waktu, Anda mungkin melihat pola dalam pnemuan Anda.
Mungkin saja karyawan merasa tidak nyaman dalam bekerja karena tidak difasilitasi meja kerja pribadi atau mungkin tidak ada cukup meja untuk seluruh tim.
Meskipun terkesan sepele, namun hal kecil ini dapat diatasi dengan mudah untuk meningkatkan lingkungan kerja bagi semua orang.
Baca Juga: 10 Cara Menumbuhkan Kerja Prestatif di Lingkungan Kerja
Pertanyaan tentang Teknologi
Berikut adalah contoh pertanyaan yang bisa Anda ajukan terkait teknologi:
13. Apakah Anda memiliki cukup alat dan sumber daya untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik? Jika tidak, apa yang kurang?
Penting untuk memastikan bahwa karyawan memiliki semua yang mereka butuhkan untuk bisa berhasil dalam pekerjaan. Pertanyaan ini membantu mengetahui apakah alat dan sumber daya yang disediakan sudah mencukupi atau ada yang kurang.
14. Saat pertama kali Anda memulai pekerjaan, seberapa mudahnya menggunakan berbagai sistem dan aplikasi?
Pertanyaan ini memberikan gambaran tentang pengalaman pengguna karyawan saat pertama kali bergabung dengan perusahaan. Jika ada masalah teknis atau kesulitan, hal ini bisa menjadi peluang untuk meningkatkan pengenalan dan pelatihan karyawan terkait sistem dan aplikasi yang digunakan.
15. Seberapa puaskah Anda dengan alat yang Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan/atau klien saat bekerja dari jarak jauh?
Dengan semakin banyak karyawan yang bekerja dari jarak jauh, penting untuk memastikan efektivitas alat komunikasi yang digunakan.
Pertanyaan ini membantu memahami tingkat kepuasan karyawan terkait alat komunikasi, seperti panggilan video, obrolan, dan berbagi dokumen.
Melalui pertanyaan-pertanyaan ini, perusahaan dapat meningkatkan dukungan teknologi untuk karyawan dan memastikan bahwa mereka dapat bekerja dengan efisien, terlepas dari lokasi atau kondisi kerja.
Baca Juga: 8 Strategi Mempertahankan Top Performers dan Karakteristiknya
Bagaimana Contoh Formulir Exit Interview Template?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, untuk mengajukan pertanyaan kepada karyawan yang hendak resign, Anda bisa menggunakan metode wawancara atau memberikan formulir, atau bisa keduanya.
Formulir exit interview template adalah kuesioner atau survei yang diisi oleh karyawan yang akan meninggalkan perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan ini diajukan dengan memberikan skor atau jawaban pilihan ganda, serta beberapa pertanyaan terbuka.
Metode ini memudahkan Anda untuk megnukur dan menghitung dibandingkan dengan mengajukan pertanyaan langsung pada exit interview.
Berikut dua jenis formulir exit interview template:
Pertanyaan dengan Skala Penilaian/Pilihan Ganda
Survei dengan skala penilaian dan pilihan ganda memiliki pertanyaan tertutup yang meminta feedback berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
Karyawan merespons dengan memilih penilaian numerik atau pendapat yang ditentukan. Kemungkinan juga terdapat bagian di mana responden memiliki kesempatan untuk mengembangkan jawaban mereka dengan kata-kata mereka sendiri.
Template Kombinasi Tertutup dan Terbuka
Anda juga dapat menggunakan template formulir exit interview yang menggunakan kombinasi pertanyaan tertutup dan terbuka. Hal ini memungkinkan Anda secara optimal mengumpulkan setiap jenis komentar dari para karyawan.
Download Exit Interview Template
Untuk mempermudah Anda dalam melakukan exit interview, berikut template yang bisa Anda unduh:
Download Exit Interview Template dengan Metode Wawancara
Download Exit Interview Template dengan Metode Formulir
Baca Juga: 9 Langkah Membangun Reward Strategy untuk Karyawan
Bagaimana Tips Melakukan Exit Interview yang Efektif?
Untuk mengoptimalkan manfaat dari exit interview, Anda bisa melakukan beberapa tips berikut:
1. Integrasikan Exit Interview ke dalam Proses Offboarding
Jadikan wawancara keluar sebagai bagian resmi dari proses offboarding untuk memastikan setiap karyawan mengikuti wawancara dan memberikan feedback yang berharga.
Hal ini membantu karyawan meninggalkan perusahaan dengan kesan positif dan bisa menjadi duta perusahaan di masa mendatang.
2. Gunakan Template Pertanyaan yang Sederhana dan Relevan
Gunakan template exit interview dengan pertanyaan yang sederhana dan relevan untuk memudahkan wawancara dan mendapatkan wawasan yang berharga.
Adanya template juga memastikan konsistensi dan memungkinkan karyawan melihat pertanyaan sebelum melaksanakan wawancara.
3. Berikan Opsi Beberapa Media Penyampaian Feedback
Tawarkan opsi berbeda bagi karyawan yang resign dalam menyampaikan feedback mereka, seperti mengisi formulir atau wawancara online. Hal ini akan membuat karyawan merasa nyaman untuk berbagi pengalaman mereka.
4. Analisis Feedback dari Exit Interview
Setelah mengumpulkan feedback, lakukan analisis untuk menemukan pola atau area perbaikan. Hindari untuk bersikap defensif terhadap kritik, melainkan gunakan informasi ini untuk membuat perubahan yang diperlukan.
5. Buat Rencana Aksi yang Sederhana
Setelah menganalisis data, buat rencana aksi untuk menanggapi hasil analisis. Prioritaskan perubahan berdasarkan dampak terbesar yang terjadi banyak orang. Sebab, beberapa perubahan bisa segera dilakukan, sementara yang lain mungkin memerlukan waktu lebih lama.
Kesimpulan
Untuk mengoptimalkan proses exit interview, Anda perlu menyusun template yang terstruktur dengan baik agar bisa mendapatkan feedback dari karyawan yang akan resign.
Melalui exit intereview template yang disusun dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa pertanyaan yang diajukan kepada karyawan tersebut relevan dan konsisten.
Template ini juga membuat wawancara berjalan lebih produktif dan mencakup semua informasi yang dibutuhkan, mulai dari alasan resign, kondisi pekerjaan, budaya perusahaan, hingga teknologi atau fasilitas yang diberikan perusahaan.
Dengan exit interview yang dilakukan secara maksimal, perusahaan pun dapat meningkatkan kepuasan karyawan, mengurangi turnover, dan memperbaiki aspek-aspek yang mungkin kurang optimal.
Agar Anda lebih fokus dalam menyusun template wawancara, sebagai profesional HR, Anda bisa menyerahkan urusan administrasi karyawan, mulai dari absensi, pengajuan cuti dan izin, hingga penggajian kepada software payroll dan HR dari Gajihub.
Selain memudahkan tim HR, software ini juga memiliki fitur employee self service (ESS) yang memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi secara mandiri dengan sistem yang sudah dilengkapi GPS dan selfie, hingga mengajukan izin dan cuti melalui smartphone.
Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan pengalaman karyawan terkait urusan administrasi, yang mungkin bisa membantu membuat mereka bertahan lebih lama di perusahaan.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.