Kesalahan proses payroll dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan, tingkat pergantian yang tinggi, dan masalah hukum. Selain itu, kesalahan ini juga dapat mengganggu stabilitas keuangan perusahaan dan kesulitan keuangan bagi karyawan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang proses payroll, kesalahan umum, dampak, hingga tips menghindarinya.
Apa yang Dimaksud dengan Proses Payroll?
Proses payroll adalah serangkaian langkah yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk menghitung dan menyelesaikan pembayaran gaji dan tunjangan karyawan.
Proses ini mencakup berbagai aspek, termasuk penggajian, pemotongan pajak, dan penyaluran berbagai jenis tunjangan, seperti asuransi kesehatan dan dana pensiun.
Proses payroll juga melibatkan perhitungan jam kerja, cuti, dan bonus yang mungkin diberikan kepada karyawan.
Selain itu, proses ini juga melibatkan kewajiban perpajakan, di mana perusahaan wajib memotong dan menyetor pajak penghasilan karyawan serta membayar kontribusi pajak perusahaan.
Kesalahan dalam proses payroll dapat memiliki konsekuensi serius, seperti ketidakpuasan karyawan, sanksi perpajakan, atau bahkan masalah hukum. Oleh karena itu, penting untuk menjalankan proses payroll dengan akurat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Baca Juga: 10 Kesalahan Training Karyawan dan Cara Mengatasinya
Mengapa Dibutuhkan Keakuratan dalam Proses Payroll?
Proses pengolaan gaji merupakan hal penting bagi setiap bisnis yang memiliki karyawan. Hal ini merupakan cara menghitung gaji karyawan, termasuk potongan dan pajak, serta memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar dan tepat waktu.
Untuk menghindari kesalahan proses payroll, sebagai profesional HR, Anda harus memastikan keakuratan dalam proses tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat menjaga motivasi karyawan, mentaati regulasi yang berlaku, serta menjaga kestabilan keuangan.
Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Kepatuhan Hukum
Salah satu alasan paling penting untuk mengelola gaji dengan baik adalah agar proses tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku.
Sebagai contoh, ara pengusaha harus memotong pajak tertentu dari gaji karyawan sesuai peraturan. Jika ini tidak dilakukan dengan benar, perusahaan pun akan terkena denda dan sanksi, bahkan tindakan hukum.
2. Kepuasan Karyawan
Setiap karyawan tentunya mengharapkan pembayaran gaji yang benar dan tepat waktu. Sebab, adanya kesalahan atau keterlambatan, bisa menyebabkan frustrasi, kurangnya kepercayaan, dan bahkan ketidakpuasan.
Kesalahan proses payroll juga bisa berdampak pada semangat karyawan, yang mungkin mengakibatkan penurunan produktivitas, tingkat pergantian yang tinggi, atau bahkan tindakan hukum.
3. Stabilitas Keuangan
Terakhir, keakuratan dalam proses payroll sangat penting untuk menjaga stabilitas keuangan. Secara umum, gaji merupakan biaya terbesar bagi banyak bisnis, sehingga kesalahan atau keterlambatan dapat berdampak besar pada keuangan.
Selain itu, kesalahan sistem payroll juga bisa menimbulkan biaya tambahan, seperti pembayaran lembur, bunga akibat keterlambatan pembayaran, dan bahkan biaya tertentu jika sampai menyangkut urusan hukum.
Berbagai biaya tersebut tentunya dapat mempengaruhi kesehatan dan stabilitas keuangan suatu bisnis.
Baca Juga: Pahami Kelebihan dan Kekurangan Metode Biweekly Payroll
Apa Saja Kesalahan Proses Payroll yang Sering Terjadi?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, proses penggajian yang akurat adalah hal dasar yang umumnya diharapkan oleh karyawan dari perusahaan tempat mereka bekerja.
Apabila terjadi kesalahan dalam proses tersebut, maka diperlukan waktu dan dapat menimbulkan kekhawatiran bagi karyawan.
Untuk menghindari hal tersebut, Anda perlu mengenali beberapa kesalahan proses payroll yang umumnya terjadi, yaitu:
1. Kesalahan Perhitungan Gaji
Kesalahan perhitungan gaji bisa terjadi baik pada karyawan yang menerima gaji bulanan maupun per jam.
Beberapa kesalahan tersebut meliputi:
- Membayar terlalu banyak atau terlalu sedikit.
- Melewatkan gaji pertama bagi karyawan baru.
- Jumlah yang salah untuk tunjangan atau potongan gaji lainnya.
- Pembayaran yang tidak tepat kepada karyawan yang sedang cuti sakit atau cuti lainnya.
2. Kesalahan Klasifikasi Karyawan
Banyak perusahaan memiliki beragam jenis pekerja, seperti karyawan paruh waktu atau part time, karyawan tetap, dan pekerja lepas.
Berbagai jenis pekerja ini seringkali bisa menjadi sumber masalah dalam hal penggajian. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengklasifikasikan jenis karyawan dengan benar, terutama untuk keperluan pajak.
Memastikan setiap karyawan dikategorikan dengan benar adalah langkah penting yang dapat membantu perusahaan dan karyawan untuk perencanaan gaji jangka panjang.
Salah menetapkan jenis karyawan bisa menyebabkan perhitungan gaji yang tidak akurat, seperti pembayaran yang terlalu banyak atau terlalu sedikit.
Kesalahan dalam mengklasifikasikan karyawan juga bisa membuat perusahaan harus melakukan perbaikan ulang ke catatan penggajian dan melakukan pembayaran tambahan atau penyesuaian lain pada gaji karyawan.
3. Kesalahan Pembayaran Lembur
Salah satu contoh kesalahan dalam proses payroll terkait lembur adalah ketidakakuratan perhitungan jam lembur.
Hal ini bisa terjadi jika sistem payroll tidak mampu secara tepat mencatat dan menghitung jam kerja lembur karyawan.
Misalnya, jika seorang karyawan seharusnya mendapat tambahan bayaran untuk lembur, tetapi sistem mengalami kesalahan dan tidak menghitung dengan benar jumlah jam lembur yang dilakukan, sehingga mengakibatkan pembayaran yang tidak sesuai.
Contoh lainnya adalah ketidaksesuaian antara catatan manual dan sistem otomatis.
Jika seorang karyawan mencatat jam lemburnya secara manual, tetapi informasi ini tidak terintegrasi dengan baik ke dalam sistem payroll, kemungkinan akan terjadi kesalahan.
Hal tersebut dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara catatan manual dan pembayaran yang seharusnya diterima oleh karyawan.
Baca Juga: Peraturan Kerja Lembur Menurut Undang Undang Ketenagakerjaan Terbaru
4. Keterlambatan dalam Proses Penggajian
Dalam proses penggajian, waktu merupakan hal yang sangat penting. Karyawan mengharapkan perusahaan untuk membayar gaji secara teratur dan tepat waktu.
Jadwal pembayaran yang kurang jelas akan merusak kepercayaan dan pandangan positif karyawan terhadap perusahaan.
Kemudian, berkaitan dengan pajak gaji, mengabaikan tenggat waktu atau deadline penggajian bisa merugikan perusahaan melalui denda, sanksi, atau bahkan masalah hukum.
Dengan mengetahui jadwal pembayaran gaji dan waktu pembayaran pajak, maka sebagai profesional HR Anda dapat membantu perusahaan mengindari kesalahan proses payroll.
5. Tidak Menyimpan Data Penggajian secara Detail
Setiap perusahaan wajib menyimpan catatan penting, termasuk catatan penggajian yang tidak boleh diabaikan. Hanya saja, terkadang perusahaan kurang memperhatikan hal tersebut atau kesulitan dalam menyusun data penggajian secara rinci.
Hal ini dapat menimbulkan masalah pada saat pelaporan pajak atau saat dilakukan audit. Data terkait penggajian biasanya meliputi:
- Informasi terkait pemotongan
- Pajak penggajian
- Manfaat dan potongan gaji
- Jam kerja
- Informasi cuti
- Pendapatan kotor
- Detail besaran gaji
6. Proses Penggajian yang Kurang Efisien
Evaluasi proses penggajian di perusahaan Anda saat ini. Apakah setiap periode penggajian Anda selalu mengalami kebingungan dalam mencari informasi yang diperlukan? Apakah Anda menghabiskan banyak waktu untuk menghitung gaji karyawan secara manual?
Jika demikian, mungkin Anda perlu memperbaiki kembali proses penggajian yang saat ini diterapkan oleh perusahaan Anda.
Baca Juga: Mengenal Prosedur Sistem Penggajian dan Cara Kerjanya
7. Kerahasiaan dan Privasi Data
Dalam mengelola data penggajian, keamanan dan kerahasiaan informasi pribadi karyawan merupakan hal yang sangat penting. Sebab, pelanggaran privasi dapat mengakibatkan konsekuensi hukum yang serius.
Oleh karena itu, perusahaan harus menjaga keamanan data dengan membatasi akses, menggunakan software payroll yang aman, dan mematuhi Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
8. Kepatuhan Terhadap Regulasi Pajak dan Ketenagakerjaan
Kesalahan dalam mematuhi regulasi pajak dan ketenagakerjaan, seperti BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, dapat menimbulkan masalah serius.
Inilah yang membuat perusahaan harus selalu memperbarui pemahaman mengenai peraturan terbaru dan mengelola pembayaran pajak serta kontribusi ke lembaga-lembaga tersebut secara teliti.
9. Tidak Melaporkan Semua Bentuk Pendapatan yang Dikenai Pajak
Salah satu kesalahan umum dalam pengelolaan penggajian karyawan adalah tidak melaporkan semua bentuk pendapatan yang dapat dikenai pajak.
Banyak perusahaan hanya melaporkan gaji, lembur, dan bonus, sementara ada bentuk kompensasi lain seperti opsi saham, hadiah, penggunaan mobil perusahaan untuk keperluan pribadi, dan hadiah kecil yang seharusnya turut dilaporkan.
Perlu Anda ketahui, bahwa tidak melaporkan dengan benar dapat mengakibatkan denda pelaporan pajak bagi organisasi dan karyawan yang terkena dampak.
Dengan demikian, penting untuk memahami semua bentuk kompensasi yang dapat dikenai pajak dan memastikan bahwa laporan pajak mencakup seluruh komponen pendapatan karyawan secara akurat dan sesuai dengan regulasi perpajakan yang berlaku.
Baca Juga: Pajak THR dan Bonus, Simak Aturan dan Cara Penghitungannya
Apa Saja Dampak dari Kesalahan Proses Payroll?
Berikut adalah beberapa dampak dari kesalahan dalam proses payroll yang dapat merugikan perusahaan dan karyawan:
1. Kesulitan Keuangan
Dampak pertama dari kesalahan penggajian adalah kesulitan keuangan. Karyawan bekerja untuk mendapatkan penghasilan, dan jika gaji mengalami keterlambat atau kesalahan, hal ini dapat memengaruhi keuangan pribadi mereka.
Di sisi lain, kesalahan dalam pembayaran gaji juga merugikan perusahaan. Masalah ini bisa mengakibatkan pembayaran berlebih atau kurang kepada karyawan, mengganggu laporan keuangan perusahaan.
Tanpa sistem manajemen gaji yang canggih, kesalahan ini akan sulit diperbaiki oleh departemen keuangan dan HR.
2. Tingkat Pergantian Karyawan Tinggi
Kesalahan penggajian dapat meningkatkan tingkat pergantian karyawan. Survei menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan mulai mencari pekerjaan baru setelah mengalami kesalahan penggajian berulang.
Tingginya tingkat pergantian ini juga dapat menyebabkan kehilangan karyawan berkinerja tinggi.
3. Keluarnya Sejumlah Karyawan
Kesalahan penggajian yang terus-menerus dapat menyebabkan keluarnya sejumlah besar karyawan secara bersamaan. Untuk menghindari kekacauan ini, perusahaan perlu menggunakan sistem manajemen sumber daya manusia yang dapat diandalkan dan otomatis.
4. Reputasi Internal
Kesalahan proses payroll menciptakan reputasi internal yang buruk di antara karyawan. Hal ini dapat menyebabkan kecemasan dan kekhawatiran di antara karyawan tentang stabilitas keuangan mereka.
Selanjutnya, reputasi perusahaan sebagai tempat kerja yang buruk pun dapat mengakibatkan karyawan memilih meninggalkan perusahaan.
5. Pemborosan Waktu dan Sumber Daya
Kesalahan penggajian membuat tim HR menghabiskan banyak waktu untuk memperbaiki kesalahan. Hal ini tidak hanya membuang-buang waktu tim HR, tetapi juga mempengaruhi produktivitas karyawan lainnya.
Dengan meminimalkan kesalahan penggajian, perusahaan dapat menjaga kestabilan keuangan, mengurangi tingkat pergantian karyawan, dan mempertahankan reputasi internal yang baik.
Baca Juga: Rapel Gaji: Arti, Alasan, Dampak, Hingga Contoh Perhitungannya
Bagaimana Tips Menghindari Kesalahan Proses Payroll?
Untuk menghindari berbagai kesalahan proses payroll, ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan. Di antaranya adalah:
1. Ikuti Aturan Pajak
Tetap mengikuti aturan pajak terbaru merupakan hal yang sangat penting untuk menjaga akurasi dalam penggajian karena perubahan-perubahan yang kerap terjadi dalam aturan pajak.
Anda bisa menggunakan software payroll yang dapat memastikan proses penggajian perusahaan mematuhi aturan pajak dan jika diperlukan, Anda bisa meminta bantuan dari ahli pajak untuk memastikan pengelolaan sistem penggajian yang up to date.
2. Jaga Data Karyawan
Pastikan informasi karyawan, termasuk formulir pajak, data pribadi, dan rincian rekening bank tetap up to date serta akurat. Keasalahan dalam data karyawan dapat menyebabkan kesalahan adlam penggajian dan masalah kepatuhan.
Oleh karena itu, Anda perlu secara rutin memperbarui data karyawan secara berkala.
3. Gunakan Standarisasi dalam Porses Penggajian
Tetapkan prosedur standar untuk pengelolaan penggajian agar setiap tahap, mulai dari penginputan data hingga distribusi gaji dapat berjalan dengan segaram.
Selain itu, memastikan konsistensi dalam proses penggajian juga dapat membantu mengurangi terjadinya kesalahan.
4. Periksa Perhitungan dengan Teliti
Meskipun saat ini Anda telah menggunakan software modern, selalu periksa perhitungan secara menyeluruh sebelum memulai proses penggajian untuk mengidentifikasi dan memperbaiki potensi kesalahan.
5. Lakukan Audit secara Rutin
Lakukan audit secara berkala terhadap sistem penggajian untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul. Audit ini membantu mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi serius.
6. Lakukan Penghitungan Tunjangan dan Potongan secara Akurat
Penghitungan tunjangan dan potongan gaji karyawan memerlukan ekterampilan dan kehati-hatian yang tinggi. Pertama, untuk tunjangan, Anda perlu mengitung tunjangan kesehatan, makan, dan transportasi sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Selanjutnya, Anda juga perlu memperhatikan potongan gaji yang emncakup pajak penghasilan karyawan, iuran BPJS, dan dana pensiun.
Pastikan perhitungan tersebut mematuhi aturan apjak dan hukum tenaga kerja yang berlaku, serta menggambarkan perubahan status karyawan dengan akurat, seperti promosi atau perubahan jam kerja.
Untuk menjaga akurasi, disarankan untuk melakukan audit secara rutin dan memanfaatkan sistem payroll yang terintegrasi.
Baca Juga: Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap: Pengertian, Perbedaan, dan Contohnya
7. Gunakan Software Payroll yang Handal
Pilih software payroll yang dapat diandalkan untuk membantu mengelola penghitungan gaji yang rumit dan menyederhanakan prosedur penggajian.
Software ini dapat mengurangi kesalahan proses payroll yang kerap terjadi akibat human error. Salah satu software payroll yang bisa Anda andalkan adalah Gajihub.
Gajihub memiliki fitur payroll yang memungkin Anda menghitung gaji secara otomatis, sehingga megurangi kesalahan dalam proses penggajian dan mengirimkannya ke berbagai bank secara tepat waktu.
Selain gaji, Anda juga bisa menghitung seluruh komponen penghasilan dan potongan upah karyawan.
Untuk meningkatkan keakuratan, Gajihub juga menyediakan slip gaji untuk karyawan dapat diunduh dalam format PDF.
Tertarik untuk mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa kesalahan proses payroll memiliki dampak serius, termasuk kesulitan keuangan, tingkat pergantian karyawan yang tinggi, reputasi internal yang buruk, hingga masalah hukum.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menjaga keakuratan dalam proses payroll, misalnya dengan mengikuti berita terkait aturan pajak terbaru, menjaga data karyawan, melakukan audit secara rutin, hingga meggunakan software payroll yang terpercaya.
Salah satu software payroll dan HR yang bisa Anda andalkan adalah Gajihub. Kunjungi tautan ini utuk informasi selengkapnya dan dapatkan gratis hingga 14 hari.