Mengenali kesalahan training karyawan merupakan hal penting yang perlu Anda lakukan agar dapat merancang pelatihan yang efektif dan sesuai dengan karyawan.
Melalui proses ini, perusahaan dapat terus menyempurnakan program pelatihan, memastikan karyawan mendapatkan manfaatnya secara maksimal, serta mendukung pertumbuhan perusahaan secara keseluruhan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas sekilas tentang training karyawan, 10 kesalahan yang sering terjadi, hingga tips untuk merancang training karyawan secara efektif.
Apa yang Dimaksud dengan Training Karyawan?
Training karyawan adalah panduan yang dapat mengajarkan karyawan hal-hal baru atau memperbaiki keterampilan dan pekerjaan yang sudah ada.
Hal ini bisa mencakup pelatihan terkait keselamatan, pengenalan pekerjaan keapada karyawan baru, atau mengajarkan karyawan yang sudah ada cara menggunakan teknologi baru.
Dalam praktiknya, beberapa orang kerap menyamakan employee training dan development, padahal keduanya merupakan hal yang berbeda.
Jika training mengajarkan sesuatu yang baru atau meningkatkan keterampilan yang sudah ada dengan waktu yang lebih singkat, development atau pengembangan lebih seperti pendekatan jangka panjang yang melibatkan beberapa tahapan.
Baca Juga: 8 Cara Merancang Soft Skill Training, Manfaat, dan Metodenya
Apa Saja Kesalahan Training Karyawan?
Ada beberapa kesalahan yang kerap terjadi dalam melaksanakan program training karyawan. Selain merugikan karyawan, kesalahan tersebut tentunya juga merugikan perusahaan yang telah berinvestasi pada pelatihan tersebut.
Oleh karena itu, sebagai profesional HR, Anda perlu mengenali kesalahan sejak awal dan menemukan solusinya.
Berikut adalah beberapa kesalahan training karyawan:
1. Tidak Melakukan Analisis Sebelum Training
Membuat program pelatihan yang efektif selalu dimulai dengan melakukan analisis. Jadikan masa lalu dan saat ini sebagai dasar untuk merancang training karyawan secara sukses.
Oleh karena itu, hindari untuk tergesa-gesa dan jangan melewatkan tahap guna menghindari keputusan yang kurang tepat. Pastikan untuk mempersiapkannya secara matang dan pahamilah bahwa training ini merupakan proses yang berulang.
2. Tujuan atau Objektif yang Tidak Jelas
Perlu Anda ketahui bahwa tujuan dan objektif bukanlah hal yang sama. Tujuan adalah apa yang bisa dilakukan setelah menyelesaikan pelatihan. Sementara itu, objektif pelatihan adalah elemen spesifik yang akan dikuasai peserta dengan menyelesaikan pelatihan tersebut.
Tujuan bersifat umum, sedangkan objektif bersifat lebih spesifik. Jadi, pastikan Anda dapat mencocokkan kebutuhan keseluruhan dengan objektif.
Pada intinya, kebutuhan dapat menentukan tujuan, tujuan menentukan objektif, dan objektif menentukan penilaian.
Sebagai contoh:
Tujuan
Meningkatkan standar pengetahuan produk.
Objektif
Semua staf harus memahami 6 kegunaan fitur baru.
Penilaian
Buat ujian atau tes dengan pertanyaan yang mungkin diajukan pelanggan terkait fitur baru ini.
Dengan menggunakan model dasar tersebut, Anda pun dapat merancang program pelatihan secara lebih efektif.
Baca Juga: 8 Strategi Mempertahankan Top Performers dan Karakteristiknya
3. Tidak Memikirkan Hal-Hal Praktis
Setelah menetapkan tujuan dan sasaran, penting untuk mepertimbangkan sisi praktisnya juga. Sebab, tidak ada gunanya membuat rencana apabila tidak bisa diwujudkan.
Cobalah untuk memikirkan tentang jangka waktu, anggaran, sumber daya, kemudian tentukan apa yang ingin dicapai.
Berikut beberapa pertanyaan yang perlu Anda pertimbangkan:
- Berapa banyak pelatihan yang akan diselenggarakan?
- Bisakah perusahaan menyediakan kursus berbasis video?
- Berapa banyak sesi yang bisa dilakukan secara langsung?
4. Melakukan Semua Sendiri
Saat menganalisis situasi saat ini, ada baiknya Anda meminta bantuan dari berbagai pemimpin tim dan manajer. Gunakan kesempatan ini untuk mendapatkan dukungan ahli dalam bidang tertentu agar bisa menciptakan konten pelatihan yang luar biasa.
Ajak rekan-rekan kerja Anda untuk membantu perancang pelatihan terbaik. Hal ini disebabkan karena beberapa karyawan mungkin senang berbagai pengetahuan, sementara beberapa lainnya. tidak.
Oleh karena itu, dapatkan masukan sebanyak mungkin dari berbagai pihak.
5. Beban Informasi yang Terlalu Berat
Memberikan terlalu banyak informasi bisa menjadi suatu masalah. Hal ini bisa berdampak negatif pada keterlibatan, penyelesaiana, dan minat terhadap pelatihan di masa depan.
Untuk itu, jangan sia-siakan dukungan dari peserta dengan memberikan pelatihan yang sulit dicerna agar dapat meghindari frustasi.
Sebuah pelatihan yang baik seharusnya disesuaikan waktu perhatian dan ketersediaan peserta. Usahakan untuk menjaga durasi pelatihan antara 15 hingga 20 menit.
Pecahlah pelatihan menjadi beberapa bagian agar mudah dikelola, dan berikan pengingat atau apa yang sudah dibahas dalam pelatihan sebelumnya.
Baca Juga: 8 Rekomendasi HR Training untuk Tim SDM
6. Pemilihan Media yang Kurang Tepat
Pilihlah media yang cocok untuk pelatihan Anda, sebab terkadang perusahaan kerap menggunakan jenis media tertentu tanpa mempertimbangkan peserta.
Beberapa pelatih selalu menggunakan teks, sementara yang lain lebih nyaman belajar melalui gambar atau video.
Oleh karena itu, pertimbangkan jenis media yang sesuai dengan materi dan mudah dipahami peserta.
Berikut beberapa media yang bisa digunakan:
Teks
Memberikan informasi secara padat, tetapi perlu diimbangi dengan gambar atau video untuk memberikan konteks.
Gambar
Gambar dapat mendukung komunikasi secara cepat, tetapi kadang kurang memberikan konteks secara jelas.
Video
Video merupakan media yang kaya informasi dan konteks, namun membutuhkan waktu dan usaha dalam pembuatannya.
Presentasi
Presentasi dapat memberikan informasi berupa teks, gambar, dan video dalam format slide.
Sesi Langsung/ Webinar
Media pembelajaran ini memungkinkan peserta untuk berinteraksi dan bertanya langsung mengenai topik yang tengah dibahas.
Dengan demikian, Anda perlu memilih media yang paling sesuai dengan tujuan dan mudah dipahami peserta. Jika memungkinkan, gunakan media yang lebih bervariasi untuk membuat kursus lebih menarik.
7. Pengalaman Pengguna yang Kurang Baik
Penting untuk menciptakan pengalaman postif bagi peserta training. Sebab, keterlibatan peserta tergantung pada pengalaman pembelajaran yang menyenangkan.
Langkah pertama, Anda bisa menggunakan learning management system (LMS) yang mudah dipahami peserta. Kedua, perkenalkan mereka dengan LMS dan bantu mereka memahami cara menggunakannya.
Anda dapat mengirimkan panduan melalui email yang berisi tangkapan layar tampilan pengguna LMS.
Sampaikan informasi dasar seperti cara login, cara reset kata sandi, dan bagaimana cara menemukan pelatihan yang diperlukan.
Melalui pendekatan ini, Anda dapat membantu peserta merasa nyaman dan membuat pengalaman pembelajaran menjadi lebih lancar.
8. Kurangnya Dukungan Positif
Kesalahan training karyawan selanjutunya adalah kurangnya dukungan positif. Dukungan tersebut dapat berupa pendekatan dengan memberikan insentif apabila peserta berhasil mencaai sesuatu ataupun sanksi jika mereka melakukan pelanggaran.
Jika training tersebut bersifat wajib, umumnya akan diterapkan sanksi. Dengan kata lain, peserta harus benar-benar menyelesaikan tugas dan manajer berperan untuk memastikan hal tersebut.
Sebagai upaya menghindari kesalahan ini, Anda juga bisa menggunakan elemen permainan atau gamifikasi untuk memberikan penghargaan atas kemajuan dan membangun kompetisi yang positif.
Selain itu, pastikan untuk menyoroti kinerja karyawan dan partisipasi mereka untuk memperkuat program pelatihan.
Baca Juga: Training Karyawan Baru: Tujuan, Jenis, dan Metodenya
9. Gagal Mengumpulkan Feedback
Karyawan merupakan pihak yang paling penting untuk memberikan feedback atau pandangan Oleh karena itu, untuk menghindari kesalahan training karyawan, Anda perlu mengumpulkan feedback dari mereka.
Tanpa adanya feedback, Anda akan kesulitan dalam melakukan analisis mengenai proses training. Untuk itu, susun strategi pengumpulan feedback dan alokasikan waktu untuk menganalisisnya.
Misalnya, Anda bisa mengajak karyawan untuk mengisi survei dan penilaian untuk mendapatkan feedback tersebut.
Melalu hasil analisis tersebut, Anda pun dapat mengetahui apa yang sudah baik dan apa saja yang masih perlu diperbaiki.
10. Tidak Melakukan Evaluasi Setelah Training
Kemudian, lihatlah bagaimana setiap training terlaksana. Dengan begitu, Anda bisa belajar dari apa yang telah dilakukan. Temukan area yang bisa ditingkatkan. Pahami apakah karyawan terlibat dengan konten-konten pelatihan secara maksimal? Apakah banyak karyawan yang belum berhasil?
Selain itu, pikirkan juga apakah LMS yang Ada pilih sudah digunakan dengan baik. Gunakan hasil evaluasi setelah pelatihan ini untuk menganalisis langkah yang harus diambil, sehingga Anda dapat menciptakan perubahan yang lebih baik dalam training selanjutnya.
Baca Juga: Evaluasi Pelatihan, Ketahui Arti, Manfaat, Hingga Langkahnya
Bagaimana Tips Membuat Training Karyawan yang Efektif?
Saat merancang training karyawan, selain menghindari kesalahan-kesalahan di atas, ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan:
1. Disesuaikan dengan Karyawan
Jangan melihat training karyawan dengan satu pendekatan untuk semua orang. Sebaliknya, buat program pelatihan yang sesuai dengan setiap karyawan berdasarkan keahlian dan pengalaman mereka.
Perlu Anda pahami bahwa keberhasilan program bergantung pada motivasi karyawan, sehingga Anda perlu mencari tahu cara terbaik bagaimana mereka belajar, apakah melalui gambar, suara, atau praktik langsung.
2. Berbicara dengan Karyawan
Penting untuk meyakinkan karyawan bahwa program pelatihan itu penting agar mereka tertarik dan berpartisipasi sepenuhnya.
Bayangkan saat di sekolah Anda tidak bisa fokus saat menghadiri kelas yang tidak menarik. Itulah perasaan karyawan saat mereka merasa pelatihan tidak menarik.
3. Insentif
Jika beberapa karyawan tidak tertarik dengan pelatihan, pertimbangkan untuk memberikan mereka hadiah.
Anda bisa membuat pelatihan menjadi permainan, mengadakan kompetisi, atau memberikan kartu hadiah. Bahkan, Anda bisa memberikan imbalan, seperti cuti bersamaan dengan pelatihan.
Baca Juga: 10 Tips Mengoptimalkan Sistem Insentif untuk Tingkatkan Kinerja
4. Dengarkan Pendapat Karyawan
Mungkin Anda pikir Anda sudah tahu apa yang dibutuhkan karyawan, tapi Anda perlu bertanya kepada mereka untuk memastikan.
Kirim survei untuk mendengarkan pendapat mereka tentang pelatihan. Hal ini juga menjadi cara terbaik untuk menyesuaikan cara Anda memberikan pelatihan.
5. Belajar Terus-Menerus
Sediakan peluang belajar secara terus-menerus untuk semua karyawan. Ingatlah bahwa rencana Anda mungkin perlu diubah dari waktu ke waktu.
Selain itu, jangan biarkan pelatihan menjadi tugas berat, tetapi buatlah sebagai diskusi terbuka dengan karyawan agar dapat memberikan mereka manfaat secara optimal.
6. Soft Skill Trainig
Salah satu tips penting untuk menghindari kesalahan training karyawan adalah mengedepankan soft skill training mereka. Sebab, soft skill diperlukan oleh semua karyawan agar bisa menjadi karyawan yang produktif dan berkepribadian baik.
Keterampilan ini mencakup pelatihan kepemimpinan, komunikasi efektif, berpikir kritis, kerjasama tim, dan sebagainya. Melalui pelatihan keterampilan tersebut, karyawan dapat merasa lebih percaya diri dan mampu berinteraksi dengan orang lain.
Selain itu, soft skill training juga dapat membawa perubahan positif dalam kehidupan pribadi karyawan.
7. Membuat Lingkungan Kerja yang Fleksibel
Budaya perusaahaan telah berubah secara signifikan sejak pandemi. Sebagian besar perusahaan di seluruh dunia bahkan telah mengadopsi sistem remote working, WFA dan WFO, hingga work from home.
Hal ini juga bisa diterapkan dalam pelatihan karyawan, yaitu dengan menghadirkan model pelatihan online, hybrid, atau gabungan untuk memudahkan semua karyawan.
Fleksibilitas di sini juga berlaku untuk model pembelajaran, di mana karyawan dibebaskan untuk memilih jalur pembelajaran yang diinginkan dalam program pelatihan.
Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa mereka akan terus bekerja menuju tujuan profesional mereka.
8. Fasilitasi Kolaborasi dalam Pembelajaran
Pelatihan lebih baik dilakukan dengan cara berkolaborasi. Salah satu tips efektif dalam pelatihan karyawan adalah menciptakan lingkungan pelatihan yang bersifat kolaboratif.
Pembelajaran menjadi lebih efektif ketika peserta pelatihan dapat berinteraksi satu sama lain dan belajar secara bersama-sama.
Melalui model pembelajaran berbasis tim atau pembelajaran sosial, perusahaan dapat membuat modul pelatihan yang harus diselesaikan bersama tim.
Hal ini dapat mencakup kegiatan kelompok, ulasan oleh rekan, atau bahkan kompetisi berbasis permainan di mana karyawan dapat bersaing untuk mendapatkan penghargaan atau poin.
9. Bertukar Feedback
Terakhir, menjaga jalur komunikasi terbuka antara Anda dan karyawan sangat penting. Feedback dan pengakuan dapat membantu karyawan memperoleh manfaat maksimal dari pelatihan mereka.
Terkadang, pengusaha mungkin tidak sepenuhnya memahami hambatan yang dihadapi peserta pelatihan selama menjalani modul. Menyisipkan formulir feedback atau survei karyawan langsung dalam pelatihan dapat membantu mengatasi kendala ini.
Feedback juga memberikan peluang kepada peserta pelatihan untuk mendapatkan pandangan yang lebih baik tentang kinerja mereka sendiri dan membuat perbaikan yang diperlukan.
Baca Juga: Employee Feedback: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa mengenali kesalahan trainig karyawan merupakan langkah penting untuk merancang program pelatihan yang efektif.
Beberapa kesalahan tersebut meliputi tujuan yang tdiak jelas, beban informasi berlebihan, hingga kurangnya evaluasi setelah pelatihan.
Untuk mengurangi berbagai kesalahan tersebut, ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan seperti membuat pelatihan sesuai kebutuhan karyawan, memberikan insentif, mendengarkan pendapat karyawan, hingga menciptakan lingkungan yang kolaboratif.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan software payroll dan HR untuk mengoptimalkan program pelatihan karyawan.
Sebagai HR, software ini akan membantu Anda untuk lebih fokus dalam merancang program yang efektif, sehingga terhindari dari kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan.
Sementara bagi karyawan, software ini dapat memudahkan mereka dalam urusan administrasi, seperti absensi, pengajuan cuti dan izin, karena berbagai hal tersebut dapat dilakukan melalui smartphone masing-masing.
Kemudian, jika program pelatihan karyawan menerapkan pemberian bonus untuk karyawannya yang berhasil menyelesaikan pelatihan dengan baik, Gajihub juga memiliki fitur payroll yang dapat menghitung seluruh komponen penggajian secara akurat.
Untuk meningkatkan transparansi, Anda juga dapat membuat slip gaji karyawan yang bisa dikustomisasi dan dikirimkan kepada seluruh karyawan dalam format PDF.
Tertarik untuk mencobanya? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.