Sebagai profesional HR, penting bagi Anda untuk mengidentifikasi kesalahan manajemen SDM, karena hal tersebut dapat memiliki dampak besar terhadap kinerja dan keberlanjutan perusahaan.
Melalui identifikasi tersebut, Anda dapat mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk mengindari dampak negatif seperti penurunan produktivitas, meningkatnya turnover karyawan, hingga lingkungan kerja yang kurang sehat.
Dengan mengetahui dan memahami kesalahan yang mungkin terjadi dalam manajemen SDM, Anda dapat mengambil tindakan tertentu untuk meningkatkan efisensi kegiatan operasional bisnis dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat bagi seluruh karyawan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas peran manajemen SDM, kesalahan umum, dampak, hingga tips meminimalisirnya.
Apa yang Dimaksud dengan Manajemen SDM?
Manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah cara mengatur, menyelaraskan, dan mengurus karyawan saat ini dalam suatu perusahaan agar bisa menjalankan misi, visi, dan tujuan perusahaan.
Hal ini mencakup kegiatan mencari karyawan baru, memilih kandidat, memberikan pelatihan hingga imbalan, menjaga agar tetap bekerja di perusahaan, serta mendorong motivasi karyawan.
Dalam manajemen SDM, sebagai tenaga HR, Anda berperan untuk membuat dan menegakkan aturan yang dapat membantu memastikan keamanan karyawan.
Selain itu, Anda dan tim juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan melakukan kegiatan operasional sesuai regulasi yang berlaku saat ini.
Manejemen SDM sendiri bertujuan untuk mengoptimalkan kontribusi karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan secara efisien dan efektif.
Baca Juga: 10 Kesalahan Training Karyawan dan Cara Mengatasinya
Bagaimana Peran Manajemen SDM di dalam Perusahaan?
Berikut adalah beberapa peran penting dari manajemen SDM di dalam perusahaan:
1. Pengembangan Keterampilan Karyawan
Manajemen SDM bertujuan menciptakan tim kerja yang sangat terampil dan meningkatkan kepercayaan diri, serta kemampuan karyawan agar mereka semakin termotivasi untuk memberikan kontribusi.
Untuk mewujudkan hal tersebut, tim HR biasanya menawarkan:
- Program penggantian biaya pendidikan
- Pelatihan di tempat kerja
- Bimbingan di dalam organisasi
- Program pengembangan karir untuk membantu karyawan mengeksplorasi potensi mereka
2. Membangun Budaya Kerja yang Produktif
SDM memiliki fokus yang kuat pada budaya perusahaan dan kepuasan kerja. Oleh karena itu, perusahaan harus bisa membentuk budaya kerja yang inklusif dan kolaboratif.
Meskipun budaya kerja merupakan hal yang sulit diukur, namun hal ini menjadi tugas penting bagi manajemen SDM karena berkaitan dengan mempertahankan karyawan dan merekrut kandidat terbaik.
3. Perlindungan Terhadap Karyawan
Manajemen SDM berperan melindungi karyawan. Dalam hal ini, Anda perlu mengelola dokumen hukum, kebijakan, aturan, hingga menemukan cara efektif utnuk mendidik karyawan, serta menegakkan kebijakan perusahaan.
Selain itu, manajemen SDM merupakan mitra bagi karyawan, yang menekankan pada pengembangan karyawan dengan melindungi mereka dari diskriminasi, baahaya tempat kerja, hingga kompensasi yang tidak adil.
Baca Juga: 8 Fungsi Manajemen SDM Bagi Bisnis
Apa Saja Kesalahan Manajemen SDM?
Kesalahan manajemen SDM bisa berdampak luas pada perusahaan, misalnya harus menghadapi biaya besar akibat tuntutan hukum karena tidak mematuhi aturan tenaga kerja atua karena gagal memastikan privasi dan keamanan data karyawan.
Selain itu, ada berbagai kesalahan yang kerap muncul dalam pengelolaan manajemen SDM, yaitu:
1. Kurangnya Kebijakan dan Prosedur Formal
Salah satu kesalahan yang kerap terjadi dalam manajemen SDM adalah kurangnya kebijakan dan prosedur formal. Hal ini berasal dari ketidakjelasan harapan dan petunjuk mengenai cara menangani situasi kerja, baik yang bersifat maupun umum atau tidak umum.
Kebijakan tidak harus mencakup segala hal, tetapi seharusnya bisa memberikan petunjuk tentang apa yang dainggap pantas dan tidak pantas.
Selain itu, kebijakan SDM juga harusnya menckaup area-area seperti etika, aturan berpakaian, hal-hal terkait hukum, peraturan pemerintah, dan sebagainya.
Dengan kebijakan yang jelas, perusahaan pun dapat menghindari kebingungan dan memastikan bahwa semua karyawan memahami standar dan norma yang berlaku.
2. Praktik Perekrutan yang Buruk
Salah satu kesalahan umum dalam manajemen SDM adalah praktik rekrutmen yang buruk. Sebab, menyusun tim dengan orang yang tidak tepat dapat menyebabkan penurunan produktivitas, pertambahan karyawan yang resign, dan kerjasama tim yang kurang baik.
Agar terhindar dari kesalahan ini, tim HR sebaiknya membuat proses perekrutan yang jelas dan komprehensif.
Langkah-langkahnya termasuk membuat deskripsi pekerjaan yang terperinci, melakukan wawancara secara menyeluruh, mengecek referensi, dan menggunakan penilaian sebelum penerimaan untuk menilai keterampilan dan kecocokan budaya calon karyawan.
3. Proses Onboarding dan Offboarding yang Kurang Memadai
Beberapa perusahaan tidak memberikan perhatian yang cukup pada proses onboarding untuk karyawan baru. Padahal, proses onboarding yang lancar sangat penting untuk kesuksesan mereka.
Apabila proses tersebut kurang maksimal, karyawan mungkin memutuskan untuk keluar dari peruashaan karena merasa stres atau tidak mendapatkan arahan yang cukup.
Proses onboarding karyawan yang baik sebaiknya memberikan pengenalan kepada karyawan baru tentang organisasi. Hal ini mencakup peluang untuk mempelajari nilai-nilai perusahaan, budaya kerja, kebijakan, dan misi keseluruhan organisasi.
Anda juga perlu menyediakan karyawan baru dengan semua alat yang mereka butuhkan untuk memulai pekerjaan mereka. Kemudian, pastikan untuk memperkenalkan karyawan baru kepada rekan kerja.
Di samping onboarding, Anda juga harus menetapkan dan mengorganisir prosedur untuk offboarding karyawan.
Hal ini dilakukan untuk menghindari hal-hal yang mungkin dilupakan mantan karyawan, seperti menghapus akses email perusahaan, mengembalikan inventaris kantor, dan sebagainya.
Oleh karena itu, Anda bisa membuat checklist terkait offboarding untuk memastikan segalanya.
Baca Juga: Perbedaan Onboarding dan Offboarding dan Prosesnya
4. Buku Panduan Karyawan yang Tidak Up to Date
Setiap perusaahaan, baik yang sudah besar maupun masih merintis sebaiknya memiliki buku panduan karyawan terkini.
Jika aturan dan larangan tidak dituliskan dengan baik, ini bisa menyebabkan masalah. Selain itu, aturan hukum yang kerap juga dapat mempengaruhi kebijakan Anda.
Untuk itu, Anda perlu membuat panduan singkat mengenai perilaku yang diterima memberikan pedoman konkret.
Buku panduan karyawan sebaiknya diperbarui setiap dua tahun, dan semua karyawan seharusnya menandatangani formulir pengakuan bahwa mereka menerima publikasi tersebut dan akan mematuhi kebijakannya.
5. Tidak Mendokumentasikan Masalah Kinerja dengan Baik
Kebijakan tertulis dan prosedur operasional adalah batasan yang mengatur perilaku karyawan. Saat ada pelanggaran, hal tersebut perlu didoumentasikan dengan akurat.
Meskipun terasa memakan waktu, melakukan pencatatan terkait seorang karyawan yang sering terlambat, misalnya, merupakan bukti penting yang mendukung keputusan untuk memberhentikan mereka karena kinerja yang tidak memuaskan.
6. Deskripsi Pekerjaan yang Tidak Akurat
Proses perekrutan yang terburu-buru dapat menyebabkan masalah. Sebelum merekrut, tentukan dengan baik mengapa Anda merekrut dan keterampilan apa yang diperlukan.
Untuk mehindari kesalahan manajemen SDM satu ini, Anda perlu membuat job description secara tepat agar Anda tetap fokus pada kandidat yang dibutuhkan perusahaan.
Baca Juga: 10 Kesalahan Training Karyawan dan Cara Mengatasinya
7. Abai terhadap Pelatihan
Melatih karyawan merupakan investasi yang berharga. Dengan menyertakan pelatihan dalam proses onboarding, karyawan dapat lebih terlibat dan memahami cara menggunakan keterampilan mereka untuk keuntungan perusaahaan.
Karyawan yang merasa berharga dan mampu melakukan lebih banyak pekerjaan juga memberikan manfaat secara tidak langsung dari pelatihan.
8. Kurangnya Pelatihan untuk Supervisor atau Manajer
Supervisor atau manajer merupakan perwakilan perusahaan, sehingga penting untuk memastikan bahwa mereka siap untuk posisi tersebut.
Pastikan manajer telah memahami aturan SDM dan perekrutan, serta memahami nilai inti dan etika perusaahaan Anda.
Semakin banyak waktu yang Anda luangkan untuk memberikan pelatihan yang sesuai kepada manajer, karyawan di bawah naungan mereka pun akan bekerja lebih produktif.
Dengan demikian, investasi pelatihan untuk manajer merupakan hal yang sangat berharga.
9. Pemecatan yang Tidak Terencana
Kesalaha manajemen SDM yang sering terjadi adalah pemecatan pekerja tanpa pertimbagnan yang matang. Terkadang, pengusaha atau manajer memutuskan untuk memecat berdasarkan hubngan pribadi atau masalah non-kinerja yang seharusnya tidak berpengaruh pada pekerjaan mereka.
Jika pemecatan disebabkan oleh kendala keuangan perusahaan, Anda pun harus melakukan langkah-langkah yang didasarkan pada penilaian kinerja dan harus memiliki dasar yang logis.
Namun, jika pemecatan terkait dengan kinerja atau perilaku, penting untuk mengutamakan kinerja daripada faktor personal dan fokus pada kebutuhan bisnis perusahaan.
10. Janji yang Tidak Realistis
Selama sesi wawancara, Anda harus memberikan penawaran yang sesuai dengan apa yang diiklankan dalam lowongan pekerjaan. Hal ini penting untuk menghindari janji palsu atau penawaran yang tidak sesuai dengan kenyataan.
Saat merekrut kandidat potensial, manajemen SDM terkadang memberikan janji seperti kenaikan gaji, promosi, atau benefit lainnya. Namun, penting untuk tidak berlebihan dan memastikan bahwa janji-janji tersebut dapat dipenuhi oleh perusahaan.
Saat merekrut calon karyawan berpotensi tinggi, manajemen SDM terkadang memberikan janji seperti kenaikan gaji, promosi, atau manfaat lainnya. Namun, penting untuk tidak berlebihan dan memastikan bahwa janji-janji tersebut dapat dipenuhi oleh perusahaan.
Meskipun tujuannya adalah meningkatkan minat calon, tim HRD harus berhati-hati agar tidak membuat janji yang tidak dapat dipertahankan.
Dengan demikian, perusahaan tidak akan membuat karyawan kecewa di masa depan.
Baca Juga: Pahami Pentingnya Menyusun Strategi Kompensasi dengan Tepat
Bagaimana Tips Mengatasi Kesalahan Manajemen SDM?
Untuk membantu Anda mengatasi kesalahan manajemen SDM, ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan:
1. Pahami Tujuan Perusahaan dengan Baik
Mengetahui dengan baik tujuan, visi, dan misi perusahaan akan memudahkan komunikasi dengan tim HR terkait rencana pertumbuhan perusahaan.
2. Evaluasi Kemampuan SDM Anda
Menilai kemampuan SDM saat ini akan membantu Anda memahami kontribusi karywan terhadap pencapaian tujaun perusahaan. Anda bisa melakukan skill inventory untuk setiap karyawan.
3. Analisis Kapasitas SDM Saat Ini Sesuai dengan Tujuan Anda
Analisis kapasitas SDM akan membantu mengidentifikasi hambatan dan mengimplementasikan rencana aksi untuk memanfaatkan peluang serta mengatasi ancaman. Fokus pada karyawan yang dapat memberikan dampak langsung pada pertumbuhan perusahaan.
4. Estimasi Kebutuhan SDM Masa Depan Perusahaan
Meramalkan kebutuhan SDM masa depan permintaan (demand) dan ketersediaan (supply) karyawan dan keterampilan yang dibutuhkan. Tentukan pekerjaan dan peran baru, serta keterampilan yang diperlukan.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
5. Tentukan Alat yang Diperlukan agar Karyawan Dapat Menyelesaikan Pekerjaan
Identifikasi alat dan teknologi yang dibutuhkan oleh karyawan untuk meningkatkan efisiensi. Kolaborasi dengan departemen terkait, seperti IT, untuk memastikan penggunaan alat yang mendukung tenaga kerja terorganisir.
Salah satu tools yang dapat Anda gunakan adalah software payroll dan HR, yang dapat membantu Anda dalam mengelola data karyawan, serta mempermudah berbagai hal terkait administrasi.
Dalam hal ini, Anda bisa mengandalkan software dari Gajihub yang memiliki beragam fitur canggih, mulai dari absensi, employee self-service, hingga payroll.
Melalui fitur absensi, karyawan dapat melakukan presensi dengan GPS dan selfie. Selain itu, fitur ini juga dilengkapi dengan sistem abuse detection, sehingga sistem akan menolak presensi jika diketahui menggunakan fake GPS, fake IP, dan juga berdasarkan face recognition.
Kemudian, Anda juga bisa mengandalkan fitur employee self service, yang memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi secara mandiri, serta mengajukan izin dan cuti melalui smartphone.
Adanya fitur payroll juga dapat membantu Anda meningkatkan pengelolaan manajemen SDM, karena dapat memastikan keakuratan dalam penghitungan seluruh komponen gaji dan memungkinkan Anda untuk menyediakan slip gaji untuk karyawan yang dapat diunduh dalam format PDF.
6. Implementasikan Strategi Manajemen SDM
Mulai dari tahap perekrutan hingga pelaksanaan strategi manajemen SDM. Pastikan rekrutmen mengidentifikasi kandidat dengan keterampilan yang sesuai, lakukan proses seleksi yang efektif, dan terapkan onboarding yang komprehensif.
7. Evaluasi dan Lakukan Perbaikan
Tentukan jangka waktu untuk melakukan peninjauan manajemen SDM strategis. Tinjau kemajuan yang telah dicapai dan identifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Dalam hal ini, evaluasi sejalan dengan pencapaian tujuan perusahaan. Selanjutnya, ambil tindakan korektif jika manajemen SDM strategis tidak memenuhi tujuannya.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengembangkan dan mengimplementasikan strategi manajemen SDM yang efektif untuk mendukung pertumbuhan perusahaan.
Baca Juga: 10 Kesalahan Training Karyawan dan Cara Mengatasinya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa Anda perlu memahami dan mengidentifikasi kesalahan dalam manajemen SDM untuk menjaga kinerja dan keberlanjutan perusahaan.
Kesalahan seperti kurangnya kebijakan formal, praktik rekrutmen yang buruk, hingga pemecatan tanpa pertimbangan matang dapat berdampak luas, seperti penurunan produktivitas dan turnover karyawan yang tinggi.
Untuk mengatasi berbagai kesaalahan tersebut, penting untuk memahami tujuan perusahaan, mengevaluasi kemampuan SDM, dan menerapkan strategi perbaikan yang efektif.
Sebagai upaya optimalisasi manajemen SDM, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub. Klik tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.