Ketahui Pengertian, Tugas dan Peran, Syarat, Hingga Tantangan Menjadi HRIS Analyst

HRIS Analyst merupakan salah satu posisi yang berperan penting di dalam manajemen sumber daya manusia. Tanpa mereka, efisiensi dan otomatisasi terkait pengelolaan data karyawan pun tidak akan berjalan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang posisi HRIS Analyst, peran dan tugas, syarat untuk bekerja di posisi ini, hingga tantangan yang kerap dirasakan. Apa yang Dimaksud dengan HRIS Analyst?

Apa itu HRIS Analyst?

Seorang Human Resource Information Systems (HRIS) Analyst adalah seorang profesional yang mengawasi basis data dan sistem komputer untuk membantu perusahaan dalam pengelolaan SDM mereka.

HRIS sendiri merupakan sistem perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan informasi tentang karyawan. Sistem ini membantu alur kerja departemen HR menjadi lebih efisien, contohnya dalam hal pengelolaan data karyawan dan penggajian.

Mengutip AIHR, aeorang analis HRIS memegang peran istimewa sebagai ahli IT sekaligus data dalam bidang sumber daya manusia.

Dengan demikian, dalam melaksanakan tugasnya HRIS Analyst wajib memiliki keterampilan teknologi informasi untuk mengelola data karyawan, serta memastikan keakuratan dan menangani apabila terjadi kendala.

Seorang HRIS Analyst memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda, tergantung perusahaan tempat mereka bekerja. Ada yang bertanggung jawab untuk mengelola seluruh sistem, sementara yang lain fokus pada area yang lebih spesifik seperti proses pengganjian.

Selain itu, mereka juga kerap bekerja sama dengan anggota tim lainnya, seperti keuangan, pemasaran, customer service, dan penjualan, guna mengembangkan strategi dan menerapkan sebuah solusi tertentu. Inilah yang membuat peran mereka juga mencakup manajemen proyek.

Baca Juga: 8 Skill Teknologi HR yang Wajib Anda Kuasai, Manfaat, Serta Strategi Pengembangannya

Industri Apa Saja yang Membutuhkan HRIS Analyst?

Peran Penting HRIS Analyst dalam Manajemen SDM

Sebagai salah satu posisi paling penting di departemen HR, sebagai HRIS Analyst, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua karyawan dan manajer memiliki informasi yang diperlukan guna membuat keputusan berdasarkan data.

Selain itu, Anda juga berperan dalam melakukan penelitian, menyajikan data, membuat laporan dan metrik, menyelesaikan masalah terkait data karyawan, membimbing anggota tim baru, dan masih banyak lagi.

Jika dibutuhkan, Anda juga akan berkejasama dengan manajer HR untuk merancang anggaran departemen yang efisien, serta melakukan evaluasi kinerja untuk memastikan karyawan bekerja sesuai yang telah ditugaskan.

Peran dan Tugas HRIS Analyst

Tugas dan tanggung jawab seorang HRIS Analyst berbeda-beda tergantung perusahaan dan bidang yang digeluti. Meskipun demikian, sebagian besar tanggung jawab mereka akan berkaitan dengan memastikan kualitas data sumber daya dan menggunakan tools tertentu untuk mempermudah pekerjaan.

Berikut adalah beberapa tugas utama HRIS Analyst secara umum:

1. Memastikan Konsistensi Data

Sebagai seorang HRIS Analyst, salah satu tanggung jawab Anda adalah memastikan bahwa informasi yang pada database adalah data yang benar. Dengan kata lain, Anda perlu memeriksa dan mengkonfirmasi data sebelum dimasukkan ke dalam sistem.

Jika terjadi kesalahan dalam penginputan data, ditakutkan akan menimbulkan masalah yang signifikan dan menyebabkan kerugian finansial. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan verifikasi pada keseluruhan data.

2. Memastikan Ketepatan Data

Selanjutnya, Anda juga bertugas untuk memastikan informasi yang tersimpan dalam databaseselalu up to date dan akurat. Misalnya, jika ada seorang karyawan yang ingin mengubah alamat atau nomor telepon mereka, maka Anda harus memperbarui database agar data tetap konsisten serta memudahkan pencairan data.

3. Menganalisis Data dan Tren

HR Analyst biasanya akan diminta melakukan analisis statistik guna pengambilan keputusan yang terbaik. Di sini, Anda bertanggung jawab untuk membantu suatu departemen saat membutuhkan analisis data.

Selain itu, Anda juga perlu menyusun laporan terkait analisis dan tren yang terjadi dalam data perusahaan, untuk kemudian diberikan kepada manajer.

4. Menggunakan Software Terbaik

Seorang HRIS Analyst tentunya akan bekerja dengan berbagai tools untuk memenuhi tanggung jawab mereka. Saat ini, sudah banyak software HRIS yang menawarkan keunggulannya masing-masing.

Dalam menentukan software mana yang akan digunakan, Anda harus memilih berdasarkan skala, sumber daya yang tersedia, dan kompleksitas perusahaan. Selain itu, Anda juga perlu memilih software yang memudahkan pengguna serta memiliki fitur-fitur yang lengkap.

Salah satu software payroll dan HR yang dapat Anda andalkan adalah Gajihub. Gajihub dilengkapi dengan teknologi yang sudah terintegrasi, sehingga selain tim HR, karyawan juga dapat menggunakannya dengan mudah dan efisien.

Dengan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan karyawan melalui fitur-fitur yang ada di dalamnya, mulai dari penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.

Jika Anda tertarik coba gratis selama 14 hari atau selamanya dengan klik gambar di bawah ini:

5. Melakukan Otomatisasi dan Optimalisasi Alur Kerja

Karena peran HRIS Analyst mencakup tugas yang sangat beragam, maka untuk mencapai efisiensi Anda perlu melakukan otomatisasi pada beberapa hal. Selain itu, Anda juga perlu mengoptimalkan alur kerja untuk meningkatkan produktivitas yang signifikan.

6. Memberikan Dukungan Teknis

HRIS Analyst merupakan orang pertama di departemen HR yang akan dihubungi terkait kebutuhan data SDM. Oleh karena itu, Anda harus memiliki keterampilan komunikasi yang mumpuni, serta kemampuan teknis yang cukup agar dapat membantu rekan kerja.

7. Mendukung Implementasi Program HR

HR Analyst akan terlibat langsung dalam implementasi program dan kebijakan sumber daya manusia baru di perusahaan. Di sini, Anda bertugas untuk membantu dalam mengintegrasikan program ini ke dalam sistem HRIS dan memastikan bahwa data terkait telah tercatat dengan benar.

Baca Juga: Pengertian Otomatisasi HR, Manfaat, dan Hal yang Anda Dapatkan

Persyaratan untuk Menjadi Seorang HRIS Analyst

Persyaratan yang harus dimiliki seorang HRIS Analyst juga tergantung dengan perannya di perusahaan. Namun, secara umum berikut adalah beberapa keterampilan yang perlu Anda kuasai:

Keterampilan dan Kemampuan

• Pemahaman yang baik tentang program-program Microsoft Office seperti Excel, PowerPoint, dan Word.
• Pengetahuan tentang sistem-sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) yang berbeda.
• Pengetahuan tentang praktik-praktik, hukum, dan kebijakan HR.
• Kesadaran tentang praktik terbaik HR di industri Anda.
• Kemampuan dalam mengelola proses-proses HR yang penting.
• Pemahaman tentang alat-alat analisis data dan teknik-teknik yang digunakan.
• Pengetahuan tentang pemodelan data dan pengukuran kinerja tim.

Pendidikan dan Pengalaman

• Gelar sarjana dalam Bisnis, Manajemen Sumber Daya Manusia, atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja minimal 1-3 tahun di bidang SDM.
• Keahlian dalam analisis data HR.
• Sertifikasi HR seperti SHRM-CP atau SHRM-SCP (tidak selalu diperlukan, tetapi dihargai oleh beberapa perusahaan).
• Pengalaman menggunakan perangkat lunak HR tertentu juga menjadi nilai tambah.

Intinya, seorang HR Analyst perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan data, pemahaman tentang praktik HR, dan kemampuan analisis yang baik. Pendidikan, pengalaman, dan sertifikasi yang relevan juga dapat membantu Anda untuk menjalani peran ini.

Baca Juga: HR Digital: Arti, Manfaat, Tahap, dan Langkah Implementasinya

Cara Memulai Karier Sebagai HRIS Analyst

Jika Anda tertarik untuk memulai karier di bidang HRIS Analyst, simak langkah-langkahnya berikut ini:

1. Pilih Jurusan yang Sesuai dan Dapatkan Gelar Sarjana

Sebagian besar HRIS Analyst memiliki gelar sarjana dari jurusan IT, Ilmu Komputer, Manajemen Sumber Daya Manusia, Psikologi, dan Administrasi Bisnis. Dengan belajar di jurusan tersebut, Anda telah memiliki keahlian analisis statistik, manajemen database, dan beberapa tools-tools terkait.

2. Mengikuti Magang Sebagai HRIS Analyst

Langkah kedua, Anda bisa mencari program magang di bidang HR untuk mendapatkan pengalaman kerja dan belajar keterampilannya secara langsung sebelum bekerja sebagai karyawan full time. 

3. Melamar Pekerjaan HRIS pada Entry Level

Setelah menyelesaikan gelar sarjana, Anda dapat melamar pekerjaan pada entry level, yaitu dengan menjadi Junior HRIS Analyst . Pastikan Anda memiliki skill yang diperlukan dan perhatikan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan.

4. Meningkatkan Karier Sebagai HRIS Analyst

Setelah bekerja di posisi junior, Anda dapat meningkatkan karier Anda dengan menjadi Senior HRIS Analyst. Namun, untuk mencapai hal ini Anda perlu mendapatkan gelar pascasarjana atau sertifikasi tambahan guna meningkatkan kualifikasi Anda.

Baca Juga: Tes Wartegg: Pengertian, Fungsi, Teknis, dan Tips Mengerjakannya

Tantangan Menjadi HRIS Analyst

Berikut adalah beberapa tantangan yang dihadapi dalam peran sebagai HRIS Analyst:

1. Kompleksitas Data

Saat menggeluti profesi ini, tentunya Anda akan bertemu dengan data yang kompleks terkait informasi karyawan, gaji, manajemen kinerja, dan masih banyak lagi.

Oleh karena itu, Anda perlu memastikan integritas data, bisa mengatasi masalah duplikasi atau meminimalisir kesalahan, dan menjaga keamanan data pribadi.

2. Perubahan Teknologi

Teknologi HRIS terus berkembang dan mengalami perubahan. Untuk itu, Anda perlu tetap up-to-date dengan tren terbaru, alat dan perangkat lunak HRIS, serta memahami bagaimana menerapkan teknologi ini secara efektif dalam lingkungan kerja.

3. Integrasi Sistem

anyak organisasi menggunakan berbagai sistem HRIS dan aplikasi terkait. Tantangannya adalah mengintegrasikan sistem ini agar dapat saling berkomunikasi dan berbagi data dengan efisien, sehingga informasi dapat diakses dengan mudah oleh berbagai departemen.

4. Regulasi

HRIS Analyst harus memastikan bahwa sistem dan proses yang digunakan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku, seperti hukum perlindungan data pribadi dan aturan terkait ketenagakerjaan.

Hal ini memerlukan pemahaman yang mendalam tentang peraturan tersebut dan kemampuan untuk memastikan kepatuhan.

5. Keterampilan Analitis

Sebagai HRIS Analyst, Anda harus memiliki kemampuan analitis yang kuat untuk menganalisis data dan menghasilkan wawasan yang berharga bagi manajemen.

Ini melibatkan pemahaman tentang alat analisis data, statistik, dan kemampuan untuk menyajikan hasil analisis secara jelas kepada pemangku kepentingan.

6. Komunikasi dan Kerja Sama

HRIS Analyst harus berinteraksi dengan berbagai pihak, termasuk departemen HR, manajemen, dan departemen TI. Tantangannya adalah berkomunikasi dengan jelas dan efektif, serta berkolaborasi dengan tim dari berbagai departemen untuk memahami kebutuhan mereka dan memberikan solusi yang sesuai.

7. Keamanan Data

Mengingat data yang disimpan dalam sistem HRIS adalah sensitif, menjaga keamanan data adalah tantangan utama. HRIS Analyst harus mengimplementasikan langkah-langkah keamanan yang tepat, seperti pengaturan akses yang terbatas, enkripsi data, dan perlindungan terhadap ancaman keamanan.

Dalam menghadapi tantangan ini, seorang HRIS Analyst perlu memiliki pengetahuan, keterampilan teknis, pemecahan masalah, dan kemampuan komunikasi yang kuat.

Baca Juga: 18 Skill HR yang Harus Dikuasai HR Generalist

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa HRIS Analyst adalah seorang profesional yang bertanggung jawab mengelola basis data dan sistem komputer untuk membantu perusahaan dalam pengelolaan sumber daya manusia.

Sebagai orang yang menggeluti profesi ini, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR.

Gajihub memudahkan Anda untuk mengelola data karyawan, gaji, serta penyediaan slip gaji kepada semua karyawan melalui smartphone. Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.