18 Skill HR yang Harus Dikuasai HR Generalist

Para profesional HR membutuhkan banyak keterampilan dan skill yang berbeda untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Kami akan membahas keterampilan dan kompetensi yang harus dimiliki oleh para HR Generalist agar berhasil dalam peran mereka, dan menganalisis keterampilan mana yang paling penting.

Artikel ini akan memberi Anda gambaran umum tentang skill HR yang paling dicari di bidang SDM. Keterampilan-keterampilan ini tidak diurutkan berdasarkan urutan tertentu!

1. Keterampilan komunikasi

Keterampilan yang paling sering disebutkan dalam lowongan pekerjaan bidang HR adalah komunikasi. Skill komunikasi sangat penting dalam HR management, karena profesional HR adalah penghubung antara bisnis dan karyawan. Di satu sisi, Anda adalah aktivis untuk karyawan, dan di sisi lain, Anda mewakili perusahaan.

Hal ini membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik. Anda akan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan yang berbeda, dan pada tingkat otoritas dan pengaruh yang berbeda.

Cara Anda berkomunikasi dengan CEO perusahaan Anda, dan dengan staf junior akan sangat berbeda. Inilah sebabnya mengapa kemampuan untuk terhubung dengan baik dengan semua jenis orang, meninggalkan kesan profesional dan positif, adalah keterampilan penting bagi para profesional HR.

Keterampilan komunikasi lain yang menjadi semakin penting bagi para profesional HR adalah storrytelling.

Karena data memainkan peran yang semakin penting dalam semua aspek bisnis, para profesional HR harus mampu menerjemahkan data menjadi cerita yang jelas, menarik, dan berdampak besar yang disesuaikan dengan pemangku kepentingan yang berbeda.

Namun tentu saja, bukan hanya stakeholder yang perlu Anda jangkau: Anda juga merupakan sumber informasi bagi karyawan.

Kemampuan untuk menangani pertanyaan dan keluhan mereka secara efisien adalah kunci bagi sebagian besar peran generalis.

Kemampuan untuk berkomunikasi secara formal dan informal dengan cara yang berbeda (seperti lisan dan tulisan, baik secara langsung maupun online) sangatlah penting.

2. Ahli administrasi

Tugas administratif tetap menjadi bagian utama dari peran HR. Tugas-tugas ini melibatkan bidang-bidang seperti cuti karyawan, ketidakhadiran, penghitungan premi BPJS, file absen, arus masuk dan keluar karyawan, penggajian, dan topik-topik lainnya.

Terlepas dari munculnya HR digital dan meningkatnya otomatisasi tugas-tugas SDM, tugas-tugas administratif belum hilang.

Skill disebutkan sebagai bagian integral dari pekerjaan di banyak lowongan pekerjaan. Inilah mengapa menjadi ahli administrasi dapat menjadi keuntungan besar bagi profesional HR yang ambisius.

3. Pengetahuan dan keahlian HRM

Tidak mengherankan jika pengetahuan dan keahlian HRM juga disebutkan sebagai skill HR yang penting.

Pengalaman kerja atau latar belakang pendidikan di bidang Manajemen Sumber Daya Manusia atau Psikologi Industri dan Organisasi akan sangat membantu.

Pengetahuan HRM mendasari banyak keterampilan dan kompetensi lain yang disebutkan dalam artikel ini. Misalnya, membantu untuk memahami perekrutan, seleksi, prosedur ketidakhadiran, pelaporan data.

Latar belakang pendidikan di bidang psikologi atau MSDM sering kali membantu mengembangkan soft skill yang meningkatkan kemampuan Anda dalam komunikasi dan coaching.

4. Pembuatan & pelaksanaan strategi SDM

Para profesional HR perlu mengadopsi pola pikir strategis. Meskipun Anda tidak (belum) berada pada level di mana pembuatan strategi SDM menjadi salah satu tanggung jawab Anda, Anda tetap harus mampu memahami maksud strategis dan menerjemahkannya ke dalam rencana eksekusi yang dapat diimplementasikan.

Kemampuan untuk menafsirkan dan mengimplementasikan strategi, serta menciptakan strategi SDM yang secara efektif mendukung strategi organisasi secara keseluruhan, akan membantu Anda memberikan dampak yang lebih besar di dalam organisasi dan memperkuat peran SDM sebagai mitra strategis.

5. Mengelola prioritas

Untuk memastikan proyek dan inisiatif Anda sukses, Anda membutuhkan lebih dari sekadar pengetahuan organisasi dan skill HR.

Tidak peduli seberapa berharga atau pentingnya sebuah proyek, ada kemungkinan besar bahwa para stakeholder Anda akan memiliki berbagai macam pendapat, prioritas, dan motif.

Kemampuan untuk mengelola ide dan prioritas yang saling bertentangan di seluruh kelompok pemangku kepentingan dan menavigasi kerumitan ini akan membantu Anda menghindari potensi jebakan proyek, serta mendapatkan informasi dan dukungan yang Anda perlukan untuk menyukseskan proyek Anda.

6. Proaktif

Proaktif sering dianggap lebih sebagai sifat kepribadian daripada keterampilan. Namun, hal ini merupakan sesuatu yang bisa Anda kembangkan dari waktu ke waktu.

Sebagai seorang profesional HR, Anda adalah penghubung antara pemberi kerja dan karyawan. Dengan demikian, proaktif dapat membantu Anda menemukan potensi masalah lebih awal dan mencegahnya meningkat.

Sejalan dengan hal ini, Manajemen Sumber Daya Manusia yang proaktif lebih disukai daripada Manajemen Sumber Daya Manusia yang reaktif.

Untuk menjadi proaktif sebagai seorang profesional HR, Anda harus tetap mendapatkan informasi tentang tren terkini dan yang sedang berkembang, tidak hanya di bidang HR tetapi juga teknologi dan budaya kerja. Selain itu, pelatihan keterampilan SDM harus menjadi bagian yang berkelanjutan dari pengembangan karir Anda.

HRM yang proaktif dan strategis membantu merencanakan dan menyelaraskan tugas-tugas inti SDM dengan cara yang menawarkan nilai paling besar bagi bisnis.

7. Memberi saran

Salah satu skill HR yang penting adalah menjadi penasihat yang kredibel dan dapat dipercaya untuk berbagai pemangku kepentingan. Anda harus mampu memberikan saran secara efektif kepada karyawan, manajer lini, dan manajer senior tentang masalah personalia.

Isu-isu ini bisa bersifat operasional, misalnya membuat rencana reintegrasi untuk seorang karyawan atau membantu manajer senior dalam merumuskan email ke departemen.

Masalah yang lebih taktis adalah pengorganisasian dan pemberian saran dalam upaya restrukturisasi. Saran strategis melibatkan penyelarasan praktik-praktik SDM agar lebih selaras dengan bisnis.

Namun, bukan hanya apa yang Anda sarankan kepada para pemangku kepentingan, tetapi juga bagaimana Anda memberi saran kepada mereka.

Untuk menjadikan diri Anda sebagai penasihat yang dapat dipercaya, Anda harus terus berkomunikasi dan berinteraksi dengan cara yang membangun kepercayaan dan memperkuat reputasi Anda sebagai praktisi yang kredibel. Di sinilah peran keterampilan komunikasi yang telah disebutkan sebelumnya.

8. Coaching

Keterampilan melatih atau coaching sangat membantu dalam sesi empat mata atau kelompok untuk menyebarkan informasi atau melatih orang lain.

Hal ini dapat berguna dalam situasi pelatihan dan pengembangan, tetapi juga dalam orientasi, integrasi ulang, resolusi konflik, dan dalam membantu manajer garis depan dengan masalah karyawan.

Keterampilan melatih ini paling sering dikembangkan di tempat kerja atau dalam pelatihan pelatihan eksternal.

9. Rekrutmen dan seleksi

Skill HR lain yang sering disebutkan adalah rekrutmen dan seleksi. Menemukan kandidat yang memenuhi syarat, memilih yang terbaik, dan menentukan apakah ada kecocokan antara kandidat, perusahaan (budaya), dan manajer adalah salah satu tugas HR yang paling penting.

Bagian penting dari rekrutmen dan seleksi adalah mewawancarai kandidat. Salah satu kompetensi manajer SDM adalah memastikan bahwa proses rekrutmen dan seleksi berjalan adil. Di banyak negara, ada persyaratan hukum bagi pemberi kerja untuk memperlakukan semua kandidat secara setara.

10. Keahlian mengenali pengalaman karyawan

Dalam menghadapi perang perebutan talenta yang sedang berlangsung dan pengunduran diri besar-besaran, keahlian mengenali pengalaman karyawan menjadi lebih penting dari sebelumnya. Faktanya, 92% pemimpin HR menetapkan pengalaman karyawan atau EX sebagai prioritas utama pada tahun 2021.

Para profesional HR dengan keahlian pengalaman karyawan mampu menggunakan design thinking yang berpusat pada manusia untuk merancang tempat kerja yang humanis dan fokus pada karyawan sebagai pusat proses.

Mereka memahami employee lifecycle secara menyeluruh: seluruh hubungan antara karyawan dan organisasi, mulai dari perekrutan hingga menjadi alumni.

Berkat ini, mereka mampu menciptakan pengalaman karyawan yang luar biasa yang membantu menarik dan mempertahankan talenta yang dibutuhkan organisasi untuk sukses di dunia yang terus berubah saat ini.

11. Penguasaan teknologi

Penguasaan teknologi yang kuat sangat penting bagi hampir semua profesional saat ini, tidak terkecuali HR.

Meskipun Anda tidak perlu menjadi ahli TI, mengetahui dan terampil dalam menggunakan beragam alat dan sistem yang tersedia akan membantu Anda melakukan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien.

Hal ini sangat relevan dalam organisasi dengan tim internasional atau tim jarak jauh/hybrid.

Selain itu, para profesional HR juga perlu membiasakan diri dengan jenis teknologi tertentu: HRIS. Human Resource Information Systems adalah mitra digital dari soft side HR management.

Sebagian besar informasi mengenai perekrutan, evaluasi kinerja, penggajian, penghargaan dan tunjangan, serta area lainnya terdaftar dalam satu atau lebih HRIS.

Sangat penting bahwa pelatihan keterampilan SDM mencakup panduan tentang navigasi HRIS dan bagaimana memahami dan menginterpretasikan data yang tersimpan di sana.

Sulit untuk memahami sistem ini tanpa memiliki pengalaman langsung dengannya. Namun, sistem ini relatif sederhana dan intuitif untuk digunakan.

Jika Anda belum memiliki pengalaman dalam menggunakan HRIS, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR yang sangat mudah digunakan dan digunakan banyak bisnis di Indonesia seperti Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah menghitung payroll, membagikan slip gaji, mengatur shift karyawan, manajemen cuti, memeriksa data kehadiran karyawan, dan masih banyak lagi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar ini:

12. Menjadi analitis dan berbasis data

Keterampilan yang berkaitan dengan kerja berbasis data dan analitik telah berkembang pesat dalam lima tahun terakhir.

Sebagian besar HR generalist sekarang dituntut untuk menjadi analitis dan berbasis data. Kompetensi seorang manajer SDM harus mencakup kemampuan untuk memahami metrik SDM utama, seperti rekrutmen, keterlibatan dan retensi, serta nilai dan kinerja karyawan. Memiliki pengetahuan tentang Excel adalah keuntungan besar.

Ada dorongan dari semua departemen untuk memanfaatkan kekuatan analisis data untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Hal ini dapat melibatkan penggunaan analisis prediktif yang kompleks pada data SDM, atau penggunaan data yang lebih sederhana untuk membuat keputusan yang lebih baik. Yang terakhir ini sering disebut sebagai HR berbasis data.

13. Keterampilan HR reporting

Seiring dengan semakin pentingnya HR analisis, permintaan akan keterampilan pelaporan atau HR reporting juga meningkat.

Keterampilan ini mencakup kemampuan untuk membuat, membaca, dan menginterpretasikan laporan SDM dengan menggunakan data dari HRIS yang berbeda.

Para profesional HR dengan kemampuan HR reporting yang kuat tidak hanya mampu memahami dan menginterpretasikan data, namun juga mampu mengubah informasi yang kering menjadi pesan yang menarik dengan menggunakan storytelling.

Ketika Anda mampu melaporkan metrik-metrik kunci secara efektif, Anda akan lebih mampu memberi saran kepada manajer dan karyawan, membuat kebijakan SDM yang lebih baik, dan membuat lebih banyak keputusan berbasis bukti secara umum.

14. Kesadaran komersial

Kesadaran komersial adalah kemampuan untuk memahami bagaimana bisnis menghasilkan uang.

Hanya ketika Anda memahami prioritas komersial organisasi Anda, Anda dapat mendukungnya dengan baik dengan strategi dan taktik SDM yang sesuai, memastikan bahwa SDM memberikan nilai tambah yang nyata bagi organisasi.

Anda dapat mengilustrasikan nilai tambah ini dengan menggunakan Rantai Nilai SDM. Ini adalah proses tiga langkah yang dimulai dengan aktivitas HRM, diikuti dengan hasil HRM dan tujuan organisasi.

Hal ini menunjukkan bagaimana aktivitas SDM mengarah pada tujuan organisasi, seperti menghasilkan keuntungan.

15. Kesadaran dan kepekaan budaya kerja

Skill HR ini tergantung pada spesifikasi organisasi. Khususnya untuk perusahaan multinasional yang lebih besar, kesadaran dan kepekaan budaya adalah suatu keharusan.

Ketika Anda berhubungan dengan manajer dan karyawan di berbagai negara, Anda harus menyadari perbedaan antar budaya.

Sebagai contoh, praktik-praktik dalam mengelola dan mempertahankan karyawan bisa sangat berbeda antar budaya.

Di India, adalah hal yang umum untuk mendapatkan promosi setiap tahun, sementara di dunia Barat, hal ini terjadi rata-rata setiap 3-5 tahun.

Demikian pula, pekerja Indonesia melakukan mudik untuk merayakan Idul Fitri di kampung halaman.

Perbedaan budaya ini akan berdampak pada cara Anda merekrut, mempertahankan, dan mempromosikan karyawan.

Ada juga perbedaan komunikasi dalam hal mengevaluasi karyawan. Orang Israel, Rusia, dan Belanda sangat langsung, sedangkan orang Jepang dan negara-negara Asia Tenggara termasuk Indonesia lebih tidak langsung.

Menggunakan gaya komunikasi yang salah dapat menyebabkan pesan Anda tidak dianggap penting – atau berisiko menyinggung perasaan orang-orang dari budaya yang lebih tidak langsung.

Karyawan dari negara-negara yang menyukai komunikasi tidak langsung akan membutuhkan petunjuk kontekstual dalam komunikasi.

16. Kepekaan terhadap kesejahteraan karyawan

Advokasi karyawan bukanlah hal yang baru bagi para profesional HR. Namun, yang berubah adalah pemahaman yang lebih luas tentang betapa pentingnya kesejahteraan bagi karyawan saat ini.

Sayangnya, hal ini digarisbawahi selama dua tahun terakhir ketika COVID-19 mengubah status quo dan memberikan tekanan pada kesejahteraan fisik dan mental karyawan.

Namun, di luar krisis pun, kesejahteraan karyawan merupakan hal yang sangat penting bagi organisasi. Menurut McKinsey, stres di tempat kerja berdampak buruk pada produktivitas, meningkatkan turnover karyawan secara sukarela, dan membebani perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat dengan biaya perawatan kesehatan sebesar hampir $200 miliar per tahun.

Seiring dengan semakin jelasnya dampak dari kesejahteraan karyawan (dan perubahan ekspektasi karyawan sebagai akibat dari pandemi COVID-19), para profesional HR memiliki peran penting untuk memastikan bahwa karyawan tetap bahagia, sehat, dan produktif.

Fokus pada kesejahteraan total adalah salah satu tren HR utama di tahun 2023, karena organisasi menyadari bahwa memastikan kesejahteraan karyawan bukan hanya hal yang benar untuk dilakukan, tetapi juga memungkinkan kelangsungan bisnis.

17. Mendengarkan secara aktif

Mendengarkan secara aktif adalah skill penting yang membantu meningkatkan banyak keterampilan penting lainnya yang dibahas dalam artikel ini.

Para profesional HR yang terampil dalam mendengarkan aktif mampu mendengarkan orang lain tanpa prasangka atau menghakimi dan menciptakan ruang yang aman bagi orang lain untuk berbagi.

Tanpa keterampilan mendengarkan aktif yang kuat, menavigasi hal-hal yang berpotensi sensitif yang berkaitan dengan pengelolaan SDM akan menjadi lebih menantang, dan akan lebih sulit untuk melatih karyawan dan sesama profesional SDM secara efektif.

18. Kerja sama tim

Kerja sama tim adalah salah satu keterampilan SDM yang sangat penting. Sebagai seorang profesional HR, Anda diharapkan untuk bekerja sama dengan kolega Anda di bidang HR, dan dengan para manajer dalam organisasi. Bekerja sama secara internal dengan menyelaraskan aktivitas SDM secara aktif akan menguntungkan organisasi dan SDM.

Kesimpulan

Nah, itu dia, gambaran ringkas tentang 18 skill HR yang paling penting. Para HR generalist tidak boleh membiarkan keterampilan-keterampilan krusial ini menjadi stagnan.

Untuk tetap berada di puncak kinerja, Anda harus terus berusaha meningkatkan keterampilan Anda. Hal ini akan membekali Anda untuk memimpin departemen SDM dan organisasi Anda menuju keunggulan.