HR compliance atau kepatuhan SDM berperan penting dalam perusahaan karena dapat membantu menjaga legalitas, menghindari risiko hukum, melindungi reputasi bisnis, hingga mampu menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan adil.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu HR compliance, manfaat, peran HR dalam kepatuhan SDM, hingga upaya optimalisasinya.
Apa yang Dimaksud HR Compliance?
HR compliance atau kepatuhan SDM adalah proses membangun kebijakan dan prosedur yang memastikan organisasi dapat berjalan sesuai dengan udang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
Sebagai profesional HR, Anda bukan hanya akan menyelaraskan kebijakan di tempat kerja dengan undang-undang, melainkan juga menetapkan serta menegakkan prosedur untuk memastiakn semua karyawan mematuhinya.
Setiap perusahaan wajib menjunjung tinggi kepatuhan SDM, karena apabila melakukan pelanggaran terkait aturan ketenagakerjaan atapun hal lain, mereka akan dikenakan denda, hukuman, dan bahkan gugatan hukum yang bisa merugikan bisnis perusahaan.
Oleh karena itu, sebagai profesional HR Anda perlu memprioritaskan kepatuhan SDM untuk melindungi perusahaan.
Baca Juga: UU Ketenagakerjaan Terbaru, Ketahui Poin-Poin Pentingnya
Bagaimana Peran HR dalam HR Compliance?
Tim HR bertugas untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi aturan dan memenuhi kewajibannya sebagai pemberi kerja. Berikut adalah beberapa peran HR tekait kepatuhan SDM:
1. Kepatuhan Hukum
Kepatuhan hukum artinya perusahaan Anda harus mengikuti semua aturan yang diciptakan oleh pemerintah terkait pekerjaan dan tempat kerja.
Sebagai contoh, perusahaan harus membayar gaji sesuai aturan undang-undang, mempekerjakan orang sesuai dengan usia yang diizinkan, dan dilarang melakukan diskriminasi.
2. Kepatuhan Regulasi
Kepatuhan regulasi merupakan peraturan yang dapat bervariasi tergantung negara dan melibatkan kepatuhan pada aturan yang dibuat oleh badan regulasi pemerintah.
3. Kepatuhan Kontak
Kepatuhan kontrak adalah kewajiban untuk mematuhi aturan dan persyaratan yang tercantum dalam kontrak. Kontrak ini bisa berupa kontrak antara perusahaan dengan mitra bisnis atau karyawan.
4. Kepatuhan Serikat Pekerja
Apabila perusahaan Anda memiliki karyawan yang tergabung dalam serikat pekerja, maka perusaahaan harus mengikuti aturan yang telah ditetapkan oleh serikat pekerja tersebut.
Serikat pekerja sendiri merupakan organisasi perkumpulan para pekerja atau buruh yang bertujuan untuk melindungi hak-hak mereka sebagai pekerja. Serikat ini didirikan untuk menyelesaikan terkait pemenuhan hak pekerja oleh perusahaan.
5. Kepatuhan Teknologi HR
Selanjutnya, jika perusahaan Anda menggunakan software untuk pengelolaan HR, Anda harus memperhatikan sejumlah regulasi yang berkaitan dengan privasi data. Dengan kata lain, Anda harus memastikan data karyawan tersimpan aman dan digunakan secara bijak.
Nah, salah satu rekomendasi software HRIS terbaik yang bisa Anda andalkan adalah Gajihub. Gajihub merupakan software payroll dan HR yang mengedepankan privasi dalam setiap aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.
Dengan demikian, Anda bisa menggunakan fitur-fitur canggih Gajihub, seperti pengelolan absensi, cuti, hingga pencatatan kasbon secara aman karena Gajihub mematuhi pedoman dan secara ketat melindungi semua informasi perusahaan.
Menariknya lagi, Gajihub juga menggunakan sistem berbasis cloud, yang memungkinkan Anda sebagai profesional HR tidak perlu khawatir dengan keamanan data saat terjadi kerusakan komputer atau kehilangan data, karena semuanya telah disimpan secara otomatis di cloud.
Tertarik menggunakan Gajihub? Klik gambar di bawah ini untuk coba gratis selama 14 hari.
Baca Juga: 8 Skill Teknologi HR yang Wajib Anda Kuasa, Manfaat, Serta Strategi Pengembangannya
6. Kepatuhan Internal
Kepatuhan internal berkaitan dengan kebijakan internal dalam sebuah perusahaan yang telah disesuaikan dengan hukum dan regulasi, dan memastikan bahwa seluruh perusahaan mematuhi kebijakan tersebut.
Sebagai contoh, Indonesia mengatur jam kerja karyawan 40 jam per minggu, maka perusahaan pun hars mematuhi aturan tersebut, yakni dengan membuat kebijakan tentang jam kerja yang sejalan.
7. Kepatuhan Pelatihan
Beberapa pekerjaan memerlukan pelatihan wajib bagi karyawan, seperti di bidang kesehatan dan manufaktur. Dengan demikian, perusahaan perlu mematuhi kewajiban tersebut dengan memberikan pelatihan kepada karyawannya.
8. Hukum Buruh Internasional
Hukum buruh internasional adalah seperangkat aturan yang ditetapkan oleh International Labour Organization (ILO). Aturan terseut mencakup berbagai aspek terkait tenaga kerja seperti hak-hak di tempat kerja, kondisi kerja, dan kebebasan dari perlakuan diskriminasi.
Hukum buruh internasional ini berlaku baik bagi negara yang tergabung sebagai anggota ILO ataupun yang bukan anggota.
9. Kepatuhan HR Khusus Negara
Perusahaan yang beroperasi secara global harus mematuhi kebijakan dalam negeri yang dibuat oleh negara, seperti aturan tentang usia pensiun atau usia minimum untuk boleh bekerja.
10. Kepatuhan Tempat Kerja
Kepatuhan tempat kerja mencakup kebijakan innternal HR yang berkaitan dengan peraturan hukum dan regulasi dan memastikan bahwa aturan tersebut diterapkan secara proaktif.
Kepatuhan ini mencakup aturan seputar jam kerja, istirahat, tindakan anti diskriminasi di tempat kerja, dan kebijakan lainnya yang serupa.
Baca Juga: 8 Prinsip dalam Implementasi Etika HR di Lingkungan Kerja
Apa Saja Masalah yang Berkaitan dengan HR Compliance?
Masalah tentang kepatuhan SDM dapat mencakup masalah terkait perekrutan hingga pemutusan hubungan kerja (PHK) atau pensiun. Berikut beberapa contohnya:
1. Lowongan Kerja yang Diskriminatif
Iklan lowongan pekerjaan dilarang menggunakan bahasa apa pun yang menunjukkan preferensi terhadap kandidat berdasarkan informasi atau karakteristik yang dilindungi. Hal ini termasuk ras, warna kulit, agama, dan sebagainya.
2. Pertanyaan Wawancara yang Kurang Pantas
Selama wawancara, sebagai HR Anda dilarang mengajukan pertanyaan yang merujuk pada diskriminasi kandidat, menanyakan kehidupan pribadi, dan berbagai pertanyaan yang tidak berkaitan dengan posisi yag ditawarkan.
Selain dapat menyinggung calon karyawan, hal ini dapat membuat perusahaan terancam mendapat tuntutan terkait diskriminasi ketenagakerjaan. Oleh karena itu, ajukan pertanyaan yang berfokus pada keterampilan dan pengalaman kandidat.
3. Background Check yang Ilegal
Background check atau pemeriksaan latar belakang harus dilakukan dengan sejumlah aturan, misalnya dengan mengkomunikasikan terlebih dahulu kepada kandidat bahwa Anda bermaksud melakukan pemeriksaan tersebut.
Di Indonesia sendiri, melakukan pemeriksaan latar belakang calon karyawan tidaklah melanggar hukum.
Perusahaan dapat melakukan background check terhadap kandidat ataupun karyawan yang sudah bekerja, namun perlu diingat bahwa menyelidiki informasi pribadi mereka tanpa izin dapat melanggar hak-hak karyawan.
4. Dokumen yang Tidak Aman
Setiap kandidat ataupun karyawan berharap perusahaan dapat merahasiakan informasi peribadi mereka. Oleh karena itu, Anda perlu menyimpan seluruh lamaran yang masuk di tempat yang aman.
Semua dokumentasi harus disimpan dengan baik dan pastikan hanya dapat diakses oleh pihak berwenang di perusahaan.
Baca Juga: Manfaat HR Cloud untuk Proses Bisnis yang Lebih Baik
5. Pelatihan atau Proses Onboarding yang Kurang Tepat
Proses onboarding membantu karyawan baru mengenal bisnis perusahaan dengan lebih baik, serta untuk mempelajari kebijakan serta etika perusahaan.
Untuk itu, Anda perlu menghindari proses onboarding dan pelatihan yang kurang efisien dan tidak tepat sasaran.
Melalui proses pelaksanaan yang dirancang dengan baik, karyawan pun dapat memahami bagaimana berperilaku di tempat kerja dan bagaimana cara melaporkan sesuatu saat terjadi masalah. Hal ini dapat membantu perusahaan mengurangi risiko tuntutan hukum.
6. Penggajian dan Pembayaran Pajak yang Tidak Akurat
Penting bagi perusahaan untuk menggaji karyawan dengan benar dan tepat waktu untuk menjaga semangat kerja mereka. Selain itu, Anda juga perlu menghitung pajak penghasilan dan melaporkannya, untuk menghindari risiko audit atau denda.
Sebagai upaya mencegah keterlambatan gaji dan penghitungan pajak penghasilan karyawan, Anda juga dapat menggunakan Gajihub.
Dengan fitur payroll yang dimiliki Gajihub, Anda dapat menghitung gaji secara otomatis, membayar gaji tepat waktu, dan menyediakan slip gaji untuk karyawan, yang membuat proses penggajian lebih transparan.
7. Kebijakan dan Proses Cuti yang Tidak Sesuai
Cuti karyawan merupakan hal yang wajib diperhatikan, karena hal tersebut diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan, serta untuk menjaga produktivitas karyawan. Untuk menghindari tuntutan hukum, pastikan Anda membuat kebijakan cuti sesuai aturan yang berlaku.
8. Praktik Penggajian yang Tidak Adil
Praktik penggajian yang tidak adil dapat terjadi ketika sebuah perusahaan memberikan gaji yang sama kepada karyawan tanpa mempertimbangkan faktor-faktor tertentu seperti pengalaman, keterampilan, atau tanggung jawab pekerjaan.
Selain itu, penggajian yang tidak memperhatikan kesetaraan gender atau diskriminasi juga merupakan bentuk ketidakadilan dalam penggajian, yang menimbulkan risiko tuntutan hukum kepada perusahaan.
Oleh karena itu, Anda perlu melakukan analisis kesetaraan gaji secara tepat untuk menciptakan lingkungan kerja yang adil dan sehat.
Baca Juga: Pentingnya Analisis Kesetaraan Gaji bagi Pekerja dan Perusahaan
Apakah Terdapat Cara Tertentu untuk Menegakkan HR Compliance?
Ya, tentunya ada beberapa cara tertentu yang bisa Anda lakukan untuk menegakkan kepatuhan SDM di lingkungan kerja. Di antaranya adalah:
1. Kenali Kewajiban HR Compliance
Anda harus memahami peraturan dan hukum apa saja ynag harus ditaati berdasarkan lokasi, jenis bisnis, dan ukuran perusahaan Anda. Anda dapat memulainya dengan membuat daftar yang mudah diakses, yang berisi semua aturan dan hukum yang berlaku.
Aturan tersebut bisa melibatkan berbagai hal seperti hukum terkait gaji hingga keselamatan di tempat kerja.
2. Bagi Tugas dengan Tim HR
Pastikan semua aggota tim HR mengetahui peran meraka dalam menjaga kepatuhan. Pertimbangkan apakah semua anggota tim harus terlibat atau hanya cukup melibatkan HR compliance officer, yakni seseorang yang bertugas menjaga kepatuhan SDM.
Selain itu, Anda juga bisa mendapatkan bantuan dari konsultan hukum atau advokat jika dibutuhkan.
3. Upayakan untuk Tetap Up-to-Date
Selalu up-to-date atau pantau perkembangan hukum dan aturan yang berlaku tentang ketenagakerjaan. Sebab, seperti yang Anda ketahui, bahwa aturan dapat berubah sewaktu-waktu.
Baca Juga: 8 Peraturan Pekerja Perempuan yang Wajib Perusahaan Taati
4. Periksa Kembali Kebijakan HR
Lakukan pemeriksaan terkait kepatuhan SDM secara berkala untuk memastikan bahwa kebijakan yang Anda susun, seperti kebijakan cuti, kebijakan anti-diskriminasi, hingga kebijakan kompensasi sesuai dengan hukum yang berlaku. Pastikan juga untuk memperbarui kebijakan tersebut.
Selain itu, Anda juga perlu memberikan pelatihan terkait kepatuhan SDM kepada karyawan, misalnya bagaimana cara melakukan wawancara yang tidak menyinggung kandidat dan sesuai dengan aturan tertentu.
5. Tetapkan Kebijakan secara Konsisten
Dalam menegakkan HR compliance, Anda harus menerapkan tindakan disiplin dan terus berusaha memenuhi hak-hak karyawan secara konsisten.
Untuk mencapai hal ini, Anda dapat membuat prosedur tertulis yang didokumentasikan dengan baik, serta memberikan pelatihan kepada manajer tentang bagaimana proses kerja yang tepat.
6. Manfaatkan Teknologi HR
Seperti yang telah disampaikan sebelumnya, Anda perlu memastikan bahwa software pengelolaan HR yang digunakan perusahaan harus sesuai dengan hukum privasi dan regulasi yang berlaku.
7. Buat Checklist HR Compliance
Buat daftar atau checklist terkait kepatuhan SDM untuk memastikan bahwa Anda tidak melewatkan hal-hal penting. Anda bisa membuat checklist untuk proses perekrutan karyawan baru, hingga checklist umum untuk memastikan kepatuhan seluruh perusahaan.
Pastikan juga untuk membuat checklist yang sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.
Baca Juga: Indisipliner Karyawan: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengatasinya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa HR compliance berperan penting dalam perusahaan, yaitu untuk menegakkan hukum dan aturan yang berlaku terkait sumber daya manusia atau ketenagakerjaan.
Untuk mencapai hal ini, sebagai profesional HR Anda perlu melakukan beberapa langkah, mulai dari mengenali aturan-aturan yang berlaku, up-to-date dengan informasi terkait regulasi, hingga membuat checklist yang membantu HR compliance terlaksana dengan efektif.
Sebagai salah satu upayanya, Anda dapat menggunakan Gajihub yang dapat diandalkan dalam proses penggajian hingga pengajuan cuti sesuai aturan yang berlaku, serta dapat menjamin data-data karyawan tersimpan dengan baik dan mematuhi hukum privasi yang berlaku.
Kunjungi tautan ini dan coba gratis fitur-fitur canggihnya selama 14 hari.
Catatan Kaki: