HR Scorecard: Pengertian, Cara Buat, Kelebihan, dan Kekurangannya

HR Scorecard, atau Human Resource Scorecard, adalah alat bantu untuk manajemen SDM yang terkenal dan banyak digunakan praktisi HR.

Fungsi SDM telah berkembang selama bertahun-tahun, dari sekadar fungsi administratif yang bertugas melakukan penggajian dan pekerjaan serupa lainnya menjadi kunci dalam menentukan pendekatan dan strategi organisasi.

Sangatlah penting untuk memahami seberapa efektif fungsi ini dalam melaksanakan tugas-tugasnya, dan HR Scorecard memberikan wawasan kepada manajemen tentang keberhasilan atau kegagalan departemen SDM.

Pada artikel kali ini kami akan membahas secara lengkap apa itu HR Scorecard, kelebihan, kekurangan dan cara membuatnya.

Apa yang Dimaksud dengan HR Scorecard?

Salah satu masalah utama yang dihadapi HR dalam beberapa dekade terakhir adalah persepsi bahwa HR tidak memberikan nilai tambah bagi strategi perusahaan.

Memang, direktur HR di banyak organisasi sering kali masih tidak memiliki cara pemhaman menyeluruh tentang pengukuran dan pengelolaan SDM secara optimal

HR Scorecard, yang pertama kali dipublikasikan oleh Becker, Huselid & Ulrich dalam buku mereka tahun 2001 dengan judul yang sama, bertujuan untuk mengatasi hal ini.

HR scorecard adalah sistem pengukuran SDM strategis yang membantu mengukur, mengelola, dan meningkatkan peran strategis departemen SDM.

HR Scorecard dimaksudkan untuk mengukur indikator-indikator SDM utama dari kinerja bisnis. Indikator utama adalah pengukuran yang memprediksi pertumbuhan bisnis di masa depan. Ini disebut hasil SDM.

Indikator ini juga dikenal sebagai metrik HR, dan lebih khusus lagi KPI SDM, karena merupakan metrik yang terkait dengan strategi bisnis.

Baca juga: Iklim Organisasi: Pengertian, Dimensi, Dampak, dan Tips Mengelolanya

Cara membuat HR scorecard

Ada lima langkah yang dilakukan untuk membuat HR Scorecard:

• Menguraikan HR strategy.
• Menetapkan hasil-hasil SDM.
• Menciptakan proses SDM, praktik terbaik, dan kebijakan SDM.
• Menyelaraskan sistem SDM dengan strategi.
• Memutuskan proses efisiensi yang optimal.

Contoh Kasus dalam Membuat HR Scorecard

Mari kita lihat contoh HR Scorecard dengan menggunakan lima langkah berikut:

1. Menguraikan HR strategy

Sebuah produsen mobil bergerak ke bidang manufaktur kendaraan listrik. Tujuannya adalah membangun kendaraan listrik yang paling hemat biaya dengan fokus pada teknologi keselamatan.

Dalam hal pasar, perusahaan ini terlambat masuk ke pasar dan persaingan sangat ketat. Perusahaan ini berlokasi di Indonesia dan sudah ada beberapa produsen mobil listrik.

Karena tujuan perusahaan sudah jelas, pertanyaannya adalah, apa yang bisa dilakukan SDM untuk menyelaraskan dengan tujuan bisnis? Langkah pertama adalah menguraikan strategi SDM.

HR Strategy Outline
Strategi	Memproduksi kendaraan yang hemat biaya dengan fokus pada teknologi keselamatan
Pertumbuhan talenta	Fokus pada perekrutan engineer senior yang berpengalaman dan meminta mereka melatih tim yang terdiri dari engineer yang kurang berpengalaman
Finansial	Menjaga biaya perekrutan tetap rendah untuk memastikan biaya produksi tetap rendah
Proses	Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menarik dan merekrut talenta yang dibutuhkan	Meningkatkan employer branding untuk menarik dan mempertahankan talenta

Garis besar HR Strategy dimulai dengan tujuan perusahaan di awal. Baris kedua adalah di mana SDM masuk, fokus departemen SDM adalah menemukan sejumlah kecil profesional berpengalaman dan menggunakannya untuk melatih talenta baru.

Ini berarti menawarkan paket yang kompetitif kepada para engineer senior, namun, ini juga berarti meningkatkan citra perusahaan untuk menarik talenta tersebut.  

Dengan persaingan yang sudah sangat ketat di pasar, perusahaan harus merekrut personel yang dibutuhkan dengan cepat dan mulai berproduksi.

Ini berarti mereka harus menarik dan mempekerjakan talenta yang dibutuhkan dengan cepat.

Baca juga: Employee Value Proposition (EVP): Pengertian, Komponen, dan Contohnya

2. Tentukan hasil SDM yang tepat

Untuk dapat mengukur keberhasilan strategi, hasil SDM harus ditentukan dengan tepat. Contoh HR Scorecard di bawah ini menggambarkan bagaimana strategi ini dapat diukur.

Untuk mengukur hal ini, maka dibuatlah hasil SDM atau KPI. Contoh HR Scorecard ini menunjukkan bagaimana tujuan strategis ini dapat diukur.

Sebagai contoh, waktu tunggu diukur sebagai ‘waktu untuk merekrut dalam hitungan hari’, yang saat ini adalah 38, namun harus dikurangi menjadi 25, sebuah peningkatan sebesar 34%!

KPI	Score saat ini	target score
-Menjadi Perusahaan Otomotif yang Paling Diinginkan untuk Bekerja -Merilis Kendaraan Listrik Pertama	15 4 tahun	10 2.5 tahun
Skor kepuasan HR manajer setelah waktu yang ditentukan	0.65	0.80
Biaya rekrutmen	3.5 juta	2.8 juta
Waktu Perekrutan dalam Hitungan Hari Rasio Penerimaan Kandidat Top Employer Score	49 60% Top 50%	25 80% Top 20%

KPI ini menunjukkan dengan tepat posisi perusahaan dan tujuan yang diinginkan. HR kemudian dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan target-target ini terpenuhi.

HR harus meningkatkan kualitas perekrutan, mengurangi waktu perekrutan, dan meningkatkan budaya perusahaan serta paket karyawan untuk memastikan bahwa mereka menjadi perusahaan yang unggul dan dengan demikian menarik talenta yang baik.

3. Menciptakan proses SDM, praktik terbaik, dan kebijakan SDM

Bagian selanjutnya dari HR scorecard adalah menciptakan proses SDM, praktik terbaik dan kebijakan SDM yang akan menentukan bagaimana strategi tersebut dicapai.

Proses SDM:

Untuk mengurangi waktu perekrutan, tim SDM harus memastikan bahwa mereka menggunakan sumber yang tepat dan juga memiliki komunikasi yang jelas tentang talenta yang dibutuhkan, serta menjaga komunikasi yang jelas dengan manajemen untuk memastikan bahwa resume ditinjau dengan cepat dan wawancara dilakukan tanpa penundaan.

Salah satu proses yang dapat diterapkan adalah membuat alur kerja yang memiliki tenggat waktu yang ketat untuk dipenuhi. Informasi ini dapat dikomunikasikan kepada semua pihak yang relevan dan waktu perekrutan dapat dipangkas.

Kebijakan SDM:

Perusahaan harus memiliki employer branding yang lebih baik. Ini berarti HR harus menerapkan kebijakan yang memastikan bahwa employer branding yang diinginkan terbangun.

Hal ini dapat dilakukan dengan memastikan budaya kerja yang lebih baik, dengan bergaul dengan perekrut yang memiliki tujuan branding yang sama, serta menawarkan paket kompensasi dan tunjangan yang kompetitif.

Praktik terbaik

Bagian ini membahas praktik-praktik yang tepat yang akan membantu departemen SDM mencapai tujuan mereka, atau mencapai KPI mereka.

Kebijakan, proses dan praktik yang bekerja bersama disebut ‘bundel’ praktik. Praktik-praktik ini bekerja sama untuk mencapai KPI SDM.

Baca juga: Mengetahui Klasifikasi Karyawan Untuk Para Praktisi HR

4. Menyelaraskan sistem SDM dengan strategi

Ini berarti bahwa semua praktik, kebijakan, dan proses SDM yang berbeda harus bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Tidak boleh ada kepentingan yang saling bertentangan di sini.

Jika perusahaan ingin meningkatkan employer branding, upaya ini harus menjangkau jenis talenta yang dibutuhkan. Meningkatkan employer branding tanpa memiliki visibilitas ke audiens yang tepat tidaklah cukup.

Meskipun tujuannya adalah untuk mendapatkan talenta dengan cepat sehingga produksi dapat dipercepat, namun hal ini tidak boleh mengorbankan kualitas perekrutan.

HR harus memastikan bahwa kedua KPI ini terpenuhi. Artinya, mereka harus memiliki proses yang tepat untuk mengurangi waktu perekrutan, namun di saat yang sama, memastikan bahwa mereka mengambil langkah yang diperlukan untuk merekrut talenta berkualitas.

5. Memutuskan proses efisiensi yang optimal

Bagian ini berkaitan dengan memutuskan bagaimana menyeimbangkan semuanya. Meskipun sangat penting untuk menjaga biaya perekrutan tetap rendah untuk memastikan biaya produksi tetap rendah, namun juga penting untuk memastikan kualitas talenta yang direkrut juga baik.

SDM harus memutuskan di mana keseimbangan optimal antara keduanya.

Baca juga: Mengetahui Pentingnya Six Sigma dalam Proses HR

Keuntungan dari HR Scorecard

Satu-satunya keuntungan terbesar dari HR Scorecard adalah menjadi lebih mudah untuk menyelaraskan tujuan dan strategi SDM dengan taktik atau strategi keseluruhan organisasi.

Ketika tujuan SDM dan tujuan organisasi selaras, fungsi bisnis dan fungsi SDM dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Keterbatasan HR Scorecard

Scorecard, meskipun diperlakukan sebagai alat SDM, tidak hanya digunakan untuk meningkatkan fungsi SDM. Agar dapat bekerja dengan baik, alat ini harus dibuat sejalan dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.

Dengan kata lain, kegagalan dalam menyelaraskan tujuan bisnis dan tujuan SDM secara jelas akan menyebabkan kegagalan HR Scorecard sebagai alat.

Masalah utama lain yang ditemukan oleh para pengguna HR scorecard adalah bahwa HR scorecard tidak memberikan panduan implementasi praktis untuk dijalankan.

Baca juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

HR Scorecard dan Balanced Scorecard

HR Scorecard dan balanced scorecard adalah dua dokumen yang berbeda, dan sering kali membingungkan.

Balanced scorecard adalah alat untuk mengukur kinerja suatu strategi. Balanced scorecard ditulis oleh Kaplan dan Norton pada tahun 90-an. Dokumen ini berfokus pada keuangan, tujuan bisnis, dan tujuan-tujuan lain yang berhubungan dengan strategi.

Sedangkan HR scorecard berfokus pada strategi SDM dengan menyelaraskan strateginya dengan tujuan bisnis.

HR Scorecard: sebuah kritik

Dalam sebuah wawancara podcast tahun 2019, Dave Ulrich, salah satu penulis publikasi asli tahun 2001 tentang HR Scorecard, mengatakan sebagai berikut: 

Saya ikut menulis buku berjudul The HR Scorecard. Hari ini saya harus terkejut karena buku ini bukan tentang HR Scorecard. Apa yang kami temukan adalah bahwa ketika Anda melihat informasi dan orang-orang HR yang mengetahui People Analytics, bagian HR, hal itu tidak mendorong hasil bisnis. Namun ketika Anda melihat informasi yang menghubungkan pasar dengan perusahaan, informasi tersebut merupakan prediktor terbesar bagi hasil bisnis, sebagai sebuah kapabilitas organisasi. Kami menyebutnya sebagai penginderaan eksternal.

Penginderaan eksternal adalah gagasan untuk melihat peluang pasar bagi pelanggan dan investor. Membawa hal tersebut ke dalam perusahaan adalah pendorong terbesar hasil bisnis. Oleh karena itu, kuncinya adalah menghubungkan metrik dan analitik dengan bisnis.

Meskipun tidak benar-benar sebuah kritik, namun ini merupakan peringatan tentang maksud dari HR Scorecard. HR Scorecard seharusnya tidak hanya tentang SDM – alat ini adalah tentang membuka peluang pasar, membangun keunggulan kompetitif, dan mendorong hasil bisnis.

Menurut Ulrich:

Saya sering memulai dengan sebuah pertanyaan [ketika saya berbicara] dengan para pemimpin bisnis atau pemimpin HR. Apa hal terpenting atau terbaik yang bisa diberikan oleh HR kepada karyawan? Ini adalah pertanyaan yang menarik karena dapat memicu dialog.

Jawabannya biasanya adalah rasa memiliki tujuan, rasa memiliki, kesempatan untuk belajar, kompensasi, kerja sama tim. Dan jawaban saya adalah: Anda telah melewatkannya. Hal terpenting yang bisa diberikan HR kepada karyawan adalah perusahaan yang menang di pasar.

Baca juga: Cara Melakukan Job Design untuk Para HR Manager

Kesimpulan

HR Scorecard adalah alat yang hebat jika digunakan dengan benar. Untuk memastikan bahwa alat ini digunakan dengan benar, tim HR harus memastikan bahwa data yang mereka kumpulkan akurat dan konsisten dalam pengukuran KPI.

Perlu diingat bahwa template di atas dimaksudkan sebagai contoh yang mudah dipahami. Departemen HR perlu merancang scorecard yang sesuai dan relevan dengan organisasi mereka. Jika diimplementasikan dengan benar, HR Scorecard dapat menjadi alat yang sangat berharga.

Selain itu, gunakan juga tools HR modern yang akan memudahkan Anda dalam mengelola proses HR seperti proses payroll, rekap data kehadiran, sampai penghitungan pajak penghasilan.

Anda bisa mencoba menggunakan software payroll Gajihub untuk proses payroll, HR, dan absensi yang lebih praktis dan dan mudah.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.