Iklim Organisasi: Pengertian, Dimensi, Dampak, dan Tips Mengelolanya

Iklim organisasi memengaruhi perilaku karyawan di setiap bisnis, baik itu perusahaan rintisan kecil maupun organisasi multinasional.

Namun, apa sebenarnya iklim organisasi itu? Apa contoh iklim organisasi di lingkungan kerja? Dan bagaimana iklim organisasi dapat membantu Anda membangun hubungan yang kuat dengan karyawan Anda?

Pada artikel kali ini, kami akan membahas apa itu iklim organisasi beserta tips membuat iklim organisasi yang optimal dalam bisnis Anda.

Apa itu Iklim Organisasi?

Iklim organisasi mengacu pada persepsi jangka panjang karyawan tentang lingkungan kerja dan budaya bisnis tempat mereka bekerja.

Anda bisa menganggap iklim serupa dengan kepribadian: setiap orang memiliki kepribadian yang unik, dan setiap organisasi memiliki iklim yang unik. Hal ini tercermin sebagai seperangkat karakteristik dan fitur yang dirasakan oleh karyawan.

Hal ini memengaruhi perilaku karyawan di tempat kerja di berbagai dimensi seperti hubungan, otonomi, dan struktur organisasi.

Iklim organisasi yang positif meningkatkan komitmen organisasi – ikatan yang dimiliki karyawan dengan organisasi mereka.

Iklim yang baik tidak tercipta dalam semalam, melainkan dibangun dan dibentuk dalam jangka waktu yang lama melalui kumpulan pengalaman dan interaksi.

Sebagai contoh:

• Apakah seorang karyawan merasa dipercaya untuk menjalankan peran mereka tanpa micro management?
• Bagaimana manajer dan rekan kerja memperlakukan mereka?
• Apakah mereka merasa tumbuh dan berkembang di dalam organisasi?
• Seberapa efektif konflik dikelola?
• Seberapa besar insentif yang diberikan kepada mereka untuk berkinerja?

Perusahaan dapat menggunakan iklim organisasi untuk mengukur bagaimana perasaan karyawan terhadap kebijakan, praktik, dan budaya perusahaan, serta memastikan bahwa hal tersebut selaras dengan visi, tujuan jangka panjang, dan strategi perusahaan secara keseluruhan.

Ini adalah kunci untuk menciptakan lingkungan tempat kerja yang disukai dan dikembangkan oleh karyawan Anda. Semakin bahagia mereka, semakin produktif mereka, dan semakin kuat hasil kerja mereka.

Baca juga: Employee Value Proposition (EVP): Pengertian, Komponen, dan Contohnya

Perbedaan Budaya Organisasi dan Iklim Organisasi

Meskipun budaya organisasi dan iklim organisasi sama-sama berkaitan dengan karakteristik sebuah organisasi, namun ada beberapa perbedaan utama.

Budaya organisasi berpusat pada nilai-nilai dan perilaku karyawan dalam perusahaan, sedangkan iklim organisasi berfokus pada atmosfer yang tercipta di perusahaan berdasarkan budaya.

Budaya mencerminkan citra otentik sebuah organisasi, sedangkan iklim mencerminkan persepsi individu mengenai kualitas dan karakteristik organisasi.

Budaya berfokus pada visi makro perusahaan, sedangkan iklim berfokus pada citra mikro.

Dengan kata lain, budaya organisasi dianggap sebagai istilah yang relatif luas dan longgar yang mencakup perilaku organisasi karyawan dan pemimpin, serta norma-norma, sedangkan iklim organisasi adalah konsep yang lebih sempit tentang bagaimana karyawan mempersepsikan perilaku dan norma-norma ini.

Baca juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya

Apa saja Komponen dalam Iklim Organisasi?

Ada beberapa dimensi yang berbeda dalam iklim organisasi.

Ada berbagai pendekatan untuk mendefinisikan dimensi iklim organisasi dalam penelitian. Menurut Hassanpour et al (2019), ini termasuk:

• Dimensi struktural – Mengacu pada struktur organisasi
• Dimensi interaktif – Bagaimana anggota organisasi berinteraksi satu sama lain
• Dimensi persepsi – Bagaimana individu mempersepsikan iklim dalam suatu organisasi

Mari kita lihat lebih detail beberapa contoh dimensi iklim organisasi seperti yang didefinisikan oleh Litwin dan Stringer (1968).

Struktur organisasi

Struktur membentuk dasar hubungan interpersonal antara yang memimpin dan yang dipimpin. Siapa yang bekerja di bawah siapa, dan siapa yang bertanggung jawab untuk siapa?

Sentralisasi wewenang telah terbukti mengurangi partisipasi bawahan dalam pengambilan keputusan. Sebaliknya, desentralisasi justru mendorongnya.

Konflik

Iklim organisasi tergantung pada seberapa efektif semua jenis konflik dikelola. Konflik yang dikelola secara efektif akan menciptakan suasana kerja sama dan memfasilitasi percakapan yang matang.

Sebaliknya, konflik yang tidak dikelola dengan baik akan menciptakan suasana ketidakpercayaan dan ketidakkerjasama, di mana gosip dan fitnah menjadi hal yang biasa terjadi.

Baca juga: Pengertian Desain Organisasi dan Prinsip Membuat Organisasi Efektif

Pengambilan risiko

Jika seorang karyawan memiliki kebebasan untuk mengeksplorasi ide-ide baru tanpa takut akan kegagalan atau konsekuensi, mereka tidak akan ragu untuk bertindak cepat atau mengambil risiko yang telah diperhitungkan, yang mengarah ke suasana kreativitas dan inovasi.

Sedangkan dalam organisasi yang menghindari risiko, pendekatan yang berhati-hati akan menghambat pertumbuhan karyawan dan meminimalkan inovasi.

Tanggung jawab individu

Tanggung jawab mengacu pada jumlah otonomi, kebebasan, otoritas, dan kekuasaan yang dimiliki karyawan di tempat kerja.

Ketika diberikan otonomi yang cukup, karyawan akan dapat menentukan pekerjaan dan aktivitas mereka, yang juga mengurangi beban kerja manajer.

Dalam iklim dengan tanggung jawab dan otonomi yang rendah, karyawan menjadi pasif dan dipaksa untuk bekerja sesuai dengan struktur dan serangkaian tugas yang telah disetujui sebelumnya. Hal ini sering kali menyebabkan frustrasi.

Penghargaan

Jika imbalan didistribusikan secara adil dan murni berdasarkan kinerja dan produktivitas, karyawan akan terlibat dalam persaingan yang sehat dan ingin bekerja keras. Bias dalam pembagiannya akan merusak moral karyawan.

Kedekatan  dan dukungan

Dimensi ini mengacu pada tingkat di mana karyawan saling membantu satu sama lain dalam pekerjaan mereka dan juga merasa bahwa mereka akan mendapatkan dukungan dari rekan kerja dan manajer mereka di saat-saat yang sulit.

Tingkat persekutuan yang kuat di antara karyawan mengarah pada kepercayaan diri dalam berbagi ide dan pendapat tanpa takut diejek atau ditegur.

Sementara itu, Schneider dan Barlett mengemukakan dimensi atau faktor yang lebih luas yang mempengaruhi iklim organisasi:

• Dukungan manajemen
• Struktur manajemen
• Kepedulian terhadap karyawan baru
• Konflik antar lembaga
• Ketergantungan satu sama lain
• Kepuasan umum

Secara umum, ada banyak faktor yang memengaruhi iklim organisasi, termasuk:

• Bekerja dengan manajer yang kompeten
• Bekerja dengan karyawan yang kooperatif dan menyenangkan
• Persepsi terhadap risiko
• Tingkat konflik dan cara mengatasinya
• Kepercayaan pada catatan yang sesuai
• Tanggung jawab karyawan
• Prosedur operasi
• Tingkat sentralisasi
• Keselamatan karyawan
• Ruang fisik
• Nilai-nilai organisasi
• Gaya kepemimpinan dan pengambilan keputusan
• Tujuan dan misi organisasi

Baca juga: Pengertian Pengembangan Organisasi, Manfaat, Tahapan, dan Hubungannya dengan HR

Dampak iklim organisasi

Berfungsi sebagai sistem batasan

Iklim yang baik akan memberikan informasi kepada karyawan tentang perilaku seperti apa yang akan diberi penghargaan atau hukuman. Oleh karena itu, iklim organisasi dapat memengaruhi perilaku mereka yang menghargai imbalan yang ditawarkan.

Membantu karyawan membentuk persepsi tentang organisasi

Pada gilirannya, persepsi ini mempengaruhi perilaku karyawan.

Mempengaruhi efektivitas pemimpin

Efektivitas pemimpin yang lebih tinggi sama dengan peningkatan retensi karyawan, kebahagiaan pelanggan, dan pendapatan yang lebih tinggi.

Mempengaruhi kebahagiaan dan produktivitas karyawan

Iklim yang positif dapat membuat karyawan lebih bahagia, lebih termotivasi, meningkatkan kepuasan kerja, dan pada akhirnya meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Membantu bisnis mencapai tujuan jangka panjangnya

Iklim organisasi memiliki kekuatan untuk memengaruhi kinerja karyawan, kinerja bisnis, dan kemampuan Anda untuk mencapai tujuan.

Baca juga: 10 Tips Melakukan Penilaian Kinerja Organisasi

Jenis-jenis Iklim Organisasi

Organisasi cenderung memiliki campuran dari beberapa jenis iklim organisasi daripada hanya satu, namun seringkali akan ada satu jenis yang dominan.

Berikut ini adalah tipe-tipe iklim organisasi yang umum:

Iklim yang berorientasi pada manusia	Budaya organisasi yang memiliki seperangkat nilai inti yang berfokus pada kepedulian terhadap karyawan dan hasil kerja mereka.
Iklim yang berorientasi pada aturan	Budaya organisasi yang menyediakan seperangkat aturan dan struktur serta sangat mementingkan kepatuhan terhadap aturan dan perhatian terhadap detail dari setiap orang.
Iklim yang berorientasi pada inovasi	Budaya organisasi yang secara konsisten mengembangkan dan memperkenalkan cara kerja dan proses baru (dan mendorong karyawan untuk melakukan hal yang sama) untuk mencapai hasil yang inovatif.
Iklim yang berorientasi pada tujuan	Budaya organisasi yang mengutamakan nilai-nilai dan menyempurnakan detail proses untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Baca juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Untuk Efektivitas Bisnis Anda

Bagaimana Meningkatkan Iklim Organisasi: Apa yang dapat Dilakukan HR Manager?

1. Tentukan keadaan iklim organisasi saat ini

Penilaian iklim organisasi sangat penting jika Anda menginginkan kejelasan tentang posisi organisasi Anda saat ini.

Survei iklim organisasi akan menunjukkan kepada Anda inisiatif apa saja yang berdampak positif pada iklim Anda.

Anda juga akan mendapatkan wawasan tentang hal-hal yang tidak memberikan dampak yang Anda inginkan. Hal ini dapat membantu Anda meningkatkan dan membentuk iklim organisasi Anda.

Berikan kuesioner secara teratur, di mana umpan balik yang jujur dapat membantu Anda menemukan kondisi sebenarnya dari iklim organisasi Anda saat ini.

Kemudian Anda dapat mengambil tindakan berdasarkan hasilnya. Anda mungkin juga ingin mendorong umpan balik dalam rapat tim dan pertemuan empat mata.

Namun, pastikan karyawan Anda tahu bahwa ini adalah tempat yang aman untuk menyuarakan perasaan mereka yang sebenarnya dan masalah apa pun tanpa takut akan dampak negatif jika mereka melakukannya.

2. Menerjemahkan nilai dan tujuan perusahaan ke dalam perilaku yang diinginkan

Banyak perusahaan yang memiliki nilai-nilai organisasi yang jelas, namun karyawan mereka gagal mewujudkannya.

Mengapa?

Karena meskipun nilai-nilai tersebut mungkin ditulis di poster atau dipasang di plakat dinding besar di suatu tempat, nilai-nilai tersebut tidak terjalin ke dalam budaya sehari-hari.

Jika Anda ingin karyawan menghayati nilai-nilai Anda setiap hari, mereka perlu memahami apa yang mereka samakan dalam hal perilaku.

Solusinya?

Latihlah para manajer untuk mengidentifikasi nilai-nilai yang mereka cari dalam hal perilaku. Berikan umpan balik kepada tim mereka yang berfokus pada tugas serta bagaimana seseorang bekerja sehari-hari.

Sebagai contoh, katakanlah salah satu nilai Anda adalah agile. Mintalah manajer Anda untuk mendefinisikan seperti apa hal ini dalam tindakan mereka.

Apa yang akan dilakukan dan dikatakan seseorang jika mereka menunjukkan agilitas dalam peran mereka? Mungkin agile berarti mampu berpindah dari satu proyek ke proyek berikutnya tanpa membuang waktu dan mempelajari keahliannya dengan cepat.

Dalam hal ini, perilaku yang mungkin mereka cari dapat mencakup memenuhi tenggat waktu secara konsisten tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan dan memiliki sikap “bisa melakukan” dengan proyek dan tugas baru.

Berfokus pada perilaku membantu semua karyawan Anda merasakan budaya Anda di tempat kerja setiap hari, yang mengarah ke tingkat motivasi yang lebih tinggi.

Hal ini juga membuat semua orang tahu peran yang dapat mereka mainkan dalam membantu organisasi mencapai tujuannya.

Baca juga: Human Resource Adalah Bagian Penting Dalam Organisasi Bisnis, Berikut Fungsinya

3. Meningkatkan lingkungan kerja

Cara lain untuk meningkatkan iklim organisasi adalah dengan menilai ruang kerja Anda saat ini, apakah itu kantor pusat atau ruang kerja individu karyawan remote.

Ruang kerja yang nyaman yang merangsang kreativitas, dan memiliki semua alat yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka akan secara signifikan meningkatkan iklim Anda.

Terlalu mudah untuk berasumsi bahwa ini adalah tentang menghabiskan uang untuk pintu otomatis dan pod tidur, namun ini bukan tentang kemewahan, namun lebih tentang menciptakan ruang yang kondusif untuk bekerja yang menginspirasi.

Perhatikan bagaimana furnitur ditata, warna, dan peralatan yang Anda miliki. Semua ini memengaruhi pengalaman karyawan Anda dalam bekerja.

Jika Anda memiliki tim yang sepenuhnya bekerja dari rumah, tawarkan mereka panduan atau sesuatu dalam paket penyambutan yang membantu mereka mengatur ruang kerja yang indah di rumah.

4. Memperkuat penghargaan atas pencapaian karyawan

Agar karyawan dapat melihat organisasi secara positif, mereka harus secara konsisten diakui dan dihargai atas pekerjaan, dedikasi, dan pencapaian mereka; dari atas ke bawah dan dari rekan kerja mereka.

Pengakuan dapat berupa sorakan di depan umum, hadiah kecil atau kupon, cuti tambahan, bonus uang, atau penghargaan.

Sebagai contoh, Anda dapat memulai sistem penghargaan di mana setiap bulan, salah satu karyawan Anda dinobatkan sebagai “karyawan terbaik bulan ini” karena telah melakukan lebih dari yang diharapkan organisasi.

Meskipun hal ini terlihat kecil, namun hal ini tidak hanya membantu karyawan merasa diakui dan dihargai oleh organisasi, namun juga dapat menginspirasi rekan kerja lainnya dan menciptakan persaingan yang sehat.

Baca juga: Visi Misi Perusahaan: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya

5. Tingkatkan kepemimpinan Anda

Persepsi kepemimpinan dalam organisasi Anda juga akan sangat mempengaruhi proses kerja. Oleh karena itu, sangat penting bagi organisasi Anda untuk memiliki gaya kepemimpinan yang mendukung misi dan tujuan Anda, serta mendorong transparansi dan pengambilan keputusan.

Saat merekrut pemimpin, carilah profesional yang memiliki kekuatan untuk menginspirasi orang lain dan memanfaatkan potensi penuh mereka, serta mendorong kerja sama tim.

Tawarkan pelatihan rutin untuk memastikan para pemimpin memiliki pemahaman yang sama dan memiliki keterampilan serta alat untuk bekerja dengan cara yang diinginkan.

Salah satu tugas utama setiap pemimpin adalah memastikan iklim organisasi terus berkembang dari waktu ke waktu. Untuk itu, kepemimpinan yang kuat adalah kunci dari iklim organisasi yang positif.

6. Mempromosikan otonomi

Setiap karyawan harus memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana mereka secara individu berkontribusi pada tujuan organisasi dan bagaimana mereka menciptakan nilai. Setiap perubahan dalam misi dan arah perusahaan harus dikomunikasikan kepada seluruh tim.

Karyawan juga harus dapat membuat keputusan sendiri, mengambil risiko yang diperhitungkan ketika ada peluang, dan mendapat dukungan dari manajemen untuk melakukannya.

Ketika karyawan didorong untuk berpikir sendiri dan memiliki tanggung jawab serta kebebasan yang jelas, mereka akan lebih bahagia dan termotivasi di tempat kerja, yang akan berdampak positif pada bisnis Anda.

7. Fokus pada inklusi dan rasa memiliki

Organisasi yang menciptakan lingkungan inklusif di tempat kerja cenderung memiliki semangat tim yang lebih kuat dan karyawan yang bertahan lebih lama di perusahaan.

Hal ini pada akhirnya berdampak positif pada iklim organisasi.

Pastikan manajer Anda memimpin dengan memberi contoh dan mendorong inklusi dan kerja sama tim.

Mintalah mereka secara teratur memberikan umpan balik kepada karyawan mengenai kinerja mereka. Biarkan mereka tahu apa yang mereka lakukan dengan baik dan apa yang bisa (dan harus) mereka tingkatkan.

Bersikaplah konstruktif dan berikan tindakan yang jelas. Hal ini akan menghasilkan tim yang lebih kuat dan kooperatif serta ikatan yang lebih sehat antara organisasi dan karyawannya, yang sangat penting untuk pertumbuhan.

Baca juga: 7 Tahap dalam Membuat Leadership Development Plan

Kesimpulan

Iklim organisasi adalah fenomena kompleks yang perlu Anda pahami dari berbagai perspektif, termasuk dimensi dan dampaknya. Meskipun meningkatkan iklim organisasi Anda merupakan proses jangka panjang dan mungkin membutuhkan investasi besar, bisnis Anda akan menuai manfaatnya dalam jangka panjang.

Lalu untuk proses HR yang lebih baik dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HR modern yang akan membuat proses kerja lebih praktis dan mudah. Salah satu software payroll dan absensi yang bisa Anda gunakan adalah Gajihub.

Gajihub adalah software payroll yang memiliki fitur terlengkap seperti payroll terintegrasi, manajemen shift karyawan, employee self service seperti absensi dan pengajuan cuti melalui smartphone, dan masih banyak lagi fitur yang akan membantu memudahkan proses pengelolaan HR Anda.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.