Surat permohonan magang yang baik harus bisa meyakinkan perusahaan bahwa Anda memiliki kemampuan, semangat, dan tekad untuk mengikuti program magang di suatu perusahaan atau instansi.
Oleh karena itu, untuk mendapatkan kesempatan magang di tempat yang Anda inginkan, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dalam pembuatan surat permohonan magang. Apa sajakah itu?
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa yang dimaksud dengan surat permohonan magang, manfaat, hingga beberapa contoh yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Permohonan Magang?
Surat permohonan magang adalah dokumen yang menunjukkan minat seorang mahasiswa atau siswa untuk menjadi seorang intern atau magang di sebuah perusahaan atau instansi pemerintah.
Surat resmi ini bisa dibuat oleh mahasiswa yang bersangkutan secara madniri atau dalam format tertentu yang telah ditentukan oleh kampus.
Dokumen ini umumnya berisi informasi tentang identitas pribadi mahasiswa, periode magang, hingga posisi yang diinginkan.
Baca Juga: Peraturan Magang di Indonesia Menurut Undang-Undang
Apakah Menulis Surat Permohonan Magang itu Penting?
Ya, karena surat permohonan magang memiliki sejumlah fungsi tertentu, di antaranya adalah:
1. Mengajukan Diri
Surat permohonan magang digunakan untuk secara resmi mengajukan diri sebagai calon magang di sebuah perusahaan atau lembaga. Hal ini menjadi langkah awal untuk mengindikasikan minat dan niat Anda untuk belajar dan berkontribusi dalam lingkungan kerja tersebut.
2. Menjelaskan Minat dan Kualifikasi
Surat ini memungkinkan Anda menjelaskan mengapa Anda tertarik untuk magang di perusahaan tersebut dan bagaimana kualifikasi, pengetahuan, atau keterampilan yang Anda miliki berkaitan dengan posisi magang yang Anda inginkan.
Selain itu, Anda dapat merinci alasan kenapa Anda cocok untuk peran tersebut.
3. Menyoroti Pengalaman dan Keterampilan
Dalam surat permohonan, Anda dapat berfokus pada pengalaman, proyek, atau keterampilan relevan yang mungkin tidak cukup ditampilkan dalam CV Anda. Hal ini membantu rekruter memahami sejauh mana Anda memenuhi kriteria magang.
4. Menunjukkan Komunikasi dan Kemampuan Menulis
Kemampuan menulis dan berkomunikasi adalah keterampilan yang sangat dihargai oleh banyak pekerjaan. Dengan menulis surat permohonan yang baik, Anda bisa menunjukkan kemampuan komunikasi nonverbal Anda kepada perusahaan.
Baca Juga: Cara Mencantumkan Riwayat Pendidikan di CV
5. Membangun Citra Diri
Surat permohonan magang adalah kesempatan untuk membangun citra diri Anda di mata rekruter. Melalui surat ini, Anda dapat menonjolkan nilai-nilai Anda, tujuan, dan kepribadian yang mungkin relevan dengan budaya perusahaan atau lingkungan kerja.
6. Menyatakan Niat dan Motivasi
Surat ini memungkinkan Anda untuk menjelaskan niat mengikuti magang, apa yang Anda harapkan dari pengalaman tersebut, dan bagaimana Anda berencana untuk belajar dan berkontribusi selama periode magang.
7. Menunjukkan Profesionalisme
Dengan mengikuti format dan aturan penulisan surat permohonan magang yang benar, Anda juga menunjukkan tingkat profesionalisme yang sangat dibutuhkan dalam dunia kerja.
Baca Juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja, Arti, dan Manfaatnya
Apa Saja Komponen Surat Permohonan Magang?
Setelah memahami pentingnya surat permohonan magang, berikut adalah beberapa komponen yang harus ada dalam surat tersebut:
1. Kop Surat
Jika Anda adalah mahasiswa yang mengikuti program magang melalui kampus, mungkin Anda diwajibkan untuk menggunakan kop surat universitas. Kop surat ini biasanya mencantumkan nama universitas, logo, alamat kampus, dan nomor telepon universitas.
Kop surat ini memberikan kesan resmi bahwa surat lamaran Anda berasal dari institusi pendidikan tertentu. Namun, jika Anda mengajukan lamaran secara pribadi, Anda dapat mengabaikan komponen ini dan langsung memulai surat permohonan magang.
2. Tempat dan Tanggal Penulisan
Selanjutnya, tuliskan di mana dan kapan Anda menulis surat lamaran. Tempat biasanya mencakup kota atau lokasi penulisan surat, sementara tanggal adalah tanggal ditulisnya surat tersebut.
3. Nama Perusahaan
Cantumkan dengan jelas dan benar nama perusahaan atau lembaga tempat Anda ingin melaksanakan magang. Pastikan penulisan nama perusahaan tidak ada kesalahan ejaan untuk menjaga profesionalitas.
4. Identitas Diri
Sertakan data diri Anda seperti nama lengkap, nomor induk mahasiswa (NIM), nomor telepon yang bisa dihubungi, alamat tempat tinggal, universitas atau sekolah asal Anda, jurusan dan fakultas.
Berbagai informasi tersebut sangat penting, sebab membantu penerima surat mengidentifikasi siapa Anda dan bagaimana cara menghubungi Anda.
Baca Juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
5. Pembukaan dan Isi Surat
Pada bagian ini, Anda harus menjelaskan secara detail mengenai tujuan Anda menulis surat permohonan magang. Jelaskan posisi magang yang Anda lamar dan mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut.
Selain itu, cantumkan keterampilan, pengalaman, atau pengetahuan yang relevan dengan posisi yang dilamar. Kemudian, ingatlah untuk menejlaskan bagaimana Anda dapat memberikan nilai tambah kepada perusahaan jika diterima sebagai intern di perusahaan tersebut.
6. Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian untuk mengucapkan terima kasih atas perhatian pembaca surat terhadap permohonan magang Anda.
Tunjukan rasa antusiasme Anda untuk melaksanakan magang di perusahaan tersebut dan bagaimana Anda berharap dapat memberikan kontribusi secara maksimal.
7. Nama dan Tanda Tangan
Tambahkan nama lengkap Anda di bawah penutup surat, dan jika Anda tidak mengikuti program melalui kampus, Anda bisa menandatangani surat tersebut. Hal ini adalah tanda keseriusan dan komitmen Anda terhadap surat permohonan.
8. Lampiran Dokumen Pendukung
Biasanya, surat permohonan magang disertai dengan dokumen pedukung.
Hal ini bisa mencakup curriculum vitae (CV) Anda, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Hasil Studi (KHS), portofolio, atau dokumen lain yang diperlukan atau relevan untuk aplikasi Anda.
Baca Juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi
Bagaimana Tips Menulis Surat Permohonan Magang?
Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan saat menulis surat permohonan magang:
1. Ketahui Panjang Surat Permohonan Magang
Surat permohonan sebaiknya dibuat secara singkat dan terfokus. Satu halaman atau sekitar 500 kata biasanya sudah cukup untuk menunjukkan pengalaman dan keterampilan Anda dalam surat tersebut.
Ingatlah untuk lebih berfokus pada kualitas dibandingkan kuantitas.
2. Riset Perusaahaan Secara Mendalam
Sebelum menulis surat, sebaiknya Anda memahami perusahaan yang akan dituju. Hal ini menunjukkan bahwa Anda benar-benar tertarik menjadi seorang intern di perusahaan tersebut.
Dengan memahami misi, nilai, dan budaya perusahaan, Anda dapat memutuskan apakah perusahaan tersebut sesuai dengan tujuan dan kebutuhan Anda.
3. Fokus pada Paragraf Pertama
Ingatlah bahwa mungkin banyak orang yang melamar posisi magang tersebut. Oleh karena itu, buat paragraf pertama Anda menonjol dengan tulisan yang menarik perhatian.
Anda bisa memulainya dengan membuat pernyataan mengenai alasan Anda tertarik dengan perusahaan dan posisi.
4. Fokus pada Hal yang Penting
Gunakan paragraf pertama untuk menyoroti keterampilan, kualifikasi, dan pengalaman yang membuat Anda cocok dengan pekerjaan tersebut. Bahas latar belakang akademis, pretasi, dan berbagai kegiatan yang relevan dengan posisi yang dilamar.
Kemudian, jelaskan bagaimana Anda sesuai dengan posisi tersebut dengan memberikan contoh konkret. Jika Anda belum memiliki pengalaman kerja, Anda bisa menceritakan tentang pengalaman volunteering atau mata kuliah yang relevan.
5. Paragraf Penutup Surat Permohonan Magang
Paragraf penutup adalah bagian untuk mengekspresikan keinginan Anda memberikan kontribusi kepada perusahaan. Jelaskan bahwa Anda siap untuk langkah selanjutnya dan sampaikan terima kasih.
Jangan lupa menyertakan identitas dan berbagai komponen lain seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Selain itu, Anda juga perlu memeriksa tata bahasa dan ejaan surat permohonan magang untuk menjaga profesionalitas.
Baca Juga: Apprenticeship Adalah: Manfaat, dan Bedanya dengan Internship
Bagaimana Contoh Penulisan Surat Permohonan Magang?
Berikut adalah template dan beberapa contoh surat permohonan magang yang bisa Anda gunakan sebagai referensi. Anda dapat menyesuaikan contoh surat ini dengan informasi pribadi dan detail yang relevan dengan posisi magang.
1. Template Surat Permohonan Magang
[Kota, Tanggal]
Perihal: Permohonan Magang
Kepada: [Nama Perusahaan yang Dituju]
Yth. Bapak/Ibu,
Saya menulis kepada Bapak/Ibu sebagai berikut:
Nama: NIM: Alamat: Universitas: Program:
Dengan surat ini, saya ingin mengajukan permohonan magang dengan posisi [posisi yang diinginkan] selama [lama waktu magang] bulan di [nama perusahaan].
Selama studi akademik saya, saya telah aktif terlibat dalam kegiatan organisasi dan telah memperoleh sertifikat pelatihan dalam [….].
Saya telah melampirkan dokumen-dokumen berikut untuk pertimbangan Bapak/Ibu:
- Daftar Riwayat Hidup (CV)
- Fotokopi Kartu Mahasiswa
- Transkrip Nilai Terakhir dengan IPK
- Dua lembar foto terbaru ukuran paspor (3×4 cm)
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
- Sertifikat pelatihan yang relevan
Saya sangat antusias tentang kesempatan untuk belajar dan berkontribusi di lingkungan [nama perusahaan]. Saya yakin magang ini akan membantu saya mengembangkan keterampilan dan pengetahuan saya di bidang [bidang yang dilamar].
Terima kasih atas perhatian dan kesempatan ini. Saya berharap permohonan saya akan dipertimbangkan dengan baik.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Download Template Surat Permohonan Magang dalam Bahasa Indonesia
2. Template Surat Permohonan Magang dalam bahasa Inggris
[City, Date]
Subject: Internship Application
To: [Perusahaan yang Dituju]
Dear Sir/Madam,
I am writing to you as follows:
Name:
ID:
Address:
University:
Program:
With this letter, I wish to apply for an internship with the position of [posisi yang diinginkan] for a period of [lama waktu magang] months at [nama perusahaan].
During my academic studies, I have been actively involved in organizational activities and have acquired certificates of training in [….].
I have attached the following documents for your consideration:
- Curriculum Vitae (CV)
- Copy of Student ID
- Latest Academic Transcript with GPA
- Two recent passport-sized photos (3×4 cm)
- Certificate of Police Records (SKCK)
- Relevant training
I am enthusiastic about the opportunity to learn and contribute within the environment of [nama perusahaan]. I believe that this internship will help me develop my skills and knowledge in the field of [bidang yang dilamar].
Thank you for your attention and this opportunity. I hope that my application will be considered favorably.
Sincerely,
[Nama Anda]
Download Template Surat Permohonan Magang dalam Bahasa Inggris
3. Contoh Surat Permohonan Magang
4. Contoh Surat Permohonan Magang di Perusahaan
5. Contoh Surat Permohonan Magang
6. Contoh Surat Permohonan Magang
7. Contoh Surat Permohonan Magang
8. Contoh Surat Permohonan Magang
Bandung, 21 Oktober 22
Perihal: Permohonan Magang
Yth.
HRD PT Maju Jaya
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Dedi Candra
NIM: 12345678910
Alamat: Jalan Mars No.3, Bandung
Perguruan Tinggi: Universitas Padjadjaran
Program Studi: S1 Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Dengan surat ini, saya bermaksud mengajukan magang dengan posisi Staf Pemasaran selama 1 (satu) sampai 3 (tiga) bulan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Selama kuliah, saya memiliki banyak pengalaman organisasi dan memiliki sertifikat pelatihan dibidang pemasaran, operasi, SDM, dan keuangan.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, saya lampirkan beberapa berkas sebagai berikut:
- Daftar Riwayat Hidup/Curriculum Vitae (CV)
- Fotokopi Kartu Mahasiswa
- KHS terakhir dengan IPK
- Pas foto terbaru ukuran 34 sebanyak 2 lembar
- SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
- Sertifikat
Demikian permohonan ini, besar harapan saya agar Bapak/Ibu berkenan mempertimbangkannya. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Dedi Candra
9. Contoh Surat Permohonan Magang
Perihal: Permohonan Magang
Yth. HRD PT Berkah Sukses di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Anisa Dewi
NIM: 9876543210
Alamat: Jalan Bunga Indah No. 7, Jakarta
Perguruan Tinggi: Universitas Bangun Jaya
Program Studi: S1 Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer
Dengan surat ini, saya ingin mengajukan permohonan magang dengan posisi Staf IT selama 2 (dua) bulan di perusahaan PT Berkah Sukses.
Selama kuliah, saya aktif dalam kegiatan organisasi dan telah mendapatkan sertifikat pelatihan dalam pengembangan perangkat lunak, administrasi jaringan, dan keamanan informasi.
Saya melampirkan berkas-berkas berikut sebagai bahan pertimbangan:
- Daftar Riwayat Hidup (CV)
- Fotokopi Kartu Mahasiswa
- Transkrip Nilai terakhir dengan IPK
- Pas foto terbaru ukuran 3×4 sebanyak 2 lembar
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
- Sertifikat pelatihan terkait
Saya sangat antusias untuk belajar dan berkontribusi di lingkungan kerja PT Berkah Sukses. Saya yakin bahwa pengalaman magang di perusahaan ini akan membantu saya mengembangkan keterampilan dan pengetahuan saya dalam bidang Teknologi Informasi.
Terima kasih atas perhatian dan kesempatan ini. Saya berharap permohonan ini dapat dipertimbangkan dengan baik.
Hormat saya,
Anisa Dewi
10. Contoh Surat Permohonan Magang dalam bahasa Inggris
Subject: Internship Application
To:
HRD Manager
PT Prosperity Majestic
Company Address
Dear Sir/Madam,
I am writing to you as follows:
Name: Ahmad Yudha
Student ID: 5555555555
Address: 10 Prosperous Avenue, Surabaya
University: XYZ University
Program: Bachelor of Accounting, Faculty of Economics
With this letter, I wish to apply for an internship with the position of Finance Staff for a period of 3 (three) months at PT Prosperity Majestic.
During my academic studies, I have been actively involved in organizational activities and have acquired certificates of training in accounting and financial management.
I have attached the following documents for your consideration:
- Curriculum Vitae (CV)
- Copy of Student ID
- Latest Academic Transcript with GPA
- Two recent passport-sized photos (3×4 cm)
- Certificate of Police Records (SKCK)
- Relevant training certificates
I am enthusiastic about the opportunity to learn and contribute within the environment of PT Prosperity Majestic. I believe that this internship will help me develop my skills and knowledge in the field of company finance.
Thank you for your attention and this opportunity. I hope that my application will be considered favorably.
Sincerely,
Ahmad Yudha
Baca Juga: Kepemimpinan Instruksional: Pengertian dan Tips Mengembangkannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa untuk membuat surat permohonan magang yang baik, surat tersebut harus dibuat secara jelas dan meyakinkan, serta mencerminkan minat dan kualifikasi Anda.
Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan informasi diri dan mengikuti format yang tersedia, serta hindari kesalahan tata bahasa untuk menciptakan kesan positif dan antusiasme terhadap peluang magang.
Apabila saat ini Anda bekerja sebagai HRD di sebuah perusahaan yang tengah membuka peluang magang, setelah proses perekrutan magang selesai, Anda dapat memanfaatkan software payroll dan HR untuk memantau produktivitas, baik bagi karyawan tetap maupun peserta magang.
Gajihub juga memiliki fitur employee self service yang memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi secara mandiri dan pengajuan cuti, serta izin melalui smartphone masing-masing.
Begitu pula dengan tim HR yang dapat melakukan approval pengajuan tersebut lewat aplikasi Gajihub.
Tertarik untuk mencobanya? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
Catatan Kaki: