Surat kenaikan gaji memiliki peran penting dalam mengelola tim dan membangun hubungan yang baik antara pengusaha dan karyawan.
Surat ini tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi resmi untuk memberitahu karyawan mengenai perubahan dalam kompensasi mereka, tetapi juga menciptakan transparansi dan keadilan dalam kebijakan kompensasi perusahaan.
Dengan menyajikan informasi secara jelas kepada karyawan, surat t ersebut dapat memperkuat hubungan kerja, meningkatkan motivasi, serta memperkuat loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu surat kenaikan gaji, manfaat, hingga contohnya yang bisa didownload.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Kenaikan Gaji?
Surat kenaikan gaji adalah alat komunikasi resmi tertulis dari atasan kepada karyawan yang menginformasikan terkait perubahan dalam pendapatan mereka, khususnya peningkatan gaji.
Surat ini biasanya menjelaskan rincian kenaikan gaji, termasuk jumlah atau presentase kenaikan, tanggal berlakunya perubahan, dan jumlah gaji yang baru.
Namun, isi surat juga bisa tergantung pada jenis kenaikan, misalnya perubahan tugas, proosi, dan sebagainya, di mana terdapat informasi tambahan seperti peran baru, harapan, dan alasan mengapa karyawan tersebut dipromosikan.
Biasanya, surat ini diberikan setelah terdapat kesepakatan secara lisan antara karyawan dan atasan langsung mereka.
Memberikan surat kenaikan gaji kepada karyawan membantu mencatat dengan jelas perubahan dalam pembayaran dan menjaga transparansi dalam hubungan antara perusahaan dan karyawan.
Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan motivasi karyawan dan memberikan pengakuan kepada karyawan, sekaligus menghargai kontribusi mereka terhadap organisasi.
Baca Juga: Management by Objective (MBO): Pengertian Hingga Contohnya
Apakah Surat Kenaikan Gaji itu Penting?
Ya, sangat penting, sebab surat kenaikan gaji dapat dianggap sebagai dokumen informasi dan alat untuk meningkatkan semangat karyawan, serta memperkuat kinerja positif dalam sistem manajemen kinerja perusahaan Anda.
Surat tersebut juga dapat memberikan penjelasan untuk kenaikan tersebut, seperti pengakuan atas kinerja yang luar biasa, tanggung jawab tambahan yang diemban, penyesuaian biaya hidup, atau sesuai dengan tarif pasar.
Dalam beberapa kasus, surat tersebut juga bisa mencakup informasi lain, seperti perubahan pada benefit atau bonus.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh ADP, sebagian besar karyawan (63%) menganggap gaji sebagai aspek paling penting dalam pekerjaan mereka.
Dengan menjelaskan secara rinci alasan di balik kenaikan gaji, baik itu karena kinerja proyek yang luar biasa, tanggung jawab baru, atau penyesuaian biaya hidup, Anda akan meningkatkan motivasi para karyawan.
Baca Juga: Pentingnya Analisis Kesetaraan Gaji bagi Pekerja dan Perusahaan
Kapan Surat Kenaikan Gaji Diperlukan?
Surat kenaikan gaji umumnya dikeluarkan dalam situasi-situasi seperti berikut ini:
1. Evaluasi Kinerja Tahunan
Banyak perusahaan melakukan evaluasi kinerja setiap tahun di mana mereka menilai bagaimana karyawan bekerja sesuai dengan tugas dan target pekerjaannya.
Jika karyawan tersebut berhasil mencapai atau bahkan melebihi target kinerjanya, mereka mungkin diberi kenaikan gaji (meskipun ini tergantung pada kebijakan perusahaan). Surat ini diberikan untuk resmi mengumumkan perubahan tersebut.
2. Kenaikan Jabatan
Saat seorang karyawan naik jabatan ke posisi yang lebih tinggi, biasanya gajinya juga naik sesuai dengan tanggung jawab yang lebih besar. Dalam hal ini, surat kenaikan gaji berfungsi untuk mengakui kenaikan jabatan dan gaji baru.
3. Penyesuaian Biaya Hidup
Beberapa perusahaan menyesuaikan gaji karyawan setiap tahun untuk mengikuti lonjakan harga dan menjaga daya beli mereka. Hal ini disebut sebagai penyesuaian biaya hidup. Nantinya, surat kenaikan digunakan untuk menginformasikan karyawan terkait penyesuaian tersebut.
4. Penyesuaian Pasar
Jika perusahaan menyadari bahwa besaran gaji mereka tidak sebanding dengan rata-rata di pasar, mereka mungkin memutuskan untuk menaikkan gaji semua karyawan.
Oleh karena itu, perusahaan mengeluarkan surat kenaikan gaji untuk mengkomunikasikan perubahan yang terjadi kepada karyawan.
5. Strategi Pemertahanan
Sebagai strategi untuk mempertahankan karyawan berbakat, atasan bisa memberikan kenaikan gaji, terutama jika karyawan tersebut mendapat tawaran pekerjaan dari tempat lain.
Surat kenaikan gaji membantu meresmikan tawaran tersebut dan memastikan agar semua hal tersebut tercatat dengan baik.
Baca Juga: 8 Jenis Struktur Peningkatan Gaji Karyawan dan Tips Memilihnya
Bagaimana Cara Menulis Surat Kenaikan Gaji untuk Karyawan?
Berikut adalah beberapa cara yang perlu Anda lakukan saat menulis surat kenaikan untuk karyawan:
1. Pahami Apa yang Harus Dimasukkan dalam Surat Kenaikan Gaji
Sebelum mulai menulis, pastikan Anda tahu semua detail yang dibutuhkan. Pahami gaji karyawan, jumlah kenaikan, gaji baru, dan tanggal efektif perubahan. Ingatlah untuk mencantumkan kebijakan perusahaan dan panduan lainnya serta manfaat tambahan atau perubahan dalam paket gaji.
2. Buat Rangkuman untuk Surat Anda
Sebelum menulis, buatlah sebuah rangkuman, yang akan membantu Anda agar tidak lupa dengan poin-poin penting, menjaga tujuan surat, dan membuat surat Anda singkat dan profesional. Rangkuman biasanya melibatkan:
- Kalimat sapaan kepada karyawan.
- Pengantar.
- Detail kenaikan.
- Alasan di balik kenaikan.
- Ucapan penutup dan kesimpulan.
- Alamatkan Surat pada Karyawan
Awali surat dengan sapaan formal yang langsung ditujukan pada karyawan. Menggunakan nama karyawan dalam sapaan membuat surat terasa lebih personal dan menghormati.
3. Fokus pada Paragraf Pengantar
Awali surat dengan menyatakan terima kasih atas upaya dan kontribusi karyawan. Pastikan ungkapan tersebut tulus dan profesional. Contohnya: “Kami sangat menghargai dedikasi dan kontribusi Anda pada tim kami dan ingin menyampaikan apresiasi kami.”
4. Tulis Isi Surat
Isi surat harus mencakup semua detail terkait kenaikan gaji. Jelaskan dengan jelas gaji sekarang, persentase atau jumlah kenaikan, gaji baru, dan kapan perubahan akan berlaku.
Pastikan bahasa yang digunakan mudah dimengerti. Saat Anda menyebut alasan kenaikan, akui pencapaian atau perilaku khusus karyawan, yang dapat membantu Anda dalam:
- Mendorong perilaku positif.
- Membuat karyawan merasa dihargai.
Contohnya: “Kenaikan ini sebagai pengakuan terhadap kinerja luar biasa Anda dan kontribusi Anda terhadap kesuksesan proyek terbaru kami.”
5. Akhiri Surat dengan Kesimpulan Pendek
Pada paragraf penutup, ulangi apresiasi Anda terhadap kualitas kerja karyawan, sampaikan harapan Anda mengenai kesuksesan yang berkelanjutan untuk mereka, dan tawarkan untuk membahas pertanyaan mereka tentang gaji baru.
Tetaplah bersikap profesional, namun jangan lupa untuk menunjukkan kehangatan dalam penutup untuk meningkatkan semangat karyawan.
Contohnya: “Kami menantikan dedikasi dan kinerja luar biasa Anda pada proyek-proyek yang akan datang.”
Baca Juga: Pedoman Penggajian Sesuai Undang-Undang di Indonesia
Apa yang Perlu Dilakukan dalam Menulis Surat Kenaikan Gaji?
Berikut adalah hal-hal yang perlu Anda cantumkan dalam surat kenaikan yang dikirimkan kepada karyawan:
- Sampaikan Apresiasi: Pastikan anggota tim Anda merasa dihargai atas kontribusi mereka. Sisipkan ungkapan terima kasih dalam surat.
- Tonjolkan Kinerja: Jika anggota tim Anda selalu memberikan yang terbaik, berikan pujian terkait kinerjanya dalam surat.
- Jelaskan Alasan: Jelaskan mengapa kenaikan gaji diberikan, sertakan berbagai alasan yang mendasarinya.
- Jujur: Jika ada kendala atau batasan terkait kenaikan gaji, sampaikan dengan jujur kepada tim Anda.
- Tawarkan Pertemuan: Beri kesempatan anggota tim untuk menyampaikan pertanyaan atau kekhawatiran melalui undangan pertemuan.
Baca Juga: Cara Menghitung Kenaikan Gaji Secara Berkala
Apa yang Sebaiknya Tidak Dilakukan dalam Menulis Surat Kenaikan Gaji?
- Hindari Surat yang General: Sertakan elemen personal dalam surat, hindari penggunaan template yang terlalu umum.
- Jangan Bandingkan Karyawan: Fokus pada pencapaian karyawan yang bersangkutan, hindari perbandingan dengan karyawan lain.
- Jangan Mengungkapkan Janji yang Tak Bisa Dipertahankan: Pastikan kenaikan gaji yang dijanjikan dapat dipertahankan jangka panjang.
- Jangan Abaikan Persyaratan Hukum: Pastikan surat kenaikan gaji memenuhi persyaratan hukum, mintalah bantuan tim hukum atau penasihat SDM jika diperlukan.
Baca Juga: Tips Menjawab Berapa Gaji yang Diharapkan saat Interview
Bagaimana Contoh Surat Kenaikan Gaji?
Sebagai referensi, berikut adalah beberapa contoh surat kenaikan gaji:
1. Surat Kenaikan Gaji Karyawan untuk Karyawan yang Mengajukan Kenaikan Gaji
Hormat kami, Jessica,
Setelah pembahasan kenaikan gaji baru-baru ini, kami telah meninjau permintaan Anda dan mengevaluasi kontribusi Anda selama setahun terakhir.
Di bawah kepemimpinan Anda, upaya content marketing kami berkembang pesat. Strategi kampanye inovatif Anda meningkatkan visibilitas merek kami sebesar 40% dan secara signifikan meningkatkan metrik keterlibatan pengguna kami.
Kepemimpinan Anda yang cakap juga berkontribusi pada pertumbuhan dan perkembangan tim Anda, menciptakan lingkungan kerja positif yang mendorong kreativitas dan kolaborasi.
Kami mengakui usaha dan dedikasi Anda dan dengan senang hati memberitahu bahwa kami akan meningkatkan total kompensasi Anda.
Mulai 1 Juli 2023, gaji bulanan Anda akan naik menjadi Rp 5.500.000. Kenaikan sebesar 12% ini mencerminkan nilai yang Anda bawa untuk perusahaan kami dan tarif pasar untuk peran dengan tanggung jawab Anda.
Harap dicatat bahwa paket kompensasi Anda akan tetap tidak berubah. Namun, Anda akan tetap memenuhi syarat untuk bonus kinerja tahunan, yang dapat meningkatkan total kompensasi Anda berdasarkan kinerja perusahaan dan kontribusi individu Anda terhadap kesuksesan itu.
Silakan diskusikan detail lebih lanjut. Terima kasih atas komitmen Anda untuk perusahaan kami!
Hormat kami,
Amelia Wijaya
Kepala Pemasaran
2. Surat Kenaikan Gaji untuk Karyawan yang Mendapat Promosi
Kepada Alia Sarah,
Saya sangat senang memberi selamat atas promosi yang sangat pantas Anda terima ke posisi Manajer Tim.
Selama beberapa tahun terakhir, dedikasi, kreativitas, dan kemampuan penjualan luar biasa Anda telah memberikan kontribusi yang signifikan pada kesuksesan tim kita secara keseluruhan. Komitmen Anda untuk mencapai dan melampaui target penjualan serta kapasitas Anda untuk memotivasi anggota tim tidak luput dari perhatian.
Dengan ini, kami dengan senang hati mencerminkan tanggung jawab kepemimpinan baru Anda dalam kenaikan gaji Anda. Mulai 1 Juli 2023, gaji bulanan Anda akan ditingkatkan menjadi Rp10.000.000.
Kami yakin Anda akan terus menginspirasi tim Anda dan meningkatkan penjualan dalam peran baru Anda. Anda adalah bagian integral dari perusahaan kami, dan kami dengan tulus berharap untuk menyaksikan kesuksesan dan pencapaian lebih lanjut Anda dalam peran baru ini.
Terima kasih atas kerja keras dan dedikasi Anda. Kami menantikan kesuksesan berlanjut Anda.
Hormat kami,
Cahyadi
HR Manager
Baca Juga: Daily Worker: Pengertian, Jenis, Gaji, dan Aturan di Indonesia
3. Surat Kenaikan Gaji Berdasarkan Penilaian Kinerja
Kepada Alex,
Setelah kita melihat kembali penilaian kinerja dan mengevaluasi hasil kerja luar biasa Anda sebagai Front End Developer, kami ingin menyampaikan penghargaan yang mendalam atas dedikasi dan keahlian yang telah Anda bawa ke tim kita.
Solusi inovatif, perhatian terhadap detail, dan komitmen Anda untuk menjaga standar kualitas tinggi telah membantu memperbaiki antarmuka pengguna kita dan memberikan kontribusi besar terhadap pengalaman pengguna secara keseluruhan.
Pekerjaan Anda telah memainkan peran penting dalam membantu klien kita berinteraksi dengan perangkat lunak kita, yang berujung pada umpan balik positif dan peningkatan kepuasan pelanggan.
Kami percaya bahwa penting untuk mengakui dan memberi imbalan atas kinerja luar biasa seperti ini. Oleh karena itu, dengan senang hati kami informasikan bahwa mulai 1 Juli 2023, kita akan meningkatkan total kompensasi Anda. Gaji bulanan baru Anda akan menjadi Rp 15.000.000.
Peningkatan ini langsung mencerminkan penghargaan kita atas keterampilan teknis Anda, kinerja teladan, dan nilai yang Anda bawa untuk tim dan perusahaan kita.
Terima kasih atas kerja keras dan dedikasi Anda. Kami berharap untuk terus melihat kontribusi dan kesuksesan Anda pada tahun yang akan datang.
Hormat kami,
Rudi Fahrizaldi
CTO
4. Surat Kenaikan Gaji untuk Karyawan yang Memperoleh Sertifikasi Baru
Kepada Rahmat Aditya,
Selamat atas pencapaian Anda yang baru-baru ini memperoleh sertifikasi SCRUM.
Komitemen Anda terhadap pengembangan profesional dan pembelajaran berkelanjutan benar-benar luar biasa.
Sertifikasi baru Anda sangat meningkatkan kemampuan manajemen proyek kita dan sangat cocok dengan pendekatan pengembangan agile kami.
Dengan pengetahuan Anda tentang prinsip dan praktik SCRUM yang telah terbukti, kami yakin Anda dapat membantu meningkatkan waktu pengiriman proyek, mengelola sumber daya lebih efisien, dan meningkatkan tingkat kepuasan klien.
Sebagai pengakuan terhadap nilai sertifikasi SCRUM baru Anda bagi tim kita, dengan senang hati kami informasikan bahwa kita akan meningkatkan total kompensasi Anda. Mulai 1 Juli 2023, gaji bulanan baru Anda akan menjadi Rp12.000.000.
Akhir kata, kami menantikan dampak positif dari keterampilan baru Anda pada proyek dan tim kita.
Hormat kami,
Vino Cahyadi
Head of Product Team
5. Surat Kenaikan Gaji Seluruh Perusahaan (Disebabkan oleh Kenaikan Biaya Hidup)
Kepada seluruh tim,
Kami secara berkala telah meninjau struktur kompensasi sebagai bagian dari komitmen kami untuk menjaga lingkungan kerja yang adil.
Mengingat kenaikan biaya hidup belakangan ini, kami telah memutuskan untuk menyesuaikan skala gaji untuk seluruh perusahaan.
Mulai 1 Juli 2023, dengan senang hati kita umumkan bahwa semua gaji akan ditingkatkan sebesar 3%.
Perubahan ini akan tercermin dalam gaji bulan Agustus kita, menunjukkan tarif gaji tahunan baru, yang dihitung secara proporsional untuk sisa tahun ini.
Kenaikan ini dirancang untuk membantu mengimbangi kenaikan biaya hidup, memastikan bahwa gaji yang diperoleh dengan susah payah dapat mencukupi kehidupan Anda sekalian.
Kami sungguh menghargai komitmen dan kerja keras kalian. Kontribusi kalian sangat berharga bagi kami, dan kenaikan gaji ini hanya satu dari beberapa cara kita ingin menunjukkan penghargaan dari perusahaan.
Jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM jika kalian memiliki pertanyaan atau membutuhkan klarifikasi lebih lanjut mengenai perubahan ini.
Hormat kami,
Hartyanto
Chief People Officer
Download Template Surat Kenaikan Gaji
Untuk mempermudah Anda dalam pembuatan surat kenaikan gaji, berikut template yang bisa Anda unduh:
Download Template Surat Kenaikan Gaji
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa surat kenaikan gaji berfungsi sebagai alat komunikasi resmi, yang dapat menciptakan transparansid alam kebijakan kompensasi perusahaan.
Surat kenaikan gaji tidak hanya memberi tahu karyawan tentang perubahan dalam kompensasi mereka, tetapi juga memperkuat hubungan kerja, meningkatkan motivasi, dan memperkuat loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
Dengan menyajikan informasi secara jelas, surat ini menjadi alat untuk memberikan apresiasi, memberikan pengakuan, dan merangsang semangat kerja.
Selain itu, untuk meningkatkan transparansi dalam proses payroll, Anda juga bisa mempertimbangkan untuk menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan software ini, Anda dapat menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji bulanan, bonus, hingga potongan secara otomatis sehingga lebih akurat dan terhindar dari kesalahan perhitungan. Anda juga bisa mengirimkan slip gaji kepada karyawan yang dapat diunduh dalam format PDF.
Menarinya lagi, Anda juga bisa melakukan kostumisasi pada tampilan slip gaji sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari layout warna, hingga komponen yang ada dalam setiap slip gaji.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.