Contoh Surat Cuti dan Cara Membuatnya dengan Mudah

Ketika Anda berencana untuk mengambil cuti panjang dengan menggunakan saldo cuti tahunan, adalah praktik umum untuk menulis surat cuti tahunan.

Cuti tahunan adalah hari cuti berbayar yang dapat digunakan karyawan untuk mengambil cuti dari pekerjaan mereka. Sudah menjadi praktik umum untuk meminta penggunaan waktu cuti tahunan melalui surat resmi.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu cuti tahunan dan surat cuti tahunan, bagaimana menulis surat cuti tahunan, menyediakan template dan contoh serta menjawab pertanyaan umum tentang surat cuti tahunan.

Apa itu Cuti Tahunan?

Cuti tahunan adalah ketika seorang karyawan menggunakan cuti berbayar mereka untuk meminta cuti dalam jangka waktu panjang.

Cuti tahunan adalah manfaat yang diberikan beberapa pemberi kerja kepada karyawan mereka sebagai bagian dari paket tunjangan mereka.

Pengusaha yang berbeda memiliki kebijakan yang berbeda mengenai jumlah hari yang ditawarkan, bagaimana mereka bertambah dan jumlah pemberitahuan lanjutan.

Karena cuti tahunan biasanya merupakan jangka waktu yang lebih lama, karyawan yang cuti biasanya berkoordinasi dengan atasan atau tim HRD mereka untuk memastikan proses operasi tercakup secara memadai. Karyawan dapat menggunakan cuti tahunan untuk tujuan apa pun, mulai dari liburan hingga keadaan darurat.

Baca juga: Jam Kerja Fleksibel: Pengertian, Manfaat, Kelebihan dan Kekurangannya

Apa itu Surat Cuti Tahunan?

Surat cuti tahunan adalah surat resmi yang memberi tahu atasan Anda kapan dan mengapa Anda ingin menggunakan cuti tahunan Anda.

Terkadang perusahaan memiliki aplikasi permintaan cuti tahunan resmi yang harus menyertai surat cuti tahunan Anda. Kebijakan perusahaan Anda harus menjelaskan bagaimana cara meminta cuti tahunan Anda, jadi sebaiknya tinjau kebijakan tersebut sebelum menulis surat Anda.

Beberapa perusahaan lebih suka salinan kertas, sementara yang lain lebih suka email. Kebijakan tersebut harus memberi tahu Anda tentang siapa yang harus memberikan dokumentasi, seperti atasan langsung Anda atau departemen SDM.

Mengapa Anda Perlu Menulis Surat Cuti Tahunan?

Anda perlu menulis surat cuti tahunan untuk keperluan dokumentasi. Menulis surat resmi kepada atasan Anda dapat melegitimasi dan melegalkan ketidakhadiran Anda, jika ada ketidaksepakatan atau masalah di masa depan dengan ketidakhadiran Anda.

Seringkali ada banyak lapisan persetujuan yang harus dilalui permintaan Anda, seperti atasan langsung Anda, HRD, dan departemen sumber daya manusia.

Surat tertulis membuat penyampaian informasi Anda dan membuatnya disetujui menjadi proses yang lebih mudah daripada dari mulut ke mulut.

Mendokumentasikan permintaan Anda juga mencantumkan tanggal permintaan secara tertulis, yang menunjukkan bahwa Anda membuat permintaan dengan pemberitahuan sebelumnya yang cukup.

Baca juga: Human Capital Management: Pengertian, Manfaat, Tujuan, dan Tips Mengelolanya

Cara Menulis Surat Cuti Tahunan

Berikut langkah-langkah menulis surat cuti tahunan:

1. Pilih format

Tergantung pada kebijakan perusahaan Anda, yang mungkin perlu Anda temukan dan baca untuk mengetahui preferensi perusahaan, pilih format yang akan Anda gunakan untuk mengirimkan surat cuti tahunan Anda.

Pilihan yang paling umum adalah melalui portal online perusahaan Anda, melalui email atau secara tertulis di kertas fisik. Mungkin ada beberapa situasi di mana Anda harus mengirimkan lebih dari satu format ke lebih dari satu lokasi.

2. Pilih template

Surat cuti tahunan harus bersifat formal dan profesional. Anda dapat menulis surat itu sendiri jika Anda mengetahui elemen tata bahasa dasar dan format untuk menulis surat resmi, termasuk tanggal, salam, isi, penutup, dan tanda tangan.

Pilihan lainnya adalah menemukan templat surat cuti tahunan di internet yang dapat Anda salin untuk membuat surat Anda. Artikel ini akan memberi Anda template yang dapat Anda gunakan.

3. Sertakan informasi terkait

Pastikan untuk menyertakan semua informasi yang diminta dalam kebijakan perusahaan Anda. Jika kebijakan tidak secara spesifik menyatakan informasi apa yang harus disertakan, berikut adalah daftar yang dapat membantu Anda:

• Pastikan ada tanggal mulai cuti
• Pastikan ada tanggal akhir cuti
• Jumlah hari kerja sebenarnya
• Jenis cuti
• Alasan cuti
• Garis besar tentang bagaimana dan siapa yang akan menangani ketidakhadiran Anda
• Informasi kontak untuk rekan kerja yang membackup pekerjaan Anda
• Informasi kontak darurat untuk Anda
• Dokumen pendukung, jika diperlukan, seperti surat dokter

Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, Cara Membuatnya dan Contohnya

4. Kirim surat

Setelah surat permintaan cuti tahunan Anda selesai, selalu ada baiknya untuk mengoreksinya untuk terakhir kalinya sebelum mengirimkannya untuk memeriksa kesalahan atau perbaikan tata bahasa.

Ketika surat Anda sudah siap, kirimkan melalui saluran yang tepat, apakah itu portal online perusahaan Anda, melalui email atau tertulis. Sebaiknya simpan salinan surat itu untuk catatan Anda sendiri.

5. Persiapkan cuti Anda

Setelah cuti Anda disetujui, Anda dapat mengirim email sederhana atau menulis catatan singkat untuk berterima kasih kepada supervisor atau manajer SDM Anda karena telah menyetujui waktu cuti.

Sebaiknya tuliskan informasi cuti Anda dan detail terkait pekerjaan Anda sebagai referensi rekan kerja yang mengambil alih tanggung jawab Anda saat Anda pergi. Anda mungkin ingin memberi tahu kolega dan penyelia lain bahwa Anda akan berada di luar kantor dengan email singkat yang menyertakan tanggal cuti, nomor darurat, dan siapa yang harus dihubungi saat Anda tidak ada.

Pada hari terakhir Anda sebelum pergi cuti, Anda dapat mengatur pesan balasan otomatis dengan akun email Anda sehingga siapa pun yang mengirim email kepada Anda akan tahu bahwa Anda tidak hadir. Ini bisa sangat sederhana, seperti ini:

Pengirim yang terhormat,

Terima kasih atas email Anda, namun saya cuti dari (tanggal awal) hingga (tanggal berakhir). Selama waktu ini, saya tidak akan memiliki (atau terbatas) akses ke email saya. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi (nama) di (informasi kontak).

Terima kasih,
Namamu

Untuk kemudahan proses pengajuan cuti bagi karyawan, Anda juga bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR Gajihub yang memiliki fitur manajemen cuti bagi karyawan. Jika tertarik Anda bisa mencobanya secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Apa Itu MoU: Pengertian, Ciri-ciri, dan Contoh MoU yang Baik dan Benar

Template Surat Cuti

Berikut adalah template yang dapat Anda gunakan untuk menulis surat cuti tahunan:

[Nama lengkap Anda]
[Alamat Anda]
[Telepon Anda

[Nama Supervisor]
[Alamat Supervisor]
[Telepon Supervisor]

[Tanggal]

Salutation [Nama Penerima atau frasa seperti “Kepada Siapa Yang Berkepentingan”],

Badan [Tulis paragraf yang jelas yang menyatakan bahwa Anda ingin mengambil cuti tahunan, tanggal, alasannya, dan informasi terkait lainnya.]

[Penutupan]
[Namamu]

Contoh Surat Cuti

Berikut adalah contoh surat cuti tahunan:

Anton
Jalan ABC, RT 3 Nomor 8
0123456789

PT XYZ Selalu Untung
Departemen Sumber Daya Manusia
Jln Mulu Menikah Tidak
02112345678

Untuk Perhatian,

Saya ingin meminta persetujuan untuk menggunakan 10 hari dari waktu cuti tahunan saya, dari 1 Juli 2020 hingga 12 Juli 2020. Saya meminta hari cuti tahunan ini karena alasan pribadi, untuk melakukan pernikahan dan bulan madu saya.

Saya telah mendapat persetujuan dari atasan saya untuk tanggal cuti ini, dan Lina Harianti akan menanggung tanggung jawab saya selama saya tidak hadir. Dalam keadaan darurat, Anda dapat menghubungi saya di nomor ponsel pribadi saya, yang ada di file saya.

Juga, Anda bisa menemukan terlampir formulir aplikasi cuti tahunan perusahaan.

Salam,
Anton

Baca juga: Pengertian SOP, Tips Membuatnya, dan Contoh Templatenya

Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Surat Cuti Tahunan

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum tentang surat cuti tahunan:

Apa ada tips untuk menulis surat cuti tahunan?

Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat cuti tahunan:

• Jaga agar surat tetap pendek dan ringkas.
• Sertakan formulir aplikasi cuti jika perusahaan Anda memilikinya.
• Pastikan kontennya formal dan tidak terlalu pribadi.
• Gunakan bahasa yang profesional dan sopan.
• Sebutkan tanggal spesifik Anda akan absen.
• Jelaskan secara singkat tujuan ketidakhadiran Anda.
• Tinjau kebijakan cuti tahunan perusahaan Anda sebelum mengirimkan surat.
• Sebutkan rekan kerja yang akan menangani masalah apa pun selama Anda tidak ada.
• Kirimkan surat atau aplikasi Anda dengan banyak pemberitahuan sebelumnya.

Bagaimana cara mengajukan cuti tahunan?

Biasanya ada tiga cara berbeda untuk meminta cuti tahunan, tetapi sebaiknya siapkan kebijakan perusahaan Anda atau tanyakan kepada departemen SDM Anda untuk proses yang direkomendasikan.

Ketiga cara tersebut adalah:

Online

Banyak perusahaan menggunakan sistem online atau menggunakan software HRIS yang membuat Anda dapat mengajukan cuti dengan mudah. Ikuti prosedur online perusahaan Anda untuk mengirimkan permintaan, lalu tindak lanjuti dengan email kehormatan kepada supervisor Anda.

Sebaiknya kirim email ke supervisor Anda jika cuti Anda mendesak dan Anda membutuhkannya untuk segera disetujui, jika ada informasi lebih lanjut yang perlu diketahui supervisor Anda bahwa Anda tidak dapat mengirimkan secara online atau jika supervisor Anda tidak memiliki akses untuk melihat Anda secara online meminta.

Tertarik dengan pengajuan cuti online yang mudah dan praktis? Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub secara gratis melalui tautan ini.

Email atau surat

Jika perusahaan Anda tidak menggunakan portal atau sistem online, maka opsi tradisional adalah membuat permintaan Anda secara tertulis melalui surat fisik atau email.

Lihat apakah kebijakan perusahaan Anda memiliki arahan khusus, dan jika tidak, berikan permintaan tertulis Anda kepada supervisor dan departemen SDM.

Secara lisan

Ini adalah pilihan yang paling tidak ideal kecuali Anda bekerja untuk perusahaan kecil, karena tidak ada dokumentasi.

Kadang-kadang mendapatkan persetujuan lisan untuk aplikasi Anda sebelum Anda mengirimkan permintaan Anda secara online atau secara tertulis dapat membantu, karena memungkinkan Anda mengetahui kemungkinan mendapatkan persetujuan dan Anda dapat mendiskusikan masalah potensial sebelum mengirimkan permintaan Anda.

Yang terbaik adalah menindaklanjuti persetujuan lisan dengan persetujuan tertulis.

Baca juga: 6 Jenis Tenaga Kerja dan Contohnya yang Wajib Anda Ketahui

Apa saja yang perlu diperhatikan sebelum mengajukan cuti tahunan?

Sebelum meminta cuti tahunan, penting untuk memikirkan bagaimana ketidakhadiran Anda dapat memengaruhi tim, departemen, dan perusahaan Anda.

Anda dapat mempertimbangkan tanggal yang berbeda untuk cuti Anda jika perusahaan Anda membutuhkan Anda selama waktu yang penting. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:

Periode pemberitahuan

Periksa apakah kebijakan perusahaan Anda memerlukan sejumlah pemberitahuan sebelum mengajukan permintaan Anda. Mungkin juga merupakan ide yang baik untuk memastikan penyelia Anda memiliki cukup waktu untuk merencanakan cuti Anda dan mengatasi ketidakhadiran Anda.

Saldo cuti

Cuti tahunan biasanya bertambah per jam atau hari dengan setiap gaji, jadi Anda mungkin ingin memeriksa saldo cuti tahunan Anda untuk melihat apakah Anda memiliki cukup waktu untuk memenuhi permintaan Anda. Jika tidak, permintaan Anda mungkin ditolak atau tidak dibayar.

Penggantian

Jika Anda perlu mencari rekan kerja untuk menutupi Anda selama ketidakhadiran Anda dan memastikan tugas Anda selesai, maka Anda mungkin ingin mencari rekan kerja itu dan berbicara dengan mereka sebelum mengajukan permintaan cuti Anda.

Hari Libur

Hari libur umum yang sudah dibayar hari libur sering diabaikan ketika karyawan merencanakan waktu libur kerja. Anda dapat memeriksa ulang apakah tanggal cuti Anda sudah tercakup oleh tanggal merah atau hari libur.

Baca juga: Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi: Mana yang Lebih Baik?

Bagaimana cuti tahunan dibandingkan dengan jenis cuti lainnya?

Ada banyak jenis cuti yang diberikan perusahaan kepada karyawannya. Akan sangat membantu untuk memahami berbagai jenis cuti, sehingga Anda tahu jenis mana yang harus diminta. Jenis cuti yang umum meliputi:

Cuti tahunan

Jenis cuti yang sangat umum ini memberikan hak kepada karyawan untuk sejumlah hari cuti berbayar tertentu yang dapat Anda gunakan dalam blok atau bersama-sama.

Cuti liburan

Bagi kebanyakan perusahaan, cuti liburan adalah bagian dari cuti tahunan. Seringkali hanya peran penting yang membedakan antara cuti tahunan dan cuti liburan.

Cuti sakit

Majikan terkadang menghitung hari-hari ini secara terpisah dari cuti tahunan, dan karyawan menggunakan hari-hari ini ketika mereka terlalu sakit untuk bekerja. Terkadang catatan dokter adalah wajib untuk digunakan hari ini.

Cuti tidak dibayar

Cuti kerja kali ini tidak dibayar dan terjadi ketika Anda kehabisan cuti tahunan atau memiliki keadaan darurat yang tidak dapat menunggu prosedur persetujuan normal.

Cuti pendidikan

Cuti berbayar khusus ini memberi karyawan kemampuan untuk menghadiri kelas, konferensi, seminar atau acara pendidikan lainnya untuk mendapatkan pengalaman lapangan atau gelar yang lebih tinggi.

Cuti hamil atau paternitas

Sebagian besar waktu cuti jenis ini dibayar. Ini memberi ibu dan ayah waktu istirahat sebelum, selama atau setelah memiliki anak atau mengadopsi anak.

Cuti khusus

Dalam keadaan yang tidak menguntungkan, bahkan dalam krisis pribadi atau kematian orang yang dicintai, perusahaan memberikan cuti ini sehingga karyawan mereka dapat meluangkan waktu yang mereka butuhkan untuk berduka atau menangani masalah pribadi lainnya.