Surat rekomendasi kerja menjadi dokumen penting ketika melamar kerja. Surat ini menjadi dokumen penting yang akan menjadi pendukung seorang kandidat saat melamar sebuah pekerjaan. Anda mungkin akan membutuhkan contoh surat rekomendasi kerja sebagai referensi.
Surat rekomendasi kerja diberikan oleh HRD atau atasan yang berisi penjelasan kompetinsi yang dimiliki oleh seseorang, yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu. Dokumen ini menjadi penunjang ketika seseorang melamar kerja.
Lalu bagaimana cara membuat surat rekomendasi kerja ini? Berikut penjelasan cara membuat surat rekomendasi kerja dan contoh surat rekomendasi kerja:
Apa Itu Surat Rekomendasi Kerja?
Surat rekomendasi kerja adalah dokumen formal yang ditulis oleh atasan, kolega, atau kontak profesional yang dapat membuktikan kemampuan, karakter, dan prestasi kerja seseorang. Untuk seorang fresh graduate, surat rekomendasi ini ditulis oleh dosen akademi dengan isi surat menyatakan bahwa seseorang memiliki kualifikasi tertentu.
Surat rekomendasi berfungsi sebagai dukungan persuasif untuk karyawan, menyoroti kekuatan dan kualifikasi mereka sambil memberikan wawasan berharga bagi calon pemberi kerja, institusi akademik, atau asosiasi profesional.
Di dalam surat rekomendasi ini terdapat beberapa informasi, diantaranya:
- Kemampuan yang dimiliki
- Evaluasi kemampuan yang dimiliki
- Hasil kerja
- Etika kerja
Baca Juga: 10 Contoh MoU dan Download Template Gratisnya
Siapa yang Dapat Menulis Surat Rekomendasi untuk Kerja?
Ketika mencari surat rekomendasi untuk karyawan, penting untuk mempertimbangkan individu yang dapat memberikan dukungan yang kuat dan kredibel terhadap kualifikasi, keterampilan, dan etos kerja karyawan. Berikut ini adalah individu-individu kunci yang biasanya cocok untuk menulis surat rekomendasi untuk seorang karyawan:
- Manajer atau Supervisor
- Rekan Kerja atau Rekan Tim
- Klien atau Pelanggan
- Rekan Sejawat di Industri
- Dosen Akademik atau Profesor
Baca Juga: 10 Contoh Surat Izin Sakit Kerja dan Template Gratisnya
Apa Tujuan Surat Rekomendasi Kerja?
Berikut beberapa tujuan dari surat rekomendasi kerja:
1. Validasi Pencapaian
Tujuan adanya surat rekomendasi kerja yang pertama adalah sebagai cara untuk memberikan validasi pencapaian mantan karyawan selama bekerja. Surat ini akan menjadi bukti pencapaian selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan Anda.
Sebagai HRD, ini adalah cara Anda memberikan apresiasi atas pencapaian yang telah didapatkan mantan karyawan.
2. Konfirmasi Kemampuan
Surat rekomendasi ini digunakan oleh mantan karyawan untuk melamar pekerjaan di perusahaan lain ataupun untuk mendaftar kuliah, surat ini digunakan untuk mengonfirmasi kemampuan yang dimiliki oleh mantan karyawan.
Ini menjadi dokumen penguat kemampuan yang telah ditulis di CV dan juga portofolio.
3. Bukti Keunggulan
Surat rekomendasi juga bisa menjadi bukti mantan karyawan Anda lebih unggul dibandingkan kandidat lainnya. Ini adalah bukti pendukung yang akan membuat HRD di perusahaan lain akan mempertimbangkan mantan karyawan Anda.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Permohonan Magang dan Tips Membuatnya
Apa Saja Struktuk Surat Rekomendasi Kerja?
Berikut struktur surat rekomendasi kerja yang wajib Anda pahami:
1. Perkenalan Singkat
Struktur yang pertama adalah perkenalan singkat tentang siapa yang menulis surat tersebut dan hubungan dengan nama yang tertulis di surat. Anda bisa menuliskan nama, jabatan, dan nama perusahaan di bagian ini.
Di bawahnya Anda bisa menuliskan informasi mengenai pemohon surat, yang terdiri atas nama dan alamat.
Contoh:
Yang terhormat [masukkan nama],
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Anggita Dewi
Jabatan: Direktur HR
Yang di bawah ini bertindak atas nama [nama perusahaan] merekomendasikan:
Nama: Yuricha Andien
Alamat: Jakarta
2. Tujuan Surat Rekomendasi
Struktur kedua dalam surat ini adalah tujuan surat rekomendasi. Anda menuliskan tujuan Anda menulis surat tersebut yakni memberikan rekomendasi atas mantan karyawan di perusahaan Anda.
Di bagian ini Anda bisa memberikan penilaian yang baik kepada mantan karyawan Anda tersebut dengan menjelaskan kualifikasi dan juga etika dalam bekerja.
Contoh:
Sebagai seorang karyawan, Saudari Yuricha Andien selalu memberikan dedikasi terbaik. Selama Saudari Yuricha Andien berada di tim saya, Saudari Yuricha Andien berhasil menaikan omzet hingga 200%. Selama 5 bekerja di perusahaan kami, Saudari Yuricha Andien memiliki jabatan terakhir sebagai manajer pemasaran.
3. Pernyataan Optimisme
Selanjutnya Anda bisa memberikan pernyataan optimisme atas kinerja pemohon surat. Anda yakinkan bahwa pemohon surat dapat bekerja dengan baik:
Contoh:
Saya sangat percaya bahwa Saudari Yuricha Andien dapat bekerja dengan baik dan memberikan kontribusi yang besar untuk perusahaan Bapak/Ibu.
4. Penutup
Terakhir, Anda bisa menuliskan penutup surat.
Contoh:
Demikian surat rekomendasi ini dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 10 Januari 2024.
Hormat kami,
Anggita Dewi.
5. Tanda Tangan
Jangan lupa untuk melengkapi surat rekomendasi dengan tanda tangan Anda. Anda juga bisa memberikan nama jelas dan kontak informasi yang dapat dihubungi.
Baca Juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja, Arti, dan Manfaatnya
Bagaimana Cara Menulis Surat Rekomendasi Kerja?
Jadi, apa yang harus Anda sampaikan ketika membuat surat rekomendasi kerja? Berikut ini adalah proses yang efisien yang bisa Anda gunakan sejak awal:
1. Ketahui Tujuannya
Apa yang harus ditulis dalam surat rekomendasi tergantung pada tujuan surat tersebut. Apakah mantan anggota tim Anda melamar ke program master, magang, atau pekerjaan?
Kemudian kepada siapa Anda perlu mengalamatkan surat tersebut dan apa yang kemungkinan besar akan membuat orang tersebut tertarik? Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda memasukkan informasi yang tepat.
Misalnya, jika mantan anggota tim Anda melamar program pendidikan tentang pembelajaran mesin, akan lebih membantu jika Anda menyertakan seberapa baik kinerja mereka dalam proyek pembelajaran mesin di bawah pengawasan Anda. Atau, jika Anda tahu bahwa pekerjaan yang ingin mereka dapatkan membutuhkan keterampilan kepemimpinan, berikan contoh yang relevan juga.
Jika Anda tidak memiliki informasi ini, pertimbangkan untuk bertanya kepada mantan murid atau kolega Anda untuk mendapatkan informasi lebih lanjut atau pilih contoh yang lebih umum untuk disertakan.
2. Sesuaikan dengan Orang yang Meminta Rekomendasi
Kedua adalah dengan menyesuaikan surat rekomendasi dengan orang yang akan menerima surat ini. Bagaimana tentang pekerjaan orang tersebut atau pengalaman Anda sendiri dengan mereka.
Jika mereka adalah mantan karyawan di perusahaan Anda, mereka mungkin pernah menyelesaikan proyek di bawah pengawasan Anda. Jika mereka adalah mantan anggota tim, Anda dapat melihat catatan yang tersedia tentang kinerja mereka.
Secara umum, cobalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apa hubungan kerja saya dengan orang ini?
- Proyek apa yang mereka kerjakan di bawah pengawasan saya?
- Apakah saya ingat dua contoh kinerja yang baik atau sikap positif yang ditunjukkan oleh orang tersebut?
- Apa dua atau tiga kualitas yang saya tahu dimiliki oleh orang tersebut?
- Apakah ada sesuatu yang sangat mengesankan tentang orang ini atau pengetahuannya.
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda dalam membuat surat rekomendasi.
3. Mulailah dengan Template Ini
Anda bisa membuat contoh surat rekomendasi kerja ini menggunakan template di bawah ini:
Yang terhormat [masukkan nama],
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama:
Jabatan:
Yang di bawah ini bertindak atas nama [nama perusahaan] merekomendasikan:
Nama:
Alamat:
Sebagai seorang karyawan, [nama_karyawan] selalu [masukkan kualitas]. Selama [nama karyawan] berada di tim saya, [nama karyawan] berhasil [masukkan contoh].
Saya selalu mengutamakan [masukkan kualitas] di antara anggota tim saya dan [nama_karyawan] tidak pernah gagal memberikannya. Contohnya adalah ketika [masukkan contoh].
[Nama_karyawan] sangat menyenangkan untuk diajak bekerja sama dan saya tidak akan ragu untuk mempekerjakan [dia] lagi.
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai [nama karyawan], jangan ragu untuk menghubungi saya di [nomor telepon].
Terima kasih,
[Nama dan tanda tangan Anda]
4. Sesuaikan draf Anda
Templat tersebut akan memberi Anda garis besar tentang apa yang dapat Anda sertakan, tetapi jangan ragu untuk memodifikasinya atau menambahkan sebanyak mungkin contoh yang Anda anggap penting. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
- Gunakan satu atau dua kalimat untuk memberikan konteks pada setiap contoh Anda.
- Gunakan suara Anda sendiri. Setiap bagian dari teks akan memiliki dampak yang lebih besar jika terdengar alami dan otentik.
- Jujurlah. Mantan karyawan Anda mungkin akan bertanya tentang contoh yang Anda berikan. Jangan membumbui agar terlihat bagus karena hal ini akan terlihat pada akhirnya.
- Sebagai contoh, lihat contoh surat rekomendasi yang telah dimodifikasi untuk dua kasus (informasi dan nama yang dicantumkan adalah fiksi).
Baca Juga: Download Contoh Surat Rekomendasi Karyawan dan Template Gratisnya
Apa Saja Tips Menulis Surat Rekomendasi Kerja?
Agar membuat surat rekomendasi menjadi semakin mudah, berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan:
1. Pahami Tujuan dan Konteks
Luangkan waktu untuk memahami mengapa seseorang membutuhkan surat rekomendasi dan tujuan spesifik yang akan dilayaninya. Apakah untuk melamar pekerjaan, masuk akademis, atau asosiasi profesional?
Memahami konteksnya akan membantu Anda menyesuaikan surat tersebut.
2. Kumpulkan Informasi yang Relevan
Mintalah informasi yang diperlukan dari orang yang meminta rekomendasi, seperti resume, prestasi, dan bidang tertentu yang mereka ingin Anda bahas. Selain itu, renungkan pengalaman pribadi dan interaksi Anda dengan orang tersebut untuk mengumpulkan contoh dan anekdot spesifik yang menyoroti kelebihan mereka.
3. Struktur Surat
Gunakan format profesional untuk surat rekomendasi Anda. Mulailah dengan pendahuluan yang jelas yang membangun hubungan Anda dengan individu dan tujuan surat tersebut.
Aturlah isi surat menjadi beberapa bagian yang berbeda, dengan fokus pada aspek-aspek yang berbeda dari kualifikasi, keterampilan, dan karakter individu. Sebagai penutup, berikan ringkasan yang percaya diri dan positif, yang mengungkapkan rekomendasi Anda.
4. Soroti Kualifikasi dan Keterampilan
Jelaskan kualifikasi, keterampilan, dan keahlian individu yang relevan dengan peran atau bidang yang diinginkan. Berikan gambaran singkat mengenai latar belakang, posisi, dan tanggung jawab mereka.
Gunakan contoh dan pencapaian spesifik untuk menunjukkan kemampuan mereka. Misalnya, soroti proyek yang berhasil mereka selesaikan, sertifikasi yang mereka peroleh, atau tujuan yang mereka capai.
5. Tekankan Atribut dan Karakter Pribadi
Soroti kualitas pribadi individu yang membuat mereka menonjol. Diskusikan etos kerja, profesionalisme, integritas, dan kemampuan mereka untuk berkolaborasi secara efektif.
Gunakan contoh-contoh spesifik di mana mereka menunjukkan sifat-sifat ini, seperti menangani situasi sulit, memimpin tim, atau melakukan lebih dari yang ditugaskan.
6. Pertahankan Nada Positif dan Objektif
Gunakan bahasa yang profesional dan objektif di seluruh surat. Hindari pujian yang berlebihan atau bahasa yang terlalu emosional.
Sebaliknya, fokuslah untuk memberikan contoh dan bukti konkret untuk mendukung klaim Anda tentang kualifikasi dan kekuatan individu tersebut. Jujur dan tuluslah dalam penilaian Anda sambil mengekspresikan antusiasme dan kepercayaan diri Anda terhadap kemampuan mereka.
7. Koreksi dan Kirim
Tinjau surat secara menyeluruh untuk kejelasan, tata bahasa, dan koherensi. Pastikan bahwa surat tersebut terstruktur dengan baik dan mengalir dengan lancar dari satu poin ke poin lainnya.
Periksa apakah ada kesalahan ketik atau ketidakkonsistenan. Setelah Anda puas dengan versi finalnya, tandatangani surat tersebut dengan menggunakan nama lengkap, jabatan profesional, dan informasi kontak Anda.
Kirimkan surat tersebut sebelum tenggat waktu yang ditentukan dan melalui metode yang sesuai, apakah itu email, pengiriman online, atau surat pos.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Paklaring Kerja dan Juga Templatenya
Bagaimana Contoh Surat Rekomendasi Kerja yang Baik dan Benar?
Berikut contoh surat rekomendasi kerja yang bisa Anda jadikan referensi:
Contoh surat rekomendasi 1
Contoh surat rekomendasi 2
Contoh surat rekomendasi 3
Contoh surat rekomendasi 4
Contoh surat rekomendasi 5
Contoh surat rekomendasi 6
Contoh surat rekomendasi 7
Contoh surat rekomendasi 8
Contoh surat rekomendasi 9
Contoh surat rekomedasi 10
Baca Juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Download Template Surat Rekomendasi Kerja
Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat rekomendasi kerja, Anda bisa mendownload template surat rekomendasi kerja di sini:
Download Template Surat Rekomendasi Kerja Bahasa Indonesia
Download Template Surat Rekomendasi Kerja Bahasa Inggris
Baca Juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi
Kesimpulan
Dari penjelasan artikel yang ada di atas surat rekomendasi kerja dapat digunakan oleh seseorang sebagai bukti kualifikasi yang dimilikinya. Surat ini bisa dibuat oleh atasan ataupun HRD dan berguna untuk melamar pekerjaan.
Anda bisa menggunakan contoh surat rekomendasi kerja dan template yang ada di sini untuk memudahkan Anda dalam membuat surat rekomendasi kerja.
Pengelolaan karyawan menjadi bagian penting bagi sebuah perusahaan. Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang akan memudahkan pengelolaan karyawan. GajiHub dilengkapi berbagai fitur seperti payroll, absensi, BPJS, PPh 21, cuti dan izin, employee self service, hingga akuntansi yang semuanya akan mempermudah pengelolaan karyawan.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.