Perusahaan perlu memiliki sistem yang teratur untuk mencatat proses, prosedur, dan kebijakan untuk memastikan konsistensi dalam kegiatan operasional perusahaan. Hal inilah yang membuat SOP tim financial sangat penting.
SOP memiliki peran khusus dalam dunia keuangan, dan ada berbagai cara untuk memanfaatkannya guna meningkatkan efisiensi kegiatan operasional sehari-hari di dalam perusahaan Anda.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu SOP tim finansial, manfaat, hingga contohnya.
Apa Saja Tugas Tim Finansial
SOP tim finansial adalah petunjuk atau pedoman tertulis untuk mengerjakan tugas dan proses tertentu. Dokumen ini menjelaskan kebijakan, proses, dan standar untuk semua operasi finansial.
SOP membantu memastikan bahwa semua kegiatan akuntansi dan keuangan dilakukan dengan konsisten dan akurat, mengikuti praktik terbaik dan persyaratan regulasi.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Sales, Manfaat, dan Cara Penggunaannya
Apa Saja Tugas dari Tim Financial?
Tugas khusus dari tim akuntansi mencakup banyak hal, berikut adalah daftar beberapa tanggung jawab mereka:
1. Pencatatan dan Dokumentasi Keuangan
Tim finansial bertanggung jawab untuk mencatat setap transaksi keuangan yang melibatkan perusahaan. Hal ini mencakup menyelaraskan laporan keuangan dan semua akun keuangan lainnya.
Dokumentasi yang baik juga penting, termasuk catatan dan bukti transaksi untuk mendukung keakuratan catatan keuangan.
2. Pelaporan Keuangan dan Analisis
Setelah mencatat transaksi, tim finansial membuat laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, dan arus kas. Mereka juga menganalisis data keuangan untuk memberikan wawasan kepada manajemen mengenai kesehatan keuangan perusahaan.
3. Anggaran dan Prediksi Keuangan
Tim finansial harus mencakup cara membuat anggaran dan prediksi keuangan, untuk membantu manajemen merencanakan kegiatan operasional ke depannya. Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan dan memastikan bahwa setiap departemen mematuhi anggaran yang telah ditetapkan.
4. Manajemen Arus Kas Masuk dan Keluaar
Manajemen arus kas adalah tanggung jawab penting tim finansial, termasuk memproses semua faktur dari vendor, mengelola hubungan dengan vendor, menangani ketidaksesuaian atau pertanyaan pembayaran, dan memantau pembayaran yang diterima dari pelanggan.
5. Proses Penggajian
Sebagai tim finansial, bersama tim HR Anda harus memantau catatan gaji karyawan, termasuk detail gaji, tunjangan, dan potongan. Anda harus menghitung dan memproses pengembalian biaya karyawan, bonus, dan komisi lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan dan aturan pajak yang berlaku.
6. Pengisian Pajak
Anda juga bertanggung jawab untuk menyusun dan menyampaikan laporan pendapatan bisnis yang terkena pajak kepad apihak berwenang, serta memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi semua kewajiban pajak dan aturan yang berlaku.
Baca Juga: Contoh SOP Tim HR, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
Apa Saja Jenis SOP Tim Finansial?
Berikut adalah beberapa jenis SOP tim finansial yang perlu Anda ketahui:
1. SOP Piutang Usaha
Piutang usaha adalah pembayaran yang harus diterima oleh perusahaan dari pelanggan atas barang dan jasa yang diberikan dengan sistem kredit. SOP untuk mengelola fungsi ini mencakup:
- Prosedur pemrosesan pembayaran, termasuk pedoman penagihan, pembuatan faktur, pencatatan pembayaran, pembaruan akun pelanggan, dan penerimaan berbagai bentuk pembayaran.
- Prosedur pengelolaan utang untuk menangani pelanggan yang gagal membayar atau membayar terlambat, serta sistem untuk mengambil tindakan hukum jika diperlukan.
- Prosedur komunikasi dengan pelanggan, meliputi penanganan saldo yang belum dibayar, pengingat pembayaran, dan panduan untuk menanggapi sengketa atau pertanyaan pelanggan.
- Prosedur pelaporan dan analisis untuk menghasilkan laporan terkait piutang usaha.
2. SOP Hutang Usaha
Hutang usaha mencakup jumlah yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada kreditur dalam jangka waktu tertentu. SOP meliputi:
- Prosedur pemrosesan faktur, termasuk langkah-langkah menerima, meninjau, dan memproses faktur vendor, konfirmasi penerimaan barang atau jasa, dan pemeriksaan ketidaksesuaian atau kesalahan.
- Alur kerja persetujuan faktur, yang merinci langkah-langkah persetujuan dan menentukan individu atau departemen yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui faktur pada tingkatan yang berbeda.
- Syarat dan ketentuan pembayaran, yang menentukan syarat-syarat pembayaran yang harus diikuti oleh organisasi, seperti tanggal jatuh tempo, diskon pembayaran awal, dan denda keterlambatan pembayaran.
- Prosedur pemrosesan pembayaran, yang menjelaskan langkah-langkah untuk memproses pembayaran vendor, mendapatkan tanda tangan atau otorisasi yang diperlukan, dan menjaga dokumentasi yang sesuai.
- Manajemen vendor, yang mencakup pedoman untuk mengelola hubungan dengan vendor, memperbarui informasi vendor, dan menyelesaikan pertanyaan atau masalah vendor.
3. SOP Kepatuhan Pajak
SOP kepatuhan pajak diperlukan agar tim keuangan dan akuntansi tetap sejalan dengan hukum dan melindungi perusahaan dari masalah terkait pajak. Beberapa hal yang dicakup dan dipantau oleh SOP pajak mencakup:
- Identifikasi undang-undang dan regulasi pajak yang berlaku untuk bisnis.
- Panduan untuk mempertahankan catatan pajak yang akurat dan terorganisir.
- Batas waktu untuk mengajukan pengembalian pajak dan membayar pajak, serta tanggung jawab yang ditetapkan untuk individu yang terlibat dalam pengajuan dan pembayaran.
- Proses untuk melakukan pemeriksaan kepatuhan secara periodik, audit internal, self-assessment, atau melibatkan profesional pajak eksternal untuk meninjau kepatuhan pajak dan mengidentifikasi area perbaikan.
- Pedoman untuk mendokumentasikan keputusan, tindakan, dan prosedur terkait pajak, serta penanganan pemeriksaan dan sengketa pajak.
4. SOP Manajemen Arus Kas
SOP untuk manajemen arus kas mengendalikan dan memonitor pergerakan dana masuk dan keluar dari suatu organisasi sehingga selalu ada cukup kas untuk menutupi kebutuhan operasional. Beberapa SOP ini meliputi:
- Perencanaan arus kas yang menjelaskan metode, alat, dan jangka waktu untuk memproyeksikan arus kas masuk dan keluar.
- Manajemen pengeluaran yang menetapkan prosedur untuk membuat anggaran, memantau, dan mengendalikan pengeluaran, termasuk pedoman untuk meninjau dan menyetujui pengeluaran, bernegosiasi syarat pembayaran dengan vendor, dan mengoptimalkan aliran kas keluar.
- Pemantauan arus kas yang struktural dalam prosedur untuk memantau arus kas secara berkala, merencanakan frekuensi analisis arus kas, seperti harian, mingguan, atau bulanan, dan menetapkan metrik atau indikator kunci yang akan dilacak.
- Pelaporan arus kas yang menentukan persyaratan pelaporan untuk manajemen arus kas, prosedur untuk menghasilkan laporan arus kas, proyeksi, dan laporan lain yang relevan.
5. SOP Perbankan dan Investasi
Sektor perbankan dan investasi sangat diatur, dan kepercayaan serta kerahasiaan sangat penting.
SOP ini berguna untuk memastikan kepatuhan terhadap standar industri mencakup berbagai kegiatan perbankan dan investasi, termasuk:
- Mendefinisikan dengan jelas peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan unit perbankan dan investasi, termasuk karyawan, manajer, petugas kepatuhan, dan auditor.
- Menjelaskan undang-undang, regulasi, dan standar industri yang relevan yang mengatur kegiatan perbankan dan investasi serta panduan tentang cara patuh terhadapnya.
- Mendeskripsikan proses pemeriksaan mendalam pelanggan untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan anti-pencucian uang (AML) dan ketahui pelanggan Anda (KYC).
- Mendetailkan prosedur untuk membuka dan menjaga akun pelanggan, termasuk dokumentasi yang diperlukan, proses persetujuan, penilaian risiko, dan tinjauan berkala.
- Menjelaskan berbagai produk dan layanan investasi yang ditawarkan oleh unit perbankan, seperti rekening tabungan, deposito berjangka, reksa dana, dan perdagangan efek.
- Mendetailkan kerangka manajemen risiko untuk unit perbankan dan investasi, mencakup area risiko kredit, pasar, likuiditas, operasional, dan kepatuhan, serta menetapkan prosedur untuk identifikasi risiko, penilaian, pemantauan, dan mitigasi risiko.
6. SOP Rekonsiliasi Bank
SOP rekonsiliasi bank menguraikan proses untuk mencocokkan saldo rekening organisasi dengan informasi yang tercatat dalam catatan. Langkah-langkah yang biasanya dicakup oleh SOP ini melibatkan:
- Petunjuk untuk mengumpulkan laporan bank.
- Prosedur rinci untuk mendamaikan rekening dan memverifikasi cek dan pembayaran untuk memastikan konsistensi.
- Pedoman untuk menyelidiki ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama proses rekonsiliasi.
- Menetapkan langkah-langkah untuk menyetujui rekonsiliasi final dan lengkap.
- Menetapkan prosedur untuk mendokumentasikan dan menyimpan catatan rekonsiliasi.
7. Manajemen Tugas Berkala dan Pengingat Pembayaran
SOP untuk manajemen tugas berkala dan pengingat pembayaran penting untuk organisasi yang efisien dan pengelolaan keuangan yang baik. SOP ini mencakup informasi seperti:
- Manajemen tugas secara berkala, memecah cara mengelola tugas yang harus dilakukan secara teratur, seperti laporan bulanan, pemeliharaan rutin, atau pertemuan terjadwal.
- SOP pengingat pembayaran, merinci bagaimana perusahaan mengelola pengingat pembayaran dan platform atau perangkat lunak apa yang digunakan untuk mengotomatisasi proses pengingat pembayaran.
9. Metodologi Persetujuan dan Alur Proses
SOP metodologi persetujuan dan alur proses dirancang untuk menetapkan pedoman dan prosedur yang jelas untuk mendapatkan persetujuan dalam suatu organisasi. SOP ini memberikan instruksi untuk:
- Memulai permintaan persetujuan.
- Menetapkan kriteria persetujuan.
- Menentukan tingkat kewenangan yang diperlukan untuk keputusan berbeda.
- Menetapkan aturan dan pedoman untuk mendapatkan persetujuan.
- Menyebarkan proposal melalui saluran yang tepat.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Sales, Manfaat, dan Cara Penggunaannya
Bagaimana Cara Mengoptimalkan SOP Tim Financial?
Tujuan SOP tim financial adalah membuat prosedur mengenai keuangan perusahaan lebih jelas, mudah diikuti, dan relvevan. Untuk mencapai hal tersebut ada beberapa cara yag perlu Anda lakukan, di antaranya:
1. Jelaskan Tujuan, Peran, dan Tanggung Jawab
Mulailah setiap SOP dengan menyatakan dengan jelas tujuan dan objektifnya. Ini membantu pengguna memahami cakupan dan maksud prosedur serta membentuk pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan.
2. Sederhanakan Pembuatan SOP Anda
Gunakan template yang telah dirancang sebelumnya, seperti template Standard Operating Procedure (SOP), untuk standarisasi SOP Anda.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana
Tulis dengan bahasa sederhana agar siapa pun yang membaca SOP tahu apa yang harus dilakukan. Gunakan daftar atau poin untuk merinci setiap tindakan, hindari istilah teknis kecuali jika diperlukan, dan tambahkan bantuan visual seperti diagram atau tangkapan layar untuk menjelaskan proses yang kompleks.
4. Tinjauan dan Pembaruan Berkala
Tinjau dan perbarui SOP secara berkala untuk memastikan keakuratannya. Anda bisa mememinta feedabck dari pengguna SOP untuk pembaruan atau evaluasi yang diperlukan.
5. Pelatihan dan Komunikasi
Selain membuat SOP, berikan pelatihan kepada karyawan yang menggunakannya. Kemudian, tetaplah untuk berkomunikasi dengan tim dan sampaikan pembaruan secara efektif.
6. Dokumentasi dan Pengendalian Versi
Setiap kali SOP diubah, catat revisinya. Sertakan siapa yang melakukan perubahan, kapan perubahan itu dilakukan, dan apa yang telah diubah. Pastikan untuk mendokumentasikan persetujuan dari pihak yang berwenang.
Tanggal efektif juga penting untuk dicatat. Hal ini menunjukkan kapan SOP terbaru mulai berlaku. Semua informasi ini menjadi referensi mudah dan membantu dalam melacak kepatuhan terhadap prosedur yang diterapkan.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Marketing, Cara Membuat, dan Manfaatnya
Bagaimana Contoh SOP Tim Financial?
Sebagai referensi, berikut adalah beberapa contoh SOP tim financial terkait urusan keuangan perusahaan:
1. SOP Pencatatan dan Dokumentasi Keuangan
Tujuan
Memastikan setiap transaksi keuangan terdokumentasi dengan benar untuk mencapai akurasi laporan keuangan.
Langkah-langkah
- Menyusun faktur secara sistematis, mencakup rincian transaksi, tanggal jatuh tempo, dan informasi penting lainnya.
- Mencatat setiap pembayaran dengan mencocokkan nomor faktur, memperbarui buku besar, dan menyelaraskan laporan keuangan.
- Menjaga dokumentasi yang rapi, termasuk struk, kontrak, dan catatan transaksi untuk mendukung keakuratan catatan keuangan.
2. SOP Pelaporan Keuangan dan Analisis
Tujuan
Memberikan informasi finansial yang jelas dan terstruktur untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
Langkah-langkah
- Membuat laporan keuangan secara teratur dengan menggabungkan data dari berbagai departemen.
- Menganalisis laporan keuangan untuk mengidentifikasi tren, membandingkan kinerja dengan target, dan mengevaluasi kondisi keuangan perusahaan.
- Menyajikan temuan analisis secara komprehensif dalam rapat manajemen.
3. SOP Manajemen Arus Kas Masuk dan Keluar
Tujuan
Memastikan ketersediaan dana yang cukup untuk menutupi kebutuhan operasional sehari-hari.
Langkah-langkah
- Mengelola faktur dari vendor, termasuk verifikasi penerimaan barang atau jasa dan memastikan kesesuaian dengan kontrak.
- Memantau semua pembayaran dari pelanggan, menangani pertanyaan atau sengketa pembayaran, dan memberikan pelayanan pelanggan yang efektif.
- Mengoptimalkan aliran kas keluar dengan mengevaluasi dan menyetujui pengeluaran sesuai kebijakan perusahaan.
4. SOP Pengisian Pajak
Tujuan
Menjaga kepatuhan perusahaan terhadap aturan dan regulasi pajak.
Langkah-langkah
- Mengidentifikasi undang-undang dan regulasi pajak yang relevan dengan operasi bisnis.
- Menjaga catatan pajak yang akurat dan terorganisir, termasuk bukti dukungan yang diperlukan.
- Mengajukan pengembalian pajak tepat waktu dan memastikan pembayaran pajak sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
5. SOP Piutang Usaha
Tujuan
Menjamin pembayaran tepat waktu dari pelanggan dan mengelola risiko piutang.
Langkah-langkah
- Menetapkan prosedur pembuatan faktur, termasuk informasi yang harus disertakan dan pembuatan catatan pembayaran.
- Mengelola piutang yang belum dibayar, termasuk menetapkan batas waktu pembayaran, mengirimkan pengingat pembayaran, dan menanggapi pertanyaan pelanggan.
- Membuat laporan dan analisis berkala tentang status piutang untuk mendeteksi tren dan mengambil langkah-langkah preventif.
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa SOP tim financial memiliki peran penting untuk memastikan konsistensi dan akurasi dalam setiap operasi keuangan.
Dokumen ini dapat menjadi panduan yang jelas terkait kebijakan, proses, dan standar yang harus diikuti dalam setiap aktivitas perusahaan terkait keuangan, mulai dari pencatatan transaksi, pelaporan keuangan, manajemen arus kas, hingga pemenuhan kewajiban pajak.
Untuk mengoptimalkan tugas-tugas mereka, tim finandapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan software ini, baik tim finance maupun tim HR bisa menghitung dan mengelola PPh 21 dengan berbagai metode pemotongan pajak, seperti gross, gross up, nett, campuran secara akurat dan otomatis.
Selain itu, Gajihub sudah terintegrasi dengan software akuntansi, Kledo, sehingga penggajian, hutang piutang karyawan, dan pembayaran cicilan juga secara otomatis tercatat di software akuntansi tersebut.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.