Manajemen perusahaan harus memahami cara menghitung presensi absen karyawan, karena hal tersebut menjadi salah satu spek penting dalam manajemen SDM, yang bisa memberikan dampak signifikan pada esfisiensi dan produktivitas perusahaan.
Melalui pelacakan data kehadiran karyawan, manajemen dapat mengelola kinerja secara lebih efektif hingga merencanakan tenaga kerja dengan lebih baik.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas manfaat menghitung presensi karyawan, cara, hingga contohnya.
Apakah Menghitung Kehadiran Karyawan itu Penting?
Ya, memantau dan memahami cara menghitung presensi absen karyawan merupakan hal yang sangat penting. Hal ini dapat membantu meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan.
Organisasi yang menerapkan strategi pencatatan waktu kerja secara efektif dapat membantu karyawan mencapai tujuan proyek, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memperkuat pemahaman keseluruhan tentang hasil kerja karyawan.
Berikut adalah lima alasan penting mengapa setiap organisasi sebaiknya selalu memperhatikan data waktu dan kehadiran karyawan:
1. Mempertahankan Penggajian Tepat Waktu
Pengelolaan gaji karyawan merupakan fungsi HR yang paling krusial, sehingga menjaga menghitung tingkat kehadiran karyawan juga merupakan hal yang sangat penting. Tindakan ini membantu membangun kepercayaan dalam organisasi, melindungi dari masalah hukum yang membutuhkan banyak biaya, serta memperkuat citra perusahaan.
2. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Produktivitas perusahaan sangat tergantung pada pengelolaan waktu dan kehadiran karyawan. Pencatatan waktu yang tepat dapat membantu melacak durasi yang diharapkan dari proyek tertentu dan mengidentifikasi aspek yang mungkin memerlukan waktu lebih banyak dari biasanya.
Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja karyawan.
3. Meningkatkan Manajemen Proyek
Penghitungan presensi dan absensi karyawan memungkinkan manajer proyek untuk mengawasi alur kerja tim tanpa terus-menerus meminta update dari anggota tim. Pembagian proyek menjadi tugas-tugas yangd iberikan kepada karyawan memungkinkan mereka mencatat waktu kerja mereka secara akurat.
Melalui cara ini, tim dapat menyelesaikan proyek dan terhindari dari kesalahan jadwal yang mengakibatkan tekanan mendadak. Selain itu, mendokumentasikan data cuti dan kehadiran karyawan juga membantu manajer menghormati hak-hak karyawan.
4. Memperoleh Wawasan Manajemen Karyawan
Dengan menganalisis data waktu dan kehadiran, organisasi dapat memperoleh wawasan berharga tentang tenaga kerja dan mengatasi potensi masalah yang mungkin terjadi.
Selain itu, meninjau data cuti karyawan membantu memahami tingkat absensi di organisasi. Tingkat absensi yang tinggi dapat menunjukkan semangat kerja yang rendah, risiko kelelahan, dan tingkat pergantian karyawan yang lebih tinggi.
Kemudian, menganalisis data absensi membantu manajer melihat apakah anggota tim memiliki beban kerja yang seimbang dan adil. Data ini juga digunakan untuk melindungi karyawan dari risiko kelelahan.
5. Memperkuat Ketaatan dengan Hukum Ketenagakerjaan
Mencatat jam kerja karyawan meningkatkan kepatuhan perusahaan terhadap undang-undang ketenagakerjaan setempat. Dengan menjaga data yang akurat, perusahaan dapat melindungi diri dari potensi tuntutan hukum.
Dengan kata lain, data ini berperdan untuk membuktikan kepatuhan perusahaan terhadap hak perlindungan karyawan.
Baca Juga: Stipend dan Gaji: Perbedaan, Arti, dan Cara Kerja
Bagaimana Cara Menghitung Presensi Absen Karyawan?
Berikut cara menghitung presensi absen karyawan:
- Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencari rasio absensi, yaitu data jumlah hari ketidakhadiran karyawan tersebut.
- Tentukan periode waktu yang ingin Anda hitung persentase kehadiran karyawan, apakah per bulan, per kuartal, atau per tahun.
- Selanjutnya, hitunglah jumlah hari kerja selama periode tersebut, tanpa memasukkan hari libur nasional, akhir pekan, dan cuti.
Sebagai contoh, berikut penghitungan presensi seorang karyawan selama periode satu tahun:
- Jumlah hari dalam satu tahun 365 hari.
- Libur akhir pekan 104 hari.
- Hari libur nasional 11 hari.
- Cuti karyawan 12 hari.
Jadi jumlah total hari kerja = 238 hari.
Ketika karyawan A melakukan ketidakhadiran selama 10 hari dalam setahun, maka:
Persentase kehadiran = (Jumlah hari tidak hadir : Jumlah hari kerja) x 100.
= (10 hari : 238 hari) x 100 = 4,2 %
Persentase kehadiran = 100 % – 4,2 % = 95,8 %. Jadi persentase karyawan A pada tahun tersebut adalah 95,8 %.
Baca Juga: 10 Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online Bagi Bisnis
Apa Saja Metode untuk Mengukur Absensi Karyawan?
Selain melihat tingkat ketidakhadiran karyawan, ada beberapa cara tambahan untuk mengukur absensi karyawan di perusahaan Anda, seperti:
1. Tingkat Waktu Hilang
Tingkat waktu hilang menunjukkan persentase waktu total yang hilang karena ketidakhadiran selama periode tertentu. Untuk menghitungnya, gunakan rumus berikut:
Tingkat Waktu Hilang = (total jam atau hari ketidakhadiran / total jam atau hari selama periode dianalisis) x 100
Contoh:
Jika Rudi seharusnya bekerja 150 jam selama Januari dan dia absen selama 10 jam, tingkat waktu hilang Peter untuk bulan tersebut adalah (10 / 150) x 100 = 7%.
Tingkat waktu hilang yang tinggi bisa menunjukkan masalah absensi. Namun perlu diingat bahwa tingkat ini tidak selalu akurat karena bisa terpengaruh oleh durasi absensi dan jumlah karyawan yang absen.
2. Tingkat Frekuensi
Tingkat ini menunjukkan rata-rata jumlah hari absensi per karyawan selama periode tertentu. Rumusnya adalah:
Tingkat Frekuensi = (total jumlah periode ketidakhadiran / total jumlah karyawan) x 100
Atau, jika Anda ingin fokus pada jumlah karyawan yang absen, gunakan rumus ini:
Tingkat Frekuensi Individu = (total jumlah karyawan yang absen / total jumlah karyawan) x 100
Contoh:
Jika ada sepuluh periode ketidakhadiran oleh lima karyawan dari total 30 karyawan, tingkat frekuensinya adalah (10 / 30) x 100 = 33%, dan tingkat frekuensi individunya adalah (5 / 30) x 100 = 17%.
3. Severty Rate
Severety rate menunjukkan rata-rata lama waktu yang hilang per ketidakhadiran. Jika tingkat ini tinggi, itu bisa menjadi pertanda masalah.
Rumusnya adalah:
Tingkat Keparahan = (total jumlah hari absen / total jumlah kali absen) x 100
Mengukur tingkat frekuensi dan severety dapat membantu Anda mengidentifikasi tren ketidakhadiran. Jika keduanya menunjukkan angka yang tinggi, maka karyawan tersebut terindikasi sering absen dan untuk waktu yang lama.
4. Skor Faktor Bradford
Skor ini membantu departemen SDM mengidentifikasi ketidakhadiran jangka pendek yang berulang. Rumusnya adalah:
Skor Faktor Bradford = (jumlah kejadian ketidakhadiran)^2 x total jumlah hari ketidakhadiran
Ingat, skor Bradford dihitung setahun sekali. Contohnya, jika Rahmat absen satu kali dan absen selama sepuluh hari, skor Bradford-nya adalah (1)^2 x 10 = 10.
Sementara jika Gilang absen lima kali dan absen selama sepuluh hari, skor Bradford-nya adalah (5)^2 x 10 = 250.
Meskipun keduanya absen selama jumlah hari yang sama, skor Gilang menunjukkan bahwa absensinya berlangsung secara jangka pendek namun sifatnya berulang.
Selain itu, skor Gilang juga bisa menjadi pertanda bahwa dia kesulitan dalam pekerjaan. Untuk itu, manajer harus memperhatikan hal ini dan mencari cara untuk menangani masalahnya.
Baca Juga: Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi: Mana yang Lebih Baik?
Bagaimana Tips Mengurangi Tingkat Absensi Karyawan?
Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk mengurangi tingkat absensi karyawan di tempat kerja:
1. Pahami Penyebab Absensi
Untuk menerapkan strategi pengurangan absensi, manajer perlu memahami penyebab ketidakhadiran karyawan. Beberapa alasan utama tingginya tingkat absensi karyawan meliputi:
- Rendahnya keterlibatan, moral, dan kepuasan kerja karyawan.
- Harapan dan tugas pekerjaan yang kurang jelas.
- Sakit, stres, dan kelelahan di tempat kerja atau rumah.
- Pelecehan atau intimidasi di tempat kerja.
- Mengetahui penyebab absensi memungkinkan manajer mencegah dan menyelesaikan masalah yang menyebabkan ketidakhadiran karyawan.
2. Lacak dan Pantau Absensi Karyawan
Jika Anda ingin mengurangi absensi di tempat kerja, Anda perlu memahami cara menghitung presensi absen karyawan.
Selain dengan menggunakan cara yang sudah dijelaskan sebelumnya, Anda bisa memanfaatkan software payroll dan HR yang dapat memantau tingkat kehadiran karyawan.
Salah satu software yang perlu Anda pertimbangkan adalah Gajihub. Dengan fitur absensi yang dimilikinya, Anda dapat memantau kehadiran karyawan, karena software ini dilengkapi dengan dukungan GPS dan selfie.
Selain itu, Gajihub juga dilengkapi oleh sistem software abuse detection yang akan menolak presensi jika diketahui menggunakan fake GPS, fake IP, serta berdasarkan face recognition.
Tertarik untuk mencobanya? Klik gambar berikut ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
3. Tingkatkan Komunikasi
Terkadang, absensi disebabkan oleh komunikasi yang buruk antara karyawan dan manajemen. Manajer harus menjelaskan kepada karyawan apa hak mereka, seperti jumlah hari sakit dan cuti yang tersedia, serta opsi cuti berbayar.
Jika karyawan terus menunjukkan perilaku absensi, segeralah untuk mengambi tindakan. Salah satu strateginya adalah melakukan wawancara kembali ke pekerjaan.
Dengan melakukan wawancara, Anda dapat membantu karyawan kembali ke peran mereka sambil membantu manajer memahami tantangan yang tengah dihadapi karyawan.
4. Pantau Metrik Terkait Absensi
Jika organisasi Anda khawatir tentang tingkat absensi yang meningkat, pertimbangkan untuk melihat lebih dekat metrik kinerja lainnya.
Banyak metrik kinerja yang umumnya dilacak dapat terkait secara langsung atau tidak langsung dengan absensi.
Metrik seperti produktivitas, keterlibatan, retensi karyawan, dan pergantian dapat menunjukkan penyebab potensial absensi yang dapat diatasi oleh organisasi.
Jika Anda melihat bahwa tingkat absensi yang tinggi berkaitan dengan keterlibatan yang rendah, maka usaha Anda perlu meningkatkan keterlibatan karyawan guna membantu mengatasi tingkat absensi yang tinggi.
Baca Juga: Apa itu Presensi dan Absensi, Bagaimana Cara Membuat Kebijakannya?
5. Jadikan Kerja Tim Bagian dari Budaya Perusahaan
Salah satu efek utama dari absensi adalah stres yang ditimbulkan pada rekan kerja. Ketika satu atau lebih karyawan sering absen, beban kerja pun akan dialihkan pada anggota tim lainnya.
Karyawan yang merasa memiliki rasa kepemilikan lebih mendalam terhadap perusahaan cenderung mempertimbangkan bagaimana absensi mereka memengaruhi rekan kerja.
Untuk itu, Anda perlu menekankan budaya kerja tim dan dukungan satu sama lain untuk membantu karyawan tetap menyadari dampak absensi mereka pada tim.
6. Terapkan Model Kerja Hybrid
Menawarkan opsi kerja fleksibel kepada karyawan dapat membantu mengatasi beberapa penyebab absensi seperti perawatan anak, bepergian, atau sakit.
Model kerja hybrid telah menjadi populer, terutama sejak pandemi membuat kerja jarak jauh lebih umum.
Berikan karyawan Anda kemampuan untuk mengatur jadwal mereka sendiri dan memutuskan, dalam batas wajar, hari mana yang mereka kerjakan secara remote atau di tempat.
Anda dapat memanfaatkan alat komunikasi dan penjadwalan membuat lebih mudah bagi karyawan yang bekerja dari jarak jauh untuk tetap terlibat, serta mengurangi risiko absensi yang tidak terduga.
7. Sesuaikan Manfaat dengan Kebutuhan Karyawan
Pekerja mungkin absen karena berbagai alasan pribadi, jadi menawarkan manfaat yang fleksibel dapat menjadi keuntungan berharga bagi karyawan.
Banyak organisasi memungkinkan karyawan memilih jenis layanan atau penggantian apa yang akan digunakan oleh manfaat mereka.
Sebagai contoh, seorang orangtua yang sibuk mungkin memilih menggunakan akun kesehatannya untuk biaya perawatan anak daripada keanggotaan gym.
Manfaat yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan karyawan, dapat membantu meningkatkan komitmen mereka terhadap pekerjaan dan perusahaan.
8. Berinvestasi dalam Kesejahteraan Karyawan
Kesehatan yang buruk, penyakit kronis, dan stres adalah beberapa penyebab utama absensi. Dengan berinvestasi dalam kesejahteraan pribadi karyawan, Anda tidak hanya dapat membantu menjaga tingkat absensi tetap rendah, tetapi juga turut meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.
Program kesejahteraan karyawan membantu karyawan mengambil kontrol atas kesejahteraan pribadi mereka, baik itu kesehatan fisik, nutrisi, tidur, atau tingkat stres.
Seiring meningkatkanya kesejahteraan karyawan, absensi pun akan berkurang karena karyawan tetap sehat dalam bekerja.
Baca Juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa memahami cara menghitung presensi absen karyawan merupakan hal yang sangat penting dalam manajemen SDM. Dengan memantau kehadiran karyawan, perusahaan dapat meningkatkan kinerja, produktivitas, sekaligus kepuasan pelanggan.
Selain itu, pemantauan tingkat kehadiran karyawan tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memperkuat manajemen proyek, memberikan wawasan tentang karyawan, serta memastikan kepatuhan perusahaan terhdadap hukum ketenagakerjaan.
Kemudian, perusahaan juga bisa mengambil langkah-langkah untuk mengurangi tingkat absensi karyawan, seperti meningkatkan komunikasi, menerapkan model kerja hybrid, dan menyesuaikan manfaat dengan kebutuhan karyawan.
Untuk membantu Anda dalam memantau kehadiran karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub. Kunjungi tautan ini untuk informasi selengkapnya.