Sistem absensi online tidak hanya berguna bagi bisnis, namun juga bagi karyawan. Karyawan adalah pilar kekuatan organisasi bisnis mana pun. Membangun bisnis yang sukses sama seperti membangun rumah baru. Oleh karena itu, Anda perlu menjaga fondasi (karyawan) tetap kuat sehingga struktur (organisasi) dapat berdiri tegak dalam kesulitan apa pun.
Memastikan bahwa karyawan Anda melakukan tugas mereka pada waktu yang tepat dapat membuat semua berjalan dengan baik. Hal pertama dalam daftar periksa untuk produktivitas maksimum adalah melacak waktu dan kehadiran karyawan Anda dengan menggunakan sistem manajemen absensi.
Menurut survei yang dilakukan oleh IJIES (International Journal of Innovations in Engineering and Science).
“Aplikasi atau sistem absensi online” mengurangi pekerjaan dokumen dan menghemat waktu untuk menghasilkan hasil yang akurat dari kehadiran karyawan. Ini memberikan keamanan dengan menggunakan ID login dan kata sandi individual.
Teknologi modern untuk kehadiran karyawan adalah cara yang efisien untuk melacak kehadiran karyawan Anda dan memusatkan sistem kehadiran Anda.
Oleh karena itu, sekarang saatnya untuk berinvestasi dalam sistem manajemen waktu dan kehadiran sekarang lebih dari sebelumnya. Mari kita lihat bagaimana teknologi modern untuk kehadiran karyawan dapat bermanfaat bagi organisasi Anda.
Pada artikel kali ini kami akan membahas 10 keuntungan yang akan Anda dapatkan jika Anda menggunakan sistem absensi online dalam bisnis Anda
Bagaimana Cara Kerja Sistem Absensi?
Sistem manajemen kehadiran membantu tugas tim HR untuk memantau waktu dan kehadiran karyawan Anda. Caranya adalah dengan mencatat jam kerja mereka, permintaan cuti, waktu masuk dan keluar.
Organisasi memiliki banyak metode untuk memantau kegiatan tersebut. Beberapa alat umum adalah kartu punch, perangkat biometrik, manual dengan bantuan pena dan register, melalui WhatsApp, dll.
Mempertahankan kehadiran yang tepat adalah faktor kunci untuk memastikan organisasi berjalan secara efisien.
Jadi, bisnis Anda harus melengkapi diri Anda dengan sistem manajemen kehadiran atau sistem absensi yang tepat. Dengan cara ini, karyawan dapat melakukan tugas menandai kehadiran mereka dengan mudah.
Metode manual seperti membuat lembar excel dapat mengakibatkan ketidakakuratan data. Namun, tanpa teknologi modern untuk kehadiran karyawan, dapat menjadi sulit untuk mengelola tenaga kerja secara efisien, salah satunya dengan menggunakan sistem absensi online.
Baca juga: Struktur dan Skala Upah: Pengertian, Tahapan, dan Cara Membuatnya
Manfaat Menggunakan Sistem Absensi Online
Berikut adalah 10 keuntungan teratas dari sistem manajemen kehadiran:?
1. Mengurangi kerepotan dalam manajemen alur kerja
Salah satu keuntungan terbesar dari sistem absensi online adalah kemudahan manajemen alur kerja. Dengan pengaturan alur kerja yang tepat, perusahaan dapat memiliki visibilitas yang jelas tentang permintaan regularisasi kehadiran, permintaan cuti, permintaan lembur, dll. dengan hampir tidak ada komunikasi sama sekali.
Aktivitas yang memakan waktu seperti menetapkan tugas secara manual, melacak perubahan shift, dll. dapat dipantau dan ditetapkan dengan bantuan beberapa klik.
Selain itu, sistem kehadiran dan pemantauan juga dapat memberikan alur kerja dalam mengalokasikan aset dan sumber daya produktif lainnya.
2. Menghadirkan lingkungan kerja yang paperless
Dengan bantuan sistem absensi online, Anda akan dapat mengurangi jejak kertas Anda. Lingkungan kerja tanpa kertas adalah aspek yang sangat penting dari tanggung jawab perusahaan.
Oleh karena itu, semua aktivitas SDM Inti Anda akan diotomatisasi dan diurus melalui server hosting. Sistem absensi berbasis cloud juga akan membantu Anda mengurangi biaya sumber daya secara keseluruhan.
Baca juga: Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap: Pengertian, Perbedaan, dan Contohnya
️3. Pelacakan secara realtime
Pelacakan realtime mengacu pada metode pelacakan lokasi karyawan Anda saat ini melalui penandaan GPS dan GEO. Oleh karena itu, dengan bantuan teknologi modern untuk kehadiran karyawan, Anda dapat melacak lokasi karyawan Anda secara real-time dan memiliki catatan menyeluruh tentang pertemuan klien mereka, dll.
Selain pelacakan GPS, Anda juga dapat memilih GEO fencing yang secara otomatis akan menangkap kehadiran karyawan segera setelah mereka berada di dalam gedung kantor.
️4. Memiliki data yang terpercaya dan akurat
Sistem absensi terpusat akan selalu memberikan Anda data yang akurat. Oleh karena itu, dengan bantuan sistem kehadiran dan pemantauan, Anda dapat menghemat biaya dan meminimalisir kesalahan manusia yang tak terhindarkan serta fokus pada efisiensi dan produktivitas.
Sistem absensi terpusat melacak data secara real-time sehingga mengurangi risiko pencurian waktu. Selain itu, ini juga akan membantu memastikan bahwa tidak ada karyawan yang memanfaatkan kebijakan perusahaan dengan masuk pada jam yang salah.
Baca juga: Angkatan Kerja: Pengertian, Jenis dan Bedanya dengan Tenaga Kerja
5️. Meningkatkan produktivitas
Faktor pertama yang menghambat keuntungan bagi organisasi mana pun adalah produktivitas yang rendah. Oleh karena itu, bisnis yang sukses bergantung pada produktivitas maksimum dan kesalahan minimum.
Dengan sistem otomatis, Anda dapat mengurangi tugas manual seperti memperbarui jam kerja karyawan dan menyukai metode pemrosesan penggajian yang sederhana namun efektif.
Dengan rata-rata 5 jam per hari masuk sistem manual, Anda kehilangan lebih banyak daripada mendapatkan produktivitas yang optimal. Jadi, menerapkan sistem manajemen absensi otomatis dapat mengurangi jam tersebut menjadi 20 menit sehingga Anda memiliki lebih dari 4 jam untuk berkonsentrasi pada tanggung jawab lain dan meningkatkan produktivitas.
️6. Menjaga budaya perusahaan
Banyak organisasi mungkin tidak mengetahui hal ini, tetapi membangun budaya yang kuat adalah salah satu keuntungan paling besar dari sistem absensi otomatis.
Karyawan menyukai memiliki akses ke data mereka tanpa melibatkan pihak ketiga. Jadi, fitur keterlibatan karyawan dan layanan mandiri seperti survei, jajak pendapat, slip gaji, dll. dapat membuat semua perbedaan.
Sistem otomatis akan memberi karyawan Anda semua informasi yang diperlukan seperti saldo cuti yang akan membantu mereka dalam merencanakan jadwal mereka.
Selanjutnya, budaya perusahaan yang kuat ini akan meningkatkan moral karyawan Anda dan sebagai imbalannya, Anda akan dihargai dengan tempat kerja yang bahagia dan produktif.
Baca juga: Contoh Surat Cuti dan Cara Membuatnya dengan Mudah
7. Dipersonalisasi dan Fleksibel
Di masa sekarang perusahaan melakukan segalanya untuk belajar dan beradaptasi dengan lingkungan saat ini. Dengan tempat kerja hybrid yang sedang meningkat, Anda tidak ingin karyawan Anda merasa terasing dari tempat kerja.
Oleh karena itu, Anda memerlukan sistem manajemen kehadiran yang dapat memenuhi fleksibilitas tempat kerja Anda.
Sistem absensi online akan merekam kehadiran karyawan Anda menggunakan aplikasi seluler, aplikasi desktop, perangkat biometrik, perangkat pengenalan wajah, dll.
Teknologi modern untuk kehadiran karyawan akan menangani karyawan kantor maupun karyawan yang bekerja dari rumah.
️8. Hemat biaya
Tampaknya agak aneh dan Anda akan bertanya, bagaimana sistem manajemen kehadiran dapat mengendalikan biaya? Penting untuk dipahami bahwa organisasi selalu rentan terhadap biaya jika menyangkut tugas manual.
Masalah seperti absensi, keterlambatan pembayaran lembur, pukulan teman, dll, dapat dihilangkan dengan menghapus strategi manual.
Teknologi modern untuk kehadiran karyawan akan membuat karyawan tidak mungkin mengutak-atik data yang disimpan sehingga menghasilkan tempat kerja yang jujur dan hemat biaya.
Selain itu, ini juga akan membantu menghilangkan kesalahan penggajian yang merupakan penghemat biaya yang sangat besar.
Baca juga: Human Capital Management: Pengertian, Manfaat, Tujuan, dan Tips Mengelolanya
️9. Akses mudah ke laporan
Data adalah raja. Oleh karena itu, Anda perlu memiliki data yang akurat untuk menganalisis pertumbuhan perusahaan Anda, demikian pula Anda memerlukan data yang akurat untuk memantau karyawan Anda.
Dengan bantuan sistem otomatis, Anda dapat menghasilkan segala macam laporan terkait pajak, kehadiran, lembur, dll. Semua laporan aktivitas SDM organisasi Anda akan dibuat secara otomatis dan Anda dapat mengaksesnya hanya dengan beberapa klik.
️10. Integrasi Mudah
Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan sistem absensi terpusat dengan perangkat keras elektronik yang mungkin Anda miliki di tempat kerja Anda seperti mesin biometrik, mesin pengenalan wajah, dll.
Sistem manajemen kehadiran otomatis akan menangkap waktu masuk dan keluar dari sistem biometrik Anda. Ini akan menghilangkan tugas memasukkan kehadiran secara manual dan pada gilirannya, membantu Anda menghemat banyak jam kerja.
Anda juga akan mendapatkan fleksibilitas untuk menyesuaikan kebijakan kehadiran dan cuti Anda sesuai dengan organisasi Anda. Oleh karena itu, Anda dapat membengkokkan sistem sesuai dengan kebutuhan Anda, bukan sebaliknya.
Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, Cara Membuatnya dan Contohnya
Menggunakan Gajihub untuk Sistem Absensi Online Terintegrasi
Gajihub adalah platform teknologi yang akan memudahkan proses payroll dan penggelolaan SDM dalam bisnis Anda. Software payroll dan HR dari Gajihub juga menawarkan solusi manajemen HR dan pengelolaan absensi yang komprehensif.
Platform ini tidak hanya menawarkan layanan HR dan payroll yang baik, tetapi juga orientasi, keterlibatan karyawan, serta sistem manajemen waktu dan kehadiran.
Gajihub adalah salah satu sistem manajemen kehadiran yang paling disukai di antara software payuroll dan HR tertutama di Indonesia. Platform ini juga menawarkan aplikasi seluler untuk membantu karyawan masuk dan keluar dan mengelola kehadiran mereka saat bepergian.
Jika tertarik menghadirkan sistem absensi online dan mobile yang terintegrasi dengan sistem payroll, HR, dan sebagian proses operasional dalam bisnis, Anda bisa menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
3 thoughts on “10 Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online Bagi Bisnis”