Masalah ketidakhadiran karyawan atau yang sering disebut abseenteism merupakan hal yang dapat menimbulkan dampak negatif bagi perusahaan.
Ketika karyawan sering tidak hadir atau terlambat datang, produktivitas tim dapat terganggu, beban kerja akan meningkat bagi karyawan lain, dan perusahaan akan menghadapi tantangan dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengatasi masalah abseenteism dengan pendekatan yang efektif.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu abseenteism, penyebab, dampak, serta memberikan tips untuk mengatasi masalah ini.
Apa itu Abseenteism?
Dilansir dari Investopedia, istilah abseenteism mengacu pada karyawan yang memiliki kebiasaan tidak hadir di tempat kerja mereka. Kebiasaan tersebut umumnya terjadi dalam jangka waktu yang panjang dan tidak memiliki alasan jelas seperti keadaan darurat keluarga ataupun kondisi mendesak lainnya.
Ketidakhadiran di sini juga mencakup ketidakhadiran sebagian, seperti terlambat datang ke kantor atau memakan waktu yang lama untuk makan siang.
Penyebab ketidakhadiran karyawan di tempat kerja bervariasi, tetapi ada beberapa faktor umum yang mengakibatkan hal itu terjadi. Misalnya seperti perasaan tidak puas akan pekerjaannya, masalah pribadi, dan penyakit tertentu.
Kebiasaan ini tentunya menimbulkan masalah bagi perusahaan, terutama jika karyawan tersebut tetap harus dibayar meskipun mereka tidak hadir. Ketidakhadiran juga menjadi masalah jika seorang karyawan absen mendekati deadline proyek atau ketika perusahaan sedang masa sibuk.
Baca Juga: 10 Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online Bagi Bisnis
Apa yang Menyebabkan Abseenteism?
Ada beberapa kemungkinan yang menyebabkan seorang karyawan melakukan abseenteism. Berikut penjelasan detailnya:
1. Burnout
Burnout merupakan kondisi stres kronis di mana pekerja merasa lelah secara fisik, mental, dan emosional karena terlalu banyak pekerja. Selain itu, burnout juga dapat disebabkan karena kurangnya apresiasi atas kontribusi yang telah mereka berikan.
2. Pelecehan
Karyawan yang kerap menjadi target intimidasi, baik oleh para manajer senior atau rekan kerja lainnya, cenderung akan meninggalkan pekerjaan untuk menghindari situasi yang tidak menyenangkan tersebut.
3. Mengasuh anak atau orang tua
Beberapa karyawan mungkin terpaksa melewatkan hari kerja karena harus mengasuh anak ataupun orang tua mereka.
4. Kesehatan mental
Menurut statistik dari National Institute of Mental Health, depresi menjadi penyebab utama abseenteism di Amerika. Kondisi ini sering kali menyebabkan karyawan menyalahgunakan obat-obatan dan minuman keras, sehingga membuat mereka tidak bisa berangkat bekerja.
5. Kurangnya motivasi
Rasa tidak semangat karyawan terhadap pekerjaan juga dapat menjadi penyebab mereka melakukan abseenteism. Perasaan tersebut biasanya muncul karena kurangnya motivasi, sehingga mereka cenderung mengabaikan pekerjaan.
6. Cedera atau penyakit
Selain alasan-alasan di atas, cedera atau penyakit tentunya juga menjadi penyebab karyawan tidak bekerja.
Baca Juga: Sabbatical Leave: Pengertian, Manfaat, Tantangan, hingga Aturannya di Indonesia
Dampak dari Abseenteism
Abseenteism tentunya menimbulkan dampak negatif bagi karyawan itu sendiri, tim, dan juga perusahaan. Berikut penjelasannya.
1. Dampak bagi produktivitas individu
Seseorang yang bekerja lebih sedikit biasanya menjadi kurang produktif. Dalam hal ini, sebagai bagian dari tim HR Anda perlu mencari tahu apa yang menjadi penyebab ketidakhadiran karyawan.
Apabila seorang karyawan sering kali tidak hadir, hal itu bisa menjadi tanda bahwa mereka mulai kehilangan semangat dan gairah terhadap pekerjaan mereka.
2. Dampak bagi kinerja tim
Ketika karyawan absen, rekan kerja yang ada di kantor harus mengambil alih pekerjaan milik karyawan yang tidak hadir. Society for Human Resource Management (SHRM) mengungkapkan bahwa lembur digunakan untuk menutupi 47 persen absensi karyawan, sehingga membuat karyawan lain mengalami 29,5 persen penurunan produktivitas.
Selain rekan kerja, atasan dari karyawan yang absen juga merasakan dampaknya. Menurut SHRM, atasan bisa menghabiskan lebih dari empat jam per minggu untuk menangani absen karyawan dan mengatur bagaimana alur kerja tetap berjalan seperti biasa.
3. Dampak bagi keuntungan perusahaan
Abseenteism dapat mengurangi keuntungan perusahaan dengan dua cara, yaitu:
- Saat karyawan absen, maka perusahaan harus mengeluarkan lebih banyak biaya untuk membayar lembur karyawan lain. Hal ini tentunya mengurangi margin keuntungan karena biaya yang dikeluarkan semakin meningkat.
- Abseenteism dapat mengurangi pendapatan jika karyawan yang menduduki posisi tertentu tidak hadir. Misalnya, apabila karyawan tersebut merupakan bagian dari divisi marketing, maka ia akan menghambat proses pemasaran dan berpotensi mengurangi pendapatan.
Baca Juga: Insubordinasi di Dunia Kerja: Arti, Contoh, Hingga Upaya Pencegahannya
Cara Menghitung Tingkat Abseenteism
Rumus untuk mengukur ketidakhadiran karyawan cukup mudah. Anda hanya perlu mengambil jumlah ketidakhadiran mereka yang ada dalam periode waktu tertentu, kemudian bagi dengan total periode, dan kalikan dengan 100 untuk mendapatkan persentase abseenteism dalam sebulan, setahun, atau periode waktu lainnya.
Tingkat Abseenteism = (Jumlah Absensi Tanpa Alasan) / Total Periode Waktu) x 100
Perlu digarisbawahi bahwa penting bagi Anda untuk memisahkan jumlah absensi tanpa alasan yang jelas dari absensi dengan alasan yang sah. Meskipun keduanya sama-sama menyebabkan penurunan produktivitas, namun abseenteism-lah yang dinilai paling merugikan.
Dengan memisahkan perhitungan antara absensi sah dan yang tidak, Anda pun akan menemukan sedikit gambaran tentang masalah yang terjadi pada karyawan tersebut, sehingga Anda bisa langsung mengambil tindakan.
Baca Juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download
Berapa Batas Toleransi Karyawan Melakukan Abseenteism?
Jumlah absensi yang ditoleransi sebelum karyawan dikenai tindakan pendisiplinan akan bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan dan industri.
Pada intinya, ketika absensi mulai mempengaruhi kinerja tim, biasanya karyawan akan diajak bicara baik-baik guna menanyakan masalah yang sedang terjadi. Namun, apabila setelahnya karyawan tetap melakukan absensi, maka perusahaan berhak melakukan tindakan pendisiplinan.
Tips Menghadapi Abseenteism
Berikut adalah beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk menghadapi abseenteism yang terjadi pada karyawan:
1. Kembangkan kebijakan manajemen absensi
Sebagai HRD anda harus menjelaskan bagaimana absensi yang berlebihan untuk operasional mereka. Jelaskan mengenai jumlah absensi yang diizinkan, serta jumlah absensi yang tidak akan ditoleransi.
Kebijakan ini juga harus mencakup tindakan disiplin atau hukuman yang jelas bagi karyawan yang melanggar kebijakan ini.
2. Terapkan kebijakan kerja yang fleksibel
Kebijakan kerja fleksibel memiliki manfaat positif bagi kesejahteraan karyawan, retensi, dan menarik bakat, serta dapat memengaruhi kehadiran karyawan dengan baik.
Dengan kebijakan jadwal kerja yang fleksibel, jika seorang karyawan terlambat atau memiliki janji pada pagi hari, mereka akan tetap datang ke kantor dan yakin bahwa hal tersebut tidak akan berdampak negatif pada hari kerja mereka.
3. Bangun budaya tim yang solid
Seseorang dengan semangat kerja tim yang tinggi, biasanya akan menghindari abseenteism karena mereka paham hal tersebut akan berdampak negatif pada tim.
Selain itu, dengan budaya kerja tim yang baik, jika ada karyawan yang membutuhkan absensi yang lebih banyak karena alasan tertentu, tim akan bersedia membantu dan bekerja sama, sehingga kegiatan operasional bisnis dapat tetap berjalan lancar.
4. Berikan motivasi atau tujuan inspiratif kepada karyawan
Untuk meningkatkan kehadiran karyawan, Anda perlu menginspirasi mereka dengan tujuan perusahaan yang jelas. Dengan mengkomunikasikan hal tersebut, anggota tim pun akan lebih termotivasi untuk datang dan bekerja sebaik mungkin untuk mencapai tujuan tersebut.
5. Terapkan kebijakan bekerja dari rumah
Selanjutnya, Anda dapat membuat kebijakan yang mengizinkan karyawan untuk bekerja dari rumah. Sebab, terkadang ada karyawan yang mengambil cuti bukan karena sakit, melainkan karena harus merawat atau mengantar anggota keluarga ke rumah sakit.
Dengan mengizinkan karyawan bekerja dari rumah karena alasan tertentu, mereka pun tetap bisa produkif dan menyelesaikan tugas-tugasnya.
6. Berikan jatah cuti yang cukup
Perusahaan yang baik harus memahami bahwa karyawan memiliki kehidupan di luar pekerjaan. Meskipun pekerjaan penting, tetapi keluarga, waktu istirahat, hobi dan lain-lain juga penting.
Oleh karena itu, perusahaan harus memberikan cuti yang cukup agar karyawan tidak melakukan abseenteism.
7. Gunakan pendekatan kemannusiaan
Seorang karyawan yang melakukan absensi tertentu umumnya memiliki masalah tertentu yang mengganggu produktivitasnya. Untuk mengatasi hal ini, Anda dapat melakukan pendekatan yang menghargai kemanusiaan dengan memperlakukan karyawan sebaga individu.
Mulailah dengan menunjukkan kepedulian terhadap situasi yang menyebabkan ketidakhadiran mereka. Kemudian, berikan dukungan yang mungkin dapat menenangkan hati karyawan tersebut.
8. Lacak dan Pantau Ketidakhadiran Karyawan
Untuk menghindari ketidakhadiran yang berlebihan, Anda perlu memiliki cara untuk mengukurnya. Mulailah dengan melacak riwayat ketidakhadiran setiap karyawan, termasuk kapan mereka tidak hadir dan berapa lama, serta alasan absensinya.
Dalam memantau ketidakhadiran karyawan, Anda dapat memanfaatkan berbagai software absensi yang tersedia, misalnya seperti Gajihub, Freshteam by Freshworks, ZenHR, BambooHR, dan masih banyak lagi.
Sebagai upaya untuk menghadapi abseenteism, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki beragam fitur lengkap dan harga terbaik.
Dengan Gajihub, karyawan dapat melakukan presensi dengan mudah melalui smartphone. Selain itu, mereka juga bisa mengajukan izin atau cuti sakit melalui fitur employee self service-nya.
Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
9. Utamakan kesejahteraan karyawan
Kesehatan yang buruk, penyakit, dan stres meruupakan beberapa penyebab utama ketidakhadiran. Dengan mengutamakan kesehatan dan kesejahteraan pribadi karyawan, Anda tidak hanya dapat mencegah ketidakhadiran karyawan, tapi hal ini juga berpotensi untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas.
Program kesejahteraan karyawa akan membantu karyawan mengambil kendali atas kesejahteraan pribadi mereka, baik itu kebugaran fisik, nutrisi, tidur, maupun tingkat stres. Seiring berjalannya waktu, ketika kesejahteraan karyawan meningkat, ketidakhadiran pun akan berkurang karena karyawan tetap sehat untuk bekerja.
10. Ciptakan lingkungan kerjasama yang baik
Bekerjasama dapat meningkatkan kinerja dan menciptakan hubungan yang baik antara pengusaha dan karyawan. selain itu, dengan menciptakan kesempatan untuk berdiskusi, Anda dapat memastikan pekerjaan berjalan lancar, meningkatkan produktivitas, dan memperkuat semangat bekerja para karyawan.
Baca Juga: Absensi Mobile: Alasan Menggunakannya dan Fitur yang Harus Ada di Dalamnya
Kesimpulan
Abseenteism merujuk pada kebiasaan karyawan yang sering tidak hadir di tempat kerja tanpa alasan yang jelas. Kebiasaan ini dapat mencakup ketidakhadiran sebagian atau sepenuhnya. Beberapa faktor yang dapat menyebabkan abseenteism antara lain burnout, pelecehan, kurangnya motivasi, penyakit, dan sebagainya.
Untuk menghadapi abseenteism, ada beberapa langkah yang dapat diambil, seperti mengembangkan kebijakan manajemen absensi yang jelas, menerapkan kebijakan kerja yang fleksibel, memberikan jatah cuti yang cukup, melacak dan memantau ketidakhadiran karyawan, dan lain-lain.
Sebagai upaya pencegahan abseenteism yang dilakukan karyawan, Anda dapat memanfaatkan software payroll dan HR dari Gajihub secara gratis melalui tautan ini.