Jika Anda berada dalam situasi yang mengharuskan Anda untuk tidak masuk kerja, sering kali Anda perlu memberi tahu orang yang tepat tentang ketidakhadiran Anda, seperti manajer atau tim HR Anda dengan berbagai cara, misalnya email.
Mendokumentasikan ketidakhadiran Anda di hari kerja dapat membantu Anda mendukung tim Anda dan memungkinkan perusahaan untuk menanggung tugas-tugas Anda hingga Anda kembali.
Mempelajari apa yang harus disertakan dalam email Anda dapat membantu Anda mengkomunikasikan ketidakhadiran secara profesional.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan bagaimana cara membuat email izin tidak masuk kerja secara formal dan membagikan elemen-elemen kunci dari surat profesional, kemudian memberikan tiga contoh yang dapat Anda jadikan referensi.
Cara Menulis Surat atau Email Tidak Masuk Kerja
Saat menyampaikan surat kepada atasan Anda, sampaikan secara ringkas dan jelas mengapa Anda tidak masuk kerja.
Berikut ini adalah tips untuk digunakan saat menulis surat alasan ketidakhadiran yang baik:
1. Pastikan alasannya jelas
Ada beberapa alasan yang membuat Anda harus absen kerja secara mendadak, termasuk:
- Sakit
- Keadaan darurat keluarga
- Duka cita
- Keadaan darurat di rumah
- Keadaan darurat mengenai anak anak
Mungkin juga ada saat-saat ketika Anda telah merencanakan ketidakhadiran tanpa alasan. Contohnya antara lain:
- Menawarkan bantuan kepada anggota keluarga
- Merayakan hari raya keagamaan
- Pergi ke janji temu dengan dokter
- Pergi berlibur
2. Pastikan sesuai dengan pedoman karyawan Anda
Setiap perusahaan memiliki proses yang jelas dan ketidakhadiran yang dapat dimaafkan. Periksa buku pedoman karyawan untuk memastikan prosedurnya sebelum menyusun surat Anda.
Organisasi biasanya menunjukkan kapan surat diperlukan, apa isinya, dan siapa yang harus menerimanya.
Baca juga: Berbagai Contoh Kompensasi Non Finansial dan Manfaatnya
3. Beritahukan tim Anda
Konsultasikan dengan rekan tim Anda sebelum menulis email untuk memastikan Anda bisa mendapatkan backup untuk tugas-tugas Anda saat Anda pergi.
Hal ini akan memastikan bahwa pekerjaan Anda tidak akan terhenti dan menunjukkan tanggung jawab serta akuntabilitas profesional.
Sebaiknya Anda merencanakan siapa yang akan menangani beban kerja Anda-dan bagaimana caranya-selagi Anda pergi untuk memastikan tim masih dapat memenuhi tenggat waktu dan alur kerja tidak terganggu.
4. Bersikaplah profesional
Jangan menceritakan setiap detail kegiatan Anda saat tidak bekerja.
Jaga agar detailnya tetap ringkas karena manajer mungkin akan merujuk pada surat Anda jika Anda tidak hadir di masa mendatang.
Sertakan hanya poin-poin yang relevan untuk membantu Anda menjaga reputasi profesional di tempat kerja.
5. Permintaan untuk bekerja remote
Jika Anda tidak bisa datang ke kantor secara fisik, pertimbangkan untuk meminta bekerja dari rumah alih-alih mengambil cuti.
Dengan demikian, Anda dapat menghemat jatah cuti Anda. Atasan dan rekan kerja Anda mungkin akan menghargai fleksibilitas dan kesediaan Anda untuk membantu sebisa mungkin.
Baca juga: Cara Hitung Gaji Masa Percobaan Karyawan Sesuai Regulasi
6. Mudah dihubungi
Jika memungkinkan, akan sangat membantu bagi Anda dan rekan kerja Anda untuk tetap dapat dihubungi saat Anda tidak hadir.
Misalnya, Anda mungkin dapat menjawab pertanyaan atau meninjau pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Memberikan alamat email, nomor telepon, dan jam kerja Anda untuk merespons dapat membantu tim menangani tugas-tugas yang mendesak dan mendorong alur kerja yang tidak terganggu.
7. Tulis email Anda dengan segera
Dengan mengirimkan email ketidakhadiran Anda sesegera mungkin, Anda memberikan waktu kepada perusahaan untuk mengatur ulang jadwal dan membuat penyesuaian yang diperlukan selama dan setelah ketidakhadiran Anda.
Waktu untuk membuat rencana dapat membantu alur kerja tetap berjalan dan memperhitungkan ketidakhadiran Anda.
Segera setelah Anda mengetahui bahwa Anda tidak dapat masuk kerja, atau mengetahui suatu peristiwa yang dapat menyebabkan ketidakhadiran Anda, cobalah untuk memberi tahu atasan Anda.
8. Bersikaplah jujur
Selalu jujur saat memberikan alasan untuk tidak masuk kerja. Bicaralah dengan atasan Anda jika Anda membutuhkan liburan atau hari pribadi.
Sampaikan hal apa pun yang menurut Anda membuat Anda tidak masuk kerja tanpa mengorbankan profesionalisme.
Baca juga: Contoh Surat Kontrak Tidak Diperpanjang dan Komponennya
Apa yang Harus Disertakan dalam Email Izin tidak Masuk Kerja?
Surat atau email ketidakhadiran kerja harus menyertakan informasi yang jelas seperti tanggal atau waktu ketidakhadiran dan alasan tidak masuk kerja.
Surat ini juga harus menjelaskan jika karyawan meminta izin untuk mengambil cuti pribadi atau tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan.
Namun, ini adalah surat izin formal, jadi harus bernada sopan dan profesional serta memiliki sentuhan pribadi.
Beritahukan kepada karyawan tentang seberapa banyak detail yang diperlukan dan apakah dokumen pendukung diperlukan.
Pastikan surat atau email izin tidak masuk kerja Anda mencakup hal-hal berikut ini:
- Pembukaan yang sopan dan profesional yang mencakup jabatan dan nama atasan
- Pernyataan yang menjelaskan apakah itu surat alasan ketidakhadiran kerja atau surat izin untuk tidak masuk kerja di masa mendatang
- Alasan penulisan surat tersebut
- Rincian dan dokumen pendukung yang diperlukan oleh perusahaan sesuai dengan kebijakan cuti
- Tanggal atau waktu ketidakhadiran
- Pernyataan yang mengklarifikasi apakah karyawan tersebut menyelesaikan tugasnya sesuai rencana
- Penutup yang sopan yang mencakup ucapan terima kasih.
Baca juga: Tips Membuat CV ATS Friendly dan Juga Contohnya
Apa yang Harus Disertakan dalam Email Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja?
Email atau surat alasan profesional harus sopan, ditulis dengan baik, dan ringkas. Catatan ketidakhadiran harus jujur dan lugas, menjelaskan alasan tak terduga di balik ketidakhadiran karyawan.
Pada saat yang sama, email alasan profesional bukanlah esai dan harus singkat dan mudah dibaca. Hindari detail yang intim, terlalu pribadi, atau menggunakan bahasa yang tidak sopan.
Berikut ini beberapa tips untuk membantu Anda memulai dan membantu Anda memberikan format terbaik untuk surat izin tidak masuk kerja kepada karyawan.
Periksa kebijakan perusahaan mengenai cuti pribadi
Pastikan Anda menyertakan semua yang diperlukan dalam surat tersebut (misalnya, dokumen pendukung, alasan yang dapat diterima). Selain itu, setiap perusahaan memiliki jumlah maksimum ketidakhadiran untuk urusan pribadi.
Tulislah seperti seorang profesional
Gunakan nada profesional baik melalui tulisan maupun format.
Bersikaplah diplomatis
Gunakan pembukaan dan penutupan yang tepat yang mencakup gelar dan nama belakang atasan.
Baca juga: Cara Memasukan Professional Achievements dalam Resume Anda
Miliki pengganti yang akan bertanggungjawab
Jika ini adalah surat izin, pastikan karyawan menyebutkan siapa yang akan menggantikan mereka selama ketidakhadiran atau bagaimana Anda dapat menghubungi mereka (misalnya, telepon darurat atau email).
Buatlah sesuai kebijakan perusahaan
Jika itu adalah surat izin untuk ketidakhadiran yang tidak terduga, pastikan karyawan menyebutkan alasan yang diterima oleh kebijakan perusahaan Anda (misalnya, Anda dapat memberikan daftar alasan yang dapat diterima kepada karyawan)
Jangan bias, namun jangan juga terlalu pribadi
Karyawan memiliki hak privasi.
Meskipun beberapa perusahaan mungkin meminta surat keterangan medis untuk membenarkan ketidakhadiran kerja karena sakit, surat izin tidak boleh membahas detail pribadi mengenai kondisi karyawan.
Surat ini dapat menjelaskan partisipasi dalam acara keluarga yang tragis (misalnya, pemakaman kerabat dekat) atau acara profesional yang tak terduga (misalnya, menerima penghargaan), tetapi tidak boleh mengungkapkan detail yang intim.
Buatlah singkat
Beberapa frasa yang tulus sudah cukup. Periksa semua poin penting dan sertakan informasi yang relevan, namun jangan sampai atasan Anda membuang banyak waktu untuk membaca surat izin.
Kalimat pendek seperti “mohon maaf atas ketidakhadiran saya”, atau “mohon izin tidak masuk kerja” adalah cara yang baik untuk langsung menuju ke pokok permasalahan.
Ikuti prosedur internal
Buku panduan karyawan harus menjelaskan prosedur yang harus diikuti jika terjadi ketidakhadiran yang tidak terduga. Misalnya, beberapa perusahaan memberikan izin ketidakhadiran hanya untuk acara yang telah direncanakan sebelumnya.
Perusahaan lain memerlukan pemberitahuan singkat jika terlambat atau tidak dapat masuk kerja (misalnya, menelepon atasan atau anggota tim SDM). Pastikan surat izin mengikuti jadwal dan prosedur yang telah disepakati di perusahaan Anda.
Baca juga: Multitasking dalam Bekerja: Pengertian, Kekurangan, dan Cara Menguranginya
Contoh Surat atau Email Izin tidak Masuk Kerja
Berikut adalah tiga contoh email yang bisa Anda jadikan referensi:
Contoh 1
Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja untuk urusan keluarga:
Rianto Harahap
Kepala Pengadaan
Procurement Corp.
Jln Jendral Sudirman Kav 56
Jakarta, 7700021 November 2022
Rianto Harahap
Saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang rencana ketidakhadiran saya mulai Kamis ini. Seperti yang telah kita diskusikan, putri saya akan menjalani operasi kecil pada hari Kamis, 26 November. Terlampir adalah catatan dokter untuk Anda tinjau. Saya akan absen dari tanggal 26 November hingga 30 November.
Saya telah berkonsultasi dengan tim saya dan kolega saya, Diana Ranita, telah setuju untuk meliput laporan mingguan, yang merupakan bagian dari tugas saya. Selain itu, Deri Budiman telah menawarkan untuk memberi kabar terbaru kepada saya mengenai pekerjaan mendesak apa pun yang mungkin memerlukan tanggapan saya.
Mohon beritahu saya jika Anda memiliki masalah yang tertunda yang membutuhkan perhatian saya saat saya sedang tidak berada di tempat. Terima kasih atas pengertian Anda.
Salam,
Anita rahma
Baca juga: Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya
Contoh 2
Berikut ini adalah contoh surat cuti sebelum tidak masuk kerja:
Darla Simanjutanak
HR Manager
Procurement Corp.
Jl. Karet tengsin no 45
Jakarta Pusat 1234515 Desember 2022
Yang terhormat Ibu Darla,
Mohon terima surat ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya berencana untuk tidak masuk kantor dari tanggal 3 hingga 7 Januari 2023. Saya akan menghadiri seminar pengembangan profesional selama waktu tersebut.
Saya telah mengatur untuk memeriksa email saya selama jam kerja dan saya berencana untuk menelepon dan memeriksa tim saya sekali sehari.
Mohon beritahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tentang rencana ketidakhadiran saya. Terima kasih atas kesempatan untuk mengembangkan kemampuan profesional saya dan berbagi apa yang saya pelajari dengan rekan-rekan satu tim.
Salam,
Anita Rahman
Contoh 3
Berikut adalah contoh email ketidakhadiran karena janji penting:
Perihal: Alasan Ketidakhadiran
Amitra Putri yang terhormat,
Saya menulis email ini untuk memberi tahu Anda bahwa saya berencana untuk tidak hadir pada hari Senin, 27 Januari. Saya ada urusan penting yang harus saya hadiri dan saya ingin mengambil cuti pribadi. Tolong beritahu saya jika hal ini nyaman bagi Anda dan tim atau jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut.
Saya telah bekerja lebih dulu untuk menyelesaikan tugas-tugas saya pada hari itu.
Terima kasih atas pengertian Anda.
Salam,
Anita Rahman
Anita@anymail.com
0821255536565
Baca juga: Download Contoh Surat Cuti Melahirkan Karyawan
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai email atau surat tidak masuk kerja beserta dengan contohnya yang bisa Anda gunakan.
Perusahaan Anda mungkin memiliki kebijakan untuk meminta cuti dari pekerjaan yang menetapkan keadaan di mana cuti dapat diberikan, dan berapa lama waktu yang berhak diambil oleh karyawan sebagai cuti.
Periksa buku panduan karyawan Anda atau bicarakan dengan manajer Anda untuk mengetahui detailnya. Jika ada kebijakan, pastikan Anda mematuhi pedoman tersebut untuk mengajukan cuti.
Di sisi lain, sebagai pemilik bisnis atau bagian tim HR, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub yang akan memudahkan karyawan Anda dalam mengajukan cuti dan melakukan pencatatan kehadiran hanya melalui smartphone.
Selain itu, tim HR juga bisa dengan melakukan pencatatan dan penghitungan payroll secara otomatis karena sistem di Gajihub terintegrasi satu sama lain sehingga memberikan Anda proses kerja yang lebih mudah dan lebih baik.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.