Multitasking dalam Bekerja: Pengertian, Kekurangan, dan Cara Menguranginya

Multitasking dalam bekerja merupakan keadaan dimana seseorang dapat mengerjakan banyak hal dalam sekali waktu. Multitasking dalam bekerja ini sering dianggap hal buruk karena dapat menurunkan fokus seseorang dalam bekerja.

Meskipun begitu, ada juga pihak yang menganggap multitasking ini akan meningkatkan produktivitas seseorang dalam bekerja. Namun lebih dari itu, apakah Anda sudah mengatahui apa itu multitasking dalam bekerja? Serta apa saja kelebihan dan kekurangannya?

Buat Anda yang ingin mengetahuinya, yuk simak penjelasan lengkapnya mengenai multitasking dalam bekerja yang ada di bawah ini:

Pengertian Multitasking dalam Bekerja

Multitasking dalam bekerja adalah keadaan dimana seseorang dapat mengerjakan berbagai tugas atau pekerjaan dalam satu waktu. Multitasking berasal dari kata multi dan tasking yang memiliki arti banyak dan pengerjaan tugas.

Dari sini bisa diartikan multitasking sebagai banyak pengerjaan tugas. Selain multitasking, keadaan seperti ini juga sering disebut dengan multitugas. Sedangkan dalam istilah lain dikenal task switching yang memiliki arti yang sama seperti halnya multitasking.

Baca Juga: Timesheet Karyawan: Pengertian Lengkap, Cara Buat, dan Template yang Bisa Anda Download

Apa Manfaat Multitasking?

Multitasking merupakan keterampilan yang diperlukan di dunia modern. Anda bahkan hidup di abad ke-21 jika Anda tidak secara rutin mengoperasikan empat perangkat berbeda sambil menyelesaikan lima tugas pada saat yang bersamaan.

Multitasking juga sering menjadi keterampilan yang diinginkan oleh pemberi kerja. Itu membuat kita merasa seperti memanfaatkan waktu yang terbatas dengan memberi kita ilusi bahwa kita menyelesaikan lebih banyak.

Sayangnya, menurut peneliti, multitasking tidak hanya memiliki manfaat, tetapi juga memiliki konsekuensi negatif bagi kita. Penelitian menunjukkan bahwa hanya sekitar 2,5% orang yang dapat melakukan banyak tugas secara efektif, sementara semakin banyak kita melakukan banyak tugas, semakin otak kita menipu kita untuk percaya bahwa kita pandai melakukannya.

Baca Juga: Apa Itu Work from Home, Kelebihan, dan Bedanya dengan Kerja Remote

Multitasking Adalah Mitos

Robert Desimone, direktur di Institut McGovern di MIT dan peneliti perhatian ahli, memberikan latihan sederhana yang dapat membantu Anda memvisualisasikan cara kerja multitasking: cobalah mengetik dua kata secara bersamaan dengan satu tangan.

Karena tangan Anda tidak mungkin melakukan ini, Anda harus bolak-balik, bergantian satu huruf pada satu waktu untuk setiap kata. Pada akhirnya, Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu dan lebih sulit untuk menulis kedua kata daripada jika Anda hanya menulis satu kata pada satu waktu.

Inilah yang terjadi pada otak Anda ketika Anda mencoba melakukan banyak tugas. “Hal normal yang dilakukan orang adalah bolak-balik. Dan jika mereka melakukannya dengan cepat, terkadang mereka bisa membodohi diri sendiri dengan berpikir bahwa mereka melakukannya dengan cukup baik,” kata Dr. Desimone.

Mengapa hal ini terjadi? Studi tahun 2006 menjelaskan bahwa ketika kita mencoba untuk melakukan dua hal sekaligus, ada penundaan tugas pada tugas kedua karena “jaringan saraf area lobus frontal bertindak sebagai pusat kemacetan pemrosesan informasi yang sangat membatasi kemampuan kita untuk melakukan banyak tugas. .”Dalam bahasa Inggris sehari-hari, ini berarti bahwa otak kita tidak dirancang untuk melakukan dua hal sekaligus.

Baca Juga: Surat Lamaran Kerja: Pengertian, Komponen, Cara Buat, dan Contohnya

Apa Kekurangan Multitasking?

Berikut beberapa kekurang yang dimiliki orang yang multitasking:

1. Ketidakefisienan

Seperti yang kita lihat dari contoh Dr. Desimone di atas, efek paling cepat dari multitasking adalah Anda memaksa otak Anda untuk beralih dari satu tugas ke tugas lainnya, yang sebenarnya membuat Anda lebih tidak efisien.

2. Kesalahan

Penelitian juga menunjukkan bahwa multitasking membuat Anda lebih rentan terhadap kesalahan, sehingga kualitas keseluruhan pekerjaan Anda menurun secara signifikan.

3. Gangguan kognitif jangka panjang

Konsekuensi dari multitasking adalah melampaui produktivitas terbatas dan sebenarnya dapat merusak kemampuan kognitif kita dalam jangka panjang.

Sebuah studi Stanford 2009 menemukan bahwa orang yang melakukan banyak tugas lebih sering mendapat skor lebih rendah dalam tiga keterampilan penting: penyaringan (kemampuan untuk mengabaikan informasi yang tidak relevan), memori kerja (kemampuan untuk mengajukan informasi dengan benar dan mengaksesnya saat dibutuhkan), dan pengalihan tugas (kemampuan untuk mengubah dari satu tugas ke tugas lainnya.

Semua ini merupakan keterampilan yang diperlukan otak untuk fokus pada apa yang paling penting. Penelitian ini tidak sendirian dalam temuannya.

Tinjauan 2018 dari studi yang tersedia tentang multitasking menyimpulkan bahwa penelitian setuju bahwa multitasking media yang berat mengganggu perhatian berkelanjutan orang, penalaran relasional (kemampuan untuk menemukan pola), dan manajemen interferensi.

Multitasking juga telah terbukti berdampak negatif pada memori jangka panjang pada orang dewasa dan telah dikaitkan dengan kepadatan materi abu-abu yang lebih rendah di korteks cingulate anterior, yang terhubung dengan kontrol kognitif dan emosional Anda.

Dari pernyatanyaan di atas, bisa dikatakan multitasking memiliki dampak yang sangat buruk.

Baca Juga: Penting Profesionalisme Kerja dan Cara Meningkatkannya?

Cara Mengurangi Multitasking

Berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi multitasking sehingga Anda tidak mendapatkan dampak negatifnya.

1. Identifikasi kapan boleh melakukan banyak tugas

Saat membaca ini, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa, jika multitasking sangat buruk, kami dapat berjalan dan berbicara atau memutar musik dan bernyanyi.

Dr. Desimone menjelaskan bahwa masalahnya bukanlah melakukan dua tugas yang berbeda sekaligus, tetapi menggunakan bagian otak yang sama sekaligus. “Semakin berbeda jenis hal yang Anda coba lakukan dengan otak Anda, semakin besar kemungkinan untuk melakukannya [mereka] pada saat yang sama,” klaimnya.

Jika Anda mendengarkan musik dengan lirik sambil mencoba membaca buku, Anda tidak akan melakukan tugas dengan baik karena Anda meminta bagian otak Anda yang menafsirkan bahasa untuk fokus pada dua hal sekaligus. Ingin menonton pertunjukan sambil melipat cucian? Ini sebaiknya Anda hentikan.

Contoh lain yang dia sebut pengecualian adalah ketika hal-hal dikoordinasikan atau dirasakan oleh otak untuk diintegrasikan. Inilah sebabnya mengapa menyanyi dan memainkan lagu yang sama boleh saja, tetapi memberikan ceramah (yang tidak dinyanyikan) sambil memainkan alat musik akan sangat sulit.

Namun, perlu diingat bahwa jika fokus penuh Anda diperlukan, multitasking tidak disarankan. Jadi berbicara dan mengemudi masih dilarang menurut Dr. Desimone, karena Anda tidak memberikan perhatian penuh untuk mengemudi, yang membuat Anda lebih rentan terhadap kecelakaan.

2. Identifikasi saat Anda melakukan banyak tugas

Setelah Anda memahami jenis keadaan di mana Anda dapat melakukan banyak tugas, Anda dapat mulai menemukan saat terbaik untuk melakukan banyak tugas dan saat terbaik untuk tidak melakukannya.

Banyak orang mengirim pesan kepada rekan kerja di Slack selama rapat kerja tanpa menyadari bahwa mereka melakukan banyak tugas secara efektif. Anda yang terbiasa mengerjakan banyak pekerjaan di satu waktu, tidak akan menyadari bahwa pekerjaan yang Anda kerjakan ini sangat banyak.

Anda bisa melakukan pelacakan waktu Anda saat bekerja untuk meningkatkan fokus. Pelacakan waktu memungkinkan Anda mengetahui dengan tepat untuk apa Anda menghabiskan waktu dan dapat memperjelasnya saat Anda kehilangan fokus.

3. Identifikasi Alasan Anda Multitasking

Cara ketiga yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengidentifikasikan alasan mengapa Anda menjadi multitasking. Berikut beberapa alasan yang bisa menjadi penyebab Anda multitasking:

a. Multitasking Adalah Solusi

Jika ini Anda, ingatlah semua konsekuensi negatif dari multitasking yang tercantum di atas, terutama bagaimana hal itu membuat Anda tidak dapat menggunakan waktu Anda secara efektif.

Sebagai gantinya, coba terapkan teknik manajemen waktu yang lebih baik, yang membantu Anda memprioritaskan tugas.

b. Anda Tipe yang Mudah Terganggu

Jika Anda sepertinya tidak dapat menyelesaikan film tanpa mengirim SMS atau melamun saat menyelesaikan laporan, ini mungkin sebenarnya merupakan konsekuensi dari multitasking itu sendiri. Seperti yang dibahas dari penelitian di atas, semakin banyak Anda melakukan banyak tugas, semakin sulit bagi otak Anda untuk fokus pada apa pun.

Ini berarti lebih penting untuk memotong akar masalah dan menghentikan multitasking sebagai kebiasaan. Teknik yang baik untuk masalah ini adalah pemblokiran waktu.

Teknik Pomodoro, misalnya, merekomendasikan untuk memberi diri Anda waktu tertentu (Biasanya 25 menit) untuk mengerjakan tugas tanpa gangguan. Setelah waktu habis, Anda istirahat dan mengabaikan semua pekerjaan.

Ini memotivasi Anda untuk benar-benar fokus pada apa pun yang perlu Anda lakukan saat berada dalam mode kerja.

c. Mencoba Melewatkan Tugas yang Membosankan

Dr. Desimone percaya ini adalah alasan paling umum mengapa orang melakukan banyak tugas, karena tugas yang menarik atau menyenangkan cenderung lebih mudah menarik perhatian kita.

Terkadang Anda hanya perlu melakukan tugas yang ingin Anda hindari. Dalam hal ini, tugas tunggal sebenarnya adalah penyelamat Anda, karena dapat membantu Anda menyelesaikan tugas yang tidak menyenangkan dengan lebih efisien.

Mengatur waktu untuk melihat seberapa cepat Anda dapat menyelesaikan tugas dapat memberi Anda tantangan mental untuk meningkatkan motivasi Anda. Ini juga dapat membantu Anda tetap fokus, yang membuat Anda lebih cepat.

d. Anda Tidak Bisa Menghindarinya

Terkadang hidup tidak memungkinkan untuk tidak melakukan banyak tugas. Anda sedang memasak makan malam dan Anda harus menjaga anak Anda saat menelepon dokter karena Anda akan berada di rapat kerja sepanjang hari. Ini ini adalah hal yang sering terjadi.

Jika Anda melihat diri Anda dalam situasi ini, akan sangat membantu untuk mengingat penjelasan Dr. Desimone tentang penggunaan bagian otak yang berbeda. Meskipun monotasking lebih baik, Anda dapat mencoba merencanakan tugas-tugas multitask yang tidak menggunakan bagian otak yang sama atau yang dapat dilihat sebagai terintegrasi.

Sebuah studi tahun 2014 menemukan bahwa dalam banyak kasus, dipaksa untuk melakukan banyak tugas lebih buruk untuk kinerja Anda daripada jika Anda berencana untuk melakukan banyak tugas. Namun, dalam banyak kasus, monotasking masih lebih baik daripada multitasking, terencana atau sebaliknya.

Jadi, jika Anda bisa, selalu monotask, tetapi jika Anda benar-benar dipaksa untuk melakukan banyak hal sekaligus, cobalah untuk sadar tentang hal-hal apa yang dapat Anda rencanakan untuk dilakukan pada saat yang bersamaan.

e. Tidak Menemukan Alasan yang Tepat

Anda duduk di meja Anda untuk bekerja,sSatu jam berlalu dan Anda telah belajar tentang teknik pembuatan bir yang digunakan oleh biksu Abad Pertengahan. Di saat yang sama Anda mengirim SMS ke sahabat Anda, dan memutuskan jenis anjing apa yang akan Anda adopsi tetapi tidak menyelesaikan pekerjaan apa pun.

Multitasking telah menjadi kebiasaan bagi banyak dari kita dan telah dinormalisasi, atau bahkan dimuliakan, oleh budaya kita. Mengingat bahwa penelitian setuju bahwa multitasking itu buruk dapat membantu Anda melawan mentalitas semacam ini.

Mengenali kapan Anda melakukan banyak tugas dan menerapkan manajemen waktu dan teknik pelacakan waktu dapat membantu Anda mendapatkan lebih banyak waktu.

Pada akhirnya, multitasking dan manfaatnya adalah mitos. Menyadari mengapa multitasking itu buruk dan memiliki strategi yang disiapkan dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda, meningkatkan kualitas pekerjaan Anda, dan menghindari risiko kemampuan kognitif Anda.

Mengapa begitu banyak orang masih bersikeras melakukan sepuluh hal sekaligus sebagai sarana untuk meningkatkan produktivitas? Perangkat lunak seharusnya membuat hidup kita lebih mudah, bukan menginspirasi kita untuk berkomunikasi dan bekerja secara bersamaan melalui enam teknologi berbeda.

Sebuah studi yang dilakukan di Universitas Stanford menunjukkan bagaimana multitasking menambah stres pada kehidupan kita sehari-hari, dan berdampak negatif pada suasana hati, motivasi, dan produktivitas kita.

Baca Juga: Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya

7 Alasan Lebih Memilih Tugas Tunggal

Berikut 7 alasan mengapa sebaiknya Anda menghindari multitasking dalam bekerja dan sebaiknya memilih mengerjakan tugas tunggal:

1. Sayangi Otak Anda

Beberapa orang bangga karena mampu menangani beberapa tujuan sekaligus. Tetapi ketika Anda melakukan itu, pikiran Anda tidak pernah benar-benar terfokus pada satu tugas.

Sering terjadi bahwa kita bertemu orang baru dan langsung lupa namanya – itu karena pikiran kita terganggu dan tidak dapat memproses atau menyimpan informasi baru itu. Orang yang sdibombardir dengan beberapa aliran informasi elektronik pasti tidak memperhatikan hal ini.

Ketidakmampuan untuk berkonsentrasi ini dapat memengaruhi kehidupan profesional Anda, tetapi juga berdampak pada pengalaman dan hubungan pribadi. Melakukan beberapa hal sekaligus, Anda tidak pernah benar-benar fokus pada apa pun atau terhubung secara mendalam dengan orang lain (pelanggan, rekan kerja, teman, atau keluarga).

Ketika kita gagal untuk hidup di masa sekarang, kita pada dasarnya hanya setengah menjalani hidup.

2. Lebih Banyak Tugas = Lebih Banyak Kesalahan

Ini adalah konsekuensi logis dari kurangnya fokus dan menjadi salah satu karakteristik multitasking. Saat melakukan beberapa hal sekaligus, pikiran Anda terbagi di antara mereka sehingga wajar jika kesalahan Anda akan berlipat ganda.

Menurut penelitian Stanford, multitasker sangat buruk dalam menyaring informasi yang tidak relevan. Itu berarti pasti ada beberapa mental cross-firing dan tumpang tindih antar tugas.

Bisakah Anda benar-benar mampu membuat kesalahan itu? Mungkin tidak. Itu sebabnya setiap tugas harus mendapat perhatian penuh Anda, secara terpisah.

3. Tunggu, Apa Itu Multitasking Lagi?

Itu benar, itu memengaruhi ingatan Anda.

Pada tahun 2011, University of California, San Francisco menerbitkan sebuah studi penelitian yang menunjukkan seberapa cepat pergeseran dari satu tugas ke tugas lain berdampak pada memori jangka pendek.

Tak perlu dikatakan, dampaknya selalu negatif dan menjadi semakin jelas seiring bertambahnya usia. Hanya karena Anda dapat menangani tugas Anda sekarang tidak berarti bahwa dalam 5 atau 10 tahun Anda akan dapat melanjutkan hidup Anda dengan cara yang sama.

Dan itu selalu lebih baik untuk menumbuhkan kebiasaan sehat sejak dini.

4) Multitasking Menyebabkan Kecemasan

Kelemahan utama dari multitasking adalah perasaan cemas yang mengganggu orang-orang yang secara konsisten membagi perhatian mereka. Studi yang dilakukan oleh para peneliti di University of California, Irvine ini menunjukkan bahwa gejala gangguan kerja berkisar dari psikologis hingga fisik.

Mereka melakukan tes yang mengukur detak jantung karyawan dengan dan tanpa akses ke email kantor. Mereka yang dapat mengakses email mereka tetap terhubung – mereka menunjukkan detak jantung yang lebih tinggi daripada mereka yang tidak memiliki akses.

Di sisi lain, kelompok kedua diamati untuk melakukan pekerjaan mereka relatif bebas stres.

5. Kreativitas Dihambat

Mencurahkan perhatian Anda pada terlalu banyak tugas sekaligus, akan berdampak pada Anda tidak akan pernah memiliki memori kerja yang tersisa untuk menghasilkan ide dan konsep yang benar-benar kreatif. Ya, Anda akan menyelesaikan tugas Anda dalam tingkat dan cakupan rata-rata, tetapi kehebatan akan berada di luar jangkauan Anda.

Saat kita cemas, tubuh kita mulai mengakses struktur otak yang lebih primitif yang dirancang untuk membuat kita aman dari bahaya. Ketika itu terjadi, kita berhenti mengakses area lain seperti lobus frontal yang telah beradaptasi untuk berpikir kritis dan kreativitas.

6. Multitasking adalah Buang-buang Waktu

Ketika Anda berusaha menyelesaikan tugas-tugas kecil sambil mencoba menyelesaikan tugas besar, Anda akan segera melihat bagaimana mereka benar-benar menghabiskan lebih banyak waktu Anda daripada menghematnya. Pikiran harus diatur ulang ke setiap tugas setelah shift.

Anda mungkin pernah merasakan ini sebelumnya, seperti ketika Anda membaca novel yang menawan dan waktu berhenti. Anda melihat dari halaman beberapa jam kemudian, terkejut dengan seberapa banyak yang telah Anda baca.

7. Anda Tidak Benar-Benar Hidup

Berapa kali sehari Anda membaca atau menulis pembaruan status di ponsel Anda? Jika ibu jari Anda terkunci secara permanen dalam membaca berita di web sepanjang hari, Anda semua tidak benar-benar hidup.

Hanya terhubung dengan lingkungan terdekat Anda atau berinteraksi sepenuhnya dengan manusia lain yang dapat memberi Anda rasa kepuasan yang mendalam.

Mempertimbangkan semua alasan ini, mudah untuk melihat mengapa kekuatan multitasking adalah mitos yang tidak pernah benar-benar membantu siapa pun untuk mencapai apa pun yang penting secara efisien. Jadi apa yang dapat Anda lakukan? Berikut adalah beberapa ide untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi stres:

• Buat lebih banyak struktur untuk pekerjaan Anda. Lakukan tugas yang sangat kreatif di pagi hari dan kemudian istirahat sejenak sebelum melanjutkan ke setiap tugas yang berbeda.
• Jeda kotak masuk Anda selama satu atau dua jam. Setidaknya berhenti menjawab email Anda segera. Ini “melatih” orang lain untuk tidak mengharapkan tanggapan langsung.
• Bagikan tujuan dan pencapaian mingguan dengan orang lain. Ketika Anda secara terbuka berkomitmen pada prioritas tertentu dan gagal mencapainya, itu dapat memotivasi Anda untuk menemukan cara yang lebih baik untuk benar-benar menyelesaikan sesuatu minggu depan.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai multitasking dalam bekerja yang wajib Anda pahami. Bagi Anda yang saat ini masih melakukan multitasking, sebaiknya Anda mulai mempertimbangkannya kembali.

Bagi perusahaan yang masih menuntut karyawan untuk bekerja secara multitasking, ini saatnya Anda melakukan manajemen karyawan dengan baik. GajiHub memberikan solusi terbaik bagi Anda yang ingin melakukan manajemen karyawan dengan baik.

GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang akan membantu Anda manajemen karyawan. GajiHub dilengkapi berbagai fitur seperti absensi, ESS, hingga cuti dan izin.

Jika Anda tertarik untuk menggunakan GajiHub, Anda bisa mendaftar GajiHub dengan link yang ada di sini.