Download 10 Contoh Surat Keterangan Kerja Gratis

Jika Anda ingin mengajukan pinjaman di Bank atau melamar pekerjaan baru, Anda akan membutuhkan surat keterangan kerja sebagai salah satu syarat untuk memudahkan proses tersebut.

Surat keterangan kerja dapat memperbesar peluang Anda diterima di perusahaan baru karena menjadi bukti bahwa Anda memiliki pengalaman yang dibutuhkan.

Sebaliknya, jika Anda adalah seorang HR, Anda perlu memahami cara membuat surat keterangan kerja yang baik dan benar.

Kemampuan membuat surat keterangan kerja merupakan pengetahuan dasar yang wajib dimiliki oleh mereka yang berkarir di bidang sumber daya manusia.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas secara lengkap tentang komponen penting dalam surat keterangan kerja, contoh, dan manfaatnya.

Daftar isi show

Pengertian Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja kadang juga disebut sebagai surat paklaring kerja di Indonesia adalah surat tertulis yang berisi informasi atau keterangan dari perusahaan bahwa seseorang memang bekerja di perusahaan tersebut atau pihak-pihak yang memang memiliki ikatan kerja dengan perusahaan.

Jadi secara umum, surat ini adalah pengakuan formal oleh pemberi kerja saat ini atau sebelumnya yang menyatakan bahwa seorang karyawan bekerja atau sebelumnya bekerja untuk perusahaan.

Surat ini biasanya mencakup rincian seperti nama dan rincian kontak pemberi kerja Anda, durasi kontrak kerja Anda, dan informasi terkait lainnya mengenai status pekerjaan Anda. Seringkali, surat ketenagakerjaan dibuat singkat dan langsung ke intinya.

Kapan karyawan mendapatkan surat keterangan kerja?

Ketika karyawan meminta surat keterangan kerja? Tidak ada waktu khusus yang ditunjukkan dalam undang-undang untuk merilisnya. Namun, sepenuhnya surat ini merupakan kewajiban yang harus diberikan perusahaan saat karyawan memintanya.

Misalnya jika karyawan memerlukan surat tersebut untuk mengajukan kredit rumah atau melakukan pinjaman di Bank dan yang bersangkutan meminta surat keterangan bekerja pada perusahaan, maka perusahaan wajib memberikannya,

Selain itu, waktu pasti dimana perusahaan wajib memberikan paklaring adalah saat karyawan mengajukan resign atau perusahaan melakukan PHK pada karyawan tersebut.

Apa Saja Komponen atau Isi dalam Surat Keterangan Kerja?

Paklaring harus dicetak di atas kop surat resmi perusahaan Anda atau alat tulis yang menyertakan logo perusahaan. Surat ini dapat mencakup informasi berikut ini:

Kepala surat
Nama perusahaan
Alamat perusahaan
Nomor telepon dan email perusahaan
Nama karyawan
Tanggal kerja
Jabatan pekerjaan karyawan
Deskripsi pekerjaan karyawan
Gaji karyawan saat ini
Alasan pemutusan hubungan kerja

Surat ini juga harus singkat, namun berisi informasi yang sesuai dengan keadaan karyawan saat masih bekerja di perusahaan. Komponen diatas tidak mengikat dan berbeda peruntukannya.

Misalnya, jika karyawan meminta surat keterangan kepada perusahaan untuk mengajukan kredit, maka tim HR tidak usah menulis alasan pemutusan hubungan kerja, cukup dengan gaji karyawan.

Dan jika perusahaan mengeluarkan paklaring untuk karyawan mengajukan resign atau melakukan PHK, tim HR harus menyertakan poin alasan pemutusan hubungan kerja.

Manfaat Surat Keterangan Kerja Bagi Karyawan

Untuk melamar pekerjaan baru

Sering kali, selama tahap akhir proses perekrutan, pemberi kerja mungkin meminta surat keterangan bekerja untuk memverifikasi informasi yang Anda tulis tentang pengalaman kerja Anda dalam CV Anda. Seperti yang sudah kami jelaskan di awal, dengan adanya paklaring idapat meningkatkan faktor kepercayaan perusahaan selama proses wawancara.

Untuk mengajukan pinjaman ke Bank

Ketika Andamengajukan pinjaman ke Bank, Anda biasanya akan diminta untuk menyerahkan surat keterangan bekerja untuk membuktikan kelayakan Anda untuk melakukan pembayaran tepat waktu.

Nantinya Bank juga akan menghubungi perusahaan tempat Anda bekerja untuk memverifikasi kecocokan data yang Anda berikan dengan informasi yang diberikan perusahaan.

Mengajukan kredit perumahan atau kendaraan bermotor

Sama seperti saat Anda mengajukan pinjaman dana ke Bank, apabila Anda berencana membeli rumah atau mengajukan pinjaman untuk kepemilikan kendaraan motor, pihak leasing mungkin meminta surat keterangan bekerja kepada Anda.

Hal ini membantu lembaga keuangan memverifikasi klaim apa pun yang mungkin Anda buat tentang pekerjaan dan gaji Anda pada formulir aplikasi.

Mengajukan Visa

Surat keterangan kerja adalah dokumen wajib pengajuan visa bagi kamu yang statusnya adalah pekerja atau karyawan. Terdapat beberapa negara yang mewajibkan kamu untuk punya surat keterangan bekerja sebelum submit aplikasi visa. Biasanya surat ini di syaratkan dibuat tidak lebih dari 30 hari pada saat kamu apply untuk visa.

Negara yang mewajibkan surat keterangan bukti bekerja sebagai persyaratan dari visa untuk paspor Indonesia ada banyak termakud Amerika Serikat, Eropa (visa Schengen), Korea Selatan, Jepang, China, Australia, New Zealand, Inggris, Kanada dan negara lainnya.

Mencairkan saldo BPJS Ketenagakerjaan

Jika Anda ingin mencairkan saldo BPJS Ketenagakerjaan, paklaring merupakan syarat wajib yang harus Anda dalam aplikasi permohonan pencairan Anda.

Nantinya petugas BPJS juga akan memverifikasi kesesuaian nama, lama kerja, dan jabatan. Jika Anda sudah bekerja di banyak perusahaan, maka Anda diwajibkan untuk memiliki seluruh paklaring dari seluruh perusahaan tempat Anda bekerja dan tidak boleh ada yang hilang.

Cara Meminta Surat Keterangan Kerja

Jika Anda memerlukan surat bukti kerja atau paklaring, berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk memintanya:

1. Cari tahu dari kepada siapa Anda harus meminta surat ini

Untuk memastikan Anda menerima surat keterangan tepat waktu, Anda perlu mengirim permintaan kepada orang yang tepat. Jika Anda bekerja di perusahaan besar, biasanya Anda harus mengirim permintaan ke perwakilan SDM atau HR Anda.

Namun, perusahaan yang lebih kecil tanpa departemen SDM mungkin meminta manajer Anda menangani permintaan tersebut. Bicaralah dengan kolega atau manajer Anda untuk menentukan orang terbaik untuk meminta surat lamaran kerja.

2. Ikuti prosedur perusahaan Anda untuk meminta surat

Setiap perusahaan memiliki prosedur yang berbeda untuk meminta surat keterangan. Anda mungkin perlu mengirim email atau meminta pihak yang meminta melakukannya.

Atau Anda mungkin harus mengisi formulir. Ketika Anda menentukan kepada siapa Anda perlu mengirim permintaan, pastikan untuk bertanya kepada mereka tentang prosesnya, preferensi mereka, dan kapan mereka dapat memberikan surat tersebut.

3. Sertakan informasi kontak Anda

Saat mengirimkan permintaan Anda, pastikan Anda menyertakan informasi kontak Anda, seperti alamat email dan nomor telepon atau ekstensi Anda.

Hal ini memastikan orang yang menyusun surat Anda dapat dengan mudah menghubungi Anda untuk mengklarifikasi informasi apa pun. Anda mungkin juga perlu menyertakan nomor karyawan atau ID Anda jika Anda memilikinya. Hal ini memudahkan perwakilan untuk menemukan riwayat pekerjaan Anda.

4. Nyatakan dengan jelas detail yang perlu Anda sertakan

Orang yang menginginkan surat keterangan dari Anda harus merinci informasi apa yang ingin mereka sertakan. Misalnya, bank kemungkinan ingin mengetahui gaji dan catatan pekerjaan Anda, sementara perusahaan baru hanya menginginkan catatan pengalaman kerja Anda baru-baru ini. Saat meminta surat lamaran kerja, sebutkan dengan jelas detail apa yang perlu disertakan oleh pemberi kerja Anda.

5. Berikan informasi kontak penerima

Ketika seseorang meminta surat lamaran kerja, mereka biasanya ingin agar atasan Anda mengirimkannya langsung kepada mereka. Hal ini memastikan Anda tidak dapat mengubah informasi apa pun.

Surat ini juga harus dikirim dalam bentuk PDF untuk alasan yang sama. Sertakan informasi kontak pihak yang meminta, yang memungkinkan atasan Anda mengirimkan surat tersebut melalui pos, faks, atau email. Tindak lanjuti dengan pihak yang meminta dalam beberapa hari untuk memastikan mereka menerimanya.

6. Berikan pemberitahuan yang cukup kepada perusahaan Anda

Terakhir, pastikan Anda meminta surat keterangan segera setelah Anda tahu bahwa Anda membutuhkannya. Ini memberi mereka cukup waktu untuk menyiapkan surat dan mengirimkannya sehingga pihak yang meminta dapat melanjutkan aplikasi Anda.

Apa Perbedaan antara Surat Keterangan Kerja dan Surat Pengalaman Kerja?

Bagaimana Langkah Membuat Surat Keterangan Kerja dengan Baik dan Benar?

Surat keterangan kerja bukan hanya sekadar dokumen formal, tapi juga bisa menjadi bukti profesionalisme perusahaan dalam memberikan layanan administratif kepada karyawannya.

Untuk memastikan surat ini dibuat dengan benar, Anda perlu mengikuti beberapa langkah penting berikut:

Langkah 1: Mengumpulkan Informasi Lengkap tentang Karyawan

Sebelum mulai menyusun surat, pastikan Anda sudah memiliki data yang lengkap dan valid tentang karyawan yang bersangkutan.

Informasi ini biasanya mencakup:

Nama lengkap karyawan
Jabatan atau posisi terakhir
Nomor Induk Karyawan (jika ada)
Tanggal mulai bekerja
Tanggal berhenti bekerja (jika sudah resign)
Departemen/divisi tempat bekerja

Data ini penting untuk memastikan isi surat akurat dan tidak menimbulkan kesalahan administratif di kemudian hari.

Langkah 2: Menentukan Tujuan Pembuatan Surat

Setiap surat keterangan kerja biasanya dibuat untuk tujuan tertentu. Misalnya:

Untuk melamar pekerjaan di tempat baru
Sebagai syarat pengajuan pinjaman ke bank
Untuk pengurusan visa perjalanan
Sebagai dokumen pendukung dalam pengajuan beasiswa atau program pelatihan

Menentukan tujuan sejak awal membantu Anda menyesuaikan isi surat agar relevan dan sesuai kebutuhan pihak yang akan menerima surat tersebut.

Langkah 3: Menyusun Surat Sesuai dengan Komponen yang Telah Disebutkan

Setelah data terkumpul dan tujuan jelas, mulailah menyusun surat dengan format baku.

Komponen yang sebaiknya dicantumkan meliputi:

Kop surat perusahaan
Nomor surat dan perihal
Identitas karyawan
Keterangan masa kerja dan jabatan
Kalimat pernyataan bahwa karyawan benar bekerja di perusahaan
Tujuan pembuatan surat
Penutup yang sopan
Tempat, tanggal, tanda tangan, nama pejabat yang berwenang, dan stempel perusahaan

Susun surat dengan bahasa formal dan jelas, tanpa bertele-tele, agar mudah dipahami oleh pihak yang membaca.

Langkah 4: Memastikan Keakuratan dan Kelengkapan Data

Sebelum surat ditandatangani, lakukan pengecekan ulang terhadap seluruh isi surat.

Pastikan tidak ada salah ketik, kesalahan nama, jabatan, atau tanggal.

Kemudian, Anda perlu melakukan verifikasi kembali apakah seluruh informasi yang dimasukkan sudah sesuai dengan data resmi karyawan di database HRD.

Tahap ini penting agar tidak ada kesalahan administratif yang bisa merugikan pihak karyawan maupun perusahaan di kemudian hari.

Langkah 5: Mendapatkan Tanda Tangan dan Stempel Resmi Perusahaan

Langkah terakhir, ajukan surat kepada atasan atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.

Biasanya, surat ini ditandatangani oleh HR Manager, Direktur, atau Kepala Divisi terkait.

Jangan lupa untuk menempelkan stempel resmi perusahaan agar surat memiliki legalitas dan dapat diakui oleh pihak luar.

Setelah semua selesai, serahkan surat kepada karyawan atau kirimkan ke pihak yang memerlukannya sesuai permintaan.

Download Template Surat Keterangan Kerja

Agar mempermudah Anda dalam membuat surat keterangan kerja, berikut template dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris yang bisa Anda unduh:

Download Template Surat Keterangan Kerja untuk Berbagai Keperluan

Contoh Surat Keterangan Kerja

1. Surat keterangan untuk melamar pekerjaan baru

surat keterangan kerja 1 — sumber: cakeresume

2. Surat keterangan untuk mengajukan pinjaman atau kredit perumahan

3. Surat keterangan untuk mengajukan Visa

4. Surat keterangan untuk melamar pekerjaan baru

5. Surat keterangan sederhana

6. Surat keterangan untuk melamar pekerjaan

7. Surat keterangan untuk berbagai keperluan

8. Surat keterangan untuk berbagai keperluan

9. Surat keterangan untuk permohonan pembuatan rekening

10. Surat keterangan untuk berbagai keperluan

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai surat keterangan bekerja atau paklaring beserta contohnya dan juga cara mendapatkannya.

Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, membuat paklaring merupakan pengetahuan dasar yang harus dimiliki profesional HR untuk memastikan karyawan mendapatkan hak mereka dengan baik di perusahaan.

Seperti yang kita tahu juga, tugas HR dalam sebuah bisnis sangatlah banyak dam akan sangat sulit jika melakukan semua itu secara manual. Sebut saja tugas penghitungan payroll, manajemen absensi, penghitungan pajak penghasilan dan juga BPJS Ketenagakerjaan.

Oleh sebab itu, Anda memerlukan solusi modern untuk memudahkan seluruh proses pengelolaan manajemen HR dalam bisnis yang akan meningkatkan efisiensi dan hasil kerja yang lebih optimal, salah satunya adalah dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software HR dan payroll buatan Indonesia yang tidak hanya akan memudahkan tim HR dalam bisnis namun juga seluruh karyawan pada bisnis Anda.

Dengan menggunakan Gajihub, tim HR bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, memeriksa absensi karyawan, dan melakukan penghitungan komponen potongan gaji karyawan secara otomatis.

Sedangkan untuk karyawan, mereka bisa melakukan absensi dan pengajuan cuti melalui smartphone, mendapatkan slip gaji secara online, dan fitur self service employement lainnya yang akan memudahkan bisnis secara keseluruhan.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun