Proses Rekrutmen: Pengertian, Tahapan, dan Tips Melakukannya

Proses rekrutmen mengacu pada langkah-langkah yang diambil perusahaan ketika mencari dan memilih kandidat baru.

Proses rekrutmen yang efektif sangat penting bagi bisnis yang menginginkan kandidat terbaik untuk posisi terbuka.

Jika Anda bekerja di bidang sumber daya manusia, penting untuk memahami cara mengoptimalkan rekrutmen.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan proses rekrutmen, membuat daftar tujuh langkah dalam proses rekrutmen dan memberikan beberapa tips untuk merekrut kandidat terbaik.

Apa itu Proses Rekrutmen?

Rekrutmen adalah proses menemukan dan mempekerjakan karyawan yang memenuhi syarat untuk mengisi posisi terbuka di perusahaan.

Rekrutmen sering dilakukan oleh perekrut, departemen sumber daya manusia, manajer perekrutan atau manajer departemen.

Orang atau departemen yang mengawasi perekrutan dapat bergantung pada ukuran, struktur, dan kebutuhan perusahaan.

Perusahaan besar biasanya memiliki departemen perekrutan yang peran utamanya adalah mengembangkan posting pekerjaan dan menjangkau kandidat.

Di perusahaan yang lebih kecil, manajer departemen mungkin secara langsung bertanggung jawab untuk merekrut orang baru mereka sendiri, atau mungkin diselesaikan oleh pemilik.

Proses rekrutmen mencakup setiap tahap untuk mendapatkan karyawan baru, mulai dari perencanaan apa yang harus dimasukkan dalam posting pekerjaan hingga proses wawancara.

Baca juga: Urutan Jabatan dalam Perusahaan Beserta Fungsinya

7 Langkah dalam Proses Rekrutmen

Berikut adalah tujuh langkah untuk proses rekrutmen yang efektif:

1. Perencanaan

Selama fase perencanaan, Anda menentukan posisi apa yang perlu diisi dan mengembangkan deskripsi pekerjaan untuk setiap posisi.

Deskripsi pekerjaan mencakup tugas dan tanggung jawab yang diharapkan dilakukan karyawan dan kualifikasi serta pengalaman apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Anda membuat deskripsi pekerjaan melalui kombinasi masukan dan analisis manajemen untuk menentukan apakah itu posisi permanen, apakah itu penuh atau paruh waktu, persyaratan dan pelatihan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan, kompensasi dan evaluasi kinerja.

Spesifikasi pekerjaan menguraikan rincian posisi. Anda harus menyertakan di mana peran tersebut berada dalam organisasi dan jalur karier potensial bagi karyawan.

Spesifikasi pekerjaan juga harus mencantumkan peralatan apa pun yang perlu digunakan karyawan.

Penting untuk menjelaskan persyaratan emosional, perilaku, fisik dan mental untuk memenuhi ekspektasi kerja secara efisien.

Dokumen ini dapat membantu Anda menentukan apa yang harus dicari dalam diri kandidat ideal, bagaimana Anda harus melakukan pendekatan perekrutan, dan apa yang harus disertakan dalam paket kompensasi.

2. Pengembangan strategi

Strategi rekrutmen menguraikan bagaimana Anda dapat menemukan kandidat untuk mengisi posisi tersebut.

Pada tahap ini, tim perekrutan menentukan apakah kandidat diharapkan memiliki pengalaman sebelumnya atau apakah mereka akan dilatih dalam pekerjaan.

Hal ini memengaruhi kompensasi, persyaratan apa yang akan dicantumkan perusahaan dalam lowongan pekerjaan dan sumber daya apa yang mungkin diperlukan untuk pelatihan.

Perekrut juga menentukan di mana posisi tersebut dapat diiklankan.

Banyak perusahaan mengiklankan di area yang dekat dengan lokasi mereka, tetapi beberapa menawarkan opsi relokasi atau mengizinkan karyawan mereka untuk bekerja dari jarak jauh.

Aspek penting lainnya dalam mengembangkan strategi rekrutmen adalah menentukan jenis dan sumber rekrutmen apa yang akan Anda gunakan.

Anda mungkin lebih suka job fair, posting online, agen perekrutan, atau merekrut di kampus-kampus.

Setiap jenis dan sumber perekrutan membutuhkan sumber daya yang berbeda, termasuk investasi biaya dan waktu.

Pendekatan Anda untuk merekrut juga tergantung pada bidang apa yang Anda rekrut, persyaratan pekerjaan dan kandidat ideal Anda.

Baca juga: Tugas HRD dan Kualifikasi HRD yang Wajib Anda Ketahui

3. Pencarian

Tahap pencarian adalah proses mencari kandidat kerja secara aktif. Banyak perusahaan menggunakan kombinasi sumber internal dan eksternal untuk menarik kandidat.

Perekrutan internal termasuk transfer, promosi, posting dalam organisasi dan menjangkau mantan karyawan.

Proses perekrutan dapat dilakukan dari dalam dengan menggunakan referensi karyawan dan kandidat sebelumnya.

Sumber perekrutan eksternal mencakup metode perekrutan apa pun di mana Anda mencari di luar organisasi, seperti agen tenaga kerja, iklan, perekrutan di kampus, perekrutan langsung, dan asosiasi profesional.

4. Penyaringan atau screening

Proses penyaringan adalah tindakan mempersempit kumpulan kandidat menjadi orang-orang yang akan diwawancarai.

Ini melibatkan peninjauan resume dan surat lamaran untuk memisahkan kandidat yang tidak memenuhi syarat dari mereka yang menjanjikan.

Anda harus mempertimbangkan pendidikan, sertifikasi, pengalaman kerja, dan perkembangan karier setiap kandidat.

Beberapa perekrut menggunakan perangkat lunak penyaringan untuk mengeliminasi kandidat yang tidak memenuhi persyaratan minimum.

Beberapa manajer perekrutan juga meminta kandidat menyelesaikan tes psikometrik untuk mengevaluasi keterampilan, ciri-ciri kepribadian, komunikasi dan kemampuan memecahkan masalah mereka.

Setelah Anda mempersempit kandidat Anda, hubungi mereka tentang posisi tersebut melalui email atau telepon.

Beberapa perekrut sering melakukan wawancara telepon singkat untuk memverifikasi bahwa kandidat masih tertarik dengan posisi tersebut, menentukan kapan ketersediaan mereka dan mengatur waktu untuk pertanyaan awal.

Wawancara telepon biasanya berlangsung selama 15 hingga 20 menit dan digunakan untuk menentukan siapa yang akan diundang untuk wawancara langsung.

5. Wawancara dan pemilihan

Wawancara umumnya dilakukan secara langsung, tetapi bisa juga dilakukan melalui konferensi video jika kandidat tidak berada di kantor.

Selama fase ini, manajer bertemu dengan sekelompok kecil kandidat terbaik.

Proses wawancara mungkin melibatkan lebih dari satu wawancara tatap muka, tergantung pada jumlah kandidat, ukuran organisasi, dan daya saing peran.

Pertanyaan wawancara bervariasi, tetapi sering kali berfokus pada bagaimana kandidat merespons stres, penilaian yang lebih dalam tentang keterampilan dan latar belakang mereka, bagaimana mereka memandang diri mereka sendiri sebagai karyawan, dan apa yang mereka cari dari seorang pemberi kerja.

Anda harus menggunakan informasi dari wawancara ini untuk memilih kandidat akhir. Ini adalah tahap di mana Anda harus melakukan pemeriksaan latar belakang, memverifikasi rincian pekerjaan dan menghubungi referensi.

Memverifikasi informasi penting untuk memastikan tidak ada miskomunikasi tentang pengalaman atau riwayat pendidikan kandidat.

Baca juga: Sistem Informasi SDM: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

6. Tawaran pekerjaan dan onboarding

Langkah berikutnya adalah secara resmi menawarkan posisi kepada kandidat pilihan Anda.

Anda harus memberikan surat penawaran yang mencakup tanggal mulai, kompensasi, jam kerja dan ekspektasi kinerja.

Jika Anda menggunakan agen tenaga kerja atau konsultan pencarian, mereka harus menjadi pihak yang memberikan penawaran kerja.

Jika kandidat menerima tawaran, Anda harus menawarkan orientasi atau onboarding yang komprehensif untuk menyambut karyawan baru Anda.

Orientasi membantu karyawan baru Anda mempelajari budaya perusahaan, bagaimana mempersiapkan diri untuk bekerja dan apa yang diharapkan pada hari pertama mereka.

7. Mengevaluasi proses rekrutmen

Tahap terakhir dari proses rekrutmen adalah menganalisis efektivitas metode rekrutmen Anda.

Dengan memeriksa prosesnya, Anda dapat menentukan kepuasan Anda terhadap kandidat yang Anda rekrut, efektivitas biaya dari metode rekrutmen, dan cara-cara agar proses rekrutmen dapat ditingkatkan di masa depan.

Anda dapat menggunakan analisis statistik dari biaya, waktu yang dihabiskan dan seberapa baik kandidat sesuai dengan persyaratan Anda untuk membantu evaluasi.

Anda juga harus menggunakan ukuran kualitatif, seperti survei yang menanyakan perekrut dan manajer tentang pengalaman mereka dengan proses tersebut.

Baca juga: Pentingnya Manajemen Data Karyawan dan Cara Mengelolanya

Cara Meningkatkan Efektivitas Proses Rekrutmen

Mendapatkan karyawan terbaik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda sangatlah penting.

Itulah sebabnya proses rekrutmen yang terdefinisi dengan baik harus menjadi komponen strategis dari tujuan organisasi.

Proses rekrutmen Anda akan sangat diuntungkan dengan menerapkan strategi berikut:

Berikan detail dari peran yang Anda butuhkan

Jika Anda tidak memberikan detail yang tepat tentang posisi yang terbuka, Anda mungkin kehilangan kandidat yang hebat.

Setiap kandidat kerja ingin memastikan jenis pekerjaan apa yang akan mereka lakukan di organisasi Anda.

Untuk menarik kandidat terbaik, jelaskan deskripsi pekerjaan dari posisi yang kosong dan kualitas yang Anda cari dalam diri kandidat.

Anda mungkin mempertimbangkan untuk memiliki daftar singkat kualitas yang harus dimiliki dan tanggung jawab terpenting dari posisi tersebut.

Perjelas jabatan pekerjaan

Ini mungkin tampak seperti tidak terlalu penting, tetapi kandidat memperhatikan judul pekerjaan sebelum menanggapi iklan lowongan kerja.

Perjelas posisi yang ingin Anda isi.

Katakan sesuatu tentang budaya perusahaan Anda

Budaya organisasi Anda adalah kepribadian organisasi Anda. Jika digunakan dengan benar, merek dan budaya perusahaan Anda adalah nilai jual yang bagus bagi kandidat.

Saat Anda menyusun iklan lowongan kerja, jangan lupa untuk mengatakan sesuatu tentang perusahaan dan apa yang membuatnya menonjol di pasar.

Anda bisa menyebutkan pencapaian yang telah diraih perusahaan, penghargaan apa pun yang dimenangkan dan rencana untuk masa depan.

Juga, uraikan fasilitas perusahaan dan mengapa Anda adalah perusahaan terbaik. Dengan cara ini, Anda cenderung menarik banyak kandidat yang tertarik untuk bekerja di organisasi Anda.

Baca juga: Overtime Adalah: Berikut Pengertian Lengkap dan Cara Penghitungannya

Perhatikan bahasa dalam iklan lowongan kerja Anda

Kata-kata dalam iklan lowongan kerja Anda berdampak pada jenis kandidat yang mungkin Anda tarik. Hindari menggunakan jargon dan bahasa yang mungkin tidak dimengerti oleh calon kandidat.

Manfaatkan media sosial

Jutaan orang sekarang menggunakan media sosial untuk mendapatkan berita industri terbaru dan mencari pekerjaan.

Posting posisi terbuka ke tempat yang paling cocok untuk organisasi Anda. Manfaatkan kehadiran media sosial Anda untuk memposting lowongan pekerjaan dan memperluas kumpulan kandidat.

Saat postingan dibagikan ke jaringan Anda, lebih banyak kandidat yang cenderung menanggapi posting pekerjaan dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan karyawan yang hebat.

Mencari referensi

Dapatkan referensi dari manajemen dan karyawan tentang orang-orang yang kemungkinan besar cocok dengan sempurna di organisasi Anda.

Buat program rujukan lengkap dengan insentif untuk mendapatkan karyawan berkualitas tinggi untuk perusahaan Anda.

Gunakan organisasi profesional dan lembaga pembelajaran untuk mendapatkan referensi bagi kandidat yang memiliki potensi besar.

Miliki rencana saat wawancara

Proses wawancara sangat penting dalam proses rekrutmen. Sebelum mengundang kandidat untuk wawancara, buatlah checklist kualitas yang Anda cari dari kandidat.

Pilih pewawancara atau panelis yang akan mewawancarai kandidat untuk posisi tertentu. Juga, diskusikan modalitas penilaian kandidat.

Rancang strategi evaluasi pasca-wawancara yang bebas dari bias yang akan membantu Anda memilih kandidat terbaik.

Baca juga: Apa itu SMART Goals dan Bagaimana Penerapannya dalam Proses HR

Identifikasi dan hilangkan hambatan rekrutmen

Seperti aktivitas organisasi lainnya, proses rekrutmen juga rentan terhadap inefisiensi, bias dan politik kantor. Secara proaktif mengidentifikasi dan melindungi proses dari hambatan-hambatan ini.

Misalnya, Anda dapat mempertimbangkan untuk memiliki kebijakan yang menguraikan bagaimana karyawan akan direkrut dan dipromosikan untuk menghindari pendekatan ad hoc.

Membuat keputusan berdasarkan data

Teknologi data dapat digunakan untuk memprediksi perilaku dan memungkinkan keputusan rekrutmen yang lebih intuitif.

Beralih dari keputusan berbasis pola ke keputusan berbasis data.

Manfaatkan model prediktif dan big data untuk mengetahui saluran mana yang mengarah pada perekrutan terbaik, atribut kandidat terbaik, dan apakah organisasi Anda dapat mempertahankan bakatnya.

Membutuhkan pengelolaan data karyawan yang lebih mudah dan praktis? Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR Gajihub secara gratis melalui tautan di bawah ini:

Jadikan prosesnya menyeluruh

Ini adalah tanggung jawab manajer perekrutan atau manajer sumber daya manusia untuk melakukan proses rekrutmen.

Untuk hasil terbaik, perekrut harus melibatkan manajer dan karyawan lain dalam proses rekrutmen. Mengikutsertakan orang lain dalam proses ini dapat membantu mengidentifikasi apakah kandidat cocok untuk organisasi.

Uji kompetensi kandidat

Kandidat menginvestasikan banyak waktu dan usaha untuk membuat resume mereka menonjol dan menarik perhatian perekrut.

Sebagai manajer perekrutan, lakukan lebih dari sekadar resume yang menarik dan uji kompetensi kandidat dalam bidang keahlian mereka.

Ini akan membantu Anda mengukur apakah kandidat memiliki keterampilan yang dinyatakan atau apakah mereka bisa bekerja di bawah tekanan.

Baca juga: Aplikasi Cuti Online: Pengertian Lengkap dan Manfaat Menggunakannya

Pastikan prosesnya adil dan konsisten

Proses rekrutmen memiliki banyak aspek dan melibatkan beberapa aktivitas.

Untuk mendapatkan kandidat terbaik untuk organisasi Anda, pastikan kandidat untuk pekerjaan yang sama melalui proses yang sama, seperti pertanyaan wawancara yang sama, tes keterampilan dan evaluasi yang sama.

Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat prosesnya adil, konsisten dan transparan.

Pertimbangkan untuk melakukan promosi dari dalam

Bakat yang Anda cari dari luar mungkin sudah ada di organisasi Anda.

Sebelum memposting posisi terbuka secara eksternal, Anda dapat mempertimbangkan untuk mempromosikan dari dalam karyawan Anda yang sudah ada.

Perekrutan dari dalam mengurangi proses orientasi untuk kandidat dari luar karena mereka sudah terbiasa dengan operasi bisnis.

Gunakan acara untuk mencari kandidat

Manfaatkan acara-acara industri untuk bertemu dengan kandidat potensial untuk organisasi Anda.

Acara-acara tersebut juga menawarkan kesempatan yang sangat baik untuk berjejaring dengan organisasi yang berpikiran sama, yang dapat mengarah pada kemitraan strategis di banyak bidang, termasuk akuisisi talenta.

Dengan menggunakan acara untuk mencari kandidat, Anda memangkas biaya perekrutan dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk merekrut karyawan baru.

Menyederhanakan proses lamaran

Sejumlah besar kandidat meninggalkan proses lamaran kerja di tengah jalan karena berbagai alasan. Di antara alasannya adalah kerumitan proses lamaran.

Pengabaian lamaran kerja mungkin merugikan organisasi Anda karena kehilangan talenta yang berharga.

Untuk mencegah skenario ini, kenali titik-titik kesulitan dan buatlah mudah bagi kandidat untuk menjalani siklus penuh.

Baca juga: 10 Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online Bagi Bisnis

Otomatiskan prosesnya

Proses rekrutmen mungkin akan berlangsung lebih lama dari rencana awal jika Anda menggunakan metode manual untuk menyortir lamaran.

Selain itu, mengandalkan proses manual dapat menyebabkan kesalahan manusia dan mengabaikan kandidat yang luar biasa.

Pertimbangkan untuk mengotomatisasi proses dengan menggunakan alat yang lebih modern untuk menyaring lamaran atau chatbot untuk berinteraksi dengan kandidat.

Anda tidak hanya menghemat waktu dan uang, tetapi juga meminimalkan kesalahan dengan mendapatkan kandidat yang berkualitas.

Bingung memilih alat HR yang modern dan mudah digunakan? Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan dan pencatatan payroll, manajemen cuti dan memudahkan proses absensi karyawan Anda, serta banyak lagi hal yang akan membuat pengelolaan HR dan payroll Anda menjadi lebih baik.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.