Job specification atau spesifikasi pekerjaan dapat membantu manajer perekrutan memutuskan kualitas dan persyaratan mana yang paling penting bagi seorang kandidat. Saat membacaja job specification ini, seorang kandidat dapat memutuskan apakah mereka memiliki pengalaman, pendidikan, dan karakteristik yang tepat untuk melamar pekerjaan tertentu.
Mempelajari detail dan komponen hob specification dapat membantu Anda menciptakan yang efektif untuk merekrut talenta terbaik untuk perusahaan Anda.
Pada artikel ini, kita membahas apa itu job specification, mengapa itu penting, elemen apa yang ada dalam job specification, memberikan contohnya, dan perbedaannya dengan job description.
Apa itu Job Specification?
Job specification atau spesifikasi pekerjaan adalah bagian informasi dalam daftar pekerjaan yang menjelaskan kualifikasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu.
Biasanya muncul setelah bagian job description, dan berfungsi untuk mempersiapkan kandidat pekerjaan untuk proses lamaran. Dengan informasi ini, pelamar dapat menyesuaikan resume dan surat lamaran mereka untuk mengatasi kualitas pribadi dan pengalaman latar belakang mereka yang mungkin membuat mereka memenuhi syarat untuk pekerjaan itu.
Mempekerjakan manajer dan profesional SDM juga bisa mendapatkan keuntungan dari bagian job specification dari daftar pekerjaan karena dapat memastikan bahwa kandidat yang paling memenuhi syarat melamar posisi tersebut.
Beberapa jenis kualifikasi yang mungkin tercantum dalam job specification termasuk latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, tugas sebelumnya dan kemampuan untuk bekerja dalam kondisi yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu.
Beberapa kualifikasi ini mungkin wajib untuk pekerjaan tertentu, dan beberapa mungkin lebih disukai, tergantung pada posisi, perusahaan, dan industri. Membaca spesifikasi pekerjaan dengan hati-hati dapat memungkinkan calon potensial untuk menjelaskan dengan jelas bagaimana latar belakang mereka sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
Baca juga: Pasar Tenaga Kerja: Pengertian, Komponen, Jenis dan Tips Analisanya
Mengapa Job Specification Penting?
Job specification penting karena dapat membantu memberikan lebih banyak wawasan tentang keterampilan apa yang akan digunakan kandidat dalam suatu peran daripada tugas apa yang akan mereka lakukan.
HR manajer harus menulis ini untuk membantu mendorong kandidat yang paling memenuhi syarat untuk melamar pekerjaan. Seringkali, perekrut atau karyawan sumber daya manusia lainnya menggunakan spesifikasi pekerjaan untuk memahami kualifikasi, pendidikan, dan keterampilan apa yang dicari manajer perekrutan saat mereka membantu mengisi posisi tersebut.
Job specification yang efektif dapat membantu perusahaan menemukan dan mempekerjakan talenta yang paling berkualitas danmemenuhi syarat.
Elemen dari Job Specification
Meskipun job specification mungkin berbeda dari satu posisi ke posisi lain, ada beberapa elemen umum yang dapat Anda lihat di banyak di antaranya, termasuk:
Pengalaman yang dibutuhkan
Job specification ini adalah di mana pemberi kerja mungkin menyertakan pengalaman yang diperlukan dalam peran yang tepat atau pengalaman yang relevan dalam peran serupa.
Posisi entry-level, misalnya, mungkin menentukan bahwa mereka tidak memerlukan pengalaman apa pun, tetapi pekerjaan direktur mungkin menginginkan tujuh tahun pengalaman dalam peran manajerial.
Pendidikan yang dibutuhkan
Job specification dapat menunjukkan tingkat pendidikan yang dibutuhkan untuk memenuhi syarat. Persyaratan pendidikan dapat mencakup pencapaian umum seperti ijazah sekolah menengah atas, gelar sarjana, beberapa tahun diselesaikan menuju gelar atau satu di bidang studi tertentu.
Anda mungkin memasukkan ini untuk memastikan karyawan memiliki konteks dan pengetahuan yang tepat untuk melakukan tugas pekerjaan mereka dengan sukses.
Baca juga: Pengertian Prorata dan Cara Menghitung Gaji Prorata
Sertifikasi atau kredensial yang diperlukan
Selain pendidikan, beberapa posisi memerlukan sertifikasi atau lisensi. Ini mungkin sejalan dengan tanggung jawab dalam job description karena perusahaan mungkin meminta Anda mendapatkan kredensial tertentu sebelum Anda melakukan beberapa tugas.
Misalnya, job description mekanik mungkin mencantumkan bekerja di mesin berat atau truk sebagai tanggung jawab, atau mungkin mengharuskan kandidat memiliki sertifikasi untuk menyediakan layanan dalam job specification.
Persyaratan kredensial juga dapat bervariasi berdasarkan lokasi untuk memperhitungkan undang-undang setempat. Misalnya, guru pengganti dapat meminta sertifikasi tingkat negara bagian agar memenuhi syarat untuk suatu pekerjaan bahkan jika mereka memperoleh gelar sarjana dan sertifikasi negara bagian di tempat lain.
Keterampilan yang dibutuhkan
Mempekerjakan manajer, karyawan, dan profesional sumber daya manusia dapat bekerja sama untuk membangun keterampilan yang mereka inginkan untuk dimiliki kandidat.
Keterampilan dapat menjadi apa yang mungkin dibutuhkan orang untuk menyelesaikan tugas pekerjaan mereka, dan keterampilan tersebut dapat berpusat pada bagaimana kandidat dapat menyesuaikan diri dalam tim atau mencerminkan budaya perusahaan.
Keterampilan yang termasuk dalam job specification juga dapat bervariasi berdasarkan tingkat pekerjaan. Misalnya, pekerjaan tingkat pemula mungkin memiliki lebih sedikit keterampilan yang dibutuhkan karena manajer perekrutan mungkin mengharapkan karyawan baru dapat mengembangkannya saat bekerja.
Ciri-ciri kepribadian
Sementara keterampilan dapat bersifat teknis atau pekerjaan khusus yang berkaitan dengan bagaimana seseorang melakukan pekerjaan mereka, ciri-ciri kepribadian adalah kualitas yang mencerminkan karakter kandidat.
Misalnya, profesionalisme adalah sifat yang menggambarkan seseorang yang memahami etiket tempat kerja dan membantu serta menghormati rekan kerja mereka.
Anda mungkin membutuhkan sifat ini untuk pekerjaan di lingkungan kantor formal. Mencocokkan setiap sifat mungkin bukan persyaratan, tetapi mereka dapat menjelaskan karakteristik apa yang dapat membuatnya lebih mudah untuk berkinerja baik.
Tuntutan
Pekerjaan mungkin menentukan tuntutan fisik. Misalnya, jika job description gudang mengatakan Anda akan membawa paket dari satu lokasi ke lokasi lain, job specification mungkin ingin Anda dapat mengangkat kotak hingga 25 kg.
Dalam hal ini, spesifikasi mengidentifikasi berapa banyak bobot yang mungkin perlu dibawa oleh kandidat untuk memastikan mereka dapat memenuhi persyaratan.
Demikian pula, pekerjaan kantor mungkin memerlukan berjam-jam di depan komputer, dan spesifikasi dapat mengidentifikasi ini untuk memastikan visi kandidat memungkinkan mereka untuk melakukan tugas mereka.
Baca juga: Motivasi Melamar Kerja dan Cara Menjawabnya Saat Wawancara
Contoh Job Specification
Bergantung pada pekerjaan dan industrinya, manajer perekrutan mungkin menulis variasi job description yang berbeda. Beberapa dapat mencakup apa persyaratan atau kualifikasinya, serta pengubah seperti waktu atau tingkat keahlian. Berikut adalah beberapa contoh Job specification untuk setiap elemen:
Pengalaman yang dibutuhkan
Berikut adalah beberapa contoh yang menunjukkan variasi dalam spesifikasi pengalaman.
- Tenaga penjualan: Harus memiliki minimal dua tahun pengalaman dengan penjualan lapangan dan satu tahun penjualan inbound.
- Direktur senior: Kandidat yang ideal akan memiliki 10 tahun atau lebih manajemen senior dan terbukti berhasil mengelola tim di lokasi global.
- Server restoran: Tidak diperlukan pengalaman, tetapi kami akan memberikan pelatihan di tempat kerja.
Pendidikan yang dibutuhkan
Berikut adalah beberapa contoh persyaratan pendidikan untuk pekerjaan yang berbeda:
- Pekerjaan penerbitan entry-level: Gelar sarjana dalam bahasa Inggris, menulis atau bidang terkait diperlukan.
- Manajer tingkat menengah: Kandidat yang ideal harus memiliki gelar sarjana dalam administrasi bisnis, manajemen atau gelar terkait. Gelar master sangat disukai.
Sertifikasi atau kredensial yang diperlukan
Beberapa pekerjaan yang mungkin menyertakan sertifikasi dalam Job specification mereka meliputi:
- Akuntan junior: Gelar sarjana di bidang akuntansi atau bidang terkait bersama dengan sertifikasi akuntan publik dari IAI.
- Perawat: Kandidat harus memiliki sertifikasi CPR dan sertifikat perawat yang dikeluarkan Kemenkes.
Baca juga: Download Form Penilaian Kinerja Karyawan dan Pembahasan Lengkapnya
Keterampilan yang diperlukan
Berikut adalah beberapa contoh cara mencantumkan keterampilan dalam Job specification:
- Asisten administrasi: Harus memiliki perhatian yang kuat terhadap detail, kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan mempelajari teknologi email baru. Keterampilan dokumen dan spreadsheet merupakan nilai tambah.
- Manajer senior: Kandidat yang ideal harus mampu mengelola tim yang terdiri dari lima orang atau lebih, sangat kolaboratif dan akrab dengan teknologi manajemen hubungan pelanggan.
- Petugas toko: Keterampilan layanan pelanggan, kemampuan mengoperasikan mesin kasir.
Sifat Kepribadian
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana memasukkan ciri-ciri kepribadian yang diinginkan:
- Koki restoran: Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan dan memecahkan masalah secara mandiri.
- Peneliti pasar: Kandidat yang ideal harus menyadari sikap pelanggan saat meminta umpan balik dan membuat keputusan dengan sedikit bimbingan.
- Tim layanan pelanggan: Dapat mempertahankan tingkat profesionalisme yang tinggi ketika berhadapan dengan pelanggan yang kecewa.
Tuntutan
Berikut adalah beberapa cara Anda dapat mengungkapkan tuntutan pekerjaan dalam spesifikasi:
- Operator forklift: Harus mampu menangani alat berat dan bekerja dalam kondisi buruk.
- Editor video: Kandidat yang ideal mungkin harus melihat layar untuk waktu yang lama. Konten pada video dapat berisi banyak warna dan kilatan cahaya.
- Tenaga penjualan (ritel): Harus bisa menghabiskan banyak waktu berdiri
Baca juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
Perbedaan Job Specification dan Job Description
Meskipun job specification dan job description mencapai tujuan yang sama, mereka juga merupakan alat yang berbeda dalam proses perekrutan.
Untuk membantu Anda lebih memahami perbedaan antara job specification dan job description, berikut adalah daftar rincian yang disusun berdasarkan kategori:
Konten yang ada di dalamnya
Kedua bagian dari daftar pekerjaan ini menyertakan konten serupa karena keduanya membahas peran tertentu, tetapi detail spesifiknya biasanya berbeda. Berikut adalah perbedaan materi konten ketika membandingkan Job specification dan job description:
- Job specification: Job specification biasanya mencakup perincian tentang persyaratan formal seseorang yang akan dipekerjakan untuk suatu pekerjaan. Ini dapat mencakup pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan karakteristik lain yang dapat bersifat wajib atau disukai.
- Job description: Job description biasanya mencakup perincian tentang pekerjaan yang harus dilakukan oleh siapa pun yang dipekerjakan. Ini dapat mencakup jabatan, lokasi, kondisi kerja, ringkasan, dan terkadang detail supervisor.
Tentang apa yang diukur
Job specification dan job description keduanya dapat digunakan untuk mengukur, atau mengukur, informasi tentang kandidat selama proses perekrutan, dan jenis informasi yang diukur masing-masing biasanya berbeda.
Berikut adalah perbedaan dalam apa yang diukur, saat membandingkan Job specification dan job description:
- Job specification: Job specification mengukur kualifikasi karyawan untuk peran yang diisi. Kualifikasi ini mungkin diperlukan dalam beberapa kasus atau lebih disukai dalam kasus lain.
- Job description: Job description mengkuantifikasi tugas dan tanggung jawab yang akan disertakan dengan pekerjaan tertentu. Rincian ini biasanya tegas, kecuali jika posisinya sendiri berubah.
Tujuan
Meskipun Job specification dan job description keduanya biasanya muncul dalam daftar pekerjaan, tujuannya biasanya berbeda. Berikut adalah perbedaan tujuan Job specification dan job description:
- Job specification: Tujuan dari job specification adalah untuk memastikan kandidat mengetahui apa yang diharapkan dari latar belakang dan keterampilan mereka saat melamar suatu posisi. Ini juga dapat membantu manajer perekrutan dan profesional SDM dengan cepat mengevaluasi kandidat potensial dan membandingkannya dengan persyaratan ini.
- Job description: Tujuan dari job description adalah untuk menjelaskan kepada kandidat tugas yang akan mereka lakukan jika dipekerjakan. Ini berguna bagi pelamar potensial karena dapat membantu mereka menentukan sejauh mana mereka memenuhi syarat untuk mengisi peran tersebut. Ini dapat membantu untuk mempekerjakan manajer karena kemungkinan besar kandidat yang memenuhi syarat akan melamar.
Baca juga: Onboarding Adalah: Berikut Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Metriknya
Manfaat
Kedua bagian ini memiliki manfaat bagi pelamar dan manajer perekrutan, dan manfaat ini sedikit berbeda. Berikut adalah beberapa manfaat dari Job specification dan job description:
- Job specification: Menyertakan job specification dalam daftar dapat membantu memastikan kandidat mengetahui apa yang diminta dari mereka sebelum melamar. Mereka dapat menggunakan informasi ini untuk mengembangkan resume dan surat lamaran khusus untuk setiap posisi yang mereka lamar. Ini juga dapat berfungsi sebagai tolok ukur yang berguna untuk mempekerjakan manajer saat mengevaluasi kandidat.
- Job description: Menyertakan job description dalam daftar dapat membantu kandidat mengetahui apa yang diharapkan dari pekerjaan mereka saat mereka dipekerjakan. Hal ini dapat memungkinkan mereka untuk mengembangkan materi aplikasi yang menjelaskan bagaimana dan mengapa mereka cocok untuk melakukan tugas-tugas tersebut. Ini dapat menguntungkan manajer perekrutan dengan menyaring kandidat yang tertarik dan mampu memenuhi peran tersebut.
Baca juga: Bagaimana Cara Negosiasi Gaji? Berikut Tips dan Contohnya
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai job specification dan perbedaanya dengan job description yang harus Anda ketahui untuk proses mencari talenta terbaik perusahaan Anda.
Mencari karyawan terbaik dan sesuai dengan budaya perusahaan memanglah bukan perkara mudah. Dibutuhkan penyaringan kandidat yang teliti sesuai spesifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Belum lagi jika Anda melakukan proses HR dan rekrutmen dengan cara manual dan harus menyortir CV dan resume yang sangat memakan waktu.
Untuk proses HR yang lebih optimal, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan memiliki harga terjangkau.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.
- Surat Resign: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya - 2 December 2024
- 15 Kesalahan Manajemen HR yang Wajib Anda Ketahui - 13 November 2024
- Perilaku Gen Z dalam Dunia Kerja yang Wajib Dipahami HRD - 17 October 2024
4 thoughts on “Job Specification: Pengertian, Elemen, dan Bedanya dengan Job Description”