Analisis CV membantu perusahaan dalam menghemat waktu dan biaya dalam proses seleksi, serta mempermudah rekruter dalam mengidentifikasi tanda-tanda tertentu seperti kandidat yang kutu loncat atau kesenjangan dalam riwayat kerja.
Lantas, bagaimana cara melakukan analisis CV? Apa saja manfaatnya bagi perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Apa yang Dimaksud dengan Analisis CV?
Analisis CV adalah proses evaluasi dan peninjauan CV kandidat untuk menentukan kesesuaian mereka dengan posisi pekerjaan yang ditawarkan. Tahap ini merupakan bagian penting dari proses rekrutmen dan sering kali menjadi langkah pertama yang dilakukan oleh rekruter.
Kegiatan ini bertujuan untnuk mengidentifikasi kandidat potensial yang memenuhi persyaratan pekerjaan dan kemungkinan besar akan berhasil saat bekerja di posisi tersebut.
Baca Juga: 10 Langkah untuk Melakukan HR Policy Development
Apakah Analisis CV itu Penting?
Ya, analisis CV penting untuk dilakukan untuk menghindari tiga jenis risiko utama dalam perekrutan karyawan, yaitu:
- Risiko mempekerjakan karyawan yang tidak memenuhi syarat/ tidak memiliki keterampilan dalam melakukan pekerjaan.
- Risiko mempekerjakan karyawan yang tidak akan berinvestasi dalam peran tersebut untuk jangka panjang.
- Risiko mempekerjakan karyawan yang memiliki kepribadian sulit.
Dengan melakukan analisis CV secara efektif dapat membantu meminimalisir risiko di atas dan menghemat biaya perekrutan.
Baca Juga: Apa itu Tes Psikometri? Simak Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
Apa Saja Komponen yang Perlu Diperhatikan dalam Analisis CV?
Berikut ini adalah beberapa komponen yang perlu diperhatikan saat melakukan analisis CV, yang dapat memastikan kecocokan kandidat dengan posisi pekerjaan yang sedang dibuka:
1. Deskripsi Riwayat Kerja
Saat melakukan analisis CV, pertimbangkan untuk mencari deskripsi riwayat kerja yang berfokus pada ruang lingkup pekerjaan kandidat, misalnya jumlah proyek yang diselesaikan, teknik analisis yang dilakukan, dan yang menunjukkan dampak tertentu, seperti pencapaian yang diperoleh atau proses baru yang diterapkan.
Perlu Anda ketahui, daftar panjang tanggung jawab yang tampak seperti copy-paste tanpa menunjukkan ruang lingkup atau dampak dari kontribusi yang diberikan dapat menjadi tanda bahaya.
2. Keterampilan yang Dicantumkan
Tinjau kecocokan antara keahlian dalam CV dan persyaratan pekerjaan. Pertimbangkan hard skill terlebih dahulu kemudian soft skill. Hal ini disebabkan karena mencantumkan soft skill yang terlalu banyak mungkin tidak akan memberi Anda banyak wawasan tentang kandidat.
Sebagai gantinya, Anda dapat melihat hard skill dan kemudian sesuaikan dengan posisi pekerjaan yang sedang dibuka perusahaan.
3. Jeda dalam Riwayat Pekerjaan
Saat menemukan kandidat yang terlihat seperti ‘kutu loncat’, Anda mungkin membutuhkan penjelasan yang lebih detail mengenai jeda waktu antar posisi.
Jeda antar posisi yang terlalu pendek, terutama jika sering terjadi, kemungkinan merupakan sinyal bahwa kandidat kerap dipecat atau termasuk karyawan yang sulit, meskipun hal tersebut tidak selalu terjadi.
Oleh karena itu, saat menganalisis CV kandidat, perhatikan jeda waktu antar posisi mereka, namun tetap pertimbangkan untuk memberikan kesempatan kepada pelamar terpilih untuk menjelaskannya.
4. Promosi atau Penghargaan
Promosi dan penghargaan yang tercantum dalam CV dapat menunjukkan mereka telah bertahan lama di perusahaan sebelumnya dan berkomitmen dalam pekerjaan tersebut.
Selain itu, kandidat yang dapat menjelaskan perubahan tanggung jawab setelah promosi atau faktor-faktor yang membuatnya dipromosikan juga dapat menunjukkan motivasi dan kontribusi yang tinggi dalam bekerja.
5. Kemampuan Bekerja Sama
CV yang mencantumkan kemampuan bekerja sama dapat menunjukkan kemampuan berinteraksi dan bekerja dengan orang lain.
Anda dapat berfokus pada istilah-istilah seperti “memberi semangat”, “membimbing”, atau “mengawasi” yang menunjukkan bahwa kandidat memiliki keterampilan team work yang baik.
Baca Juga: 10 Tips Membangun Manajemen Tim di Lingkungan Kerja
6. Kemampuan Mengambil Inisiatif
CV yang mencerminkan kemampuan mengambil inisiatif bisa menunjukkan dedikasi kandidat untuk meningkatkan potensi diri dan perusahaan.
Hal ini dapat tercermin dalam deskripsi kerja yang menunjukkan perbaikan proses, penemuan inovasi, atau merancang solusi yang lebih baik.
7. Kualifikasi yang Berlebihan
Overqualification atau kualifikasi yang berlebihan mungkin bisa menjadi pertanda bahwa kandidat akan bosan dengan pekerjaan sehari-hati dan berpotensi memiliki perputaran kerja yang tinggi.
Namun, jangan jadikan hal ini sebagai satu-satunya faktor yang harus dipertimbangkan dalam proses rekrutmen.
8. Perhatikan Format dan Typo
Apabila kandidat memberikan CV dengan format yang kurang rapi dan terlalu banyak typo (keselahan pengetikan), hal ini dapat menunjukkan bahwa mereka kurang profesional atau tidak memiliki keterampilan yang memadai dalam menggunakan Ms.Word atau software lainnya.
Bahkan, kesalahan pengetik yang kecil juga akan memberikan kesan bahwa seseorang tidak cukup teliti dalam mengoreksi CV mereka.
9. Minat Melalui Surat Lamaran
Selain melakukan analisis CV, sebagai bahan pertimbangan tambahan, Anda juga bisa melihat surat lamaran yang diberikan kandidat untuk mengukur minat mereka.
Ingatlah bahwa surat lamaran yang baik tidak hanya mengulang apa yang ada di dalam CV, melainkan juga menceritakan tentang siapa kandidat dan bagaimana posisi yang dilamar cocok dengan tujuan kandidat.
10. Tinjau Surat Rekomendasi
Selain surat lamaran, Anda juga bisa meninjau surat rekomendasi karyawan untuk mendukung pertimbangan Anda.
Apabila surat rekomendasi yang diberikan berasal dari perusahaan yang sudah tidak beroperasi lagi, atau jika penulis surat tersebut tidak dapat dihubungi, Anda bisa mengabaikan surat tersebut.
Hal ini disebabkan karena kemungkinan surat rekomendasi tidak kredibel atau hanya merupakan sebuah rekayasa.
Baca Juga: Employee Referral: Arti, Manfaat, dan Tips Sukses Membangunnya
Apa Saja Tanda Tanda Bahaya dalam CV Kandidat?
Selain memperhatikan komponen-komponen di atas, Anda juga perlu mempertimbangkan tanda-tanda bahaya yang mungkin tercantum dalam CV kandidat, seperti:
1. Kemunduran Karier
Terkadang, seseorang bisa mengalami kemunduran karier mereka seperti terkena PHK dan mengambil posisi yang lebih rendah agar tetap memiliki pendapatan.
Namun, hal ini juga bisa menunjukkan bahwa mereka tidak memiliki pertumbuhan karier atau kinerja yang buruk.
2. Kesalahan Bahasa
Seperti yang telah dijelaskan di atas, kesalahan ejaan atau tata bahasa di CV dapat mencerminkan kurangnya perhatian terhadap detail, yang mungkin akan berdampak pada kinerja mereka kelak.
3. Kegagalan Mengikuti Instruksi
Perhatikan jika pelamar tidak mengikuti instruksi yang Anda berikan dalam lamaran. Hal ini dapat memberikan gambaran tentang tingkat perhatian mereka terhadap detail.
Perlu Anda ingat bahwa tanda-tanda di atas tidak selalu berarti bahwa kandidat tidak cocok dengan perusahaan Anda. Tetap berikan kesempatan kepada mereka untuk menjelaskan situasinya sebelum membuat keputusan akhir dalam proses seleksi.
Baca Juga: Cara Membuat Tentang Saya di CV agar Menarik
Bagaimana Tips Melakukan Analisis CV?
Setelah mempertimbangkan komponen dan beberapa hal yang perlu diwaspadai, untuk membuat proses analisis CV semakin efektif, berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan:
1. Meninjau Surat Lamaran
Periksa surat lamaran kandidat agar Anda mendapatkan wawasan tentang kepercayaan diri dan kesadaran diri kandidat, serta kesesuaian mereka dengan pekerjaan.
Selain itu, apabila kandidat terindikasi sebagai ‘kutu loncat’ atau terdapat kesenjangan dalam riwayat kerja, Anda juga perlu mencari penjelasan lebih terkait hal tersebut.
2. Memindai Resume secara Cepat
Lakukan pemindaian cepat untuk mencari keyword dan keahlian yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Kemudian, periksa tata bahasa dan ejaan yang benar untuk meningkat tingkat perhatian mereka terhadap detail.
Selain itu, baca ringkasan dalam CV kandidat, apakah ringaksan tersebut sudah mencerminkan minat dan alasan pelamar mendaftar pekerjaan tersebut.
3. Mendalami Keterampilan dan Kualifikasi
Saat melakukan analisis CV, fokuslah pada bagian keterampilan dan kualifikasi yang dicantumkan kandidat. Bandingkan dengan persyaratan pekerjaan dan catat apabila terdapat kesenjangan.
Kemudian, pertimbangkan apakah kandidat telah menyesuaikan CV mereka dengan pekerjaan yang ditawarkan oleh perusahaan Anda.
Baca Juga: CV Menarik: Ini Cara Membuat CV yang Wajib Anda Ketahui
4. Tinjau Pekerjaan Sebelumnya Secara Menyeluruh
Selidiki riwayat pekerjaan pelamar, pertimbangkan jabatan dan tugas utama, serta pertimbangkan apakah pengalaman ini sesuai dengan yang perusahaan butuhkan. Perhatikan dengan cermat tanggal-tanggal pekerjaan kandidat.
Kemudian, catat setiap kesenjangan dalam pekerjaan atau masa kerja yang singkat, dan pertimbangkan meminta penjelasan kepada kandidat apabila Anda memutuskan untuk meloloskannya ke tahap berikutnya.
5. Perhatikan Pesan yang Disesuaikan
Saat melihat surat lamaran dan CV, perhatikan apakah terdapat pesan yang khusus dan disesuaikan dengan perusahaan Anda.
Apabila pelamar telah menyesuaikan lamarannya untuk pekerjaan di perusahaan Anda, hal ini dapat menunjukkan komitmen dan niat yang kuat dari pelamar.
Sebaliknya, apabila pelamar hanya mengirimkan dokumen yang sama ke berbagai perusahaan tanpa melakukan penyesuaian, maka hal ini bisa menandakan kurangnya perhatian terhadap detail dan minat yang rendah.
6. Evaluasi Kelayakan Kandidat untuk Tahap Selanjutnya
Setelah menjalani proses analisis CV, dengan menganalisis keterampilan, kualifikasi, serta riwayat pekerjaan, selanjutnya Anda dapat menentukan apakah pelamar tersebut memenuhi syarat untuk melanjutkan ke tahap seleksi berikutnya atau wawancara.
Baca Juga: Recruitment Funnel: Panduan Lengkap Untuk Tim HR
Bagaimana Analisis CV Menggunakan ATS?
Applicant Tracking System (ATS) atau sistem pelacakan pelamar menyediakan tools yang berguna untuk mempermudah proses perekrutan, termasuk tahap analisis CV. Dengan ATS, Anda dapat mengelola lamaran, screening CV secara otomatis, dan bahkan berkomunikasi dengan kandidat.
Cara kerja ATS adalah dengan melakukan pemindaian pada CV untuk mencari keyword tertentu yang telah Anda tentukan sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan dari kandidat.
Keuntungan Analisis CV Menggunakan ATS
Menganalisis CV menggunakan ATS memiliki beberapa keuntungan sendiri, seperti:
- Menghemat Waktu: ATS membantu menghemat waktu Anda dalam proses screening dan mempercepat seluruh proses rekrutmen.
- Mengurangi Diskriminasi: Cara ini membantu mengurangi potensi diskriminasi dalam proses perekrutan karena ATS tidak mempertimbangkan faktor-faktor seperti nama atau asal pelamar yang dapat menciptakan bias yang tidak disengaja.
- Screening Awal: ATS dapat membantu menyaring pelamar berdasarkan kualifikasi minimum yang Anda tentukan sebelum Anda harus meninjau CV secara manual.
- Membangun Database: Analisis CV dengan ATS dapat menciptakan databse kandidat potensial untuk posisi-posisi di masa depan, sehingga membantu menghemat waktu dalam rekrutmen berikutnya.
Kekurangan Analisis CV Menggunakan ATS
Meskipun memiliki beberapa keuntungan yang memudahkan rekruter, namun juga terdapat beberapa kekurangan saat Anda menggunakan ATS, yaitu:
- Kehilangan Kandidat Potensial: Terdapat risiko kehilangan kandidat yang mungkin cocok untuk porisis tertentu apabila ATS tidak dapat mengenali kualifikasi mereka.
- Human Error: Human error seperti salah eja kata kunci atau pengaturan yang salah dalam ATS bisa terjadi, sehingga menyebabkan CV kandidat yang sebenarnya berpotensi tidak ikut tersaring.
- Waktu untuk Pembelajaran: Tim HR mungkin akan memerlukan waktu untuk belajar menggunakan ATS secara efektif.
- Masalah Teknologi: ATS mungkin memiliki kesulitan membaca CV dengan format atau font tertentu, hal ini dapat menghilangkan kesempatan kandidat yang sebenarnya memenuhi syarat.
- Manipulasi Kandidat: Beberapa pelamar mungkin mencoba memberi keyword palsu pada CV mereka agar lolos dari penyaringan meskipun mereka tidak memenuhi syarat.
Kapan Harus Melakukan Analisis CV Menggunakan ATS?
Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangan analisis CV menggunakan ATS, Anda bisa mempertimbangkan apakah perlu melibatkan penggunaan teknologi tersebut dalam menyaring CV kandidat.
Sebagai bahan referensi, berikut adalah situasi-situasi tertentu yang membuat Anda perlu memanfaatkan teknologi ATS:
- Jumlah Lamaran yang Banyak: Jika Anda menerima banyak CV untuk suatu lowongan pekerjaan.
- Keterbatasan Waktu: Apabila Anda tidak memiliki waktu untuk meninjau semua resume secara manual.
- Efisiensi: Saat Anda ingin menjalankan proses perekrutan yang lebih efisien dengan semua data tersedia dalam satu tempat.
- Analisis: Jika Anda ingin mengumpulkan data dan melakukan analisis untuk meningkatkan proses rekrutmen.
- Teknologi Terkini: Apabila perusahaan Anda mengedepankan penggunaan teknologi dalam perekrutan.
- Perbaikan Proses: Jika proses lamaran Anda terbukti sulit atau ketika perusahaan mendapat feedback dari kandidat bahwa proses tersebut perlu ditingkatkan.
ATS dapat menjadi alat yang berguna dalam proses perekrutan Anda, tetapi penting untuk memahami keuntungan dan keterbatasan serta menggunakan ATS dengan bijak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Tips Membuat CV ATS Friendly dan Juga Contohnya
Kesimpulan
Setelah membaca artikel di atas, tentunya Anda semakin memahami pentingnya melakukan analisis CV dan apa saja komponen-komponen yang perlu diperhatikan.
Dengan analisis yang baik, Anda pun tidak akan membuang-buang waktu dan membantu perusahaan dalam menghemat biaya perekrutan.
Kemudian, apabila perusahaan Anda hanya memiliki waktu yang terbatas dan kerap menerima lamaran dalam jumlah banyak, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi ATS yang akan membantu dalam screening CV.
Namun, meskipun demikian Anda juga perlu memahami bahwa ATS memiliki kekurangan yang dikhawatirkan dapat membuat proses rekrutmen menjadi tidak efisien. Oleh karena itu, pertimbangangkanlah dengan baik.
Nah, agar Anda lebih berfokus pada strategi analisis CV untuk menemukan kandidat terbaik, Anda dapat menyerahkan urusan presensi dan payroll karyawan kepada Gajihub, sebuah software payroll dan HR.
Gajihub memiliki fitur employee self service (ESS) yang memungkinkan mereka untuk melakukan presensi, pengajuan cuti dan absensi, dan pencatatan jam lembur.
Selain itu, dengan fitur payroll, Anda juga bisa melakukan proses penggajian secara otomatis dan menyediakan slip gaji kepada para karyawan, yang membuat prosesnya lebih transparan.
Yuk, kunjungi tautan ini dan coba gratis selama 14 hari.
Catatan Kaki: