Proses pemeriksaan referensi umumnya melibatkan orang-orang yang telah bekerja sama dengan kandidat sebelumnya. Dengan demikian, pemeriksaan ini dapat memberikan wawasan berharga yang membantu Anda untuk membuat keputusan secara tepat terkait proses rekrutmen.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu pemeriksaan referensi, bedanya dengan background check, manfaat, hingga tipsnya.
Apa yang Dimaksud dengan Pemeriksaan Referensi?
Pemeriksaan referensi atau reference check adalah kegiatan yang dilakukan pemberi kerja atau rekruter menghubungi mantan tempat kerja kandidat untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai kinerja dan keterampilan kandidat.
Hal ini bertujuan untuk memastikan kandidat memiliki kualifikasi dan cocok dengan pekerjaan yang ditawarkan.
Sebelum melakukan reference check, sebagai profesional HR Anda perlu meminta izin dari kandidat.
Setelah diizinkan, barulah Anda dapat menghubungi orang-orang tertentu yang dapat memberikan referensi untuk kandidat, seperti mantan atasan, rekan kerja, dan sebagainya.
Saat melakukan verifikasi, Anda dapat menanyakan informasi terkait pekerjaan kandidat sebelumnya, serta memperoleh pemahaman lebih dalam tentang pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakter mereka.
Baca Juga: 10 Langkah untuk Melakukan HR Policy Development
Apakah Pemeriksaan Referensi itu Penting?
Ya, pemeriksaan referensi kandidat merupakan hal yang sangat penting, karena memiliki berbagai manfaat seperti:
1. Mengurangi Risiko Kesalahan dalam Rekrutmen
Salah merekrut karyawan membuat biaya untuk rekrutmen semakin meningkat dan memberikan dampak negatif pada tim yang sudah ada sebelumnya.
Melalui reference check, Anda dapat mengidentifikasi calon yang sesuai dengan pekerjaan dan mengurangi risiko kesalahan dalam proses rekrutmen.
2. Mendukung Manajer
Reference check memberikan wawasan kepada manajer untuk mempersiapkan onboarding dan mendukung karyawan baru dengan lebih baik.
Sebab, berbagai informasi yang dihasilkan dari pemeriksaan tersebut dapat membantu manajer memahami gaya kerja dan kebutuhan karyawan baru.
3. Identifikasi Kandidat Terbaik
Pemeriksaan referensi membantu perusahaan memilih kandidat terbaik, terutama ketika Anda memiliki beberapa kandidat berkualifikasi. Dengan pemeriksaan ini, Anda dapat menentukan siapa yang paling sesuai dengan peran dan budaya perusahaan.
4. Meningkatkan Proses Onboarding Karyawan
Dengan informasi dari reference check yang dilakukan, Anda dapat menyesuaikan pengalaman onboarding karyawan. Hal ini mempermudah mereka untuk beradaptasi dan berhasil dalam jangka panjang.
5. Mengurangi Bias Proses Rekrutmen
Pemeriksaan referensi membantu mengurangi bias dalam proses rekrutmen, terutama jika waktunya terbatas. Sebab, pemeriksaan ini dapat membandingkan kandidat dengan variabel objektif, sehingga dapat mengurangi bias yang tidak disadari.
Baca Juga: Ketauhi Dampak dan Cara Menghindari Interviewer Bias
Apakah Pemeriksaan Referensi dan Background Check itu Sama?
Pemeriksaan referensi dan background check merupakan dua metode dalam proses screening calon karyawan. Meskipun terdengar mirip, keduanya memiliki tujuan dan hasil yang berbeda.
Simak beberapa perbedaannya berikut ini:
Pemeriksaan Referensi
- Bertujuan untuk mendapatkan wawasan lebih dalam tentang keterampilan, pengalaman, dan kepribadian calon karyawan.
- Dilakukan dengan menghubungi orang-orang yang pernah bekerja atau berinteraksi dengan kandidat, seperti mantan atasan atau rekan kerja.
- Pemeriksaan referensi membantu pemberi kerja memahami bagaimana kandidat akan bekerja di lingkungan kerja dan bagaimana mereka berhubungan dengan orang lain.
Background Check
- Bertujuan untuk memvalidasi informasi penting calon karyawan, seperti identitas, catatan kriminal, atau status keuangan.
- Dilakukan untuk alasan keamanan atau kepatuhan hukum.
- Jenis-jenis background check biasanya meliputi pemeriksaan identitas, catatan kriminal, status keuangan, latar belakang pendidikan, serta pengecekan sanksi.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan ferensi memberikan wawasan tentang kepribadian dan keterampilan calon karyawan, sementara background check lebih berfokus pada validasi mengenai informasi penting dan kepatuhan hukum.
Keduanya merupakan bagian penting dalam proses rekrutmen yang dapat membantu Anda sebagai rekruter untuk membuat keputusan terbaik mengenai kandidat.
Baca Juga: 9 Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Merekrut Kandidat Potensial
Apa Saja Informasi Penting dalam Pemeriksaan Referensi?
Selama reference check, Anda akan melakukan konfirmasi terhadap informasi yang telah disertakan oleh calon karyawan dalam CV mereka.
Selain itu, Anda juga akan mendalami pengalaman kandidat dengan mengulik informasi mengenai:
1. Ketepatan Waktu
Apakah kandidat selalu hadir ke tempat kerja sesuai jadwal yang diharapkan.
2. Perilaku Dasar
Bagaimana perilaku dasar kandidat dalam lingkungan kerja, termasuk bagaimana mereka berinteraksi dengan rekan kerja.
3. Kontribusi
Hal-hal positif apa yang telah dilakukan oleh kandidat selama bekerja di perusahaan sebelumnya.
4. Keterampilan Utama
Apa saja bidang-bidang yang menjadi keunggulan atau keahlian khusus dari kandidat.
5. Sikap
Bagaimana pendekatan kandidat terhadap pekerjaan dan hubungannya dengan rekan kerja.
6. Masalah Lain
Apakah ada masalah atau hal lain yang relevan dengan peran yang ingin diketahui oleh perusahaan Anda.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Screening Interview dalam Proses Rekrutmen
Bagaimana Langkah Melakukan Pemeriksaan Refensi?
Apabila Anda ingin melakukan reference check karyawan dengan baik, berikut adalah enam langkah yang perlu Anda ikuti:
1. Verifikasi Nama Kandidat
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah memastikan bahwa Anda benar-benar berbicara dengan seseorang yang diklaim kandidat sebagai referensi mereka. Hal ini merupakan langkah penting untuk memastikan kejujuran kandidat.
Apabila Anda menghubungi mantan atasan, pastikan juga untuk memastikan jabatan dan tanggal kerja mereka.
2. Konfirmasi Bagaimana Referensi Mengenal Kandidat
Tergantung pada kebutuhan pemberi kerja, kandidat mungkin akan memberikan berbagai jenis referensi, baik referensi yang bersifat profesional maupun pribadi.
Oleh karena itu, saat menghubungi setiap referensi, pastikan Anda memahami bagaimana hubungan mereka dengan kandidat. Hal ini akan membantu Anda memverifikasi informasi yang diberikan kandidat dan memastikan bahwa Anda berbicara dengan referensi yang sesuai.
3. Tanyakan Pendapat Referensi tentang Kecocokan Kandidat
Tujuan Anda adalah memastikan bahwa kandidat memang sesuai dengan posisi yang ditawarkan. Anda dapat menjelaskan kepada referensi tentang posisi pekerjaan yang sedang dibuka, dan tanyakan apakah mereka melihat kandidat sebagai pilihan yang tepat.
Selama berbincang-bincang, pastikan untuk memahami alasan di balik pendapat mereka. Dengarkan dengan cermat dan bersikaplah waspada terhadap indikasi bahwa referensi mungkin tidak sepenuhnya jujur.
4. Minta Referensi Memberi Peringkat pada Kandidat
Selanjutnya, Anda bisa meminta referensi untuk memberikan peringkat pada kandidat menggunakan skala penilaian tertentu, misalnya, dari 1 hingga 10 untuk aspek-aspek tertentu seperti kemampuan komunikasi atau kemampuan menulis.
Hal ini dapat membantu Anda memperoleh jawaban yang lebih jujur dan memahami pandangan referensi terhadap kandidat.
5. Identifikasi Kekuatan dan Kelamahan Kandidat
Tanyakan referensi untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan kandidat. Kemudian, mintalah mereka untuk menyebutkan dua kekuatan dan dua kelemahan atau mengenai petumbuhan kandidat.
Informasi ini membantu Anda memahami di mana kandidat memiliki potensi untuk berkembang dan di mana mereka diunggulkan.
6. Tanyakan Tentang Perilaku Kandidat
Pahami perialku dan sikap kandidat di tempat kerja, dengan bertanya kepada referensi mereka mengenai tindakan dan perilaku kandidat dalam pekerjaan sebelumnya.
Apakah mereka mampu bekerja sama dengan baik? Apakah mereka memiliki riwayat konflik di tempat kerja? Melalui berbagai pertanyaan tersebut, Anda dapat memprediksi bagaimana kandidat akan berperilaku di lingkungan kerja Anda.
Melalui langkah-langkah di atas, Anda dapat melakukan pemeriksaan referensi karyawan dengan lebih baik untuik memastikan bahwa Anda membuat keputusan yang tepat dalam proses rekrutmen.
Baca Juga: 10 Strategi untuk Meningkatkan Proses Rekrutmen Online
Bagaimana Tips Efekftif Melakukan Pemeriksaan Referensi?
1. Beritahu Kandidat tentang Pemeriksaan Referensi
Selalu beritahu kandidat bahwa Anda akan melakukan reference check. Hal ini akan mendorong mereka untuk memberikan jawaban yang jujur selama wawancara.
2. Jadwalkan Pertemuan dengan Referensi
Sebelum melakukan pengecekan, Anda perlu menjadwalkan pertemuan dengan para referensi, sehingga Anda dapat memastikan mereka memiliki waktu yang cukup untuk berbicara dengan Anda dan fokus pada pertanyaan-pertanyaan Anda.
3. Jelaskan tentang Perusahaan Anda
Informasikan referensi mengenai perusahaan Anda dan posisi yang dilamar oleh kandidat. Hal ini akan membantu Anda mendapatkan feedback yang lebih baik tentang sejauh mana referensi melihat kesesuaian kandidat.
4. Verifikasi Informasi di Awal
Konfirmasikan informasi dasar seperti tanggal bekerja calon karyawan dan jabatan pada awal panggilan. Dengan demikian, Anda dapat menghemat waktu dan beralih ke pertanyaan lain.
5. Persiapkan Pertanyaan Terlebih Dahulu
Persiapkan pertanyaan Anda untuk memastikan efisiensi agar tidak melewatkan informasi penting. Selain itu, pertimbangkan juga persyaratan kerja yang spesifik.
Baca Juga: 5 Cara Menjawab Pekerjaan yang Tidak Disukai Saat Interview
6. Gunakan Pertanyaan Terbuka
Pertanyaan terbuka mendorong refrensi untuk memberikan lebih banyak informasi dibandingkan informasi tertutup yang hanya menghasilkan jawaban “ya” atau “tidak”.
7. Pertanyaan yang Relevan dengan Peran
Sesuaikan pertanyaan Anda dengan persyaratan pekerjaan yang spesifik. Hal ini membantu Anda memahami bagaimana kandidat akan bekerja dalam posisi tersebut.
8. Catat Jawaban dari Referensi
Membuat catatan selama wawancara dengan referensi membantu Anda mengumpulkan informasi yang relevan dan dapat menyusun pertanyaan lanjutan.
9. Rekam Panggilan Anda dengan Izin
Merekam panggilan referensi memungkinkan Anda untuk mendengarkan kembali percakapan, sehingga dapat meninjau ulang informasi yang penting. Pastikan selalu meminta izin dan memberi tahu mereka sebelum melakukan perekaman.
10. Minta Berbicara dengan Atasan Langsung atau Manajer Kandidat
Apabila memungkinkan, mintalah untuk berbicara dengan atasan langsung atau manajer kandidat. Sebab, mereka mungkin memiliki wawasan yang lebih dalam tentang kemampuan dan pengalaman kandidat.
11. Ajukan Pertanyaan yang Beragam
Selain memverifikasi informasi dasar, ajukan berbagai pertanyaan untuk mengevaluasi sejauh mana kandidat cocok dengan budaya perusahaan.
12. Waspadai Referensi Palsu
Menurut Economic Times, hampir 20-30% kandidat menggunakan referensi palsu. Oleh karena itu, Anda perlu memastikan referensi yang diberikan kandidat dengan beberapa cara berikut:
- Memeriksa referensi di media sosial (misalnya, Facebook)
- Memeriksa ulang nomor telepon, jika memungkinkan
- Menindaklanjuti dan berterima kasih kepada referensi (misalnya, pesan di LinkedIn)
Baca Juga: Peer Interview: Panduan Praktis untuk HR
Apa Saja Pertanyaan yang Perlu Diajukan dalam Pengecekan Referensi?
Sebagai gambaran, berikut adalah daftar pertanyaan yang perlu Anda ajukan saat melakukan reference check:
- Apa hubungan mereka dengan kandidat?
- Berapa lama mereka bekerja dengan kandidat?
- Apa peran kandidat? (Tanggung jawab, tugas, dll.)
- Apa kekuatan utama kandidat?
- Apa yang menjadi kesulitan kandidat?
- Apakah kandidat pernah menerima peringatan lisan atau tertulis? Jika ya, mengapa?
- Apakah kandidat pernah menerima keluhan dari tim atau klien mereka? Jika iya, apa saja keluhannya?
- Apa contoh hasil kerja terbaik kandidat?
- Seberapa baik kandidat bekerja sama dengan anggota tim lainnya?
- Bagaimana Anda menggambarkan sikap kandidat terhadap pekerjaan dan tim mereka?
- Mengapa kandidat meninggalkan perusahaan?
- Mengingat konteks dari peran baru ini, apakah menurut Anda kandidat tersebut memenuhi syarat?
- Apakah Anda akan mempekerjakan kembali orang ini jika Anda diberi kesempatan?
- Apakah kandidat tersebut sering melewatkan banyak pekerjaan, atau sering terlambat?
- Seberapa baik mereka bekerja di bawah tekanan?
- Apakah mereka pernah dipromosikan atau diturunkan jabatannya?
- Apakah ada hal lain yang ingin Anda sampaikan tentang kandidat?
Baca Juga: 7 Panduan Interview Kerja yang Harus HR tahu Dan Templatenya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas dipahami bahwa pemeriksaan eferensi berperan penting untuk mengetahui kesesuaian calon karyawan dengan posisi yang ditawarkan serta budaya perusahaan.
Melalui pemeriksaan tersebut, Anda dapat mengulik informasi mengenai keterampilan kandidat, cara mereka bekerja hingga bagaimana mereka berinteraksi dengan rekan kerja lainnya.
Namun, perlu Anda ingat bahwa untuk melakukan pemeriksaan rerefensi, Anda perlu meminta persetujuan dari kandidat dan juga referensi yang bersangkutan.
Apabila keduanya bersedia, lakukan pemeriksaan dengan maksimal untuk mencapai keputusan yang terbaik terkait proses rekrutmen.
Setelah melewati serangkai proses rekrutmen dan berhasil memilih mendapatkan kandidat terbaik, langkah selanjutnya tentu Anda perlu melakukan pengolahan data yang berkaitan dengan karyawan baru.
Untuk itu, Anda dapat menganpemdalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang akan membantu Anda dalam pengelolaan data karyawan, presensi, hinggga proses payroll.
Selain mempermudah karyawan dan tim HR, fitur-fitur tersebut juga membantu Anda untuk lebih fokus dalam pekerjaan-pekerjaan SDM yang membutuhkan strategi dan pertimbangan lebih, contohnya seperti pemeriksaan referensi tadi.
Tertarik untuk menggunakan Gajihub? Kunjungi tautan ini untuk informasi selengkapnya dan dapatkan kesempatan untuk coba gratis selama 14 hari.
Catatan Kaki: