Saat ini mulai banyak perusahaan menggunakan tools khusus yang secara otomatis membantu mengelola dan mempermudah proses penerimaan karyawan baru. Salah satu tools tersebut adalah applicant tracking system (ATS) atau sistem pelacakan pelamar.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu ATS, cara kerja, manfaatnya dalam proses rekrutmen, dan tips mengoptimalkan penggunaan ATS.
Apa itu Applicant Tracking System?
Applicant tracking system (ATS) adalah perangkat lunak SDM yang sering digunakan oleh perusahaan selama proses rekrutmen dan seleksi karyawan.
Perangkat lunak atau software ini berguna untuk mengumpulkan, menyortir, dan menilai (curriculum vitae) CV yang diterima perusahaan untuk posisi yang sedang dibuka.
Oleh karena itu, saat seseorang mengajukan lamaran untuk sebuah posisi di perusahaan, resume tersebut mungkin tidak langsung diterima oleh manajer perekrutan, melainkan CV tersebut harus melewati ATS terlebih dahulu.
Sebagai profesional HR, kehadiran ATS mempermudah Anda dalam melakukan secreening CV. Melalui ATS, Anda dapat mengumpulkan informasi mengenai setiap kandidat berdasarkan CV, kemudian mengorganisir mereka berdasarkan pengalaman dan keterampilan yang dimiliki.
Proses screening menggunakan ATS membantu Anda dan rekruter lainnya untuk menyaring calon-calon yang paling berkualitas dari sekian banyak pelamar.
Lantas, apakah ATS selalu akurat?
Meskipun ATS mempermudah rekruter dalam menghemat waktu, nyatanya sistem ini masih belum sempurna untuk mengambil keputusan terkait proses rekrutmen.
Menurut studi yang dilakukan oleh Harvard Business Review, 88% rekruter merasa bahwa calon-calon yang sesuai dengan kualifikasi kerap diabaikan oleh ATS karena tidak cocok dengan kriteria tepat yang ada dalam deskripsi pekerjaan.
Ini berarti, ATS terlalu fokus pada kata kunci tertentu dan tidak mempertimbangkan keterampilan, pengalaman, atau kualifikasi seorang calon dengan baik. Alhasil, banyak calon berkualifikasi yang terlewatkan hanya karena CV mereka tidak memasukkan kata kunci yang tepat.
Baca Juga: Tips Membuat CV ATS Friendly dan Juga Contohnya
Manfaat Applicant Tracking System
Meskipun memiliki kelemahan, ATS tetap memiliki berbagai manfaat yang akan mempermudah Anda dalam proses rekrutmen. Berikut 10 manfaatnya:
1. Mempermudah Pencarian Karyawan
ATS membantu Anda mengelola seluruh proses rekrutmen mulai dari awal hingga selesai dalam satu platform. Dengan begitu, Anda tidak perlu membuang waktu untuk mencatat informasi menggunakan lembar kerja dan alat yang berbeda.
2. Mengiklankan Pekerjaan di Banyak Job Portal
ATS memungkinkan perusahaan untuk memposting lowongan pekerjaan di berbagai job portal, seperti LinkedIn, Indeed, dan sebagainya dari satu platform. Hal ini tentu akan mengurangi biaya perekrutan karena Anda tidak perlu membayar lima job portal secara terpisah.
3. Menghemat Waktu dengan Otomatisasi Tugas Rutin
ATS memungkinkan Anda untuk menghemat waktu dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin. ATS dapat menyaring resume dan menolak calon berdasarkan kriteria yang sudah diatur, serta membantu untuk mengatur jadwal tes online dan background check secara otomatis.
4. Membangun Reputasi Brand
Dengan ATS, Anda dapat memberikan pengalaman yang baik bagi calon karyawan selama proses wawancara. Sistem ini dapat memberitahu calon tentang tahap-tahap proses wawancara, termasuk pemberitahuan seleksi atau penolakan dengan interview feedback.
Berbagai hal tersebut dapat membantu Anda dalam membangun reputasi brand yang positif.
5. Mengelola Basis Data Talenta
ATS memungkinkan Anda menjaga daftar calon yang berkualitas, yang belum dipilih untuk peran tertentu. Basis data talenta ini dapat menjadi sumber perekrutan yang efisien dan hemat biaya.
Baca Juga: Talent Management Metrics: Arti, Manfaat, dan Contoh Metriksnya
6. Meningkatkan Kerjasama Tim Perekrutan
ATS membantu mengurangi kekacauan dalam perekrutan untuk beberapa posisi dan tim. Anda bisa melibatkan manajer perekrutan terkait dalam profil calon dan bekerja sama melalui satu platform ATS.
7. Mencari Kandidat yang Tepat dan Menyaring Kandidat yang Tidak Cocok
ATS memungkinkan Anda untuk menetapkan kriteria sesuai yang perusahaan butuhkan, sehingga dapat menyaring resume secara otomatis. Resume yang tidak sesuai kriteria akan ditolak secara otomatis, dan resume yang tepat akan sampai ke tim HR.
8. Sentralisasi Pengelolaan Calon dan Dokumen
Semua informasi dan dokumen calon dapat Anda temukan pada applicant tracking system. Anda dapat mengakses riwayat calon, informasi kontak, dan data lainnya dalam satu tempat.
Selain itu, ATS juga memudahkan Anda dalam proses onboarding dan penyimpanan dokumen secara aman.
9. Mengurangi Biaya Penerimaan Karyawan
Penggunaan ATS dapat mengurangi biaya perekrutan hingga 40%. Sebab, sistem ini membantu mengintegrasikan lowongan dengan berbagai job postal, sehingga Anda tidak perlu menggunakan layanan iklan berbayar yang kurang terjangkau.
Baca Juga: Ketahui Pentingnya Menghitung Biaya HR bagi Perusahaan
10. Menghasilkan Insight Penting untuk Perekrutan
Terakhir, ATS juga dapat memberikan insight dan laporan real-time yang berguna untuk membuat keputuasan yang tepat. Dengan demikian, Anda bisa memahami proses yang efektif dan mengambil tindakan yang sesuai.
Baca Juga: Cara Membuat CV yang Menarik dan Dilirik HRD
Cara Kerja Applicant Tracking System
Saat calon kandidat melamar pekerjaan, semua informasi dan materi aplikasi atau lamaran kerja yang diberikan akan dimasukkan ke dalam sebuah database melalui sistem pelacakan pelamar atau ATS.
Informasi tersebut umumnya meliputi data kontak pelamar, latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, serta materi seperti resume dan surat lamaran.
Selain itu, terkadang Anda juga bisa mengelola proses perekrutan menggunakan sistem ATS, misalnya seperti menghubungi calon pelamar untuk memberitahu mereka bahwa lamaran mereka sudah diterima, mengirimkan tes atau penilaian tertentu, serta menentukan jadwal wawancara.
ATS menyimpan semua informasi dan materi ini agar Anda dapat mencari dan menilai para pelamar. Berikut beberapa cara kerja sistem ATS:
1. Melihat Aplikasi
Sebagai rekruter, Anda dapat melihat sendiri aplikasi dari pelamar melalui ATS. Jika ada banyak aplikasi yang harus dilihat, Anda mungkin akan melihatnya secara singkat untuk menilai kualifikasi dan keterampilan yang relevan dari para calon kandidat.
2. Mencari Kata Kunci
Anda dapat menggunakan kata kunci untuk mencari calon yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Kata kunci ini diambil dari deskripsi pekerjaan yang berfokus pada keterampilan, pengalaman, atau tanggung jawab tertentu.
Melalui cara tersebut, Anda dapat menyaring calon yang cocok dengan persyaratan pekerjaan.
3. Memberikan Peringkat Otomatis
Kemudian, sistem ATS juga bisa memberi peringkat otomatis pada calon berdasarkan kesesuaian dan kualifikasi pekerjaan. Anda dapat menggunakan peringkat ini untuk lebih berfokus pada calon-calon teratas yang paling cocok dengan pekerjaan yang ditawarkan.
Baca Juga: HR Digital: Arti, Manfaat, Tahap, dan Langkah Implementasinya
7 Tips Mengoptimalkan Applicant Tracking System
Dengan berbagai manfaatnya, penggunaan ATS dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi. Berikut adalah 7 tips yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan penggunaan sistem ATS:
1. Pastikan Deskripsi Pekerjaan Sesuai Persyaratan
Sistem ATS akan memilih atau menolak resume berdasarkan kata kunci yang dijadikan dasar oleh rekruter dalam deskripsi pekerjaan atau job description.
Jadi, apabila deskripsi pekerjaan tidak sesuai dengan kualifikasi yang dicari, kemungkinan ATS akan menolak kandidat dengan resume yang sebenarnya dibutuhkan. Hal ini dapat menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga.
Oleh karena itu, pastikan Anda menyebutkan keterampilan dan tanggung jawab yang Anda cari dalam deskripsi pekerjaan. Jelaskan apa yang Anda harapkan dari seorang kandidat dan apa yang bisa Anda tawarkan kepada mereka.
Ketika deskripsi pekerjaan singkat dan akurat, ATS akan dengan cepat menyaring kandidat yang tidak cocok, sehingga mempermudah Anda untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi.
2. Gunakan Pencarian Boolean
Mencari kandidat yangs sesuai memerlukan waktu dan usaha. Tanpa ATS, Anda harus melihat ribuan resume sebelum menemukan yang terbaik.
Namun, dengan ATS Anda dapat menggunakan fitur ‘Pencarian Boolean’, yaitu pencarian menggunakan kualifikasi AND, OR, dan NOT untuk menemukan kandidat yang tepat.
Sebagai contoh, Anda tidak perlu mencari software engineer yang berdomisili Jakarta. Sebagai gantinya, Anda dapat mencari dengan istilah “Software Engineer DAN Jakarta”, kemudian profil semua engineer yang berdomisili Jakarta pun akan muncul.
3. Contoh Alur Kerja Perekrutan Sebelumnya
Menemukan kandidat berkualifikasi hanyalah langkah awal dari proses perekrutan. Setelah itu, Anda masih harus melalui beberapa tahap, seperti screening CV, wawancara teknis, wawancara HR, dan penugasan.
Mengintegrasikan ATS pada semua tahapan ini bisa rumit dan memakan banyak waktu, usaha, dan sumber daya. Oleh karena itu, pendekatan terbaik adalah meniru proses perekrutan yang sudah ada dalam sistem pelacakan pelamar (ATS) Anda.
Misalkan berbagai tahapan proses perekrutan Anda meliputi penyaringan resume, wawancara telepon dengan manajer perekrutan, tugas-tugas, wawancara tatap muka dengan kepala tim, dan terdapat tahap dengan HR sebelum konfirmasi akhir.
Anda dapat mengotomatiskan tahap-tahap tersebut di dalam ATS untuk memastikan semua langkah akan ditugaskan kepada pihak yang terkait, sehingga menghemat waktu dan usaha.
Baca Juga: Strategi Rekrutmen: Pengertian, Proses, dan Tips Suksesnya
4. Ajukan Pertanyaan yang Tepat Kepada Calon Karyawan
Merekrut karyawan yang sesuai tidak hanya tentang melihat resume dan surat lamaran. Hal tersebut hanya memberi gambaran permukaan tentang kandidat.
Untuk mengetahui lebih banyak dan mengukur kemampuan calon, Anda perlu mengajukan pertanyaan-pertanyaan penting dan mendalam di sistem pelacakan pelamar (ATS).
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu diajukan di ATS:
- Mengapa Anda ingin bekerja dengan kami?
- Kelebihan dan keterampilan apa yang bisa Anda bawa untuk pekerjaan ini?
- Ceritakan tentang pekerjaan Anda sekarang dan bagaimana Anda bisa lebih sukses di sana.
- Apakah Anda suka bekerja sendiri atau dalam tim?
- Bagaimana Anda menghadapi tekanan tenggat waktu yang ketat?
- Bagaimana bos dan rekan kerja menggambarkan Anda?
- Proyek apa yang paling menarik yang pernah Anda kerjakan?
Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan mendapatkan gambaran tentang calon sebelum melakukan wawancara. Ini juga membantu menghindari pemborosan waktu Anda dan perusahaan jika calon tidak cocok.
Jawaban calon akan disimpan dalam profil mereka, sehingga Anda bisa mencari kata kunci saat mempertimbangkan calon untuk pekerjaan di masa depan.
5. Pantau Perkembangan Calon
Perekrutan memerlukan waktu dan usaha. Anda tidak hanya mewawancarai calon dan memberikan pekerjaan. Ini bisa menjadi proses panjang di mana Anda menguji calon dalam berbagai tahap dan baru mempekerjakannya jika Anda yakin dengan kemampuannya.
Untuk memastikan perekrutan berjalan lancar dan efisien, Anda harus memantau perkembangan calon sepanjang proses berjalan.
Dengan melacak calon secara aktif, Anda dapat:
- Mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang mungkin muncul selama perekrutan, seperti jadwal yang bentrok atau keterlambatan.
- Memastikan bahwa semua calon diperlakukan dengan adil dan konsisten.
- Mengumpulkan data dan wawasan untuk meningkatkan proses perekrutan di masa depan.
6. Pertimbangkan Kandidat Sebelumnya
Jika terdapat 100 pelamar dan hanya satu yang dipilih, jangan biarkan sisanya terbengkalai begitu saja. Anda dapat mempertimbangkan kembali 99 kandidat yang tidak dipilih tersebut, dengan menyimpan informasi mereka di dalam sistem ATS.
Saat ada lowongan baru, Anda bisa melihat profil mereka dan melanjutkan proses perekrutan.
7. Integrasi ATS dengan Tools
Mengintegrasikan ATS dengan tools lain memberikan banyak manfaat. Misalnya dengan mempermudah perekrutan dalam pencarian kandidat melalui LinkedIn dan Google for Jobs.
Selain itu, Anda juga dapat meningkatkan komunikasi melalui Slack atau Microsoft Teams, serta meningkatkan pengalaman kandidat dengan bantuan Calendly (software penjadwalan meeting).
Baca Juga: 11 KPI untuk Rekrutmen yang Wajib HR Pahami
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa ATS dapat memberikan kontribusi penting dalam meningkatkan efisiensi terkait proses rekrutmen karyawan baru.
Meskipun ATS masih memiliki kelemahan, namun Anda bisa meminimalisir kelemahan tersebut dengan melakukan beberapa tips yang telah disebutkan di atas, salah satunya dengan mencocokkan kata kunci dan kualifikasi kandidat yang dibutuhkan perusahaan.
Setelah melalui proses perekrutan, untuk mempermudah Anda dalam pengelolaan data karyawan Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang memiliki beragam fitur menarik.
Dengan Gajihub, Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.
Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.
Catatan Kaki: